02-行政接待流程及标准.doc

行政接待流程及标准 一、目的 为树立公司品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则制定本标准。 二、范围 本标准适用于公司各类接待工作。 三、职责 办公室为公司行政接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障，并做好后续重要信息的传递及存档工作；公司各部门在接到重要客户来访预约后，应在填写《接待联系单》及《用车申请单》及时把信息传递到办公室，并协助其拟定接待计划，需公司领导出面或由办公室协调的重要接待，应提前2天告知。 四、计划与准备 1、办公室在接到公司领导通知或相关部门接待联系单时，应充分与申请部门沟通，详细了解客户的基本情况：客户职务、来访具体时间、人数、访问期限、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。 2、办公室根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、办公室根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。 4、办公室根据情况计划安排客户用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目。 5、因会议需要办公室需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。 6、办公室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作办公室接待人员协调安排，统一调度。 7、如有需要办公室应根据情况提前为客户购买车票及机票。 五、接待标准 一级接待标准： 陪同人员：董事长、总裁及相关人员 1、迎接：总经理、副总经理在机场、车站、公司门口迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍客户一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。） 2、参观：总经理、副总经理陪同，由指定人员沿途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。 3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 4、用餐标准：办公室根据公司标准预定酒店： 5、下榻宾馆标准：办公室根据公司标准预定酒店： 6、办公室根据情况、客户意愿和兴趣提前计划参观游览路线。 7、办公室根据情况购买礼节性礼品。 二级标准： 陪同人员：总经理、办公室主任、业务部门经理及相关人员 1、迎接：由办公室人员到公司驻地门口迎接，引导客户。 2、参观：副总经理、办公室主任、相关部门经理陪同，由指定人员沿途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。 3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 4、用餐标准：办公室根据公司标准预定酒店： 5、下榻宾馆标准：办公室根据公司标准预定酒店： 6、办公室根据公司标准购买礼节性礼品。 三级标准： 陪同人员：相关对口的部门经理及相关人员 1、参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员沿途介绍城市基本情况以及到达公司后详细介绍公司信息。 2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。 3、用餐标准：办公室根据公司标准预定酒店： 六、接待礼仪： 1、仪表：面容清洁，衣着得体。 2、举止：稳重端庄，从容大方。 3、言语：语气温和、礼貌文雅。 4、态度：诚恳热情，不卑不亢。 5、迎接客户时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。 7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。 8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。 9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。 10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。 七、保密事项 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。 八、重要信息反馈 接待人员应及时记录重要来访客户信息，并将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息传递有关部门负责人并由办公室存档。 九、行政接待中的座次安排（图） （一）关于会议主席台座次的安排 1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。 2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。 3、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的客户，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同级单位的客户，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。 4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。 主席台人数为奇数时　 主席台人数为偶数时 （二）关于宴席座次的安排 　　宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。 中餐桌 西餐桌 （三）仪式的座次安排 签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。 （四）关于乘车的座次安排 小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。 乘车座次安排 （五）合影座次安排与主席台安排相同。 附：会议座位安排 长条桌 注：A为上级领导，B为主方席 洽谈室 与外宾会谈 注：A为主方，B为客方 与上级领导座谈 注：A为上级领导，B为主方领导 十、相关文件 附1行政接待流程图 附2接待联系单 附3用车申请单 十一、附则 本流程及标准由办公室制订、修改及解释。 本流程及标准报总经理批准后执行，自发布日生效。 附1行政接待流程图 接到行政接待预约 填写《接待联系单》及《用车申请单》 安排接待人员 拟定接待计划及标准 参观或会议座谈 机场（车站）接车 住宿、用餐安排 重要来访客户信息的存档 重要交流信息的传递及存档 机场（车站）送车 行政接待流程结束 附2接待联系单 来访单位 来访事由 人数 日程安排 其他要求 接待工作 接待部门 接待负责人 电话 用车要求 (详细要求请填写《用车申请单》) 会议室 会议室投影仪电脑 其他： 欢迎牌发布 (视频系统) 不需要发布需要发布 内容： 订房 不需要预定需要预定 经济型酒店三星级酒店四星级及以上酒店 指定酒店： 用餐 不需要预定需要预定 用餐时间：早餐中餐晚餐 便餐经济型饭店豪华饭店指定用餐地点： 订票 不需要需要订票明细： 协助部门 不需要需要 部门：人员： 协助事项： -13- 武汉天喻信息产业股份有限公司行政接待流程及标准 附3用车申请单 用车部门 申请人 联系电话 用车事由 用车时间 从到 行程里程 起码：公里止码：公里合计：公里 路桥费 停车费 其它 费用合计 部门主管审批 综合办意见 司机 车辆 用车人确认