06-【案例】-采购计划与预算管理.doc

采购计划与预算管理 第二章 采购计划与预算管理 1.采购计划主管的岗位职责 职责1 根据采购经理的工作安排，做好采购计划及预算管理工作 职责3 组织编制采购预算，交财务部审核后监督其执行情况 职责4 实时掌握物资材料的库存情况，对所订购的物资从订购至到货实行全程跟踪 职责5 深入了解市场的竞争态势，多方收集供应商信息，不断拓宽供货渠道 职责6 监控库存变化，及时补充库存，使库存维持合理的结构和合理的数量 职责2 汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，组织编制月、季和年度采购计划 完成上级交付的其他任务 职责7 2.采购计划专员岗位职责 职责1 分析原材料、零部件历史消耗数据，依据主生产计划编制物料需求计划 职责3 对非计划备货物料，根据订单要求按单编制临时采购计划，以满足供货要求 职责4 跟踪订单情况，监督采购物料及时到货，保障库存，并满足销售订单及生产需求 职责5 完成上级交付的其他任务 职责2 依据物料需求计划和物料的库存情况，编制年度采购计划 职责3 汇总公司物资材料的月、季及年度的申购计划，编制月、季采购计划 3．采购预算专员的岗位职责 职责1 在采购计划主管及财务部预算员的指导下，确立采购预算原则 职责3 协助采购计划主管监督采购预算的执行情况 职责4 根据采购需求的变化情况，提出采购预算修正案并上报 职责5 对采购预算执行情况进行分析，并编制预算执行报告 职责6 完成上级交付的其他任务 职责2 对公司各部门的采购预算进行综合和平衡，汇总报公司决策层通过后下达实施 4.采购申请提出及审批权限规定表 物品类别 采购申请提出人 申购依据 审核人 审批人 工程项目所需公司采购的材料、设备等 项目负责人 合同及设计任务书所做的预算表、工程进度表、材料及设备采购清单 部门负责人或授权人 工程副总经理 日常经营所需的材料、设备等 各部门 经营需求、加工要求 部门负责人或授权人 经营副总经理 工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等 使用部门 月初提出采购申请 部门负责人或授权人 相关主管领导 经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类） 使用部门 在年初编制固定资产采购申请 总经理 普通办公用品、劳保用品等 综合办公室 根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请 部门负责人或授权人 总经理 常备用料 采购计划专员（由库房管理员配合） 日常领料情况、库存情况 各部门经理 研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、设备等 技术中心 根据需求时间提出月度或日采购申请 部门负责人或授权人 技术副总经理 5.直接材料采购预算表 编号： 填写日期： 年 月 日 季度 一 二 三 四 合计 预计生产量（单位： ） 材料单耗 A材料 B材料 预计生产需用量 A材料 B材料 加：期末库存量 A材料 B材料 预计需要量合计 A材料 B材料 减：期初库存量 A材料 B材料 预计采购量 A材料 B材料 材料单价（单位：元） A材料 B材料 预计采购金额（单位：元） A材料 B材料 6.年度原材料采购预算表 编号： 填写日期： 年 月 日 采购项目 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月 11月 12月 累计 原材料A 原材料B 原材料C …… 7.采购现金预算表 序号 物料类别 1月 2月 3月 …… 新购 预付 到期 新购 预付 到期 新购 预付 到期 …… 1 2 3 4 审批： 审核： 填表： 8.材料定期采购计划表 填写日期： 年 月 日 页次： 材料名称 规格 每月估计用量 订购交货日期 每日用量 每日最高用量 基本存量 最高存量 基本存量比率 每次订购数量 9.订单采购计划表 填写日期： 年 月 日 编号： 材料名称 品名 规格 适用产品 上旬 中旬 下旬 库存量 订购量 生产单号 用量 生产单号 用量 生产单号 用量 10.