基于专项审核的人事档案管理优化措施研究.pdf

连云港职业技术学院学报20圆3 年第 1 期*收稿日期：2023-01-03基于专项审核的人事档案管理优化措施研究吕克琦（连云港市第一人民医院 人力资源部，江苏 连云港 222000）摘要：人事档案作为个人经历、工作表现的真实记载，关系到单位的发展、员工的职业生涯和切身利益。在人事档案管理工作中，出现了诸如档案人才队伍不合理、信息化程度低、与业务工作不融合等问题。以专项审核为视角，通过调研医务人员对档案的知晓情况，分析在专项审核中人事档案存在的问题及原因，并从建立细化标准、扩大档案宣传、改变管理模式、加强人才引培、明确组织架构、处理好档案知情权与隐私权的关系等 6 个方面提出优化措施。关键词：人事档案；档案管理；专项审核中图分类号：G271文献标志码：A干部人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。加强人事档案管理，对于全面贯彻党的组织路线、落实党管干部原则，建设一支高素质的人才队伍有着重要的保障作用。近年来，虽然人事档案管理受到了越来越多的重视，管理制度得到进一步完善，信息化水平也有一定程度的提升，但是在实际管理中仍存在记录不健全、归档不及时、审核不规范等系列问题。笔者以公立医院为例，以近年来在全国范围内组织开展的干部人事档案专项审核工作为切入点，围绕审核实践中发现的问题，就优化人事档案管理路径和改进管理措施进行研究。一、干部人事档案管理存在的问题2018 年，中共中央办公厅印发 干部人事档案工作条例（以下简称 条例），对干部人事档案工作的管理机制、档案体系、日常管理、审核规范等提出了新的要求。条例 内容涵盖了干部人事档案管理工作的整个过程，对档案管理中接收、传递、收集、整理及鉴别、人力资源配置及软硬件配备等各个环节做了明确清晰的规定，是未来一个时期干部人事档案工作的基本标准与遵循。作为基本标准和遵循，上述条例对于干部人事档案管理工作从管理内容、管理程序、管理方法等进行了规范，加强了档案管理的科学性、规范性，也强化了档案的政治属性。由于诸多因素的制约，在档案管理工作实践中，仍然存在一些问题，主要表现为以下几个方面。（一）档案人才队伍结构不合理专项审核工作的严谨性和专业性，要求档案从业人员具有较强的政治素养和档案管理专业能力，熟练掌握计算机信息技术。条例 中规定每管理 1 000 卷档案一般应当配备 1 名专职工作人员。专项审核期间更要选派专业人员配齐配强工作力量。然而，由于事业单位人员编制的限制，多数公立医院的档案管理人员多为兼职，本科及以上学历档案专业人才短缺，部分医院甚至没有具备档案系列职称的中、高级人员，医务人员转岗经过简单的指导后即开展档案管理工作，缺乏系统的专业化培训1。（二）档案信息化程度较低现代人事档案管理应当借助信息化工具，充分利用人力资源系统、办公平台、档案管理系统等信息化系统，提高档案管理效率和管理质量。然而，经调研发现，在实际工作中，公立医院对于档案管理缺乏系统的顶层设计与规划，档案建设投入明显滞后，档案管理工作至今仍停留在对于实物档案的管理上，软硬件设备不完善，缺少专门的档案管理系统和数据库，个别单位档案管理设备甚至接入互联网，存在较大的信息安全隐患。（三）档案管理与业务工作融合度不够人事档案在人员信息维护、领导辅助决策、作风建设整治、干部能力考察等方面能够发挥重要作用，然而，公立医院却鲜有这方面的结合与运用，人事档案管理大多数时间游离于组织的主要业务之外。以等文章编号：1009-4318（2023）01-0036-04钱清华，桂玉梅，高慧：治疗肺动脉高压新药 Selexipag 的研究进展第 36 卷第 1 期2023 年 3 月连云港职业技术学院学报Journal of Lianyungang Technical CollegeVol.36 No.1Mar.2023第 36 卷第 1 期级医院评审为例，三级医院评审标准实施细则 中要求建立专业技术人员档案，包括但不限于经审核的执业注册证、文凭、学位、教育和培训等资料复印件，医院在收集、归档、审核人事档案的同时，可以同步建立和完善医务人员的科技档案，然而在实际工作中，却没有得到足够的重视。二、人事档案专项审核知晓情况调查与分析为准确而全面地了解与掌握公立医院人事档案管理的现状，针对档案管理中已经暴露的问题，结合近期事业单位开展的档案专项审核“全覆盖”工作，笔者选取了一定比例的医务人员进行人事档案专项审核知晓情况调查。