91-公司管理制度（适用于集团公司）.doc

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二、本制度是规范公司各机构日常工作的基础性制度，管理人员岗位、常设机构、议事机构的设立、日常工作的开展以及公司重大活动，都应将本制度作为基本行为准则加以遵守。 三、本制度的有关规定除股东大会、董事会另有规定外由办公室负责监督实施。 一、管理人员岗位设置、聘任、职责 四、公司管理人员包括董事、监事、董事长、总经理、董事长助理、部门经理。 五、董事、监事由股东提名，股东大会选举产生，向全体股东负责；董事长由董事会选举产生；监事会主席由监事会选举产生。董事、监事的职责除股东大会另有规定外由公司章程进行规范。 六、总经理由董事长提名，董事会聘任；董事长助理、部门经理由总经理提名，经营办公会议聘任。 七、总经理是公司的最高行政长官，负责公司的全面工作，领导全体干部员工实现董事会制定的战略目标，向董事会负责，董事会闭会期间向董事长负责。 八、董事长助理主要是根据不同方面工作的重要程度而设立，协助董事长实现战略目标并分管相关工作，向董事长负责。 九、部门经理作为本部门的第一责任人，全面负责部门各方面工作，领导部门全体人员落实部门目标责任，向董事长、总经理负责。 二、常设机构及职能 十一、公司设立综合管理部、财务部、计划部、采购部、技术部、市场经营部、工程部。 十二、综合管理部的主要职责是： 1、根据公司的战略方针和发展目标，建立充满活力的公司文化，协助总经理实施各项发展计划； 2、为公司努力建立良好的外部公共关系，确保公司的发展顺利进行； 3、落实办公会议的各项决议，组织监督并实施公司各项制度和政策； 4、组织协调好公司各部门的关系，建立一个优秀的公司管理团队，推动公司高速、稳健的发展； 5、及时做好劳动工资、奖金及福利审核实施工作； 6、定期安排检查公司各部门的劳动纪律，督导员工的仪容仪表，适应公司整体发展需要； 7、安排好公司的各种工作会议，及时准确的做好会议记录，撰写会议纪要和决议文件，及时收集公司对内、外的各种活动的资料并妥善保管工作； 8、编写公司文件、行政年报、月报、周报的工作计划和工作总结，及时做好上传下达的工作并督促落实，统一公司各项文字材料的格式，做好档案收集整理工作； 9、做好公司各类合同的审核、收档以及印章保管工作； 10、做好公司各类资料、资质的保管工作，资质外借要严格审查，建立合理的制度使公司机密不泄露； 11、做好办公用品的购置、发放，控制和节约办公费用的开支，做好报刊信件的收发以及有效的车辆管理工作； 12、热情接待公司客户，做到大方得体，耐心细致； 13、不断提高个人工作素质，周到细致的做好人员招聘工作，对前来应聘的人员，合理有序的安排面试，做到言语专业、态度谦和，同时对公司的企业文化、工作制度、薪资待遇等方面进行适度讲解； 14、注意维持公司良好的办公秩序，保持办公场所的井然有序；不得把各类合同文件、档案等负责的相关资料随处摆放，做好公司机密不外漏，妥善保管好各种资料的保管； 15、严格审核用印流程、用车申请，合理安排并做好记录。 十三、财务部的主要职责： 1、负责公司日常财务核算，参与公司的经营管理； 2、根据公司资金运作情况，合理调配资金，确保公司资金正常运转； 3、搜集公司经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料并进行分析、提出建议，定期向总经理报告； 4、组织各部门编制收支计划，编制公司的月、季、年度营业计划和财务计划，定期对执行情况进行检查分析； 5、严格财务管理，加强财务监督，督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律； 6、负责全公司各项财产的登记、核对、抽查的调拨，按规定计算折旧费用，保证资产的资金来源； 7、参与公司及各部门对外经济合同的签订工作； 8、负责公司现有资产管理工作； 9、收入有关单据审核及帐务处理。各项费用支付审核及帐务处理。应收帐款帐务处理。总分类帐、日记帐等帐簿处理。财务报表及会计科目明细表； 10、统一发票自动报缴作业。营利事业所得税核算及申报作业。营、印税冲退作业及事务处理。