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采购部规范化管理手册 目 录 第一章 采购部组织结构与责权 7 1.按专业分工划分的采购部组织结构图 8 2.按职能设计的采购部组织结构图 8 3.按物品类别设计的采购部组织结构图 9 4.按采购地区设计的采购部组织结构图 9 5.大型企业的采购部组织结构图 10 6.超市采购部组织结构图 10 7.生产制造企业采购部的职责 11 8.商场、超市采购部职责 12 9.采购部的权力 13 10.采购经理的岗位职责 14 11.采购主管的岗位职责 15 12.采购稽核员的岗位职责 15 第二章 采购计划与预算管理 16 1.采购计划主管的岗位职责 17 2.采购计划专员岗位职责 17 3.采购预算专员的岗位职责 18 4.采购申请提出及审批权限规定表 19 5.直接材料采购预算表 20 6.年度原材料采购预算表 21 7.采购现金预算表 21 8.材料定期采购计划表 22 9.订单采购计划表 23 10.月度材料采购计划表 24 11.所有物品年度采购计划表 25 12.物品申购表 26 13.材料请购单 28 14.设备采购申请表 29 15采购变更申请表 30 16.采购变更审批表 31 17.采购审核表 32 18.材料采购记录表 32 19.采购月报表 33 20.单件产品采购统计表 33 21.原材料采购数量排名表 34 22.采购预算编制流程 35 23.采购预算编制流程说明表 36 24.采购计划编制流程图 37 24.采购计划编制流程说明表 38 25月度采购计划编制流程图 39 26.月度采购计划编制流程说明表 40 27.采购计划审批流程图 41 28.采购计划审批流程说明表 42 29.采购计划管理流程图 43 30.采购计划管理流程说明表 44 31.采购调查主题项目表 44 32.价值分析实施细则表 45 33.物料调查的内容详解表 46 34.采购预算编制方法一览表 47 35.采购预算编制步骤示意图 48 36.确定采购数量的步骤示意图 49 37.计算采购数量的方法详表 50 38.订货方式控制采购数量的方式详表 50 39.确定采购数量的策略比较表 51 40.编制采购数量计划的流程图 52 41.物料采购数量计划一览表 52 第三章 供应商开发与管理 53 1.供应商主管的岗位职责 54 2.供应商关系专员的岗位职责 55 3.评估小组备案表 56 4.供应商基本资料表 57 5.供应商考核项目及评分标准表 58 6.供应商调查表 59 7.供应商评价标准表 60 8.供应商评分表 62 9.供应商筛选表 64 10.合格供应商列表 64 11.供应商考核表 65 12.供应商考核汇总表 66 13.供应商月度评估表 67 14.特殊承诺供应商列表 68 15.供应商开发流程图 69 16.供应商开发流程说明表 70 17.供应商选择流程图 71 18.供应商选择流程说明表 72 19.供应商初审流程图 73 20.供应商初审流程说明表 74 21.供应商评定流程 75 22.供应商评定流程说明表 76 23.供应商认证流程 77 24.供应商认证流程说明表 78 25.供应商考核流程图 79 26.供应商考核流程说明表 80 27.供应商管理流程图 81 28.供应商管理流程说明表 82 29.采购招标流程图 83 30.采购招标流程说明表 84 31.采购评标流程图 85 32.采购评标流程说明表 86 33.供应商基本资料表 87 34.供应商问卷调查表 88 35.供应商调查表 89 36.供应商筛选评分表 90 37.供应商考核项目及评分标准 91 38.供应商考核评定标准及运用表 92 第四章 采购价格、谈判与合同管理 93 1.采购合同主管的岗位职责 94 2.合同管理专员的岗位职责 95 3.采购询价记录表 96 4.询价结果一览表 96 5.比价议价记录表 97 6.采购谈判计划表 97 7.合同谈判记录表 98 8.合同信息统计表 98 9.采购价格调查流程图 99 10.采购价格调查流程说明表 100 11.采购价格询价流程图 101 12.采购价格询价流程说明表 102 13.采购价格确定流程图 103 14.采购价格确定流程说明表 104 15.采购谈判管理流程图 105 16.采购谈判流程说明表 106 17.采购合同制定流程图 107 18.