01-【管理制度】-09-财务管理发票报销入帐制度.docx

20XX财字[008] 财务管理制度 财务报销及发票入帐制度 为了规范公司的财务会计工作，做到有章可循，根据《中华人民共和国发票管理办法》、财政部《会计基础工作规范》对财务报销及发票入帐要求如下： 一、财务报销规定 （1）差旅费、市内交通费 1. 提倡节俭，外出办事，应尽量乘坐公交车或地铁，严格控制出租车费，发生费用后，应立即填写报销单 2. 对于出租车票，必须取得税控出租车票，手撕发票一律不予以报销，报销人在车票的背面写上起止地点并签名。 3. 连号的出租车票，不论何种原因都不得报销。 4、住宿费在标准范围内，凭有效发票，实报实销。 5、伙食补助、交通补助按照定额标准据实发放。 6、自带车出差的不予发放交通补助。 7、出差期间，如遇业务宴请，取消当天伙食补助。 8、有关差旅费的具体标准参照管理部制度。 （2）通讯费报销 1、有关费用报销标准，由公司统一制定。（公司总部） 2、批准后的报销标准交存财务部门一份。 3、按月凭发票在标准内据实报销。 4、随工资发放的通讯费补助不按此制度执行。 5、公司为个人办理小手机的，费用已由公司按规定交纳，不再报销通讯费。 （3）车辆费报销 1、管理部应根据车辆状况编制车辆的年度保养维修计划及具体的用款计划，报经审批后执行。 2、日常车辆路桥费油费，由管理部主管审核后交由财务部核实报销。 3、各种车辆保险费由统一到指定的保险公司投保。 4、随工资发放的车辆费补助不按此制度执行。 （4）发票要求 1.凡报销的发票均应由国家财政、税务部门统一印制，发票应套印全国统一发票监制章。 2.从外单位取得发票，必须核对如下基本内容： (1) 发票上付款单位全称必须填写公司全称。不得空白或简写 。 (2) 发票上须写明开具的日期。 (3) 发票上须写明经济业务内容、数量、单价、大小写金额。 (4)必须加盖收款单位的发票专用章。 3.若一张发票开具多项物资合计金额的，必须附有加盖收款单位财务专用章的详细物资清单。 4.报销发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作报销单据。 5.发票所记载的各项内容均不得涂改、挖补；发票有错误的，应由出具单位重开或更正，更正处须加盖出具单位的印章；增值税专用发票填写有误的或发票金额有错误的，应由出具单位重开，不得更正。 6.对于不符合规定的发票，财会人员有权拒绝办理相关报销手续： 7、报销单据附件必须齐全、即法定的发票、收据及相应的附件、清单等原始票据。 8、发票反映的经济业务必须真实合理，对于弄虚作假的行为将按公司制度严肃处理。 9、各项手续必须齐全，各级部门必须严格按照各自的权限审批各项业务，审核签字人员对其审核的事项，承担连带责任。 10、各种报销业务应当在规定的期限内及时报销。  、 11、.过期发票不得报帐； 12、费用报销单按规定填，由经手人，部门主管、各公司财务负责人及各公司经营负责人签字后报总经理签字 （5）报销时间及程序 1、报销时间：出差发票报销于出差回来的15天内到财务审核，最晚不得超过30天（以车票时间为准如无车票则以考勤为准）财务审核时间为当日，总经理于收到报销单及发票后的三日内审批，报销单于三日内到财务，财务于收到报销单的当天入帐 2、每周总经理确定一次或二次签字日，月底、总经理未批的费用单据原则上不能入帐、，为提高工作效率、总经理长期出差在外的，总经理可指定人员代签 3、各种费用票据必须于当年度12月31日前入帐，12月底的票据、金额相对较小的酌情可推迟至次年1月入帐 4、关于签字权限，在经批示的资金预算范围内，单笔金额2000元以下的生产性费用、10万元以下附件齐全的材料发票由分管副总及财务负责人共同签字后可以先入帐，福利费用、招待费用无论金额大小均需财务负责人、总经理签字后报销（按公司规定） 5、年底金额较大，为正确核算当年成本，确定当年经营成果，经财务审核，各公司负责人、财务负责人签字后财务可先入帐， 6、所有报销单据必须经财务负责人、总经理均签字后放可报销、未经财务负责人签字只有总经理签字即报销的对出纳员给予报销金额50%的罚款 二、材料发票入帐要求 （1）、供票时间要求 1、为加强材料核算、防止材料发票长期不入帐给公司造成损失，对材料发票催票要求如下：月结付款的发票当月25日前送货的要求于当月30日前提供发票，当月25日后送货的次月25日前提供发票，一般情况下供应商提供发票的时间为收货日后30天内。 2、采购经办人负有催票责任，对于超过规定时间，（以上最长期限）发票仍未到，且未书面说明原因的，影响发票认证的，对采购经办人给予20元/天/次的罚款。 （2）、材料发票审批 1、采购发票首先到采购部，采购部根据ERP信息核对材料是否入库，如已开具入库单，则将原入库单检验单作为附件附在发票后面，核对价格、数量是否与合同数一致、在采购发票联右下角或反面签字。将发票连同入库单一起送财务，往来会计核对后报财务负责人审核总经理批示入帐 2、发票审批时提供的附 件：合同、入库单、验收单，如果签订的是长期合同，多次供货多次开票的，于第一次供货开票时提供合同。 2、在各岗位审核的时间过长将耽误财务入帐，有可能给公司带来损失，各审核岗位不得出现压票现象，采购部核对发票的时间为五天，往来会计核对的时间为二天，财务负责人审核时间为二天，总经理批示的时间为三天，合计发票流转时间为12天，如总经理出差时间顺延，除总经理外如无任何书面情况说明，发生压票的，每超一天对审核人扣20元/天，从审核人工资中扣除有 （3）材料发票开票要求、 3、所有物资采购、外协、委外单位的发票严禁一个供应商多个单位开票的现象，要求开具17%的专用发票（总经理/董事长特批可以开小规模发票的除外） 如果一个单位提供了与以前不一致的开票单位的发票，必须要求该供应商提供变更名称的证明，并提供开票单位的税务登记证，营业执照副本复印件 （4）签字责任： 1 、所属部门负责人主要审核经济业务的真实性、有效性、合理性。 2、财务部门主要审核票据的合法性、合规性、真实性及有关费用标准、计划的执行情况 三、本规定自公布之日起执行。