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财务合同管理制度 目录 合同管理办法 1 第一章 总 则 1 第二章 合同的订立、审批和履行 2 第三章 合同资料的管理 3 第四章 责 任 4 第五章 附 则 4 合同风险防范管理办法 6 第一条 合同签订过程中的风险防范 6 第二条 合同的履行过程中的风险防范。 7 第三条 附 则 8 合同保密管理办法 9 第一条 定义 9 第二条 保密义务 10 第三条 非权利授予 11 第四条 知识产权 12 第五条 违约和赔偿 12 第六条 保密文件的归还 12 合同管理办法 第一章 总 则 第一条 为了促进公司对外经济和事务活动的开展，规范员工对外业务往来中的行为，明确员工在工作中的职责，防止公司蒙受不必要的损失，特制定本办法。 第二条 合同作为明确合同双方权利及义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签订经济合同。 第三条 本办法所指合同均采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。 第四条 本办法所包括的合同有限公司的工程建设、设计、委托、运输、购销、租赁、借款、维修等经济方面的合同，不包括劳动合同。 第五条 公司由法律顾问根据总经理的授权，对合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法律顾问实行指导。 第二章 合同的订立、审批和履行 第六条 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经 济合同。 1.一般合同由部门经办人自行拟稿，合同内容包括：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。国家格式化的合同由经办人按合同纸上的要求填写。 2.实行会签审批制。拟稿完毕后，填写合同会签单，（见附件一《合同会签单》），交班子成员、法律顾问和董事长会签（见附件二《合同会签流程图》）。会签完成后经印章保管人审查无误交董事长或总经理代表公司在合同上签字，印章保管人加盖合同章。 3.审批权限。一般经济合同最终审批权限为：100万元（包括100万元）以下总经理审批，100万元以上董事长审批。固定资产购置合同最终审批权限为：20万元（包括20万元）以下总经理审批，20万元以上董事长审批。 4.合同订立后，在履行过程中，经办人员应及时掌握合同执行情况，对涉及合同履行中的变更、解除等重要事项，应及时汇报，并依上述流程履行审核手续。 5.作废的合同应依上述流程履行手续，并将所有份数合同随附，最后由办公室归档。 6.有关合同订立、变更、解除等事宜使用印章，以合同流转单上的签字为准，不另行遵照公司有关印章管理办法规定。 第三章 合同资料的管理 第七条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档、编号。 1.合同正本公司留存三份，一份存财务部，一份存办分室，一份存承办部门，只有一份的存财务部，有两份的存财务部和办公室，无正本的部门，可借阅或复印。 2.各有关人员应按合同妥善保管与合同有关的资料，包括与有关的文书、图表、传真件以及合同会签单等。 3.每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将上述有关资料整理清楚，交档案管理人员存档。以上资料不得随意处置、销毁、遗失。 第四章 责 任 第八条 凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。 第五章 附 则 本办法由综合办公室负责解释，自发布之日起实施。 附件一 XX有限责任公司合同会签单 合同名称 合同编号 拟稿部门 合同承办人 拟稿日期 合同金额 合同承办 部门意见 年 月 日 副总经 理意见 年 月 日 财务总 监意见 年 月 日 法律顾 问意见 年 月 日 总经理意见 年 月 日 董事长意见 年 月 日 备 注 合同风险防范管理办法 第一条 合同签订过程中的风险防范 1.签订前对合作对象的审查(调查)： ⑴ 合作对象必须具备独立法人资格，提供有效的企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、安全生产许可证、企业资质等级证书等证书复印件。 ⑵ 加强资格审查，对潜在合作对象的财务状况、商业信誉和履约能力进行审查。 2.合同各主要条款的审查 合同应当采取书面的形式订立。订立合同时，力争做到用词准确，表达清楚，约定明确，避免产生歧义。对于重大的合同条款，要仔细斟酌，参考标准文本并结合交易的实际情况进行增删，应请专业律师审查防患于未然。对合同条款的审查，不仅要审查文字的表述，还要审查条款的实质内容。 ⑴ 付款条款：应明确约定付款的时间。 ⑵ 违约责任条款：如果合同由合作方草拟，注意审查有无不平等的违约责任条款和加重公司责任的违约责任条款。 ⑶ 争议处理条款 ①约定诉讼管辖地，争取在公司所在地法院起诉。诉讼管辖地的约定要明确。 ②如果采用仲裁的方式，仲裁条款要明确约定某一个仲裁机构，而且该仲裁机构必须客观存在，否则将导致条款无效。 3.签订时的注意事项 合作方应加盖其单位的公章或合同专用章。或者合作方的经办人应提供加盖了其单位公章的签约授权委托书，委托书原件与合同正本归档保存。 4.合同的担保： ⑴ 当事人：在保证担保合同中，担保人只能是本合同以外的第三人。 ⑵ 定金条款： ①应明确所缴款项的性质是“定金”； ②定金不得超过主合同标的额的百分之二十。 5.