基于文档数字化转型的电子文件单套制归档探析.pdf

业务交流BUSINESS COMMUNICATION天地2023 年第 7 期41基于文档数字化转型的电子文件单套制归档探析王明华一、背景介绍（一）新档案法：档案信息化建设与 2016 版档案法相比，2020 年 6 月 20 日新修订档案法新增第五章档案信息化建设，其中部分规定如下：第三十六条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。第三十七条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。第三十九条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。（二）“十四五”全国档案事业发展规划：加强电子文件归档和电子档案移交接收2021 年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的“十四五”全国档案事业发展规划中明确指出：加强电子文件归档和电子档案移交接收。贯彻落实电子文件归档相关规定，建立健全电子文件归档、电子档案移交相关制度。强化各领域电子文件归档工作，着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能，保障电子文件归档工作广泛开展，切实推动来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套制归档。（三）从业务实践的角度，分析电子单套制归档的必要性文件产生环节的管控（即前端控制）是归档文件质量控制的基础和关键，电子文件在系统上产生、流转和保存，不仅更好地控制了文件的完整性，而且可以避免纸质文件易出现的丢失、损坏、页面倾斜、内容不清晰等问题发生，从而提高归档文件的质量，保障档案的完整性和规范性。与纸质文件归档整理操作相比，电子文件归档减少了纸质的页码编制、扫描、搬运、标签制作等整理环节的工作量，节约了时间成本、人力成本，节省了纸张资源、人力资源，起到了保护环境、节约成本的作用；同时，电子文件通过系统在线接口一键归档或自动归档，实现了文件产生时同步归档或分步归档，突破了纸质文件按年度或工程竣工后归档的模式，大大缩短了文件归档的周期、提高了归档工作的效率。另外，电子单套制减少了纸质档案的产生，减轻了库业务交流BUSINESS COMMUNICATION天地2023 年第 7 期42房实体档案的存储压力，并进一步起到节省建筑面积、节约成本等作用。二、重难点分析电子文件单套制归档不是简单的取消纸质案卷，而是一种业务新生态的开始，需要在文档业务原来的运作模式基础上有策略、分步骤地推进和施行，需要文档工作者思想认识、技术措施、管理体系等全方面的同步转型。一是要做好思想准备和认识转变。尽管单套制归档已从国家层面开始推广，但转型过程中会遇到很多问题，如对新生事物天然的“抗拒性”、与相关方达成共识、资源落实、业务细节明确等，需要文档工作者有充分的心理准备接受转型过程中的困难，并要有坚定的决心解决各种困难，推进单套制顺利转型。同时，要认识到单套制不等同于彻底抛弃纸质，各单位推行电子单套制应适应性调整业务模式、不能按某种方式生搬硬套，应按照“实施-发现问题改进再实施”循环迭代、持续优化的过程推进，不可一蹴而就、急于求成。二是需重点关注技术措施的实现和管理体系的建立。技术措施是不唯一的，信息化技术更新较快，技术措施的目的是为了达到当前可达到的管理目标，随着技术的发展，单套制中所使用的技术也在不断更新，各单位根据各自情况选用合适的技术措施开展电子文件归档“四性”检测，从而实现单套制的电子档案满足 档案法 和相关规范、标准的要求。同时，根据档案法的要求，来源可靠、要素合规、程序规范，可见电子文件管理不是单单依靠技术手段实现，应建立一套成熟的支撑电子单套制全面运转的文档管理体系。三、制定多层次的电子文件（含数据）归档方案（一）过渡性的单套制归档操作措施1.