11 -【标准制度】应付账款管理办法.docx

财务付款管理办法 文件编号：HT-CW-004 1 目的：为了加强公司内部管理，规范公司财务付款制度,落实工作责任，特制定本制度 2 范围：适用于公司报销付款的管理。 3 权责： 3.1 运营管理部 3.1.1 负责供应商信息、采购合同原件、价格表提供； 3.1.2 负责及时、准确提供各类付款单据； 3.1.3 负责及时跟回已付货款的增值税发票或收据； 3.1.4 负责采购发票到达公司，及时报销挂账； 3.1.5 负责与供应商对账； 3.1.6 负责与财务部每月对账，提供应付账款相关报表； 3.2 质量部 3.2.1 负责采购物品在使用中发现的问题及时反馈给采购部门、财务部； 3.2.2 负责审核付款申请所涉及的质量相关的问题。 3.3 财务部 3.3.1 负责采购合同原件的保管； 3.3.2 负责对各部门提供的付款单据进行审核，并及时、准确安排支付； 3.3.3 负责对付款环节风险进行有效控制； 3.3.4 负责出具应付账款余额表。 4 定义： 5 作业内容： 第一部分：类别划分 5.1 付款类别划分 5.1.1 专项支出主要包括固定资产购置、模具购置、软件及其他所有专门立项的费用等。 5.1.2 采购、委外加工付款主要包括原料、配件、外购产品、包装物、委外加工费等。 第二部分：应付账款信息的管理 5.2 应付账款的供应商信息管理 5.2.1 综合管理运营部负责人为供应商信息档案的最终责任人。 5.2.2 供应商信息档案为公司重要档案，所有经管人员须妥善保管。 5.2.3 综合管理运营部合同签订后，合同原件及时上交财务部留存。 5.2.4 应付账款的内部管理报告制度 为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，各采购业务人员应以供应商为标志，建立格式统一的采购业务备查台账，并与公司财务部、供应商实行定期对帐制度。 第三部分：付款流程 5.3 付款流程 5.3.1 预付款（订金）支付 5.3.1.1 提交单据：付款申请单 5.3.1.2 提交单据规范要求： 付款申请单：必须有采购部门经手人、运营管理部负责人审核签名。付款申请单的“收款单位”、“收款账户信息”、“金额”、“备注”栏要填写清晰、齐全。 5.3.1.3 财务审核控制要点： 付款申请单据权责人员的签字齐全性进行审核。 对采购报价单的单价及采购数量、及预付款比例，与付款凭单填写额进行符合性审核。是否与合同一致。 5.3.1.4 财务审核后单据流向：财务部审核通过后，提交总经理批准付款。 5.3.2 非预付（订金）支付（不包括采购人员报销已付材料或物品款的情况）： 5.3.2.1 提交单据：付款申请单、供应商送货单、本公司入库单（黄联） 5.3.2.2 提交单据规范要求： （1）付款申请单：付款申请单上的“收款单位”、“收款账户信息”、“金额”、“备注”栏要填写清楚、正确、齐全。同时要有采购经手人及采购主管审核 签名。 （2）供应商送货单：必须有本公司仓管人员签收签章。 （3）本公司入库单：入库单各项目必须填写准确、清晰、项目齐全。 5.3.2.3 质量负责人审核要点 付款物品、模具、设备是否有质量问题，质量方面是否同意付款。 5.3.2.4 财务审核要点 （1）应对以上提到的各项单据权责人员的签字齐全性进行审核。 （2）对采购报价单或采购合同比较，单价及采购数量、应付款金额，与付款单填写额进行符合性审核。 （3）审核入库单各项目是否与供应商送货单相符。 （4）审核实际收料数量是否与付款申请单相符。对于超量采购的情况，有无特别批准。 （5）原始单据附件不齐、不清晰，财务有权将单据退回。 （6）采购相关责任人未按规定执行, 财务有权拒付货款； 5.3.2.5 财务审核后单据流向：财务部审核通过后，提交总经理批准付款。 5.3.3 采购部人员报销已付物品款的审核 除按5.3.2规范操作外，采购人员报销时，还要提供付款收据（票据付款附收据）或发票。 5.3.4 非采购部人员报销已购物品的审核 5.3.4.1 提交单据：付款申请单、入库单 5.3.4.2 单据提交要求： （1）付款申请单必须有相关权责主管核准。 （2）入库单必须有仓管签收，且填写清晰、不准涂改，如有涂改必须有涂改人签名，并说明原因。 （3）入库单上必须注明收料明细，不可填写如“收***一批”字样。 