资金预算作业。财务盘点作业； 11、会计意见反应及督促。税务及税法研究。 十四、采购部的主要职责是： 1、熟悉市场行情及进货渠道，努力降低采购成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品流入； 2、熟悉和掌握公司所需各种物料的名称、型号、规格、单价、品质及供应商品的厂家、供应商；建立供应商详细档案资料； 3、做好主要供应商资信状况调查和评估； 4、认真核实采购单，按需进货，及时采办，保证按时到货； 5、按照“谁经手谁负责的”原则，进行多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量； 6、及时完成各项采购任务，保证公司正常经营需求； 7、坚持“凭单采购”的原则，与库管及用货部门共同把好质量关和数量关； 8、定期对各供应商的货物品质、交货期限、价格、服务信誉等方面进行分析，确定优先合作伙伴，建立合格供应商名录； 9、定期与供应商会面，增加双方熟悉度及信任度； 10、建立供应商往来明细账，做到账目准确无误。 十五、技术部的主要职责是： 1、项目前期与客户的技术沟通，了解项目的基本情况、注意事项及主要技术负责人联系方式，以方便后期的报价工作； 2、按时、按要求完成项目报价工作，做到“不增项、不漏项，合要求、合规定”的原则； 3、报价交公司领导审批后，协助项目经理与客户进行商务洽谈，并提供相应的技术支持，将报价调整至最适合、最优化的状态； 4、按照项目要求制作标书，标书内容严格按照招标文件规定制作，标书外观制作精美； 5、合同签订后，将前期了解的所有技术资料及项目技术联系人联系方式全部移交给生产部门，由生产部门制定相应的生产计划； 6、施工结束后，协助计划部完成工程的结算工作； 7、负责将项目图纸整编，交给计划部出图，做好图纸保存工作； 8、合理编制技术文件，改进和规范工作流程； 9、研究和摸索科学的流水作业规律，认真做好各类信息及技术资料的收集、整理、分析、研究汇总保管归档的工作； 10、及时指导、处理、协调和解决产品出现的技术问题，确保生产、经营工作的顺利进行。 十六、计划部的主要职责是： 1、负责公司项目从报价到工程完工的组织贯彻实施；制（修） 订公司企业管理方面的管理流程、工作程序及表格资料； 2、公司工程、项目相关管理、流程方面制度做成； 3、公司各个项目资料整理、存档备查； 4、负责报价安排及后续的完成情况反馈； 5、合同签订后相关单据做成及计划安排； 6、跟进完成技术出图、采购单等资料，发至相关部门； 7、公司内部项目与设计院对接，至出图完成； 8、跟进采购完成采购动作，至元件到达厂部开始生产； 9、跟进厂部在纳期内完成生产、交货，根据甲方要求资料做成； 10、未完成、已完成项目中出现的各种异常处理、汇报、记录。 十七、市场经营部的主要职责是： 1、负责管理统计公司所有施工和设备项目的报价、签单、项目执行进度、用电手续进度、项目回款和付款情况统计； 2、负责审批管理挂靠单位（第三类合同）的合同执行过程中所有用章、监督项目进度、相关费用的收取、往来财务情况统计； 3、负责公司招投标工作，和与之相关的工作事宜； 4、负责协作单位的对接联络； 5、要对公司管理资料保密，不得泄露公司机密。 十八、工程部的主要职责是： 1、项目初期外线勘查,配合技术部进行工程报价； 2、设备基础指导、验收； 3、设备就位以及安装进度跟踪； 4、配合供电局验收、答疑； 5、外线施工以及施工进度跟踪； 6、签订工程施工合同； 7、项目施工售后服务。 第二章 员工行为准则 一、办公秩序 1、工作时间内不应无故离岗、窜岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环静安静有序。 2、员工间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室），如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。 3、员工应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 4、部门使用的设备由部、室指定专人定期清洁。 