2016-047+股东大会会务流程.doc

今天有小伙伴问召开股东大会之前需要准备什么，特别是年度股东大会各路神仙集聚的情况下，需要如何做。翻出之前做的会务流程分享给大家。 一、 会前准备篇（证券部、办公室） 序号 事项 负责部门 备注 1 会议文件 证券部提供最终打印文件（X月X日最晚），办公室负责联系打印并于X月X日前送至公司 年报XX本 会议手册XX本 2 接机、送机 证券部确认行程，办公室协调派车 3 订房 证券部确认行程，办公室协调订房 二、 会场布局篇（办公室，X月X日上午X点完成） 会场布局需办公室与酒店协调沟通 序号 事项 备注 1 会场布局 见上图，U型摆放，保证至少容纳XX人 2 投影仪、幕布 酒店负责，办公室需派人监督酒店提前调试好，投影幕布摆放好 3 门口签到桌子 与会场内桌子一样，旁边配椅子两把 4 横幅 字样“XXXX2015年度股东大会” 5 音响 酒店负责，办公室需派人监督酒店提前调试好，U型两端带线麦克各一个，无线麦克2个用于会议中股东发言提问 6 接线板 酒店负责，公司再带2个过去 7 指引牌 酒店负责，字样“XXXX2015年度股东大会，X楼XX厅”，粉色纸，一楼大堂一个，X楼电梯口或其他位置一个 8 照相机、笔记本、打印机 专人负责带至会场及保管 9 桌签 酒店负责，办公室需派人监督酒店提前做好 三、 现场会前准备篇（证券部、办公室） 序号 事项 负责部门 备注 1 参会股东签到 证券部、见证律师 发放会议文件（年报一本，会议手册一本、表决票一张、中性笔一支） 2 参会人员引导 办公室 公司领导在U型两端对照桌签入座，其他位置优先公司参会股东，新闻媒体、机构投资者等其他非股东人员两侧没桌子的位置 3 公司领导接至会场 办公室 4 秩序维护 酒店负责，办公室监督 5 参会股东股份统计 证券部汇总并更新PPT内容 四、 会中工作篇（证券部、办公室） 序号 事项 负责部门 备注 1 拍照 办公室 2 茶水、矿泉水 酒店负责，办公室监督 3 股东发言环节递无线麦克 办公室 股东发言应先举手，获得主持人同意后，递下无线话筒，发言后收回话筒 4 表决环节收表决票 证券部 5 会议记录 证券部 注：不是所有的股东大会都需要大规模的排场，各公司可按自身需要进行调整。 附：股东大会演示ppt 3 / 3