月度材料采购计划表 填写日期： 年 月 日 编号： 材料名称 规格 部门 全年采购总量 单价 金额 每月采购计划 1月 2月 3月 …… 数量 金额 数量 金额 数量 金额 …… …… 批准/日期： / 年 月 日 审核/日期： / 年 月 日 编制人： 11.所有物品年度采购计划表 编号： 制表人： 物品种类 序号 品名 规格 单位 单价 年度 用量 现有 库存量 年计划 采购量 年用 金额 计划采购日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 制表日期： 年 月 日 本表有效期： 年 月 日至 年 月 日 12.物品申购表 编号： 申请部门 申请时间 物资品名 型号 技术标准 数量 预计价格 要求到位时间 物 资 用 途 描 述 申 请 原 因 申请人： 填写日期： 年 月 日 13.材料请购单 请购单编号： 请购日期： 年 月 日 请购项目 品名 规格 物料编号 部门 数量 用途 说明 需要日期 预算编号 总经理 厂长 主管副总经理 经办人 材料类别 □原料 □物料 □设备 □维护、零件 □其他 交货情况 □一次交货 □分批 询价记录 供应商 名称 单价 总价 交货期及品质 供应商 选择 参 考 资 料 库存量 可用天数 1 请购量 可用天数 2 前次购买 单价 供应商 3 总经理 采购经理 4 主管 副总经理 采购专员 14.设备采购申请表 序号 名称 型号 规格 零件 编号 数量 单位 参考 单价 要求到 货时间 购买 单价 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 申请 部门 经办人 备注 负责人 审批 意见 设备部经理 采购经理 主管副总经理 总经理 完成 情况 订货期 月 日 订货人 预计 到货期 月 日（如在 月 日前收不到货，请与订货人联系） 收货期 月 日 收货人 数量型号 是否相符 有无合格证 有无说明书 收货情况简述 供应商 资料 名 称 联系人 地 址 邮 编 电 话 传 真 开户行 账 号 15采购变更申请表 请购部门 原请购单编号 品名 规格 采购日期 变动内容 变动原因 联系电话 经办人 采购部 意见 采购专员 采购主管 采购经理 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 （盖章） 年 月 日 财务部 核准意见 经办人 负责人 日期： 年 月 日 （盖章） 年 月 日 主管副总 （盖章） 年 月 日 总经理 （盖章） 年 月 日 备注 1．随附资料：原采购请购书复印件、已采购合同复印件 2．本表一式四份：请购部门、采购部、财务部、企业管理部各一份 16.采购变更审批表 编号： 申请日期： 年 月 日 申请部门 变更内容概述 原采购请购单编号 原采购审批表编号 变更金额 变更采购方式 部门经理意见 采购经办人 采购经理意见 财务经理意见 主管副总意见 总经理意见 批复文号 是否通过审批 □是 □否 附件 制表人： 电话： 17.采购审核表 日期： 年 月 日 申购部门 申购单编号 总经理 品 名 数 量 询 价记录 序号 供应商 价格 品牌 1 副总经理 2 3 4 采购经理 签署意见 承办人 18.材料采购记录表 日期： 年 月 日 求购 日期 求购 单号 材料 编号 品名 规格 供应商 单价 数量 订购 日期 验收 日期 质量 记录 19.采购月报表 月份： 年 月 日 期 预定 实际 请购部门 品名 数量 单价 订购日期 传票编号 数量 单价 金额 交期 检验结果 付款 摘要 合计 20.单件产品采购统计表 产品品名： 填写日期： 年 月 日 序号 名称 规格型号 供应商 联系人 单价 单件产品用量 金额 21.原材料采购数量排名表 排名 原材料 名称 规格 计量 单位 年度采购金额 年度采购数量 采购单价 年度内最高价 年度内最低价 平均价 1 2 3 4 …… 22.采购预算编制流程 开始 用料计划 ②编制采购总计划 ⑤分析并确定需求 接受需求 进行计算 ⑥确定余量订单计划 ⑦制订 订单计划 综合平衡 ③制订 认证计划 ④进行准备 结束 ⑧编制 资金预算 审核 总经理 财务部 采购部 相关部门 审批 配合 ①销售计划、生产计划 23.采购预算编制流程说明表 任务概要 采购预算编制 节点控制 相关说明 ① 1．公司每年年底制定次年度的营业目标，市场营销部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，进行销售预测，并制订次年度销售计划 2．