离线归档在实现系统在线归档之前，电子文件单套制归档的雏形是线下进行系统产生的电子文件离线归档，即大多采用的操作方式是将业务系统中的原生电子文件导出并线下归档至文档部门，文档工作者再对归档的电子文件开展线下整理、组卷并导入档案系统。这种电子文件单套制归档的方式不涉及系统功能的更改优化，虽然操作原始，并未发挥系统和技术的任何优势，但已经是一种思想认识的转变、业务行动的进步，大胆地摒弃了原生电子文件打印整理纸质案卷的传统纸电双套制模式。2.数据对接方式的在线归档在国家档案局陆续实施电子文件单套制试点项目及电子单套制归档大规模推广之前，电子文件在线归档采用的主要方式是从业务系统到文档系统的数据对接。与离线归档相比，数据对接方式需要对系统搭建相应的功能模块，涉及的主要系统功能点以及归档流归档平台（中间库）开展“四性”检测的在线归档流程示意图业务交流BUSINESS COMMUNICATION天地2023 年第 7 期43程介绍如下：（1）确定业务系统的归档需求和改造情况：根据归档范围，梳理和确定需归档的电子文件（含元数据）范围，明确系统电子文件在线归档的改造条件并进行在线归档改造。（2）业务系统进行电子文件的预归档整理：在业务系统上对电子文件的相关组成材料及元数据进行收集、初步整理、封装和档案固化等过程，形成完整的归档信息包。（3）建立业务系统与文档系统间的数据接口：建立基于 Web Service、REST FULL 等通用标准的业务系统与文档系统的统一数据交换接口。（4）文档系统捕获电子文件并进行归档整理：建立数据抓取标准、文档系统捕获后的数据整理和检测标准，对 XML 格式的归档信息包进行解析，并进行归档检查、整理和入库。（二）满足“四性”检测的在线归档符合电子单套制管理要求的电子文件归档，其流程与数据对接的方式基本相同，核心和不同是增加了对归档文件真实性、完整性、可用性、安全性检测（以下简称“四性”检测）。根据DA/T 70-2018 文书类电子档案检测一般要求的规定：“四性”检测的内容包括归档环节、移交与接收环节、长期保存环节，即进行电子文件归档的业务系统、文档系统均应具备“四性”检测功能。另外，在业务系统、文档系统实现“四性”检测功能模块配置之前，还可通过建立归档平台（即中间库）的模式进行归档电子文件的“四性”检测，此模式可较为清晰地展示电子文件在线归档流程中数据的捕获和检测环节工作，具体如下：（1）业务系统预归档：同 3.1.2（2）。（2）归档平台正式归档：将归档信息包交换到归档平台上进行的正式归档，并进行电子文件“四性”检测等。（3）文档系统接收移交：将“四性”检测通过的归档信息包从归档平台交换至文档系统，归档整理操作同 3.1.2（4）。四、电子文件在线归档实施策略（一）完善制度建设电子文件在线归档，单套制管理作为业务发展新生态，原有的标准制度无法实现有效全面规范，应在贯彻落实国家、行业制定的电子文件与电子档案相关法律、标准、规范等要求的基础上，单位结合各自文档系统、业务系统以及电子文件的情况，制定配套的标准制度（如业务系统电子文件归档与管理、电子文件归档操作指南、电子文件归档系统应急预案等），明确业务部门与文档部门的分工、业务系统数据归档需求、电子文件及其元数据归档的要求与流程、统一业务系统数据归档格式等，实现制度对电子文件在线归档、单套制管理的全覆盖、相匹配、无漏空指导。（二）总体部署，全面推进系统在线归档随着越来越多的活动记录在电子工作环境中产生，具有电子文件在线归档需求的业务系统越来越多，为有序、稳步地推进业务系统在线归档工作，应采取试点先行、分步推进的方式，制定科学合理的在线归档部署与推广策略。首先，对实施电子文件在线归档的业务系统进行选择，明确业务系统在线归档的需求，通过梳理业务系统电子文件及元数据现状、业务部门在线归档需求的迫切性等，结合业务系统建设情况及改造的可行性，对各类业务系统进行统一全面梳理和评估，制定业务系统与文档系统的对接计划。然后，按照对接计划，根据电子文件归档、电子档案单套制管理相关规范要求和归档需求，采用当前成熟的技术保障手段，对业务系统进行功能的优化和改造，以满足“四性”检测要求。最后，根据归档范围，进行已对接业务系统电子文件及元数据的全面梳理，明确各系统的归档范围。在业务系统改造的同时，需同步进行文档系统相应功能的优化和改造。