XX_3_HR_外来人员来访管理规定.doc

文档编号 XX_3_HR_外来人员访问管理规定 版 本 号 V1.0 密 级 内部公开 外来人员来访管理规定 XXX信息技术有限公司 第 6 页 共 6 页 文档信息 发布版本：V1.0 最后发布时间：XXX 编写人：XX 审核人：XX 版本控制 编号 修订人 修订时间 版本号 修订内容说明 1 2 3 目录 1 目的 4 2 适用范围 4 3 责任人 4 4 职责及权限 4 5 内容和要求 5 6 违规处罚 5 1 目的 加强公司安全管理，规范来访人员管理，保护公司及员工财产安全，维护良好工作秩序，提高企业专业形象，特制定本规定。 2 适用范围 适用于非本公司正式员工的所有来访及来司短期工作（外包）人员。 3 责任人 行政部、全体员工。 4 职责及权限 4.1行政部负责来访人员的初步接待、登记管理、门禁卡的发放及回收工作。 4.2各部门负责本部门来访人员的通知申报、后期接待、行为监督及安全保证工作。 4.3行政部负责全司来访人员在公司活动的检查工作。 4.4前台的职责及权限： 前台言行举止要礼貌大方，不得做出有损公司形象的行为。不管是哪类来访客人，都应微笑点头示意。当客人有疑问时，应耐心回答客人的问题。 4.5受访者的职责及权限： 4.5.1公司员工在上班时间接待与工作无关的外来人员时，须先向部门主管领导申请，征求领导的同意方可。 4.5.2如接待高层来访客人并需要带其参观公司的情况，需提前半天向行政部进行沟通，以做好相关接待工作。 4.5.3公司员工在接待来访人员时，必须要求来访人员遵守公司的规章制度。当来访人员在未知的情况下违反公司的相关规定时，公司员工应及时礼貌制止并纠正说明。 4.5.4来访人员在公司期间违反公司规章制度的，责任由受访者承担。 4.5.5公司员工在接待来访人员时，应严格遵守保密规定，不得泄露公司相关信息。 5 内容和要求 5.1外来人员分类： 5.1.1公司高层来访客人 5.1.2公司来访客户 5.1.3一般性来访人员，包括应聘者、员工家人、朋友等 5.1.4特殊来访人员，包括来司短期工作(外包)人员、蓄意滋事者等。 5.2外来人员来访流程： 5.2.1有客人来访时，前台人员应先询问来访客人，确定来访人员属于哪一类别。 5.2.2公司高层来访客人：应马上电话告知相关人员有客人来访。 5.2.3公司来访客户或是一般性来访人员： 应询问找哪个部门，并电话告知受访部门相关责任人，征得同意后方可让其进入公司。应聘者可根据人力行政部通知的面试通知直接接待来访者进入会议室，并通知面试官。 5.2.4特殊来访人员：应严格按照以下流程做好来访接待工作。 l 短期工作（外包）人员：部门责任人邮件形式申报行政部—行政专员登记备案 —前台准备来宾门禁卡—行政专员发放门禁卡给部门责任人，并告知门禁卡 使用规则—部门责任人接待来访人员，并将公司日常行为管理规定告知来访 者—来访者来访周期结束后部门责任人收回门禁卡给行政专员—前台将卡注销 l 蓄意滋事者：前台应做好解释工作，劝说其离开。若劝说无效，仍强行入内滋事者，应先请来访者到会议室，然后立即通知相关责任部门负责人协调处理：如是人力资源方面问题，通知人事经理或人力资源总监；如是业务问题，则通知涉及部门主管或风险合规安全部协调处理；同时向行政部经理报告情况。 6 违规处罚 6.1前台出现如下违规行为，公司可视情节轻重，按公司相关奖惩规定给予处罚： 6.1.1举止粗鲁、言语无礼，或者有其他损坏公司形象行； 6.1.2在未征得受访者同意便允许来访人员随意进入公司； 6.1.3对于特殊来访人员未加劝阻给公司造成一定损失的。 6.2受访者出现如下违规行为，将按公司相应日常行为管理规范予以处罚： 6.2.1受访者未征得部门主管同意便私自接待非工作关系来访人员的； 6.2.2来访人员进行打闹、大声喧哗等影响公司员工工作； 6.2.3出现其他违反公司规章制度的活动，受访者未加以制止。 6.3 部门责任人出现如下违规行为，将按公司相关奖惩规定给予处罚： 6.3.1 未按流程规定提前申报通知行政部有特殊来访人员； 6.3.2 未将公司日常行为管理规范及时通知到来访人员并及时礼貌制止； 6.3.3 来访人员离开时，未将公司门禁卡及时负责收回导致门卡遗失的。