基于知识服务手段的企业档案信息资源开发模式探究.pdf

机电兵船档案2023.4 论坛 引言 上海勘测设计研究院有限公司(以下简称上海院)自 1954 年建院以来，一直坚持“规范、完整、高效”的档案管理原则。作为一家走在现代化前沿的科技创新型勘察设计企业，始终以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，主动适应新形势、新变化、新挑战。随着上海院组织架构的完善与业务领域的拓展，传统档案信息资源利用模式已不再适应设计企业的新发展需求。上海院所做工程多是关系到民生的基础设施建设设计项目，国家执行设计质量终身责任制，因此，保证工程档案的真实性、有效性并提供有效利用是非常重要的。针对这一现象，上海院主动加强档案工作的顶层设计、完善档案管理流程、创新档案资源利用方式，集成知识管理模式，有效提高了档案资源的利用效率。档案作为信息资源的重要组成部分，是企业知识成果的积累，是项目借鉴的重要资料，将档案管理与知识管理融合，使被动的以馆藏为中心的“供给”导向服务模式转变为以用户为中心的“需求”导向知识服务模式，使得档案有力支撑企业高速度、高质量的发展。一、企业档案信息资源利用知识服务手段进行开发的必要性 中办国办印发 “十四五”全国档案事业发展规划 中提到，“对档案信息的需求日益增长，迫切要求加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务。“十四五”期间要深入推进档案利用体系建设，积极探索知识管理在档案信息深层加工和利用中的应用，提升档案利用服务能力，充分实现档案对国家和社会的价值。”12021年12月，上海院档案中心形成创新案例 融合知识管理模式，助力优化设计企业档案信息资源开发利用 被国家档案局评为经济科技档案资源开发利用一类案例。随着信息技术的发展，社会正向知识经济时代发展，知识管理的好坏直接影响到企业的竞争力。知识管理系统是对知识进行捕获、整理、传递、共享并进而创造出新知识的完整的管理系统，其总体目标是整合各种知识资源，以促进知识创新，提高企业的核心竞争力。220世纪以后，国内研究的焦点逐渐从理念的认识转移到实际应用方向，国内大量企业纷纷同步建立知识管理系统，相关智能技术与新兴概念也相继提出，各企业纷纷尝试将人工智能新技术与业务深度融合，实现生产力升级。档案作为信息资源的重要组成部分，是企业知识成果的积累，是项目借鉴的重要资料，以知识管理为战略思想，创新档案管理方式，是未来提供档案利用的新发展方向。通过与知识管理系统融合的高效模式，使得档案有力支撑企业高速度、高质量的发展。二、案例分析 以上海院为例，2014年开始确立了大力推进知识管理的工作策略，将档案管理系统与知识管理系统对接。档案管理系统内的电子文件以及数字化成果可以批量导入知识管理系统，对档案信息进行分类挖掘，形成企业知识，并进而实现知识的分享与利用。在提高设计人员业务水平、协助生产部门顺利完成设计任务的过程中发挥了积极作用，有效提升企业管理和创新能力。知识管理系统的管理角色分配如图1，其中，档案管理人员作为知识管理专员，负责知识管理系统的管理。基于知识服务手段的企业档案信息资源开发模式探究宋小晓 钱常运摘要本文提出企业档案信息资源利用知识服务手段进行开发的必要性，并阐述了以档案知识库为核心的档案知识服务手段，如以档案信息资源为本体的知识图谱模式、多样化的档案知识服务模式、面向不同用户需求的知识服务应用与决策辅助，最后以上海勘测设计研究院有限公司的档案管理与知识管理融合模式为案例研究知识服务的价值。332023.4机电兵船档案论坛 目前上海院还逐步开展通过基于大数据-AI技术，将新技术应用与制度创新、业务创新相结合，将设计院科技文档开发利用与先进的人工智能、自然语言处理、大数据分析等新技术进行深度融合，以档案主体为数据基础，将海量档案资源实现文本级、字段级的信息数据化，细化或打破档案资源的信息颗粒度，同时通过档案工作与业务工作的深度融合，辅助各类智能技术，比如知识图谱、OCR识别技术、可视化分析等逐步构建档案信息资源专题库、流程指引地图、档案数字化决策分析等场景，以提升档案信息资源管理效率，增强档案信息资源可用性，挖掘档案信息资源利用深度。