市场营销部根据销售预测计划和本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度之预测生产计划，各单位根据年度营业目标，预测生产计划，并据此编制月份材料需求计划 ② 采购部根据实际库存量、生产需求量编制“采购总计划” ③ 采购部制订供应商认证计划，为供应商认证工作做好准备 ④ 1．财务部负责配合提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准 2．根据财务部提供的资料，采购部分析市场需求，熟知市场需求计划 3．采购部在接受市场需求之后，采购人员熟知生产计划及工艺常识，准备订单资料和制订订单计划说明书 ⑤ 采购部依次分析市场需求、生产需求、订单需求，并分析项目供应资料 ⑥ 采购部计算总体订单量，并确定剩余订单容量，对比需求与容量 ⑦ 采购部在进行计算后，综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，调整订单计划 ⑧ 采购部制订订单计划，送市场营销部审核通过后，送财务部编制“资金预算” 24.采购计划编制流程图 开始 ②编制采购预算 ④执行计划 结束 核定 制订公司经营计划 信息收集 汇总采购需求 审批 确定采购种类、数量、时间、方式等 审核 审批 审批 总经理 财务部 采购经理 采购部 相关部门 ③制订采购计划 采购计划分解 ①提出采购需求 上年度经营状况及年度经营目标相关信息的收集与分析 24.采购计划编制流程说明表 任务概要 采购计划编制 节点控制 相关说明 ① 公司各部门根据企业经营计划和本部门情况提出物资采购需求，拟定部门物资需求清单，并填写请购单 ② 1．采购部对各部门的采购需求申请进行汇总 2．采购部对物资的库存情况与各部门的采购需求进行分析，并结合企业上年度生产状况、销售状况等情况及本年度经营目标，确定年度采购需求 3．采购需求主要包括采购物资类别、采购数量、采购金额、采购方式等内容 4．采购部根据实际采购需求，编制采购预算并报采购部经理、财务部、总经理审核 5．财务部根据年度采购预算和《采购管理制度》对采购部的预算进行核定 ③ 采购部对上述信息进行分析汇总，制订年度采购计划，并将年度采购计划上报采购经理、总经理审批 ④ 将年度采购计划分解成月度计划并执行 25月度采购计划编制流程图 ②采购预算 ①提交 采购申请 分析汇总 采购信息 ③拟定月度采购计划 审核 结束 采购实施 审批 审核 审批 审批 根据上月采购情况及下月工作计划 开始 总经理 财务部 采购经理 采购部 相关部门 26.月度采购计划编制流程说明表 任务概要 月度采购计划编制 节点控制 相关说明 ① 1．各部门提出部门的物资采购需求，向采购部提交请购单和采购计划调整申请单 2．仓储部填写月度库存量、安全库存表单和请购单 ② 1．采购部收集各部门请购单和采购调整申请单 2．采购部汇总相关部门采购需求，结合年度采购计划分解信息、月度生产、销售等情况确定采购需求，并编制月度采购预算表 3．财务部根据年度采购预算及相关制度，审核月度采购预算表 ③ 采购部依据上述信息及《采购计划编制要求》拟定月度采购计划，交采购经理、总经理审批后执行 27.采购计划审批流程图 否 是 开始 ①提出 采购申请 库存调查 结束 审核 ④采购执行 ③采购预算 填写采购申请单 ②汇总 采购需求 审批 总经理 财务部 采购经理 采购部 相关部门 采购到所需物资 审批 ⑤替代品采购申请 28.采购计划审批流程说明表 任务概要 采购计划审批 节点控制 相关说明 ① 1．各部门根据日常经营活动需要，提出采购申请 2．各部门向采购部递交请购单，请购单要说明请购的品名、数量、需求的日期、预算金额等内容 ② 采购部根据请购单的内容对采购需求进行汇总，并进行需求分析 ③ 1．采购部查核采购物资库存情况，由采购部经理审批 2．财务部对采购申请进行预算复核，并交总经理审核 ④ 采购经理安排采购任务，制订采购作业计划，并组织实施采购工作 ⑤ 1．当因某种原因，不能采购到计划采购物资时，由采购部或所需采购物资部门提出替代品采购申请 2．一般替代品物资采购申请由所需采购物资部门经理审批，重要物资或关键物资的替代品采购申请由总经理审批，若采购物资涉及相关技术方面的问题，应有相关技术人员的参与 29.