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会议管理制度细则 公司会议的规范化、制度化是公司建立正常工作秩序；强化管理要求的主要途径。为了提高工作的实效，重视时间效应的管理，使经营活动过程中各种会议，通过合理的组织能够高效率、高质量地保障每次会议均能产生预期的、较好的作用，特制定本细则。 二、会议类别 1、年度经营总结会 （1）出席人员：总经理、总经理助理、副总经理、各部门负责人。 （2）周期：每年一次，1月上旬召开。 （3）会议内容：各部门负责人各自总结本部门年度工作情况，按照公司总体战略和要求提出下一年度的工作计划与行动方案。 （4）主持人：总经理/总经理助理。 2、半年度人事考核评审会 （1）出席人员：总经理、总经理助理、副总经理、各部门负责人。 （2）周期：每半年一次，1月10-20日之间召开年度评审会议，7月10日-20日之间召开半年度评审会议。 （3）会议内容：各部门负责人各自总结本部门半年度人事考核的情况，完成各部门所有人员人事考核工作，评定半年度/年度奖金。 （4）主持人：总经理/总经理助理。 3、月度经营总结会 （1）出席人员：总经理、总经理助理、副总经理、各部门负责人。 （2）周期：每月一次，8号之前召开。 （3）会议内容：各部门负责人各自总结本部门月度工作情况，按照公司总体战略和要求提出下月的工作计划与行动方案。 （4）主持人：总经理/总经理助理。 4、市场销售月度例会 （1）出席人员：总经理/总经理助理、销售部经理级以上，资材部、技术部、制造部、品质部经理级以上管理人员。 （2）周期：每月一次，每月25日至30日之间召开。 （3）会议内容：销售部总结本月销售接单和交付情况，提出下月的销售接单计划和交付计划，其它各部门做好生产和交付准备。 （4）主持人：销售部负责人。 5、生产计划月度例会 （1）出席人员：总经理/总经理助理、资材部经理级以上，技术部、制造部、品质部经理级以上管理人员。 （2）周期：每月一次，每月1日至5日之间召开。 （3）会议内容：根据销售部提供的本月销售计划，制定本月生产计划，从物料采购、设备能力、技术能力、人员配置等方面做好准备以达成生产出货计划。 （4）主持人：资材部负责人。 6、品质月度例会 （1）出席人员：总经理/总经理助理、品质部经理级以上，销售部、技术部、制造部、资材部经理级以上管理人员。 （2）周期：每月一次，每月1日至5日之间召开。 （3）会议内容：总结上月品质目标达成情况，针对重点问题提出纠正措施和预防措施，确定本月品质目标及工作计划。 （4）主持人：品质部负责人。 7、成本控制月度例会 （1）出席人员：总经理/总经理助理、财务部经理级以上，技术部、制造部、资材部、品质部经理级以上管理人员。 （2）周期：每月一次，每月10日至15日之间召开。 （3）会议内容：总结上月成本控制情况，布置当月成本控制计划，确定相应保障措施。 （4）主持人：财务部负责人。 8、部门会议（月会、周会、晨会） （1）出席人员：部门负责人及相关人员。 （2）周期：定期或不定期。 （3）会议内容：总结上一期的工作情况，制定下一期的工作计划和实施方案。 （4）主持人：部门负责人。 9、工作汇报会 （1）出席人员：上下级或有关责任人。 （2）周期：定期或不定期。 （3）会议内容：下级向上级汇报指定内容。 （4）主持人：上级主管。 10、专题会议 （1）出席人员：有关人员。 （2）周期：定期或不定期。 （3）会议内容：某一问题讨论和商定。 （4）主持人：上级主管。 11、全体员工大会 （1）出席人员：全体员工。 （2）周期：不定期。 （3）会议内容：针对公司重大问题，涉及公司价值观、战略等事项。 （4）主持人：总经理/总经理助理。 三、会议安排原则： 1、凡已列入计划的公司各级会议，如需改期或遇特殊情况，应提前通知应参加会议的人员。 2、坚持小会服从大会，局部服从整体的原则，科学统筹规划好各项会议。 四、职责 1、会议召集人职责 、确定会议主题； 、确定会议主持人、参加人员； 2、会议主持人职责 、确定会议通知人、记录人； 、确定会议议程； 、准时召开会议，控制会议节奏与时间，把握会议重点不偏离主题； 、确保会议不受干扰，主动处理解决干扰会议行为，例如：窃窃私语﹑故意刁难﹑恶意攻击、逃避责任等； 、平衡发言，发挥群体力量，确保与会人员充分发表意见； 、善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持； 、会议召开时间及议程变更的事前协调； 、会议纪律的监督、违规行为的处理； 、会议纪要的签核； 3、会议通知人职责 、发出会议通知（注：公司固定召开的例会，除临时变更外，不另行通知）； 、要求采用书面形式通知的，会议通知人必须采用书面形式通知，被通知人或其授权代理人应在通知单上签字确认； 、异常状况发生后10分钟内知会会议主持人； 、会议因故取消或延迟，须至少提前10分钟通知相关人员。 4、会议记录人职责 、提前十分钟做好会场准备，会议结束后及时整理会场； 、组织签到（列席人员不需签到），发放并收回《会议签到表》，会议记录人在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况； 、现场记录会议内容； 、会议结束时会议内容，并做好违规处罚记录。 5、参会人员职责 、事前准备相关会议资料和发言准备； 、准时参加会议，临时突发事件导致不能准时参加或缺席，提前通知会议筹办人同意； 、紧急会议在会后2个工作日内向下属及时传达会议精神，非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神； 、按会议决议规定，落实会议决议。 五、会议要求 1、各部门会议时间必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。 2、每次会议必须明确主题，会议内容要严格按照会议既定的主题进行。会议发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题，会议主持者有权提示发言人，其他人员无权打断发言人讲话。  3、对于多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议题。主持人可在每一议题或每隔一段发言后做出小结，及时做出决定。 4、对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。 5、参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时传达。 6、会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。会议中所约定工作事项要在规定时间内给予回复，不及时回复者给予相应的处罚。 六、会议程序 一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤： 1、确立会议议题。 2、安排会议议程：有明确的会议时间，方便参会人员安排工作。 3、发出会议通知：提前4小时用书面（邮件、手机通讯软件等）、电话或者口头的形式通知参会人员。 4、会务准备：会议场所布置座次布局、会议需用到设备的准备与调试、白板笔等。 5、做会议记录或摄像、录音。 6、整理会议纪要、决议。 7、相关领导阅改、签批。 8、印发有关部门、人员，并归档。 七、会议记录 1、会议记录遵照会议主持人指定相关人员记录，做好会议的签到。 2、总经理主持的例会、临时会议由专门人员负责会议的记录工作。 3、必须全面记录会议的内容，要详略得当，重点突出。 4、会议记录应于会议当日，最迟不迟于次日以邮件或书面形式发放到相关部门。 六、会议纪律 1、严格遵守会议的开始时间，提前3-5分钟进场，不得缺席、迟到、早退。参会人员如不能按时出席，需提前向会议主持人请假，未请假者视同缺席。若无法参加会议，可指定代理人参加（提前经由会议主持人同意），必须本人参加者不可指定代理人。 2、参会人员须自觉遵守会议纪律，与会期间应将手机调至振动或无声状态，原则上不允许接听电话。确实因公司业务需要接听的，须经会议主持人同意后，离开会场处理。 3、会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。若中途离开需经会议主持人同意。 附：流程图 《会议/培训签到表》 《会议记录》