通过分析与访谈，进一步深层次地剖析问题与原因，探寻优化改进措施，从而提升档案服务能力。（一）问卷调查通过查阅相关文献，结合公立医院的实际情况，笔者设计了 公立医院人事档案知晓情况调查表。调查问卷内容分医务人员的基本情况、对档案专项审核的了解程度和人事档案与职业生涯三部分，共计 20个条目。调查共计选取二、三级综合医院 10 家，发放调查表问卷 320 份，回收 320 份，问卷回收率为100%。剔除内容缺失等无效问卷 11 份，最终有效调查表问卷 309 份，问卷有效率 96.6%。（二）结果分析1.样本结构特征通过对问卷调查得到的数据进行整理与分析，得出样本人口特征变量的基本统计数据，其中调查样本岗位分布情况为行政后勤科室 12.6%、内科 24.9%、外科 27.5%、医技 18.1%、五官 6.5%、急诊 5.8%、儿科4.6%；调查样本性别分布为男性 42.7%、女性 57.3%；调查样本职称分布为正高职称 12.6%、副高职称17.5%、中级职称 28.8%、初级职称 41.1%；调查样本学历分布为博士学历 9.1%、硕士学历 35.6%、本科及以下学历 55.3%；调查样本中硕士生导师 76 人，占总调查医师人数的 24.6%。2.结果分析第一，对人事档案专项审核知晓情况的结果分析。由表 1 可知，医务人员对党龄、工龄的认定方式相对熟悉，对于年龄、学历的认定及干部身份的认定了解不够充分。表 1人事档案专项审核知晓程度各区间人员占比统计非常了解比较了解一般不太了解很不了解党龄认定知晓程度22.98%29.77%26.86%13.27%7.12%工龄认定知晓程度17.15%36.89%24.27%11.65%10.04%年龄认定知晓程度7.44%19.09%20.06%32.69%20.72%学历认定所需材料4.85%15.53%14.56%40.45%24.61%干部身份认定知晓程度3.88%14.56%19.42%30.10%32.04%第二，人事档案业务与职业生涯情况分析。通过对人事档案与职业生涯关系分析发现，医务人员对人事档案的法律法规、档案的价值、收集、归档、利用范围了解甚微，见表 2。表 2人事档案与职业生涯关系知晓程度各区间人员占比统计非常了解比较了解一般不太了解很不了解人事档案法律法规1.29%5.18%7.44%39.16%46.93%人事档案归档范围1.62%4.53%4.53%30.74%58.58%人事档案的利用3.24%8.09%12.62%45.63%30.42%人事档案对职业生涯的影响5.83%10.03%13.92%42.72%27.50%加工、涂改人事档案的后果7.77%18.77%25.24%27.51%20.71%通过以上统计结果分析发现，医务人员对人事档案的知晓程度总体上偏低，在“三龄”的认定上，认为“身份证上的年龄就是自己准确的出生年龄”“职务晋升、人员退休等均按照身份证上出生日期来计算”，认为“取得毕业证书、学位证书后就可以认定学历”，对于在职学历和全日制学历的认定也不够了解。笔者通过进一步访谈和分析发现，深层次的问题在于医务人员对档案与职业生涯的关系不知晓，对档案能够发挥何种重要作用不够清楚，认为“人事档案只是对个人过去各种经历的一种记录和保存”，甚至有职工认吕克琦：基于专项审核的人事档案管理优化措施研究37连云港职业技术学院学报20圆3 年第 1 期为“人事档案可有可无”。（三）专项审核及调研中发现的问题1.干部人事档案信息前后记载不一致人事档案信息记载不统一，是专项审核中遇到的最常见、最突出的问题，主要表现在出生年月的不一致。按照人事档案年龄认定“最早最先、不重复得利”的原则，由于阴阳历或特定时期出于某种利益的考虑，人事档案记载、认定的年龄与组织掌握的信息不一致的情况时有发生。例如，工作时间、入党时间，因个人记忆的偏差或管理部门的工作疏忽，也会出现前后不一致的问题。此外，由于档案材料的缺失、不及时归档，导致部分人员工作履历、任职经历无法印证，有些材料年代相对久远，现已无法考证，造成档案的不完整2。2.职工的档案意识淡薄在实际工作中，医务人员对专项审核的重要性认识不足，档案意识淡薄，对于“三龄两历”的认定，尤其是年龄的认定，在理解上存在偏差，导致误解，甚至有抵触情绪，个别干部职工拒不在专项审核认定表上签字确认。