采购合同制定流程说明表 108 19.采购合同复审流程图 109 20.采购合同复审流程说明表 110 21.采购合同执行流程图 111 22.采购合同执行流程说明表 112 23.采购合同变更流程图 113 24.采购合同变更流程说明表 114 第五章 采购检验与质量控制 115 1.采购质量控制主管的岗位职责 116 2.采购检验专员的岗位职责 117 3.采购订单进展状态一览表 118 4.供应商交货基本状况一览表 119 5.试制认证具体过程示意图 120 6.中试认证具体过程示意图 121 7.批量认证具体过程示意图 122 8.样品质量评价表 123 9.货物采购环境表 124 10.采购认证合同 125 11.物料跟催表 126 12.催货通知单 127 13.采购验收表 128 14.检验报告单 129 15.质量控制表 130 16.采购检验管理流程图 132 17.采购检验管理流程说明表 133 18.采购质量控制流程图 134 19.采购质量控制流程说明表 135 20.采购退货管理流程图 136 21.采购退货管理流程说明表 137 22.仪器设备质量检验项目及要求明细表 138 23.设备采购验收报告单 139 24.元器件材料工具检验报告单 140 25.原材料检验的项目及方法表 141 26.供应商延误交货的处理步骤示意图 141 27.供应商延迟交货的解决方案 142 第六章 采购结算管理 143 1.采购结算主管的岗位职责 144 2.采购结算专员的岗位职责 144 3.预付款申请表 145 4.付款申请表 146 5.现金采购申请表 147 6.委托付款申请表 148 7.货款结算表 149 8.付款（内部）结算单 150 9.支出证明表 151 10.结算清款表 152 11.付款汇总表 153 12.采购结算管理流程图 154 13.采购结算管理流程说明表 155 14.付款申请审批流程图 156 15.付款申请审批流程说明表 157 16.现金采购管理流程图 158 17.现金采购管理流程说明表 159 18.采购预付款管理流程图 160 19.采购预付款管理流程说明表 161 第七章 采购成本控制 162 1.采购成本控制主管的岗位职责 163 2.采购成本分析专员的岗位职责 164 3.采购成本预算表（季度） 165 4.采购成本预算表（年度） 166 5.采购成本分析表 167 6.采购费用分配表 168 7.采购成本计算表 169 8.采购成本汇总表 170 9.成本差异汇总表 171 10.采购成本比较表 172 11.采购成本核算流程图 173 12.采购成本核算流程说明表 174 13.采购成本分析流程图 175 14.采购成本分析流程说明表 176 15.采购成本控制流程图 177 16.采购成本控制流程说明表 178 第八章 采购绩效管理 179 1.采购绩效主管的岗位职责 180 2.采购绩效专员的岗位职责 181 3.采购工作业绩考核指标表 182 4.采购稽核重点与依据表 183 5.采购目标管理卡 184 6.采购人员绩效考核表（一） 185 7.采购人员绩效考核表（二） 186 8.采购绩效改进表（一） 187 9.采购绩效改进表（二） 188 10.采购绩效奖惩表 189 11.采购管理绩效评估流程图 190 12.采购管理绩效评估流程说明表 191 13.采购人员绩效评估流程 192 14.绩效管理流程说明表 193 15.采购部门关键绩效指标表 194 16.采购人员绩效评估表 195 17.绩效考核申诉表 196 18.考核结果运用表 197 19.绩效改进计划表 198 第一章 采购部组织结构与责权 1.按专业分工划分的采购部组织结构图 采购经理 采购助理 来源 开发 专员 询价 专员 比价 议标 专员 决标 签约 专员 履约 专员 2.按职能设计的采购部组织结构图 采购经理 供应商主管 采购合同主管 采购质量主管 采购结算主管 采购成本控制主管 采购绩效主管 计划专员 预算专员 供应商关系 维护 专员 合同管理专员 采购检验专员 采购结算专员 采购成本分析专员 采购绩效专员 采购主管 采购计划主管 3.按物品类别设计的采购部组织结构图 一般物料组 采购主管 采购员 采购经理 采购助理 采购员 采购员 采购员 零部件组 采购主管 采购员 采购员 机器设备组 采购主管 主要原料组 采购主管 采购员 采购员 4.