14-合同审核管理制度.doc

本制度详见《内蒙古烟草专卖局（公司）投资管理处关于重新修订多元化企业<管理规章>的通知》() 合同审核管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强多元化企业的合同管理，规范审核流程，保障企业合法权益，降低企业经营风险，促进企业依法经营、依法管理，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规，结合多元化企业实际，制定本规定。 第二条 本规定所适用的合同范围，包括全区具有独立法人资格的多元化商业企业及其合法授权的企业部门与自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利、义务关系的协议。即买卖合同、借款合同、租赁合同、建设工程合同、内部合同、技术合同、仓储合同、委托合同、承包合同、联营合同、采购合同、服务合同、物业合同等。 第三条 合同作为明确合同双方权利义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签订经济合同。 第四条 劳动人事合同管理另行规定，不适用本规定。 第五条 本制度所指合同均采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件、附件等均视为合同的组成部分。 第二章 合同审核机构与职责 第六条 合同审核实行投资管理处领导、法制部门与各多元化企业领导审核会签的责任制原则。 第七条 法制部门负责对合同的下列内容进行审核： （一）合同的形式。合同应采用法律、行政法规规定的形式或当事人约定的形式。国家规定采用标准合同文本的，应采用标准合同文本。 （二）合同的实质性条款。主要有：合同标的是否合法；合同内容是否合法；双方当事人的权利、义务及违约责任是否明确；文字表达是否准确、严谨、妥当。合同实质性条款包括以下内容： 1.当事人的名称（姓名）和住所； 2.标的； 3.数量； 4.质量； 5.价款或者酬金； 6.付款方式； 7.履行期限、地点和方式； 8.违约责任； 9.解决争议的方法； 10.依据法律规定或按合同性质必须具备的条款。 （三）合同的效力。签订合同应主体合格，意思表示真实，标的合法，不损害社会公共利益，不违反法律、行政法规的强制性规定。合同依法成立时即生效，对双方具有约束力。 （四）与合同业务有关的其他法律问题。 （五）需要审核的其他内容。 第八条 各多元化企业负责对合同的下列内容进行审核： （一）履行合同所需资金、资产是否符合国家财经法律法规及单位有关规章制度； （二）履行合同资金安排的可行性、合理性； （三）合同中有关价款、酬金条款及结算条款的合法性、适当性（是否采取分期付款方式、对方合同履行是否留有质保金）及对我方的影响； （四）价款、酬金和结算的正确性、合理性； （五）需要审核的其他内容。 第九条 标的额在10万元以上的合同，必须由各多元化企业法律顾问进行审核并出具法律意见书。 第三章 合同的审核程序 第十条 凡进行商品交易或经济协作活动，除即时结清的外，都必须签订书面合同。国家或地方相关部门发布合同示范文本的，依照规定使用。 第十一条 合同审核部门审核工作完成后应在“合同会签单”（附件1）相应的栏目中签署审核意见。 合同审核的基本程序： （1）企业拟定合同所在部门准备送审材料（需要出具法律意见书的合同，法律意见书随材料一并送审）→（2）企业分管领导审核→（3）法制部门进行审核→（4）投资管理处分管领导进行审核→（5）企业法定代表人（或授权委托人）审批→（6）修改合同形成合同正式文本。 （一）合同承办部门需送审的材料： 1.合同项目立项审批意见（领导批示或相关会议的会议纪要等）； 2.拟签订合同文本，不能是空白格式合同或缺少具体要素的合同； 3.合同背景资料。按规定需经招投标程序或其它法定程序进行的合同项目，还应提供招投标和其它有关文件资料。项目经过招标的，附相关招投标文件； 4.合同审核部门在审核过程中需要向承办部门进一步了解具体情况的相关资料； 5.合同会签单，必须有分管领导的审核意见； 6.