根据调研发现，78.3%的医务人员认为“人事档案只是对个人过去各种经历的一种记录和保存”，对于档案能够发挥怎样的重要作用不够清楚，甚至有19.5%的医务人员认为“人事档案可有可无”，对个人补充的材料不认真、不重视，敷衍了事3。档案材料的质量不高对职工重要信息的认定造成了一定程度的影响。3.档案管理体制不利于人事档案的查阅与利用公立医院的职工是具有事业编制的专业技术人员，根据 干部档案工作条例 的规定，其档案由上级主管部门或单位组织人事部门集中统一管理，查阅和利用人事档案需要符合相关条件并通过批准后，方可在指定的地点和档案管理人员的监督下完成。干部人事档案的管理坚持高度保密的原则，将主要精力集中在归档和整理上，忽视了开放与利用。长期以来，人事档案被蒙上了一层神秘的面纱，调查中有医务人员反映，人事档案，尤其是其中的“三龄两历一身份”对自身职业发展十分重要，但由于获取信息的渠道和途径相对狭窄，因而对档案内容知之甚少。4.医院对于档案管理的重视程度较低由于医疗卫生行业的特点，医院的中心和主线工作主要集中在提高医疗服务质量，改善患者就医感受上，加之受到人事档案自身保密性与利用滞后性的影响，公立医院及其医务人员对于干部人事档案的应有价值不够了解和重视3。目前，医院的人事档案管理普遍存在信息化程度低、档案归档材料单一、基础设施陈旧、档案管理人才结构不合理等突出问题，这无疑增加了医务人员接触人事档案、学习档案业务知识的难度。由于不了解档案的归档范围和利用价值，医务人员只有在申报职称、工资晋级、亲属关系证明时，才会想起查阅、利用人事档案。三、人事档案管理优化措施（一）细化专业标准，加强行业培训目前，关于人事档案及专项审核的政策与要求相对宏观，虽然具有较强的指导作用，但是无法解决实际工作中遇到的具体问题。审核的口径往往因人而异，容易造成政策执行的不平等。专项审核事关组织工作全局及职工切身利益，地方组织部门、卫健系统主管部门应根据公立医院专技人员、行管人员的岗位专业特点，与时俱进地调整人事档案归档范围，充实档案内容，制定审核细则，细化工作标准，完善巡视督查机制，尽可能地减少影响审核结果的主观因素4。此外，定期组织档案业务理论培训，建立“疑难档案讨论制度”，坚持“存疑必审”的原则，明确疑难档案的定义、三龄两历的认定标准与审核流程，成立“档案鉴定专业小组”，对于存在明显问题的档案进行充分的鉴别与讨论，达成标准的统一，尽可能地减少档案审核过程中的主观因素。（二）扩大档案宣传，强化档案价值教育干部人事档案工作条例 将人事档案界定为“党的重要执政资源”“社会信用体系的重要组成部分”5，其对组织和干部本身都具有重要的意义，专项审核的成果应该得到充分的开发与利用。公立医院应以此次人事档案专项审核工作为契机，正确处理好档案知情权与隐私权的关系，在做好部分档案材料如鉴定材料、考察材料等严格保密的基础上，重视知情权赋予，让医务人员真正了解档案的具体作用和重要意义。同时，充分利用医院微信公众号、微博、院内网、外网等多媒体传播时效性强、更新速度快的优势，分享人事档案业务的前沿动态、规章制度，唤醒医务人员的档案意识6。（三）改变管理模式，推动精细化管理随着现代信息技术的不断发展，医院人事档案管理应改变过去粗放式的管理模式，依托系统的信息化集成平台，建立现代档案管理体系。首先，推动人事档案数字化，电子档案作为纸质档案的辅助，能够有效地降低纸质档案的利用频次，有利于档案的长期保存，同时提高工作效率。其次，建立健全干部人事档案数据库，以专项审核为契机，将干部基本情况、学历情况、工作进修经历、职务职称、考核情况、医学会兼职38第 36 卷第 1 期Research on Optimization Measures of Personnel FilesManagement Based on Special ReviewLYU Keqi（Human Resources Department，The First People s Hospital of Lianyungang，Lianyungang 222000，China）Abstract:As the true record of personal experience and work performance，personnel files arerelated to thedevelopment of departments，the career and vital