无论金额大小，都要办理入仓手续。 5.3.4.3 质量负责人审核要点 付款物品、模具、设备是否有质量问题，质量方面是否同意付款。 5.3.4.4 财务审核要点 财务严格按5.3.2.4要求进行审核，对于不符合要求的一律退回补正。 5.3.5 付款资金按排 5.3.5.1 为保证货款的及时安排，付款申请单提前二至三天送交财务部门进行审批，以便合理安排资金； 5.3.5.2 付款申请单经总经理审批后，财务根据资金情况合理安排货款。 5.3.6 货款支付 5.3.6.1 支付供应商款，由出纳通知经办人，有经办人领收款人到财务办理领取现金或领取票据（供应商收款人需带盖有公司财务章收据）；根据供应商的需要，出纳提供银行汇款底单，交由采购复印并由采购传真给供应商；采购可查阅票据付款登记簿了解付款情况和进度。 5.3.6.2 货款支付记录控制 （1）现金及电汇付款申请单，在总经理审批后，付款完毕直接在ERP应收应付中进行登记。 （2）对于付票据的付款申请单，在票据开具填写、复印后，付款完毕再在ERP应收应付中进行登记。 （3）已登记付款记录，必须在付款申请单背面注明“已登记”。 财务会计控制仓库材料单据交单时间（依据财务部下发制度RC-CW-3-002执行）。并及时将入库单据录入采购明细表中。 （4）为防止付款记录登记的漏登，财务会计在每月与采购、仓库对账时，同时要检查采购明细表中有关漏登付款。（此项工作每月执行一次） 5.3.7 增值税进项发票控制 5.3.7.1 采购经办人开票前，必须先与供应商对账，无误后方可让对方开票。发票与入库单内容一致，客户开票必须在备注栏内填写我方入库单号 5.3.7.2 采购部门收到发票后要先进行初步审核， （1）发票开具的本公司名称、税号、地址是否正确。 （2）发票金额是否正确. （3）开具日期有无超过认证期限（180天） （4）开具的发票有无错格、压线。 （5） 盖章是否清晰。 （6）开票、复核、收款人是否开具齐全。 （7）发票联次是否正确（发票联、抵扣联） 5.3.7.3 经办人员收到发票为增值税专用发票后，在收到发票后的第一时间把增值税专用发票抵扣联交到财务部，严禁个人手中存放增值税专用发票抵扣联。 5.3.7.4 财务部会计除对上述5.3.7.2内容进行复核外，还要审核发票开具金额是否与本司付款金额相符，对于不符的情况，及时与采购人员沟通解决。 5.3.7.5 财务部会计每月统计已付款尚未开具发票供应商明细，及时通知采购跟回进项发票。（此表一式两份，一份采购，一份财务留存） 5.3.7.6 每月采购部要积极配合财务部的进项发票收回计划. 第四部分：应付账款监控制度 5.4.1 付款申请前，要仔细核对供应商款项金额的正确性。核对准确后填写付款单据。 5.4.2 供应商开的收款收据，要在当天或第二天及时交出纳处款。 5.4.3 付款通过银行汇款的单位，出纳付款后负责将信息及时反馈给采购人员。 5.4.4 出纳付款当天（现金、支票、承兑、银行汇款），应在ERP应收应付中录入付款信息。财务部每月1号出具月应付账款付款明细表给采购部。便于核对付款情况，产生差异及时解决。 5.4.5 付出票据时，应注意下列事项 第五部分：监控条例 5.5.1 对提供付款资料不正确，造成款项，或出纳付款失误，错付。对责任人按0.5 点进行扣罚。 5.5.2 前期采购入库物品，本期付款，发票当月必须开具，采购人员及时催要。必须在25前报销。没及时报销对经办人、部门责任人每次罚款50元。 5.5.3 本期采购入库物品，本期付款，发票当月必须开具，采购人员及时催要。必须在25前报销。没及时报销对经办人、部门责任人每次罚款50元。 5.5.4前期及本期采购入库物品，发票已开必须当月挂账，采购人员必须在收到发票5日内报销。没及时报销对经办人、部门责任人每次罚款50元。 第14条 收取款项后，收款人款项遗失或发生短少由收款人承担所有的经济损失。 第15条 未及时反馈款项入帐信息和及时登记入帐，对责任人按每次50元进行处罚。 第16条 不按时提交相关报表的业务员每次罚款30元。 2、 使用表单： a) 入库单 b) 请购单 c) 采购报价单 本文件自下发之日开始执行。 工 作 指 导 书 文件编号：RC-CW-003 编 制 版本： 第1版 第 次修改 审 核 应付账款管理办法 生效日期： 2017年1月1日 审 批 第6页 共6页 日 期