按采购地区设计的采购部组织结构图 国内采购主管 国外采购主管 采购员 （A产品） 采购经理 采购助理 内勤 采购员 （B产品） 采购员 内勤 5.大型企业的采购部组织结构图 采购经理 采购高级专员 A区采购处处长 B区采购处处长 采购一科科长 采购二科科长 采购员 采购员 采购员 主办（内购） 主办（外购） 采购员 总经理 采购员 采购二科科长 采购一科科长 采购三科科长 采购员 秘书 秘书 6.超市采购部组织结构图 采购副总 商品行政部经理 核算员 采购经理助理 数据分析员 录入专员 采购合同管理专员 家居百货采购经理 食品采购 经理 生鲜采购 经理 A类产品采购主管 B类产品采购主管 C类产品采购主管 买手 里手 排面员 7. 生产制造企业采购部的职责 职责1 根据生产计划和安全库存，编制不同时期的物料采购计划，经批准后组织采购 职责4 供应商资料的收集、整理、选择、保管及合格供应商的评估 职责5 执行采购活动，包括询价、比价、议价、订购及交货的催促与协调 职责6 做好市场供求信息及价格调查，保质、优质采购，确保生产及经营活动的需要 职责7 做好物料消耗分析，在保证生产及经营需要的前提下降低资金占用，减少库存 职责8 收集市场的价格信息，利用各种途径降低成本，完成采购成本控制指标 职责9 采购结算工作 职责10 国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理 职责2 编制采购预算，经批准后实施 职责3 审查各类请购申请，核查采购的必要性以及请购规格与数量是否恰当 职责11 其他相关职责 8.商场、超市采购部职责 职责1 确定商品定位取向，开发引进适销商品 职责3 负责确定、调整商品在店内的陈列位置，增强商品的展示程度 职责4 根据市场需要，组织、审核落实商品促销活动，跟踪促销效果，提高市场竞争力 职责5 跟踪分店销售情况及配送中心的配送信息，及时补充货源 职责6 及时处理滞销、损坏的商品 职责7 管理采购部驻店人员，加强与各分店的沟通与协调，及时传递和反馈信息 职责8 根据季节和促销需要对商品进行组合、加工、拆分，提高商品适销性 职责9 负责商品资料的维护，保证商品资料信息的准确性 职责2 通过市场调研，把握市场动态，及时调整商品结构 职责10 负责采购部与分店、配送中心以及供应商之间的信息沟通 职责12 负责商品采购合同档案的管理工作 职责11 跟踪分析商品销售数据，为业务决策提供依据 9.采购部的权力 权力1 有采购方式设定、额度内资金支配的权力 权力3 在计划范围内，代表公司对外签署采购合同的权力 权力4 对于不合格的供应商，有索赔、解除供应关系的权力 权力5 对请购方式、手续权限、进度控制有监督权 权力6 在不影响公司正常经营的情况下，有对外进行物资调配的权力 权力2 代表公司选择、评估、确定合格供应商的权力 权力5 有处理公司废旧物资、损坏物资的权力 权力6 对本部门员工的调动、奖惩、晋级、工作任务的重新分配有建议权 10.采购经理的岗位职责 职责1 拟订和执行采购战略，拟订采购部门的工作方针与目标 职责3 编制年度采购预算，报批后监督实施 职责4 全面负责规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购工作 职责5 组织对采购物品国内外市场行情进行跟踪，并预测价格变化趋势 职责6 寻找物料供应来源，调查和掌握供应渠道 职责7 负责采购物流、资金流、信息流的相关管理工作 职责8 参与协调采购、提货、供应工作 职责9 参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度 职责10 采购合同的制定、审核、签署与监督执行 、、 职责11 废料、质量事故的预防与处理 职责2 制订采购计划，保证满足经营活动需要，降低库存成本 职责12 控制采购成本和费用，审核采购订单和物资调拨单 职责13 向企业管理层提供采购报告 职责14 负责采购人员的绩效、培训等管理工作 职责15 负责本部门的日常管理工作，以及与其他部门的协调工作 职责16 完成上级交办的其他工作 11.采购主管的岗位职责 职责1 全面协助采购部经理开展采购及部门管理等工作 职责3 编制单项材料的采购计划，并监督实施 职责4 在部门经理的指导下，参与编制采购预算，并控制采购费用 职责5 参与供应商信息的分析，参与供应商的选择与评估 职责6 签订和送审小额采购合同 职责7 协助采购稽核员规范采购政策和行为，确保公司利益 职责8 制作物资入库相关单据，积极配合仓储部保质、保量地完成采购货物的入库 职责9 编制单项采购活动的分析总结报告 职责10 完成采购经理交办的其他工作 职责2 分派采购部所有人员的日常工作 12.