interests of employees.In the management of files，such problemshave emerged as unreasonable file talent team，low informatization level,and non integration with business work.From the perspective of special review，by investigating the awareness of medical personnel on files，this paperanalyzes the problems and causes，and proposes optimization measures from six aspects:establishing refinedstandards，expandingfilespublicity，changingmanagementmode,strengtheningtalentintroduction，clarifyingorganizational structure，and dealing with the relationship between the right to know and the right of privacy.Key words:personnel files；management of files；special review等信息录入系统，充分挖掘人事档案中各项资源，有效开发与利用，在保障人事档案安全性与保密性的前提下，根据工作需要，开放权限，为组织决策提供准确的信息数据，及时更新，实现动态管理7。（四）加强人才引培，优化档案人才结构全面推进从严治党，对于干部人事档案的管理提出了更多、更高的要求。各级公立医院应提高认识，配强配齐档案管理专业人才，充分发挥人事档案应有价值。一方面，重视档案专业人才引进，推进档案专业“院校融合”，与高校在课程设置、实习见习、毕业就业等方面深入探讨与合作，精准培养符合公立医院人事档案管理特点的专业化人才。另一方面，加强现有人员的培养力度，定期组织档案专业知识培训，不断提升业务能力。医院也应在职称评聘、职务晋升、进修学习等方面出台相应扶持政策，协助做好职业生涯规划，打通档案人员的职业上升通道。（五）明确组织架构，分段推进审核工作深刻把握人事档案的政治属性及专项审核工作的重要意义，提高政治站位，明确组织架构，建立由单位主要领导担任组长的工作专班8，牵头讨论专项审核中发现的突出问题，制定工作方案。在专项审核过程中，可将审核工作分为档案整理阶段、审核认定阶段及检查复核阶段，整理阶段主要对照 干部人事档案工作条例 及专项审核工作的具体要求，对于档案中必需的材料查漏补缺，分类编号，裱糊装订成册；审核认定阶段，将人员进行分类管理，对于前期已经纳入专项审核的高级职称人员及中层干部组织“回头看”，对于新纳入审核范畴的中初级职称人员，加大审核力度，确保档案准确、完整、规范；检查复核阶段，对前期已经认定的专项审核认定表进行复核，尤其针对档案中年龄有涂改、工龄、党龄、工作简历等记载不一致等情况采取“一人一议，逐条审核”的办法。参考文献：1刘承业.公立医院人事档案人才队伍建设的思考J.兰台内外,2022(14):79-80.2钟锦燕.公立医院人事档案精细化管理研究J.兰台内外,2022(4):72-73.3万淑君,张玮.干部人事档案专项审核全覆盖试点工作实践以南开大学为例J.中国档案，2021(6)：60-61.4张蓓.干部人事档案专项审核对人事档案管理工作的启示J.中国人事科学,2020(6)：24-29.5陈辉,于元元.干部人事档案工作新思维干部人事档案工作条例 意蕴解析J.档案学研究,2019(4)：26-30.6张娜.“后专审”时期干部人事档案整改研究以青岛市为例D.青岛：青岛大学，2020.7王珊珊.公立医院人事档案科学化管理的对策与研究J.河北医学,2018(12)：2111-2112.8王越,李子晔.干部人事档案专项审核中存在的问题及要点分析J.办公室业务,2022(7):131-132.作者简介：吕克琦（1988-），男，江苏连云港人，连云港市第一人民医院人力资源部馆员，硕士，主要从事医院人力资源管理方面的研究。吕克琦：基于专项审核的人事档案管理优化措施研究39