三、上海院将档案转化为知识管理的过程设计 知识服务手段，是档案信息资源开发利用的重要方式之一，是指建立在信息技术、人工智能以及企业需求的基础上，打破档案信息资源的粗颗粒度，建立档案信息资源之间的关联度，实现以需求为导向的、面向问题提出解决方案的服务方式。档案知识服务与档案信息资源开发利用的区别在于，档案知识服务不仅优化对用户进行明确提问的显性知识需求，还能进一步发现和匹配用户还没有形成具体问题、甚至用户本身还没有意识到但有偏好的隐性知识需求。档案知识服务旨在充分发掘出档案的价值，为企业决策及为用户解决问题提供全面支持。3 上海院将档案内容转化为知识管理划分为四个过程，即档案采集、知识识别、知识累积、知识应用，整个过程动态循环、不断迭代，如图2、图3所示。以箭头表示数据流向，实线表示必须路径，虚线表示非必须路径。每个流向以kx表示信息的通过率，通过率以信息的数量而非大小为统计基础，kx的取值范围为0，1，0表示全部丢失，1表示全部通过。结合档案采集经验与企业知识管理实际，本文将kx的取值范围约束。4如表1所示。四、以档案知识库为核心的档案知识服务手段 (一)以档案信息资源为本体的知识图谱模式 上海院知识管理系统通过人工智能手段，对知识进行收集、组织、检索和应用，其中知识库内的数据资源由各种结构类、非结构类数据组成，上海院通过不同的途径采集有用的知识资源，实现知识从分散、杂乱向聚集、条理有逻辑转变，进行知识沉淀与累积，对显性知识进行挖掘，进而开发出隐性知识并为企业提供利用。档案信息资源作为企业真实可靠的数据知识资产，是知识平台不可或缺的资源，也是实现知识服务的必须要素。上海院推进数字档案管理系统与各业务系统对接，并将档案系统中可公开的部分信息推送至知识管理系统中，实现将原本虚拟的企业知识附着于真实可靠的档案实体上。上海院知识管理系统开发人员还根据用户需求利用分类规则、语义网络和知识图谱等技术实现档案信息资源精细颗粒度的数据挖掘，档案工作人员图1 知识管理系统角色分配表图2 知识管理循环过程表1 知识管理通过率说明图3 知识管理过程说明34机电兵船档案2023.4 主动挖掘档案信息资源的价值，促进档案在知识服务中的参与面，将从文档级的档案数据转化为进一步能与用户查询意图匹配的知识资产：1.档案人员以用户需求为导向，对档案信息资源的利用范围、利用频率、用户类型等内容进行深入分析，在此基础上可提供个性化服务；2.档案工作未局限于日常档案业务，档案工作人员主动结合企业主流业务工作，探索分析企业的发展需求与方向，思考如何将档案管理与档案信息资源与业务工作紧密结合。比如档案工作人员可以根据业务分析，通过自然语言处理及人工智能技术，将档案信息资源有组织的分析、筛选、分类、整合，把相关类别档案、甚至具体章节、字段、字符、关联关系等特定专题的档案信息资源，智能化集中、有序、系统地归档在相关知识档案专题数据库中，并利用大数据分析等技术，提供有序、关联的档案知识，实现三维虚拟场景和对应的工程信息查看、过程实时的项目演变查看等功能。(二)多样化的档案知识服务模式 1.检索模式的多样化 知识库中的文档的精细颗粒度不同于档案系统中的粗放颗粒度，对于企业用户来说，在搜索过程中更关心的是知识库中的实体对象、关联关系中的关键词要素，而非简单的传统档案中的文档名、年份、责任主体等属性要素。档案知识库搜索引擎需充分满足搜索的常规需求，包括全文检索、精确搜索、模糊搜索、同义词搜索、拼音搜索、统计分析检索等基础服务；进一步探索联想搜索、输入关键词自动补全等功能；并进一步提供组合搜索以及搜索纠错的能力，从而实现面向档案用户的精准服务，如图 4 所示。2.