典当公司业务档案管理办法.docx

业务档案管理办法 第一章 总则 第一条 为了加强公司文字档案的归档和档案整理工作，结合我公司实际情况，实现业务档案管理工作的规范化、标准化、现代化，特制定本管理办法。 第二条 本办法所称的业务档案，是指公司在业务的经营活动中形成的，具有保存意义的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。 第三条 业务档案分为一般类档案、权证类档案等。一般类档案包括客户基本资料（称为二类档案）和公司内部文件资料（称为三类档案）；权证类档案包括各种抵质押物权属证明文件和我司权利权属证明（称为一类档案）。 第四条 业务档案遵循分类集中管理原则。业务档案管理工作包括业务档案的建档、归档、保管等。 第五条 公司员工均负有保护档案的义务。 第二章 责任人 第六条 公司业务部负责业务档案的接档、建档等，是二、三类业务档案的管理机构；一类档案经风险管理审核后移交综合部归档保管。 第七条 综合部为业务档案的存放管理机构，综合部应指定专人负责业务档案的保管、借阅和退还等。 第八条 业务部为业务档案的归档责任人，负责将业务档案及时归缴相应管理机构。 第九条 公司风险管理及综合部负责业务档案管理的指导和监管工作。 第三章 归档要求 第十条 各类业务档案必须在合同签订并完成放款后的三十个工作日内完成归档手续，并交相应管理机构立档保管。 第十一条 对于在三十个工作日内档案资料不齐全的，仍必须将已有资料先行归档，对缺项资料应列入清单，并注明缺项的原因，交风险管理审核。风险管理根据合理的时限跟踪缺项资料的归档。对于业务部门归档的资料，风险管理不得拒收。 第十二条 归档资料的要求： 一、 首次归档时必须具备的资料： （一）公司内部文件资料（即三类档案）：尽职调查报告、风险评价报告、项目评审意见表等。 （二）客户基本资料（即二类档案）：企业营业执照、税务登记证、代码证复印件；借款申请书；企业情况介绍、用款计划及还款来源说明；法定代表人与主要经营者简历；近两年的财务报告及当期财务报表；企业纳税申报资料；贷款卡复印件及查询记录；近期银行对账单；购销合同复印件；有关主要财务数据明细及主要银行融资明细；企业主要资产权属证明的复印件。 借款人如为自然人，需提交的基本资料有：自然人身份证明、户籍证明复印件；借款申请书；收入证明；主要简历；与借款需求有关的合同复印件。 （三）典当法律文件资料（即一类档案）：抵押合同、借款合同、保证合同、客户的董事会决议、股东会决议、房产证原件、土地证原件、他项权证原件等。 借款人如为自然人，需提交的基本资料有：自然人身份证明复印件；户籍证明复印件等。 二、可后续归档的资料： （一）在申请签订合同或协议时暂未完成的相关资料，但此类资料须经有权审批人审批认可； （二）在正常操作情况下，后续发生与业务相关的资料主要有： 1、贷后检查报告 2、贷后检查过程中获得的资料； 3、其他应归档的资料。 （三）风险管理对后续发生的与业务相关的资料，须积极督促业务部客户经理归档，并定期检查，确保每一个业务档案的完整性。 第十三条 业务档案按每一客户建档，该客户的相关项目按项目编号划分。 为了便于更新，档案采用活页文件夹建档，资料按时间顺序存放。业务部归档责任人应注意做好档案的更新工作，风险管理负有督促责任。 第十四条 档案内的资料要去掉金属物；对破损的文件资料应进行修补，字迹已扩散的应复印并与原件一并存档；纸页小的文件材料应加贴在A4纸上，纸页宽大的应折叠整齐、压平。 第十五条 归档的项目文件档案必须为原件或与原件核对盖有“经核对与原件相符”章，并由核对人签名确认对原件核对的责任。 第十六条 在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形式的同一文件分别立在一起，不得分开。 第十七条 不同年度的文件一般不得放在一起存档，但跨年度的请示与批复放在复文年存档，没有复文的放在请示年存档。 第十八条 档案内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的列次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。 第十九条 档案内文件要逐页进行编号，具体要求为： 一、档案内资料清单不用编号； 二、档案内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号； 三、使用号码机在文件正面右上角、背面左上角边缘按顺序打号，如1、2、3……，依次类推。 第二十条 归档资料由归档责任人逐件填写一式三份归档目录，连同档案移交综合部，并履行移交手续。综合部管理人员负责审核所交档案资料与归档目录是否吻合、齐全；同时审核应上交资料的齐备性。 第二十一条 归档目录由归档责任人、监交人各存一份，档案夹里一份。 第二十二条 凡归档资料，都应做到书写材料优良、图样清晰，宜用蓝黑墨水、碳素墨水书写，禁用铅笔书写，以利长期保存。 