采购计划管理流程图 是 否 预算外 预算内 采购部 ①分析用料计划 制订物料需求计划 财务部 总经理 ②分析采购历史数据 ③供应商管理 相关部门 主管副总经理 审批 预算 审核 ⑤执行采购计划 采购计划差异分析 结束 用料计划 开始 审批 ④制订采购计划 30.采购计划管理流程说明表 任务概要 采购计划管理 节点控制 相关说明 ① 根据企业内相关部门提出的用料计划，采购部制订物料需求计划 ② 采购部了解所需物料库存情况和以前的使用情况，修正第①步制订的物料需求计划 ③ 1．调查现有的供应商资料，了解他们的信用、物料质量等 2．根据需要和可能，寻找新的供应商，以备选择 3．进行比价审核，确定信用好、实力强、价格低廉的供应商 ④ 1．将上述工作形成书面计划，对物料的价格变化加以说明 2．将此计划报财务部进行成本预算和资金平衡的审核 3．若采购计划在成本预算范围内，报主管副总经理审批；若超出成本预算范围，报总经理审批 ⑤ 采购部执行采购计划购买所需的物料，在执行过程中分析差异、修正计划 31.采购调查主题项目表 调查主题 说明 投资回收 分析处理方法、渠道及技术，以确定什么可以为企业创造最大利润 租借或采购 收集每一种替代品优缺点的数据，以制定最佳决策 自制或外购 比较每一方案的经济及管理效果，以便做出明智选择 包装方式 调查工序及物料，以确定能以最低成本满足要求的方法 产品规格 对现有物料规格进行分析以确保满足需要的功能，避免采购具有不必要的属性或不必要的高性能的物料，以保证有竞争力的采购行为 标准化 考察所使用的具体物料的用途，考虑用一种通用物料来满足众多要求的可能性 替代品 使用不同的物料替代现在所采购的物料，对其技术及经济效果进行分析 现有供应商 对现有供应商进行分析，并通过各种渠道发掘潜在供应商 32.价值分析实施细则表 项目 说明 掌握特征 价值分析法是一种无需降低产品质量而削减产品成本的方法 选择物料 选择一种成本相对较高或大宗采购的物料作为价值分析对象，这种物料可以是零件、原材料。选择一种你认为高于其应有成本的物料。彻底弄清楚这件物料是如何使用和使用它的目的，即它的功能 提出问题 1．是否具有贡献价值 2．物料成本是否与其用途相符 3．基本功能与次要功能是否可以分离出来 4．一段时间后功能性需求是否会改变 5．如果不是使用标准物料，是否可以使用标准物料 6．如果它是一种标准件，是否完全符合您的要求 7．存货中是否有相似的物料可以使用 8．物料的重量是否能减轻 9．是否有新技术或新设计能够改变物料的功能 10．是否有不必要的加工过程 11．是否指明了商业特性 12．自己能否更便宜地制造这种物料 13．尽管自己能生产这种物料，但是能否以更低的价格采购到此物料 14．包装费用是否可以削减 15．是否可以建议供应商削减成本 16．明确总成本构成，包括原材料、合理的劳动力、日常开支及利润 17．是否有人以更低的价格采购到了此物料 选择方案 1．获取推荐物料样品 2．选择最好的方案并提出改进措施 分析比较 1．期望利益能否实现 2．能否节省潜在费用 33.物料调查的内容详解表 项目 内容解析 1．现在及未来的状况 包括对物料的描述、现有的用途、对未来需求的预测、供应商、价格、期限、年费用、交通运输方式及现有合同等 2．物料生产过程 包括该物料是如何制造的、材料是如何使用的、这些材料的供应及价格情况、所需的劳动力、现在及将来的劳动力状况、替代品的生产过程及制造此产品的可能性，即成本、时间因素及难点 3．物料的用途 包括主要用途、次要用途、可能的替代品及替代品的经济性 4．物料的需求状况 包括企业现在及未来的需求、存货状况、未来信息的来源、提前期，以及行业、产成品用途及各公司的当前及预计的竞争需求 5．物料的供应状况 包括现有的生产商的地点、可靠性、质量、劳动力情况；生产能力、经销渠道以及每个供应商的长处与弱点；现有的及预测的总供应情况，外部的因素，如进口情况、政府规定、技术更新的预测、政治及生态的趋势与问题 6．物料价格 包括行业经济结构、历史价格和未来预测、价格决定因素、生产及运输成本、关税和进口限制、质量影响和价格的商业周期变化、估计每个供应商的利润空间、供应商的价格目标、潜在的最低价、同行中的价格变动等 7．削减成本的战略 考虑预测的供应量、用途、价格、效益、供应商的强项与弱项、自身在市场上的位置以及降低成本的计划等，对是否自制物料、是否签订短期合同、寻找或开发供应商等问题做出决策 34.采购预算编制方法一览表 方法名称 优点 缺点 适用范围 固定预算 简便易行、较为直观 1．