需求导向模式 上海院使被动的以馆藏为中心的“供给”导向服务模式转变为以用户为中心的“需求”导向知识服务模式，知识库在推广使用时需对用户感兴趣或常用的档案知识进行订阅推送。用户根据分类和标签进行订阅，订阅后如有相关档案知识新增、修改或其他变动时，系统将实时发送信息给订阅人员；系统同时对档案知识的浏览、下载、收藏、评论等操作进行记录，分析统计测算出用户对档案知识的需求度和关注度，在知识库相关门户及搜索界面上推送给用户相关关联知识。上海院在档案知识库的推广应用中还采用积分奖励模式来激励企业用户积极利用档案知识，从而提升企业用户获取档案知识的主动性，提升档案信息资源的利用率和并体现档案信息资源的价值，如图5所示。3.个性化知识服务工具 为减少员工因查找知识而耽误的时间，知识推送成为提高知识管理及档案管理服务质量和服务效率的重要途径。基于业务流程的知识推送助手可以辅助员工更好的完成工作，能够最大限度的整合企业现有知识资源和档案资源，提高企业现有各领域知识的挖掘利用率，促进知识在公司内与各业务深入结合，实现档案信息资源知识价值挖掘，如图6所示。(三)面向不同用户需求的知识服务应用与决策辅助 1.档案数字化决策分析 上海院档案工作人员拟联合系统开发人员通过获取档案管理系统中归档数据进而实现较全面的档案指标分析，如：归档内容分析、各部门归档部门情况比例分析、历年归档数据对比分析、档案归档考核图4 知识管理检索模式多样化图5 知识管理知识订阅推送 图6 个性化知识助手论坛352023.4机电兵船档案情况分析、档案数据利用对比分析等，基于可视化档案管理指标体系，用于全局感知档案知识转化及档案价值挖掘薄弱处，实现档案管理智慧化，赋能形成知识不断优化的档案及知识管理运营生态。另一方面，预测档案利用趋势，对每年的热点涉及的档案数据需求量进行预算，为今后的项目档案管理、档案编研等工作提供辅助决策，如图7所示。2.档案流程指引地图 档案工作人员根据档案管理流程配置出期望的流程操作知识地图，通过表格地图、H5地图、脑图地图或图形化的Flash编辑器等形式，档案人员把相关联却分散在系统或者脑海中的档案管理流程有效地组织起来，站在引导用户理解档案管理流程的角度绘制地图，档案用户可以根据档案知识地图的脉络分布快速地找到自己需要的相关知识。通过此方式可以使用户对档案管理流程更加明确，如图8所示。3.档案革新阅读 未来也可以利用革新阅读等手段，对电子档案阅读方式进行颠覆。利用实体链接技术对电子档案进行实体识别和链接，通过知识卡片的形式展示当前档案知识，极大促进用户对档案资料的全面理解和深度阅读，如图9所示。五、取得效果 (一)管理效益 将档案资源融入知识管理进行建设，从文件到档案到知识，从收到管到用，既保证了档案的完整、安全，又有利于档案的开发利用。将档案信息资源转化为知识管理资产，可有效提高档案资源利用率，带动上海院其他类型信息资源融入院内知识管理平台，在院内形成一个个培育、分享知识的“火种”，形成注重知识、创造知识的氛围，助力知识管理平台建设为更大、更全的知识库，使员工在一个库内即可实现各类知识的浏览获取。档案管理知识服务模式为上海院每年相关内外部审查、产品质量检查、员工职称评定等管理工作提供便利。异地园区员工可在线随时利用项目真实、完整相关档案，推动了相关管理工作的顺利开展。档案、科技、研发等各类知识互联贯通，可节约员工寻找有效信息的时间成本，提高企业高效运转效率。例如，2021年12月，上海院档案利用协助发展运营部获取资质工作事迹获得2021年度公司突出贡献团体奖励。(二)经济效益 上海院通过积极推动创新档案管理模式，使真实、有效、完整、可用的科技档案走进设计生产任务前线，特别是在助力公司生产项目的中标、推动生产项目实施、促进生产项目的顺利结算过程中起到了及其重要的作用。档案管理“收、管、用”关键点管控模式从2012年左右开始并不断升级完善，而同期开始，公司经济收益不断增长，近年来公司营业额飞速增长，设计项目投标中标率年年攀升，公司规模连续近十年不断扩大，其中档案管理工作创新所起到的推动和辅助的作用十分重要。