5、发现办公设备（包括通讯、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政部报修或报更换，以便及时解决问题。照明、空调等建筑硬件问题及时联系物业解决。 二、遵纪守时 1、所有员工必须佩戴公司制发的工牌。 2、上班时间上午8点30分打卡签到，所有员工必须准时就位，下午15：30签离。 3、休假按照综合管理部核准的休息时间进行，如有变动需及时通知综合管理部。 4、如遇特殊情况或重要工作需要加班时，请提前一天填写加班申请表交综合管理部核准后方可加班。 5、各部门员工每天必须按时打卡，不得以任何理由或借口不打卡，否则将按照旷工论处。 6、每月实际考勤全部以指纹考勤机考勤记录为准。 7、工作时间因公事外出应先向主管领导报告完毕再到办登记备案后外出，事毕应立即返回公司。 8、参加会议或集体活动，务必准时出席或到达。 三、仪容仪表 1、上班时间所有人员着装应大方得体，注意修整边幅，重要场合须统一穿着工装。夏天男职员不得在办公场合穿着短裤背心，女职员不得穿着过于暴露。 2、女职员应妆容得体，不得浓妆艳抹。不留披肩发，办公时间内应将长发束起；男职员头发不应过长，以整洁精干为宜，注意清洁面部，刮净胡须。 3、员工指甲不能太长，应经常注意修剪，女性职员涂指甲油要用淡色。 4、上班时间勿将衣物搭放在座椅等处。 5、雨、雪天应在门厅擦净鞋子后方可进入办公室。 6、雨伞、雨衣应放在指定的地方，不得带入办公室。 四、办公环境 1、在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 2、室内谈话要控制音量，以免影响他人工作。 3、工作时间不在办公室谈论与工作无关的内容。 4、不得在办公室内闲聚、谈笑、喧哗。 5、不得在办公室内发出噪音或从事其他影响环境安静的事情。 五、接听电话 1、接听电话用语要文明、礼貌。接听时应先说：“您好，某某公司。” 2、一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 3、通话时要尽量放低音量，以免影响他人。 4、通话时简明扼要，注意控制通话时间，不谈与工作无关的事情。 5、工作时间不打私人电话，严禁用办公室电话与私人朋友聊天。 六、接待来访 1、接待来访客人要热情有礼、耐心诚恳。 2、遇有客人进入工作场地应礼貌接待，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。 3、在接待公司以外人员的垂询、要求等，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。 4、与来访客人商谈工作，一般在接待室进行。 5、无特殊急需请示、所告知事项，不得打扰公司领导接待客人。 6、工作时间请勿接待来访的私人朋友。 7、一般情况下不得将亲友带入办公室。 七、工作纪律 1、进入公司领导办公室须先通报，得到允许后方可进入。 2、工作时间不得看电影、玩游戏。 3、工作时间请勿随便打断他人谈话。 4、正确使用公司的物品和设备，提高工作效率； 5、公司的物品不能野蛮对待或挪为私用； 6、借用他人或公司的东西，使用后及时送还或放归原处； 7、未经同意不得随意翻看公司或同事的文件资料； 8、工作时间不得办私事。 9、办公室内禁止吸烟。 八、爱护公物 1、办公室内家具位置未经办公室允许，不得随意移动。 2、公司内水电设备、家具等需要修理、更换，应及时联系物业安排处理。 3、请勿在公司内使用电热杯、电炉等设备。 4、复印、书写用纸应两面使用，注意节约纸张、文具、切勿发生浪费。 5、公司所有公物均应仔细爱护，若有损坏将视具体情况由责任者赔偿，或将维修费用计入该员工所属部门。 九、责任 1、本制度的检查、监督部门为综合管理部。 2、违反规定的人员，将酌情给予20－100元的扣薪处理。 3、本制度的最终解释权归综合管理部。 第三章 办公用品（设施）管理办法 一、办公设施管理 （一）电话、网络、电脑管理 1、责任人及管理范围： （1）由综合管理部负责公司电话线路、电脑的维护、维修、增加、变更、购买。 （2）各部门负责人是各部门内电话、电脑的管理负责人。 （3）各部门增加电话、变更电话外线（内线）时，由各部门负责人向综合管理部提出申请。由综合管理部经理同意后，在一周内安排变更；增加号码申请，由综合管理部报公司领导后，按领导指示办理。 （4）电脑出现故障时，应立即告知综合管理部，由综合管理部联系专业人员进行维修，如需更换硬件，请示领导后，按指示办理。 （5）需要增加电脑时，由各部门负责人向综合管理部提出申请，综合管理部报公司领导同意后，按领导指示办理。 （6）公司网络出现问题时，由综合管理部联系专业人员进行维修，其他人不可随意改动网络线路。 2、使用管理规定： （1）爱惜使用，文明操作。野蛮操作或私自拆卸者，根据情节轻重予以警告或按10-50元/次进行罚款；导致损坏者，除赔偿外，并罚款50元/次。 （2）电话、电脑为办公配备使用，不得用于私人电话或聊天使用，违者，根据影响公司办公情况的情节轻重，予以警告或按10-200元/次进行罚款。 （3）严禁上班时间用电脑玩游戏或浏览与工作无关网页，做与本职工作无关事件。违者，视情节轻重按50-200元/次进行罚款。 （4）长时间不在办公室将关闭电脑。（经批准使用者除外）。 （5）不可随意拔下其他电脑网络线路，影响工作的正常进行。 （6）以上规定由各部门监督，综合管理部执行。屡教不改者，公司将予以辞退。 （7）公司电脑储存了公司各项管理机密，任何外人不得翻阅公司电脑，一经发现，以泻漏公司机密予以除名。 （二）传真机、复印机、打印机、扫描仪、交换机管理 1、责任人及管理范围 （1）由综合管理部负责公司所有办公设备的维护、维修、增加、购买及设备耗材的购买、发放。 （2）公司传真机、复印机、打印机、扫描仪、交换机由综合管理部统一管理，相关使用部门为管理责任人。 （3）办公设备出现故障后，应第一时间通知到各使用部门，以便各部门及时安排、处理打印等工作，并汇告综合管理部后，立即联系维修商进行维修。 （4）领用办公设备耗材时，由相关部门到综合管理部登记《办公耗材领用表》后领用。 （5）当耗材储备不足时，由综合管理部提交《采购申请单》，报公司领导审批后，安排购买。 （6）维修需要更换设备零件时，由办公设备管理责任人填写《采购申请单》递交综合管理部，经核实后，报公司领导审批后根据情况安排更换。 （7）设备老化报废重新购买或需要新增设备时，由综合管理部填写《采购申请单》递交公司领导，由领导核实后，安排综合管理部购买。 2、使用管理规定： （1）爱惜使用，文明操作。野蛮操作或私自拆卸者，根据情节轻重，予以警告或按10-50元/次进行罚款；导致损坏者，除赔偿外，并罚款50元/次。 （2）办公设备只作为公司办公用，不得用于私人用途，违者，根据影响公司办公情况的严重性按10-200元/次进行罚款。 （3）打印书面文件前要检查、预览，防止出现错误重复打印，浪费打印耗材。有浪费者，根据情节轻重予以警告或处以10-20元/次罚款。 （4）各部门负责人对部门内部办公设备安全性负责，督促部门员工下班时锁好门窗。 （5）以上规定由各部门监督，综合管理部执行。屡教不改者，公司予以辞退。 二、办公（生活）用品管理 （一）办公用品的采购： 1、公司办公（生活）物品由综合管理部负责申请采购、购买、入库、发放、更新和管理。 2、各部门每月25日提交次月的采购申请计划到综合管理部，由综合管理部结合办公用品库存情况，统一安排采购； 3、由综合管理部填写《办公用品采购申请单》报综合管理部经理审核签字后，提交总经理批准后方可购买。 4、各部门所需办公用品，需经综合管理部统一购买，其它部门不得擅自购买。采购分为定期采购和临时应急采购。综合管理部根据批示意见，在规定时间内完成采购。 5、综合管理部采购所需用品时，须本着经济节约、质优价廉的原则，并要结合以前采购情况，进行对比选择，逐步建立资信度高的采购点进行长期合作。选择固定办公用品合作商，采取上门送货、定期结算的合作方式。 6、部门特殊物品或专业物品采购，由综合管理部派专人负责采购，使用部门派专业人员协助采购。 7、各部门使用办公用品时需填写《办公用品领用表》，办公室每月1日对办公（生活）物品进行盘存（须2人以上共同盘存），制作《办公用品盘存表》交于财务部。 （二）办公用品的发放标准： 1、水笔、笔芯：笔芯2支/月，水笔1支/3月。 