机械呆板，可比性差 2．不利于正确地控制、考核和评价采购预算的执行情况 适用于在一定范围内相对稳定的采购项目，如采购金额变化很小，或者金额固定的采购项目 弹性预算 1．克服了传统预算编制方法的缺陷，扩大了预算的适用范围 2．有利于客观的对预算执行情况进行控制、考核、评价 3．避免了由于业务量发生变化而对预算的频繁修订 操作复杂，工作量大 1．适合于采购数量随着业务量变化而变化的采购 2．适用于市场价格及市场份额不确定的企业 滚动预算 1．利于根据前期预算的执行情况及时调整和修订近期预算 2．有助于保证采购支出的连续性和完整性 3．能够充分发挥预算的指导和控制作用 操作复杂，工作量大 适用于规模较大、时间较长的工程类或大型设备采购项目的预算 增量预算 方法简便、容易操作 1．使预算中的某些不合理因素得以长期沿袭 2．容易使基层预算单位养成资金使用上“等、靠、要”的思维习惯 适用于由于某些计划采购项目的实现，而相应增加的支出采购项目 零基预算 1．确保重点采购项目的实现 2．有利于合理配置资源，切实提高企业采购资金的使用效益 预算工作量大，需要投入大量的人力资源 适用于各种采购预算 定期预算 预算期间与会计年度相配合，便于考核和评价预算的执行结果 1．周期长 2．具有一定的盲目和滞后性 适用于服务性质的、经常性采购项目的预算 35.采购预算编制步骤示意图 提交预算 结束 开始 明确企业以及部门的战略目的标 制订明确的工作计划 确定采购所需的资源 确定较准确的预算数据 汇总编制总预算 改善预算 36．确定采购数量的步骤示意图 分析影响采购数量的因素 选择合适的订货方法 控制采购数量 运用数量策略 结束 开始 计算适当的采购数量 37.计算采购数量的方法详表 方法名称 特点说明 经济采购数量法 1．指存货总成本最低情况下所制订的采购数量 2．经济采购数量=（2×年用量×设置成本+采购成本）/（单位成本×仓储成本）的值的算术平方根 固定数量法 1．每次定购的数量相同 2．根据过去的经验确定 固定期间法 1．每次采购的期间是固定的 2．每次采购的数量因剩余库存的不同而不同 3．采购期间的长短根据以往经验确定 4．固定期间法可以节约成本 需求计划法 采购数量＝生产需求量－现有库存量 38.订货方式控制采购数量的方式详表 方式 详细说明 定期订货 1．确定采购的周期，一般为1周或1个月 2．预测下一周期的销售量 3．计算采购数量，采购数量＝[（定货周期＋调度周期）×消费预定量]―现有库存量―已订货但还未到库的数量＋安全库存量 定量采购 1．计算经济采购数量，经济采购数量=（2×年用量×设置成本+采购成本）/（单位成本×仓储成本）的值的算术平方根 2．决定订货点，订货点＝（年生产数量/12）×调度期间+安全库存量 39.确定采购数量的策略比较表 策略名称 优点 缺点 适应状况 长期合约 1．期约交货，来源稳定 2．享有较大的价格优惠 3．一次采购分批送货，能节约采购费用 1．价格协商不易，合约形同虚设 2．合约数量固定，难以配合生产调整 1．主要物料、长期使用的必需品 2．品质规格标准化的产品 3．竞购者太多 短期合约 能够按照生产需求定制采购数量，降低库存成本 采购费用较高，而且来源不稳定 1．非经常需要的物料 2．补充临时性短缺 3．价格波动大的产品 多家供应 1．卖方竞争，交易条件好 2．来源分散，供应不易中断 3．市场信息多，有利于把握市场趋势 1．分散采购，损失批量折扣 2．买卖双方缺少依存关系，没有供应责任 3．增加交易管理成本 1．主要物料，需求数量庞大 2．卖方无法独立供应的产品 3．规格标准化的产品 独家供应 买卖双方利害与共，供应商供应责任高 1．供应集中，风险高 2．难以把握市场趋势 1．来源管制或独占的产品 2．精密复杂的产品 3．产品寿命极短，设计规格经常变化的产品 现用现购 1．能够在一定程度上降低采购成本 2．避免易腐蚀挥发的物料的库存损失 需要即时寻找供应商，供应速度可能满足不了生产需要 1．按定货生产的产品 2．供应来源丰富 3．价格看跌 4．易腐蚀挥发的物料 预购备用 库存充足，能保障生产的顺畅进行 需要较大的库存，增加了库存费用 1．需求量稳定的产品 2．存量管制的产品 3．耐久性产品 投机采购 1．能节省采购成本 2．能避免货物短缺的问题 需要大量的资金投入 1．价格看涨的货物 2．预期来源短缺的货物 3．资金充足 40.编