第二十三条 任何部门或个人都不允许私自保存、撕毁、涂改、伪造和销毁应归档的业务资料。 第二十四条 物权证书的归档要求：各项目的物权证书原件必须在项目放款前完成归档手续，并交风险管理审核后交综合部立档保管；综合部按项目进度办理归档、领取等手续。 第四章 立档、移交和保管 第二十五条 立档责任人和归档责任人对移交、接受的档案必须分别进行纸面和电脑登记，建立档案登记簿。 第二十六条 业务档案和物权证书实行双人双锁控制管理，并建立登记簿对整个存、取、阅、释放过程进行完整登记。 第二十七条 立档责任人对所接收的档案要进行审核、分类、编号、整理等立档工作；客户档案按客户分类编号，项目结束后装订成册、单卷单档。 第二十八条 档案编号由风险管理人员统一编制。各项业务按业务品种、年份、月份、业务顺序号建立项目编号。 合同协议编号建议由公司简称、合同协议类型、年份（为四位数）和顺序号联接进行编排。 当出现两份以上（含）同类协议时，可在协议顺序号后加“-1、-2、-3”，以此类推。合同协议编号由专人统一编号，建立合同协议号登记簿备查。 档外标明档案号、客户名称、金额、期限等。 第二十九条 要遵循科学性和稳定性的原则，在同一卷宗内目录号不能重，在同一目录内案卷号不能重，在同一案卷内页号不能重。不能设虚号、空号。案卷号以每本案卷目录为单位进行编制，每本案卷目录只能编一个统一的流水号。 第三十条 档案室应坚固、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。 第三十一条 风险管理和综合部应定期（至少每半年一次）对档案保管的状态进行检查，发现问题及时解决，以保证档案的完整与安全。 第三十二条 项目档案的保存期限一般为：项目结束后不少于五年。 第三十三条 超过保存期限的项目档案，必须经风险管理进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，报总经理签字批准后销毁。 第三十四条 销毁档案时，应由业务部、档案管理机构分别指定两人负责监销，防止档案遗失或泄密，销毁完毕，监销人员要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。 第三十五条 档案工作人员因工作需要调动时，应在离职前办好档案交接手续。 第五章 借阅、领用、退还、移交 第三十六条 当需要查阅有关档案时，要办理档案的借、查阅手续，首先填写《档案借、查阅审批表》，经所在部门主管同意，总经理批准后，方可借、查阅。 第三十七条 档案管理员应对外借档案的归档进行跟踪，确保外借档案的及时归还，一般档案借出时间最长不超过一个月，因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续，但节假日或借阅人员出差之前（连续时间超过三天），应将档案材料归还综合部。 第三十八条 借阅人查阅后，必须保证档案资料完整性并保守机密，不准带到公共场所，未经公司准许，不得转借他人。 第三十九条 外单位人员查阅一般档案，由业务部门主管同意，总经理批准后方可查阅。 第四十条 公、检、法人员因工作需要查阅机密档案，凭单位介绍函并经公司总经理批准后，方可查阅。 第四十一条 业务部在对外借出档案时，应交由总经理审核借阅的合理性，可根据实际情况缩短借出期限或不予批复（可以是将借出改为现场查阅）。档案外借逾期未归还的，按档案未归档处理。 第四十二条 档案管理员对归还的档案，应认真检查，核对无误后，办理注销手续，如有破损、丢失、涂改等情况，应写出书面报告，根据不同情况上报总经理，追究责任。 第四十三条 档案管理人员应对借、查阅的档案的情况进行登记造册备查。 第四十四条 业务办理过程中物权凭证的领借和退还，由部门主管同意、总经理批准后方可办理。 第四十五条 他项权证的借取（原则上不得借取，如因特殊原因需借取的需由项目经理提交专门报告），应由申请人提交书面报告，说明借取原因、期限，并由所在部门主管、风险管理确认后，报总经理批复；他项权证在项目结束后的注销，应由项目经理提交申请报告（并附已还款凭据），报部门主管、风险经理和总经理审批。 第四十六条 借阅人查阅后，必须保证物权凭证的完整性并保守机密，不准带到公共场所，未经批准，不得转借他人。 第四十七条 外借的物权凭证应及时归还，原则上当天归还，最长不得超过两个工作日；物权证书在批准的期限内按期归还。 第四十八条 对归还的物权凭证，综合部人员应认真检查，核对无误后，办理注销手续，如有破损、丢失、涂改等情况，应写出书面报告，根据不同情况上报总经理，追究责任。 第四十九条 综合部在对外借出物权凭证时，应交由有权审批人审核借阅的合理性，有权审批人可根据实际情况缩短借出期限或不予批复（可以是将借出改为现场查阅）。 第六章 附则 第五十条 公司其他档案管理参照本办法执行。 第五十一条 在业务档案的保管、交接和使用中，因没有按照本文有关规定执行，而导致资料随意乱放、损毁、散失的，要给予责任人相应的处罚，情节严重的，如要件性文件因此丢失或无效，要给予行政处分。 9