续签的合同，在材料送审时，应当附原生效的合同文本。 （二）法制部门应在收到送审合同之日起2个工作日内出具审核意见；重大合同（标的额在50万元以上的）在3个工作日内出具审核意见。 （三）报领导审批并形成正式合同。合同承办部门按照审核部门的审核意见，修改合同文本，并与合同签约对方协商，形成合同正式文本，分别报分管领导和法定代表人（或授权委托人）审批。分管领导和法定代表人（或授权委托人）应在“合同会签单”（附件1）相应的栏目中签署审批意见。 第十二条 承办部门在签订合同的准备工作中，应对合同签约对方的主体资格、资信情况和对方拟订的合同内容审查： 1.合同主体审查。主要有：签约对方单位或个人是否具有签约主体资格，经营范围，履约能力，资信情况及委托代理权限。 审查执照、许可、证明或授权等书面材料时，应当核对原件。其文本为复印件时，提交方须加盖企业公章，承办部门须加注“与原件核对无误”的字样，并由核对人签字。合同对方为委托代理人身份的，应当留存委托代理书原件。 2.合同手续的审查。主要有：委托代理手续，法律、法规规定须经有关部门批准、登记的手续等。 3.对方拟订合同内容的初步审查。主要有：合同约定的主要内容、条款是否完整、可操作性；权利、义务及违约责任是否明确；文字表达是否准确、严谨、妥当；是否符合我方意愿等。 第十三条 法制部门经过审核，应按以下情况分别做出处理： （一）没有合同立项审批文本的，退回合同承办部门； （二）材料不齐全的，通知合同承办部门补齐； （三）符合审核条件的，出具书面审核意见； （四）已经生效或正在履行的合同，不予审核，但按有关规定需要对已生效或正在履行的合同进行重新修改、补充的除外。 （五）各审核部门在审核合同时，发现重大错误、遗漏、不妥，需要修改时，应连同全部文件退还合同承办部门或承办人。 （六）合同承办部门或承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。审核部门应及时提出审核意见，不得拖延。 第十四条 合同审核应按送审的先后顺序进行，审核部门要在第十一条规定的期限内审核完毕。 因送审部门未及时提供相关材料，导致审核部门未能在规定期限内完成审核的，审核部门不承担迟延审核责任。 第十五条 对相关部门提出的口头或电话咨询，审核部门可以给予口头解答，但不得作为审核部门的正式审核意见。 第四章 合同的签订 第十六条 合同承办部门将签约对方已签章的合同正式文本和审核部门及其领导已签署意见的“合同会签单”报法定代表人或其授权委托人在合同文本上签字，由办公室加盖单位印章。办公室盖章（用印）人员要在“合同会签单”中签字并注明盖章合同的份数。盖章（用印）人员用章（印）后，应立即进行登记，做好印章使用台帐记录工作。 第十七条 各多元化企业的职能部门和内部机构，非经单位法定代表人的合法授权，不得以单位或自身的名义对外签订、变更和解除合同。 第十八条 各多元化企业对外签订合同应使用本单位公章（或合同专用章），不得加盖内部机构章等其他印鉴。 第十九条 合同约定签字生效的，合同应由公司法定代表人或公司法定代表人书面授权的委托的代理委托人签订。 （一）代理签订合同，应持有法定代表人签发并加盖本单位公章的《授权委托书》（附件2），在授权的范围内签订合同。 （二）《授权委托书》采取一事（合同）一授权的原则，合同一经履行，委托事项即行终止。 （三）委托书应具备下列内容： 1.委托人与受委托人的名称、姓名、职务； 2.委托事项； 3.委托权限范围、转委托条件； 4.委托日期及期限； 5.其他法律规定或委托双方约定的事项。 第二十条 办理委托授权手续，应持有审核部门及领导已签署意见的“合同会签单”及其合同文本。 第二十一条 合同签订过程中，法律、行政法规或国家政策规定应当办理批准、登记、公证等手续或企业认为需要公证、鉴证的合同，应当依法办理批准、登记、公证、鉴证等手续。 第二十二条 合同交付。双方签字盖章的合同正式文本由承办部门负责交付对方。一般情况下，我方应持有双方签字盖章的合同正式文本不少于2份。 第二十三条 对方是委托人签字的必须持有其法定代表人的授权委托书。 