上海院项目科技档案的真实、有效、完整、可用，与信息化利用的高效模式，保证了技术人员可快捷、准确地利用到完整的设计成果及正确的版本，有效降低了个人在众多版本中筛选、辨识有效版本的时图7 报表分析示意图图8 档案知识地图示意图图9 档案革新阅读论坛36机电兵船档案2023.4 论坛间，避免了失效版本的误用，提升了上海院经营管理水平。目前上海院项目投标均需借用相关合同、资质、项目报告等进行投标，以2021年为例，档案助力上海院三百多个项目中标，累计合同金额一百多亿。高效的档案管理模式降低企业人力成本。上海院在项目设计过程中，设计人员通过及时查阅项目相关资料，保证了设计优化与推进；同时为生产设计提供可靠的依据，协助项目设计优化，提升产品质量。例如，2021年，上海院档案管理协助公司房产确权事迹获得2021年度公司突出贡献团体奖励(房产市场估值约为1896万元)。(三)社会效益 上海院近年多个档案管理创新成果获得国家档案局推荐，知识管理是档案学界研究的前沿热点，上海院融入知识管理模式，助力优化设计企业档案信息资源开发符合国家和行业的战略规划与发展方向，可为更广范围内的档案工作和企业建设提供借鉴参考。目前上海院还在探索新兴技术在知识管理系统和档案管理系统中的应用，为企业管理提供了强有力的支撑，向技术型、知识型、创新型企业迈出了坚定的步伐。上海院档案管理创新模式及知识管理系统运用成果，可填补国家在此领域的研究空白，提升设计行业档案管理关键技术能力及核心竞争力，支撑公司在内部创新中持续提升管理创新能力，在外部竞争中持续保持先发优势，为未来可能面临的需求提前储备技术，具有较好的推广价值。参考文献：1“十四五”全国档案事业发展规划.中共中央办公厅国务院办公厅印发2贾琨钰.大型企业的知识管理系统设计 J.计算机与网络，2018()：60-623刘慧琳，刘敬仪，黄健.基于知识库的企业文档职能服务模式探究J.北京档案，2021(9)：22-264王剑刚，王扬，钱常运.IDC工程的知识管理及图谱技术研究以东岳庙数据中心为例J.建筑经济，2022(7)：894作者简介：宋小晓，档案馆员，档案学硕士研究生毕业，全国青年档案业务骨干，任上海勘测设计研究院有有限公司档案主管，全面负责公司档案管理，开发利用等业务。钱常运，软件工程专业硕士研究生毕业，知识产品开发工程师，任职于上海勘测设计研究院有限公司，承担公司数字化转型工作。文件生命周期理论中的文件运动具有一般性、普遍性的规律，它是文件和档案之间属的概念变化，具有抽象性，它与具体业务活动联系起来描述的“文件运动”不一致，是文件运动每个阶段不同内在价值的表现。一、调试文件管理与文件生命周期理论内涵 文件生命周期理论是档案学最基础的理论，是贯穿文件起点到终点的整个过程，由它衍生出文件全过程管理理论，文件与档案的属概念等区分。我国档案学者20世纪80年代正式提出“文件生命周期理论”并于之后引进国外“文件生命周期理论”的概念和系统理论。纵观我国核电工程建设过程四阶段：设计、制造、土建及安装施工、调试。调试工作是核电厂装料前检验核电厂施工质量的重要阶段。调试期间产生的调试文件管理包括调试文件过程控制和调试竣工文件管理，即管理文件和技术文件的过程管控和归档有保存价值的文件。(一)调试期间，调试文件的管理“特殊性”首先，调试期间的纸质和电子文件存在差异性。调试文件是由工程总承包下的调试队编制产生的，它有别于承包商报审的文件。调试文件是由调试技浅析调试文件管理与文件生命周期理论王 兰摘要本文着力研究调试文件管理，思考调试文件管理与文件生命周期理论，论述调试文件的运动是以业务流程为基础，针对单份纸质文件，强调文件运动整体性与阶段性统一的文件生命周期理论在数字化信息时代是否适用值得商榷。调试文件管理与文件生命周期理论的内涵是否矛盾，理论运用与文件管理实践活动是否相违。(责任编辑 谢晋)37