采购稽核员的岗位职责 职责1 对采购管理制度、采购人员行为规范及采购流程等内控程度进行稽核 职责3 对供应商选择与评审、采购价格谈判进行稽核 职责4 检查招标、比价、议价等各种方式的决定是否根据相关规定办理 职责5 检查合同内容、罚则是否全面，合同内容是否合法，并检查合同的执行情况 职责6 对采购物资的质量与数量进行稽核 职责2 对采购需求合理性、产品与服务价格进行稽核 第二章 采购计划与预算管理 1.采购计划主管的岗位职责 职责1 根据采购经理的工作安排，做好采购计划及预算管理工作 职责3 组织编制采购预算，交财务部审核后监督其执行情况 职责4 实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪 职责5 深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道 职责6 监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构和合理的数量 职责2 汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，组织编制月、季和年度采购计划 完成上级交付的其他任务 职责7 2.采购计划专员岗位职责 职责1 分析原材料、零部件历史消耗数据，依据主生产计划编制物料需求计划 职责3 对非计划备货物料，根据订单要求按单编制临时采购计划，以满足供货要求 职责4 跟踪订单情况，监督采购物料及时到货，保障库存，并满足销售订单及生产需求 职责5 完成上级交付的其他任务 职责2 依据物料需求计划和物料的库存情况，编制年度采购计划 职责3 汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，编制月、季采购计划 3．采购预算专员的岗位职责 职责1 在采购计划主管及财务部预算员的指导下，确立采购预算原则 职责3 协助采购计划主管监督采购预算的执行情况 职责4 根据采购需求的变化情况，提出采购预算修正案并上报 职责5 对采购预算执行情况进行分析，并编制预算执行报告 职责6 完成上级交付的其他任务 职责2 对公司各部门的采购预算进行综合和平衡，汇总报公司决策层通过后下达实施 4.采购申请提出及审批权限规定表 物品类别 采购申请提出人 申购依据 审核人 审批人 工程项目所需公司采购的材料、设备等 项目负责人 合同及设计任务书所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单 部门负责人或授权人 工程副总经理 日常经营所需的材料、设备等 各部门 经营需求、加工要求 部门负责人或授权人 经营副总经理 工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等 使用部门 月初提出采购申请 部门负责人或授权人 相关主管领导 经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类） 使用部门 在年初编制固定资产采购申请 总经理 普通办公用品、劳保用品等 综合办公室 根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请 部门负责人或授权人 总经理 常备用料 采购计划专员（由库房管理员配合） 日常领料情况、库存情况 各部门经理 研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、设备等 技术中心 根据需求时间提出月度或日采购申请 部门负责人或授权人 技术副总经理 5.直接材料采购预算表 编号： 填写日期： 年 月 日 季度 一 二 三 四 合计 预计生产量（单位： ） 材料单耗 A材料 B材料 预计生产需用量 A材料 B材料 加：期末库存量 A材料 B材料 预计需要量合计 A材料 B材料 减：期初库存量 A材料 B材料 预计采购量 A材料 B材料 材料单价（单位：元） A材料 B材料 预计采购金额（单位：元） A材料 B材料 6.年度原材料采购预算表 编号： 填写日期： 年 月 日 采购项目 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 累计 原材料A 原材料B 原材料C …… 7.