第五章 合同的变更与解除 第二十四条 合同在履行过程中需要变更、解除的，应依据法律规定或合同约定，在合理期限内与签约对方进行协商，书面函告，限期答复。 第二十五条 合同承办部门在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、传真、电报后，必须及时请示领导立即处理，并在有效期限内正式答复对方。超过期限答复，造成严重后果的，承办人应承担相应的责任。涉及经济纠纷的复电、复文，须经合同审核部门审阅后，方能发出。 第二十六条 变更、解除合同的审批程序，与原合同订立的审批程序相同。“变更、解除合同审批单”见附件3。 经上级主管机关批准的合同，如合同中未约定变更、解除条件的，所达成的变更、解除协议，报上级主管机关批准生效。 经公证、鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原公证、鉴证机关备案。 联营、承包、租赁、涉外等合同的变更或解除，法律、法规规定有特别程序的，应按特别程序办理。 第二十七条 变更、解除合同必须采取书面形式（包括当事人双方的信函、电报、电传等）。 第二十八条 合同的变更、解除，应符合《中华人民共和国合同法》的规定，同时应注意以下事项： （一）合同的主体变更，应征得对方的同意； （二）合同的内容变更，凡涉及双方实体权利义务的，均应清楚明确地记； （三）有担保条款的合同变更，被担保方应当出具书面意见，并应征得原担保单位同意，由原担保单位在变更协议上加盖原担保单位印章。 第六章 纠纷处理 第二十九条 合同在履行过程中产生的纠纷，应按《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律、法规和本办法妥善处理。 第三十条 合同纠纷先由承办部门负责协商处理，协商不成的，由法制部门配合承办部门通过法律手段处理。 第三十一条 处理合同纠纷的原则： （一）坚持以事实为依据，以法律为准绳，法律没有规定的以国家政策或合同有效条款为准。 （二）以双方协商解决为基本方法。 （三）因对方原因引起的合同纠纷，应注意保障本单位合法权益不受侵犯；因我方责任引起的合同纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少损失；因双方责任引起的合同纠纷，应实事求是，分清责任，合情合理解决。 第三十二条 提请处理合同纠纷的程序： （一）经协商无法解决的纠纷，纠纷所涉及到的合同承办部门应填写“处理合同纠纷申报表”（附件4），报送法制部门。 （二）经过法定代表人同意，可向人民法院提起诉讼，并可聘请专业律师进行诉讼。合同约定由仲裁机构解决纠纷的，提请仲裁机构裁决。 第三十三条 承办部门与签约对方协商处理纠纷的时限，应在法律规定的申请仲裁或者提起诉讼的时效内进行。 第三十四条 处理合同纠纷，有关部门必须应当提供下列有关证据（原件或复印件）： （一）合同的文本（包括变更、解除合同的协议）、传真件、电报、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其他有关资料等； （二）送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证票据； （三）货款的承付、托收凭证，有关的财务凭证（复印件）； （四）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告； （五）有关违约的证据材料； （六）其他与处理纠纷的有关材料。 承办部门负责调查取证，其他有关部门应予协助。 第三十五条 处理合同纠纷，法制部门及各多元化企业法律顾问应当全程介入，相关部门要积极给予配合。 第三十六条 合同纠纷处理完毕后，承办部门应及时将有关材料汇总、归档，以备查考。 第七章 合同档案管理 第三十七条 合同文档是指合同审核所涉及的合同草本和正本、相关背景材料、合同审批单、审核意见书、合同立项报告审批文本及其他文件材料。 第三十八条 合同编号。合同承办部门应在合同送审核部门审核前，对合同进行编号并在合同审核单上注明，不得重复或遗漏。 第三十九条 实行合同归档、备案制度。 （一）合同归档。