05-采购交期管理细化执行与模板.docx

采购交期管理细化执行与模板 1．2 采购交期管理执行工具与模板 1．2．1 采购交期控制表 预定交期 请购日期 请购单号 物品名称 数量 供应商 单价 验收 日期 延迟日数 备注 1．2．2 采购催货通知单 编号： 日期： 年 月 日 ： 贵公司与本公司签订的下列合同已到期，迄今尚未交货，请于收到本通知后一周内交清为荷！ 公司 到期未交货的物资一览表 请购日期 合同编号 物资名称 规格 数量 单位 约定交货日期 备注 注：本单一式三联，第一联送供应商处催货，第二联送仓储部门，第三联留采购部存查。 1．2．3 交期延误分析表 采购订单号 请购部门 供应商 采购员 跟单员 订购情况 规格 品名 数量 原定交期 已交量 延迟天数 备注 延迟事由 处理方案 请购部门意见 最终完成情况 1．3 采购交期管理执行制度与模板 1．3．2 采购交期跟催办法 采购交期跟催办法 第1章 总则 第1条 目的 为了达到以下目的，特制定本方案，以指导采购物资的催收工作。 1．保证本公司生产经营活动的正常进行，确保采购交期满足生产经营需求。 2．促进采购合同与订单的正常执行。 第2条 适用范围 本办法适用于公司所有采购的交货跟催工作。 第3条 采购交期跟催原则 采购人员需要在确定合适的交货时间、交货质量、交货数量、交货价格的情况下进行跟催。 第2章 订单跟踪管理 第4条 订单审核 采购跟单员需审核订单无误后发给供应商，并要求其审核确认无误后签字回传。 第5条 订单状态监督 1．采购跟单员需跟踪掌握供应商的生产或备货过程。 2．如备货中途出现相关变更的，需立刻解决，不得延误。 3．采购跟单员需及时跟踪物资运输过程，确保及时进行到货检验和入库工作。 第3章 催货管理 第6条 了解备货状态 1．订单下达后，采购需要在每周固定时间进行一次电话沟通，了解供应商的备货情况。 2．必要时，可以请供应商提供生产计划表，据此掌握并督促备货进度。 第7条 订单跟催 1．在订单预订到货日期前 周，采购跟单人员需要通过电话进行一次跟催，弄清楚物资的备货情况和预计发货日期。 2．如果供应商不能按时交货，可能影响公司的正常生产经营，采购部需向供应商发送催货通知单。 3．催货通知单发出后，采购人员需要及时联系供应商，确定确切的交货时间。 第4章 交货延期处理与供应商考核 第8条 交货延期处理 1．如交货期已过而供应商仍未交货，采购人员应及时联系其他备选供应商，寻找能够替代的供货方。 2．及时联系请购部门或技术人员，寻找可以替代的材料或物资。 第9条 供应商考核 1．每项采购工作结束后，采购部应当及时对供应商交货过程进行记录，作为供应商考核的重要依据。 2．对于非常重要的供应商或者交货过程易出现问题的供应商，采购部应派人对供应商进行驻场指导和监督检查。 3．对于按时交货的供应商应给予一定的奖励。 第10条 交期跟催工作总结 1．采购部需及时对交货延误的原因进行分析。 2．依据供应商交期考核与评估的结果，分析是否必须转移订单或者更换供应商。 3．可以与优良供应商签订长期合约。 第5章 附则 第11章 本办法由采购部制定，经分管副总审议签字后通过，其最终解释权归采购部所有。 第12条 本办法自颁布之日起实施。 1．4 采购交期管理执行文案与模板 1．4．1 物资交期跟催方案 物资交期跟催方案 一．目的 为了规范、有效地进行物资跟催，确保采购交期的按时达成，减少各种生产损失，特制定本方案。 二、适用范围 本方案适用于物资跟催作业的各相关事项。 三、管理原则 采购部归口管理物资进度控制工作，负责采购下单、过程跟踪、到货验收、交货问题处理等各项相关工作。 四、物资采购跟催办法 物资采购常用的进度跟催方法有4种，具体如下表所示，采购人员可以根据情况进行合理选择。 采购跟催方法说明表 跟催方法 具体说明 订单跟催 按照订单预订交付日期，提前一定时间进行跟催 定期跟催 每周固定时间将要跟催的订单整理好，打印成报表，统一进行跟催 物资跟催表 采用物资跟催表掌握供料状况，明确跟催对象，确保采购顺利进行 物资跟催箱 设置物资跟催箱，取代传统翻页打钩办法，在跟催箱里规划32格，前31格分别代表每月的每一天，第32格是急件处理格 五、物资进度跟催 1．采购人员应及时确定交货日期、数量、供应商产能及其生产计划、供应商物流及生产管理能力等。 2．采购人员需规划合理的购运时间，将请购、下单、供应商准备、运输、质检等各项作业所需的时间都予以合理的规划，并确定流程进度。 3．采购人员应通知供应商编制实际进度表，将实际进度与计划进度进行对照，并要求其说明延误原因及改进措施。 4．如果供应商可能出现延期交货现象，采购人员应当及时联系其他货源或者替代品，这样才能在供应商延迟交货后防止公司出现停产等损失。 5．定期给供应商打电话查询进度，或由采购人员前往实地查看。 6．定期将目前累计交货结果以报表或者信函的形式告知供应商，促其改善。 六、重要物资的采购监控 对于重要物资，采购人员必须施以周密的监视。 1．严格审查供应商的实际生产进度，每天比较实际生产进度和计划进度的差距。 2．对于重要物资的采购，除了要求供应商按期报送生产进度之外，还需前往实地进行访问查证。 七、采购跟催工作总结 1．采购工作完成后，采购人员应当对交货延误的原因进行分析，以免以后工作中再次出现类似问题。 2．对延期交货的供应商进行惩罚，并对按时交货的供应商给予适当的奖励。