03-【案例】-采购控制程序.doc

采购控制程序 版本号： 文件编号： 生效日期： 编制人： 编制日期： 审核人： 审核日期： 批准人： 批准日期： 文 件 修 订 目 录 表 文件名称： 采购控制程序 文件编号： 次序 原版本 新版本 修改内容或条款 修订人 修改日期 部门发放管理栏 □总经办 □财务部 □工程部 □外贸部 □采购部 □品质部 □市场部 □人事行政部 采购控制程序 1.目的 对采购物料进行控制，保证采购的物料满足公司的要求。 2.范围 本程序适用于所有对本公司最终产品品质有直接影响的采购的产品或服务。 3.责任 3.1 采购部全面负责本程序的推行与维持。 3.2 工程部门负责提供物料申请及采购活动所需的技术参数、性能资料、图纸、标准等文件，并对应急物料进行评估；对新物料进行最终技术、承认书或者规格书的确认，并负责新物料的料号申请和管控。 3.3 采购员根据计划部门需求和预测、合理的安排物料的采购周期和安全库存数需求。 3.4 品质部提供样品测试结果和报告供开发部门或者工程部门做判断。 3.5 品质部参与供应商的评估活动,负责对原材料按要求、标准进行检验，并作相关的检测记录，提供与物料有关的各种报表、数据。 3.6 仓库负责对供方送达的物料进行接收，负责对物料、顾客财产实施防护。 4.规定 4.1 供应商选择评定与评估 4.1.1 由采购部门发出《供应商调查表》给新供应商, 了解其公司背景及有关事项,要求对方回复。可能 从其他公司了解被调查供应商以往的品质记录。 4.1.2 对供应商提供的样品，按《样品确认书》进行作业。 4.1.3 必要时可试用小批量试产，如果试用异常按品质异常流程进行作业。对异常进行评审，小异常 重新新安排送样，大异常安排更换供应商或者停用。 4.1.4 对重要物料供应商，可派人到供应商处，对其品质系统做现场评估，并填写《供应商现场评估表》。 4.1.5 上述评估结果均合格后，采购部按《采购管理流程及规定》作业。 4.1.6 客户指定供应商时，采购部经理可直接将其列入《合格供应商名单》。 4.1.7 由采购部门负责人每年至少一次对原合格供应商重新进行评估，按《供应商评估流程及规定》作业，确定是否继续将其列入《合格供应商名单》。 4.1.8 当某供应商出现连续的不合格产品或产生退货时，除执行《不合格品控制程序》外，采购部门负责人还需通知供应商有关问题，或必要时从《合格供应商名单》中删除此供应商。如果此供应商是由客户指定的，则还需将情况报告给客户；如是唯一供应商，则采购部门负责人需与相关部门共同协商处理有关来料。 4.1.9 对从临时供应商处采购回来的物料，采购部门按《特采管理流程及规定》作业。 4.2. 从合格供应商处采购物料。 4.2.1 采购依据 4.2.2 所有物料的采购，采购部依据市场需求生成的物料需求计划进行采购。 4.2.3 新产品投产所需物料，按需求计划或者《零星采购申请表》和相关部门提供的技术要求，进行采购。产品定型后，采购部门需按4.3执行。 4.2.4 为保证对认证产品的一致性，对已确认的供应商，材料规格、编码必须严格控制。如需要更改必须按照4.1供应商选择评定与评估执行。 4.3 采购程序 4.3.1 所有采购合同订单需注明采购物料的名称、规格、技术要求、采购数量及交货期等要求，从《合格供应商名单》中选择合适的供应商，经由采购部负责人审批。技术要求按照双方已认可的规格书或承认书。 4.3.2 如《合格供应商名单》中没有适合此项物料的供应商，则需按《供应商选择评定流程及规定》选择新的供应商。 4.3.3 按《采购合同评审流程及规定》要求，发出审核的采购订单后，采购部门还需根据物料的交付情况跟催订单，以便供应商能及时交货。 4.3.4 除零星采购外，所有采购均使用正式的采购合同或双方认可的订单形式。 4.3.5 采购资料若发生变更，需由采购部门通知供应商。有图纸要求的,采购人员需同时向供应商发出新的图纸资料，并通知供应商将旧图纸资料作废并要求供应商回签确认。 4.4 采购物料的处理 4.4.IQC对采购物料按《IQC检验规范》检验合格后，由仓管员负责入库。 4.4.2 对来料检验不合格按《不合格品控制程序》处理。 4.5 物料变更 4.5.1 如因采购原因需变更物料，需填写《物料变更申请表》，并按表格要求逐一确认合格后方可变更;如同种物料变更采购渠道、或不能确定可靠来源（如赛格电子市场）采购的物料，采购部门按《特采管理流程及规定》作业。 4.5.2 认证产品关键器件的变更，除执行4.6.1规定外还应严格遵守以下规定。 4.5.3 对样品进行测试，样品测试可通过供方提供的型式测试报告或供方相关工艺检测报告，或将样品装在整机上进行测试，样品质量必须满足认证产品的质量要求。 4.5.4 如果测试结果通过，相关部门应向产品认证中心提出书面申请，申请获得批准后方可进行变更，同时由市场部门通知有一致性要求的用户予以确认。 4.6 应急预案 4.6.1 关键部件和采购周期长的物料由计划部门确定安全库存，由采购部门保证有备用供应商（独家除外）。 4.6.2物料 需求根据市场情况制定生产计划且提前一周确认物料状况，如有问题协商后及时向备用供应商订购。 4.6.3 如因材料延迟交货，会影响产品的交货期，需及时通知计划部门，并协商解决。 4.6.4 在短期内原材料无法满足生产需要时，应及时与工程部门确认，是否可用替代的原材料以满足生产的需要。 5.参考文件 5.1 《IQC检验规范》 5.2 《不合格品控制程序》 5.2 《供应商选择评定流程及规定》 5.3 《物料单价、合同金额审批权限规定》 5.4 《供应商交货及退货流程及规定》 5.5 《采购合同评审流程及规定》 5.6 《样品确认单》 5.7 《供应商评估流程及规定》 5.8 《特采管理流程及规定》 6.品质记录 6.1 《合格供应商名单》 6.2 《供应商调查表》 6.3 《年度供应商评估表》 6.4 《采购合同》 无 6.5 《供应商评估表》 6.3 《物料变更申请表》 6.4 《零星采购申请表》 7.流程（见下页） 7.1 供应商选择评定与评估 YES 样品确认 小批量试用 批量供货 新选择供应商 列入合格供应商 N0 每年综合评估 YES 保留合格供应商 结束 N0 供应商调查表 从合格供应商名单内删除 7．2 采购程序 N0 YES 采购计划 N0 YES N0 YES 合格品入库 YES 计划部门根据市场销售计划提供采购细目计划 N0 采购经理审核 确认采购合同 合同评审 开发/评估新供应商 下发订单 IQC检验 来料检验控制程序 文件编号： 版本号： 编制人： 审核人： 生效日期： 修订日期： 批准人： 第7页共 7 页