采购现金预算表 序号 物料类别 1月 2月 3月 …… 新购 预付 到期 新购 预付 到期 新购 预付 到期 …… 1 2 3 4 审批： 审核： 填表： 8.材料定期采购计划表 填写日期： 年 月 日 页次： 材料名称 规格 每月估计用量 订购交货日期 每日用量 每日最高用量 基本存量 最高存量 基本存量比率 每次订购数量 9.订单采购计划表 填写日期： 年 月 日 编号： 材料名称 品名 规格 适用产品 上旬 中旬 下旬 库存量 订购量 生产单号 用量 生产单号 用量 生产单号 用量 10.月度材料采购计划表 填写日期： 年 月 日 编号： 材料名称 规格 部门 全年采购总量 单价 金额 每月采购计划 1月 2月 3月 …… 数量 金额 数量 金额 数量 金额 …… …… 批准/日期： / 年 月 日 审核/日期： / 年 月 日 编制人： 11.所有物品年度采购计划表 编号： 制表人： 物品种类 序号 品名 规格 单位 单价 年度 用量 现有 库存量 年计划 采购量 年用 金额 计划采购日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 制表日期： 年 月 日 本表有效期： 年 月 日至 年 月 日 12.物品申购表 编号： 申请部门 申请时间 物资品名 型号 技术标准 数量 预计价格 要求到位时间 物 资 用 途 描 述 申 请 原 因 申请人： 填写日期： 年 月 日 13.材料请购单 请购单编号： 请购日期： 年 月 日 请购项目 品名 规格 物料编号 部门 数量 用途 说明 需要日期 预算编号 总经理 厂长 主管副总经理 经办人 材料类别 □原料 □物料 □设备 □维护、零件 □其他 交货情况 □一次交货 □分批 询价记录 供应商 名称 单价 总价 交货期及品质 供应商 选择 参 考 资 料 库存量 可用天数 1 请购量 可用天数 2 前次购买 单价 供应商 3 总经理 采购经理 4 主管 副总经理 采购专员 14.设备采购申请表 序号 名称 型号 规格 零件 编号 数量 单位 参考 单价 要求到 货时间 购买 单价 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 申请 部门 经办人 备注 负责人 审批 意见 设备部经理 采购经理 主管副总经理 总经理 完成 情况 订货期 月 日 订货人 预计 到货期 月 日（如在 月 日前收不到货，请与订货人联系） 收货期 月 日 收货人 数量型号 是否相符 有无合格证 有无说明书 收货情况简述 供应商 资料 名 称 联系人 地 址 邮 编 电 话 传 真 开户行 账 号 15采购变更申请表 请购部门 原请购单编号 品名 规格 采购日期 变动内容 变动原因 联系电话 经办人 采购部 意见 采购专员 采购主管 采购经理 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 （盖章） 年 月 日 财务部 核准意见 经办人 负责人 日期： 年 月 日 （盖章） 年 月 日 主管副总 （盖章） 年 月 日 总经理 （盖章） 年 月 日 备注 1．随附资料：原采购请购书复印件、已采购合同复印件 2．本表一式四份：请购部门、采购部、财务部、企业管理部各一份 16.采购变更审批表 编号： 申请日期： 年 月 日 申请部门 变更内容概述 原采购请购单编号 原采购审批表编号 变更金额 变更采购方式 部门经理意见 采购经办人 采购经理意见 财务经理意见 主管副总意见 总经理意见 批复文号 是否通过审批 □是 □否 附件 制表人： 电话： 17.采购审核表 日期： 年 月 日 申购部门 申购单编号 总经理 品 名 数 量 询 价记录 序号 供应商 价格 品牌 1 副总经理 2 3 4 采购经理 签署意见 承办人 18.材料采购记录表 日期： 年 月 日 求购 日期 求购 单号 材料 编号 品名 规格 供应商 单价 数量 订购 日期 验收 日期 质量 记录 19.采购月报表 月份： 年 月 日 期 预定 实际 请购部门 品名 数量 单价 订购日期 传票编号 数量 单价 金额 交期 检验结果 付款 摘要 合计 20.单件产品采购统计表 产品品名： 填写日期： 年 月 日 序号 名称 规格型号 供应商 联系人 单价 单件产品用量 金额