签订以后 ⑴ 将其复印件交由履行部门存查，保证依约履行。 ⑵ 及时归档保管，以免丢失。 ⑶ 按公司合同管理制度对合同进行规范管理。 第二条 合同的履行过程中的风险防范。 1.接收支票时应注意的事项： ⑴ 收款人名称是否正确； ⑵ 书写是否清楚，字迹是否潦草； ⑶ 大小写的金额是否一致； ⑷ 大写数字是否正确。 ⑸ 印鉴(公章和法定代表人印章)是否清晰； ⑹ 如果是经过背书的支票，应审查背书是否连续； ⑺ 有无伪造变造的痕迹。 2.履行风险的防范手段 ⑴ 遇到法定条件或者合作方违约可能损害到公司利益时，可以采取中止履行和解除合同的方法来保护公司的权益。 ⑵ 在签订合同时一定要做到以下几步： ① 要全面分析对方资信、实力； ② 根据双方的实际情况完善合同文本和相关条款； ③ 要签订书面合同并加盖公章并签字，审查盖章单位和签字人的授权范围； ④ 履行过程中要跟踪审查对方的资信、履约能力等，并保存好履行过程中的相关证据； ⑤ 出现纠纷时要做好诉讼、调解、变更协议等多种准备； ⑥ 向专业律师请教并作最后审核。 第三条 附 则 本办法由公司计划财务部负责解释执行。 合同保密管理办法 第一条 定义 1.保密信息的定义 保密信息指不为公众所知，又能为其所有者带来经济效益的所有信息、数据或技术，包括但不限于提供方的与研究、开发、生产、产品、服务、客户、市场有关的软件、程序、发明、工艺、设计、图纸、专有技术、工程、流程、方式、硬件配置信息、客户名单、合同、价格、成本、研究报告、预测和估计、报表、商业计划、商业秘密、商业模式、公司决议等任何或所有的商业信息、财务信息、技术资料、生产资料以及会议资料和文件;保密信息既包括书面认定为保密或专有的，又包括口头给予，随即被书面确认为保密或专有的。 上述所称的保密信息不包括如下的信息： ⑴ 在不承担保密义务的情况下，接收方从提供方收到之前就已知晓的; ⑵ 非因任何一方的过错造成的为公众所了解的; ⑶ 从没有保密义务的第三方处正当取得的，并且以该取得方所应了解为限，该第三方不是违法的获得和披露该保密信息; ⑷ 提供方向没有保密义务第三方合法披露并且被该第三方合法披露的; ⑸在没有接触保密信息的情况下，接收方独立开发取得的; ⑹ 接收方事先征得提供方书面同意而发布的。 2.接收方和提供方 “接收方”指：保密信息的获得方。 “提供方”指：保密信息的来源方。 第二条 保密义务 1.接收方如同对待自己的保密信息一样，对取得的保密信息采取同样的措施，确保其安全。双方当事人同意只可以给予或传授给因履行所聘用之职务而必须并且适当地要求了解该等保密信息的雇员。双方当事人应将所有包含保密信息的文件和记录存放在一个安全的、保险的地方。任何以电子方式存储于电脑的保密信息应被誉为有效地防范于任何未经授权的直接或间接通过网络进行的入侵或使用。 2.双方当事人相互承认任何一方自行提供给另一方的保密信息及其中包含和/或有关的一切权利，是提供方的专有财产，接受方应考虑提供方的利益妥善保存。 3.双方当事人同意双方披露保密信息的主要目的是为了双方在“×××”项目中的合作。根据本协议的规定所提供之保密信息的使用，应只限于该等目的，除非在披露该等保密信息时，提供方另外以书面形式指明其他目的。如果披露时指明的使用目的与上述规定的使用目的不相符合，则应以披露时指明的使用目的为准。未经披露方事先书面授权，不得将保密信息用于其他之目的。双方在此保证仅在与双方商定的项目有关时使用从另一方收到的保密信息，绝不为与项目无关的目的使用保密信息。 4.双方当事人承诺，双方当事人将对其各自及其雇员或代表，在其他一方当事人的营业地点因履行义务而知晓的所有内部商业信息严格保守秘密，绝不将该等信息泄露给任何第三方。此规定特别适用于有关技术、设计、生产、经营或组织机构事宜的所有内部信息。 5.如果任何一方当事人意图与第三方签署一份分包合同，因而不得不向该第三方披露保密信息，则该方当事人应事先从另一方当事人得到书面同意。该披露信息之当事人与分包方并应在披露该等保密信息之前，按照与本协议相同的格式签署一份保密协议。 6.若接收方与第三方合并、被第三方兼并或被第三方直接或间接控制，该接收方不得向该第三方披露任何提供方的保密信息;接收方应立即将提供方的保密资料归还提供方，或根据提供方的要求予以销毁;但如事先获得提供方的书面同意，接收方可继续使用该保密信息。 7.如果接收方被要求向政府部门、法院或其他有权部门提供保密信息，接收方在可能的情况下，应立即向提供方予以通报，以便提供方能以保密为抗辩理由或取得保护措施，并且应用尽适用法的所有程序来保护该保密信息,由此所花费的合理费用由提供方承担。 第三条 非权利授予 任何保密信息的获得并不意味着授予接收方任何有关提供方所有的专利权或版权，也不意味着授予接收方有关对方保密信息的任何权利，除了接收方有权为履行其在合同项下的义务合理使用提供方提供的保密信息。 第四条 知识产权 1.保密义务同样适用于有关未经注册或未被授予专利权的发明的文件和信息。 2.因对本协议所指保密信息的使用而直接或间接产生的知识产权方面的权利由双方当事人协商决定其归属。 第五条 违约和赔偿 1.任何一方有违反本协议的情形，无论故意与过失，应当立即停止侵害，并在第一时间采取一切必要措施防止保密信息的扩散，尽最大可能消除影响。 2.一方违反本协议的规定，应承担违约责任，违约方应向守约方支付违约金，违约金的具体数额由双方协商确定。 3.上述违约金数额并不影响受损害方向违约方要求损害赔偿。该等赔偿以受损害方实际遭受的损失为限。 第六条 保密文件的归还 在每一单独订立合同的项目终止之后，协议所涉及的由提供方送交给接收方的一切保密信息，无论是书面的还是其他具体形式，以及接收方所作的复印件均需立即交还提供方，或者予以销毁，且有关销毁凭证应同时送交给对方。