除在线归档功能之外，文档系统还应重点关注归档后的电子档案的管理（如长期保存、利用、备份、统计、元数据维护等）功能，尤其要特别重视系统安全问题，并采取电子档案的离线存储、“异质异地”备份等措施，使单套制保管的电子档案及元数据可以脱离系统长久保存，提高数据抗风业务交流BUSINESS COMMUNICATION天地2023 年第 7 期44险能力。（三）技术手段加强电子文档合法合规针对新档案法关于电子档案应当“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，为满足“四性”检测的标准，在等级保护、安全制度、人员权限等管理措施的基础上，可通过采取区块链、电子签名、可信时间戳等多种技术措施，对电子文件的产生、流转、归档、保管、利用的全流程进行防篡改管控、签名有效认证等，确保电子文档的合法合规性。1.区块链区块链技术可将档案数据特征信息在归档移交、档案入库、档案巡检和档案借阅等各个环节入链，利用区块链防篡改、抗抵赖的特性对电子文件真实性进行有效保护，实现电子档案的电子证据价值，并使电子档案全生命周期的安全性能得到保障。同时，区块链技术不仅可对档案系统中不同阶段的电子档案及数据进行上链保护，还可作为一个标准服务向其他业务系统提供 API 接口，供业务系统调用，为各类电子文件进行存证保护。2.电子签名通过符合国家规范的电子签名（也叫数字签名或电子签章）技术，对系统中生成的所有电子文件进行生效签名（每个系统具备专属签名），同时也可在归档环节进行自动电子签名（具体以实际业务场景为主），从而体现电子文件的组织认可，保障在传输过程中可被验证并提升签名的便捷性。3.时间戳时间戳技术的应用，主要是解决文件多方签审过程中补签、代签的问题，从而保障电子文件的法律效力。时间戳通过与人员定位技术结合应用，实现指定地点、规定时间的签署，解决了文件补签的问题；与人员信息验证、人像拍照等技术结合应用，实现特定人员的签署，解决文件代签的问题。4.XML 封装目前，元数据信息封装主要采用 XML 格式。在需要通过数据记录电子文件各阶段情况时，会面临文档系统无法满足各个系统、各类文件不同字段的问题，就需要采用整体打包数据、数据跟随文件的方式（即XML）。在电子文件在线归档业务中，需针对不同系统元数据差异性较大的情况，编制 XML 电子文件元数据封装制度，对各类元数据的封装进行规范。5.MD5 码MD5 码又称信息摘要算法，其主要作用有一致性验证、数字签名、安全访问认证等，目前电子文件在线归档主要应用的是其一致性验证功能。文档系统在档案接收时，通过信息摘要算法对归档文件包生成MD5 码，并与业务系统生成的 MD5 码进行一致性验证，从而起到防篡改的效果、确保归档电子文件及元数据传输过程中的完整性。6.PDF、PDF/A版式固化的实现有多种方式，目前文档领域中使用较为普遍的是 PDF 格式，归档文件通过采用 PDF格式对文件进行版式固化，达到内容防篡改、删除、复制和损坏等目的。另外，还可在文件形成或归档时将 PDF 格式统一转换成 PDF/A 格式，PDF/A 格式有利于更好地保证电子档案的长期可读、保存安全和始终如一的显示效果。7.其他技术措施在保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性上，应用于文档行业的成熟技术措施还有备份管理、转换与迁移策略、文档系统审计跟踪和配套程序等等。参考文献：1 刘伟谦.数字转型下国有企业电子公文单套制归档研究 J.档案，2020（4）：12-16.2 高珊.数字转型背景下电子文件单套制管理模式探析 J.兰台世界,2022(5):98-100.3 杨茜茜.面向数据化的电子文件单套归档实施路径研究 J.山西档案，2022（2）：114-124.4 王红敏,谢志成.建设项目电子文件归档和电子档案管理试点研究 J.中国档案,2021(3):68-69.5 施千里.核电企业重大建设项目电子文档管理实践分析以福清核电电子文档管理试点项目为例J.浙江档案,2021(3):58-59.作者单位：中广核集团台山核电合营有限公司