合同正本交投资管理处档案管理部门存档。 （二）合同备案。合同订立后，承办部门应将合同文本、审核意见书和合同立项报告审批文书等复印件一份交法制部门备案。 第八章 监督检查与责任 第四十条 合同依法成立，即具有法律约束力。法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，依照其规定。一切与合同有关的部门都必须本着“重合同、守信用”的原则，严格履行合同规定的各项义务，切实提高合同履约率。 第四十一条 各多元化企业必须建立健全合同履行过程中的监督检查制度。法制部门负责对合同执行情况进行监督检查。合同执行部门（单位）应自觉接受其监督检查。 对合同履行的检查与监督，主要内容如下： （一）监督我方合同的履行情况。督促有关业务部门按合同规定全面履行，发现履行中的困难或问题，及时报告本单位合同审核部门和分管领导，并提出补救意见。 （二）检查对方对合同的履行情况。全面了解对方履行合同的进度情况，发现问题及时报告本单位合同审核部门和分管领导，并提出解决方案。 （三）发现合同履行中的违法违约行为，应及时向分管领导和法定代表人汇报，并协助有关部门处理。 第四十二条 合同审核部门应对出具的合同审核意见负责，但下列情况除外： （一）合同承办部门未采纳审核意见的； （二）因相关部门提供的资料不真实、不准确，导致审核部门所出具的意见不准确的。 第四十三条 合同承办部门或执行部门违规订立或履行合同的，其责任人和部门负责人应承担相应的行政责任。 合同承办部门及相关部门存在第四十三条第一项、第二项规定的情形的，应承担完全责任。 第四十四条 有下列情况之一的，情节严重造成重大经济损失或者严重不良影响的，对直接或相关责任人予以责任追究并承担相应赔偿责任；构成犯罪的，提交司法机关依法追究刑事责任： （一）不按规定签订合同的； （二）未经授权超越权限签订合同，造成损失的，有关责任人员应当承担相应赔偿责任； （三）合同未经签订，先期履行并发生合同纠纷造成损失的有关责任人员应当承担相应的赔偿责任； （四）签订合同被欺诈，导致经济损失的； （五）未依法律及本规定履行、变更、解除合同的； （六）丢失合同文本或有关重要文件的； （七）发生合同纠纷后隐瞒不报或未及时采取措施的； （八）签订及履行合同过程中与对方或第三人恶意串通或者收受贿赂的； （九）伪造、利用营业执照、公章、合同专用章、授权委托书、介绍信、银行帐号进行合同诈骗的； （十）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同、授权委托书的； （十一）泄露本单位商业秘密的； （十二）其他损害本单位合法权益的行为。 第九章 附 则 第四十五条 各多元化企业应当根据本规定制定具体实施办法，报投资管理处法制部门备案。 第四十六条 本规定由内蒙古自治区烟草专卖局（公司）投资管理处负责解释。 第四十七条 本规定自印发之日起施行，原合同审核制度同时废止。 合同审核会签单 甲方 乙方 合同名称或 内容 报审日期 报审人 拟稿部门 合同编号 合同盖章人 合同总份数 分管领导意见 法制部门意见 投资处领导 意见 法定代表人 意见 授 权 委 托 书 委托单位： 兹委托 （受委托人姓名）作为本单位的代理人签订 （合同名称） 合同。 　　 委托单位：（盖章） 法定代表人：（签字） 年 月 日 变更、解除合同审批单 合同名称： 合同标的额： 合同编号： 合同签订日期： 合同有效期限： 变更或解除合同的主要原因： 承办部门负责人签字： 年 月 日 企业分管领导审核意见： 负责人签字： 年 月 日 法制部门审核意见： 负责人签字： 年 月 日 投资管理处分管领导意见： 签字： 年 月 日 法定代表人或授权代表人意见： 签字： 年 月 日 注：请承办部门按照合同审核规定进行审批、归档与备案。 处理合同纠纷审报表 合同名称： 合同标的额： 合同编号： 合同签订日期： 合同有效期限： 纠纷主要内容： 承办部门意见： 负责人签字： 年 月 日 法制部门意见： 负责人签字： 年 月 日 法定代表人或分管领导意见： 签字： 年 月 日 备注：此申报表经领导审批后送交法制部门。