2、软面抄：转正后，公司发软面抄一个，此后公司将不再发放。 3、文件袋：根据实际情况领用，对于给甲方不拿回来者，需当场说明。 4、订书机： ①每个部门一个订书机（丢失由部门负责，公司不再发放）。 ②订书钉用完后可到办公室领用。 5、剪刀：按部门配发一把。丢失、损坏由各部门自负赔偿，公司不再发放。 6、固体胶：每个部门以旧换新。 7、大头针、回形针：各部门按需领用。 8、标签纸、夹子：需用者到办公室领用。标签纸及夹子根据实际情况发放。 9、湿手器、橡皮筋：限财务部领用。 （三）工作服（仅限余下厂部） 1、夏季工作服每人2件，自己保管。 2、离职员工返还工作服，如有丢失，按60元/件进行赔偿。 （四）U盘、移动硬盘管理 1、由综合管理部对U盘、移动硬盘统一管理。 2、由各部门的领取人登记领用、保管、使用。 3、U盘主要用于方便各部门之间资料来往。 4、在使用过程中造成U盘、移动硬盘丢失或损坏，按原价赔偿或重新购买。（使用1年以上的U盘可免于赔偿，届时以旧换新）。 第四章 办公室卫生管理 1、公司公共区域及独立办公室的卫生统一由各部门职员每日早上轮流打扫，董事长办公室由专人负责打扫（详见值日表），员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责，确保个人办公台面整洁； 2、凡新入职职员，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识； 3、各工作场所内均须保持整洁，不可随地吐痰、堆放垃圾、污垢或碎屑； 4、各工作场所须做好日常清洁维护，垃圾不得超过垃圾桶的三分之二； 5、饮水机及周围必须保持清洁； 6、洗手间、整容镜、洗手池及其它卫生设施，必须保持清洁； 7、下水道口应经常清除污秽，保持清洁畅通； 8、凡可能产生寄生传染菌的区域，每月至少应三次消毒； 9、各工作场所须充分保持空气流通； 10、在使用公共场所（会议室、洽淡室、阅览室、培训室等）完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作； 11、下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。 12、每周六上午进行卫生大扫除。 13、处罚标准： 不合格项目 扣款标准 桌椅不整齐、不整洁 10元 桌面脏乱 10元 地面脏、有垃圾 10元 墙面脏、乱挂东西 10元 桌椅人为损坏、办公桌钥匙丢失 费用自理 窗台、窗户玻璃脏 10元 垃圾未倒 10元 最后一个离开办公室未关灯、关电扇 罚部门10元 下班后未关窗关门 罚部门10元 第五章 用印管理办法 为保证印章使用的合法性和可靠性，方便公司各项业务的顺利开展，有效地维护公司利益，特制定以下内容。 一、印章的种类 公司可以对外使用的印章包括：公司公章、法定代表人私章、公司业务专用章（财务章、合同专用章、测试检验章、检验合格章、报价章、竣工章、投标专用章） 二、公司印章的申请与刻制、废止 1、申请：印章刻制必须以书面形式向综合管理部提交《印章刻制申请表》。印章刻制申请表必须经公司总经理签字批准。 2、刻制： 公司印章的刻制由综合管理部统一负责，刻制标准应符合国家相关规定。 3、散失、损毁、被盗：公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速报告综合管理部并递交说明原因的报告书，报告书须经部门经理、综合管理部经理、总经理签字确认。综合管理部根据情况依本制度办理重新刻制。 4、废止： 由于机构变更或其他原因废止的印章，由使用部门及时将印章交综合管理部处理。除特别需要，由综合管理部将废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行处理。 5、新制印章的登记：申请刻制好的印章应在综合管理部进行登记。综合管理部应将每个印章登入《印章刻制登记表》内，建立公司印鉴档案，并将此档案永久保存。 三、印章的保管、交接、停用和销毁管理 （一）公司各类印章必须由专人保管 1、公司章、合同章、法人章、检验合格章由综合管理部保管。 2、财务用章由财务部指定专人负责保管。 3、公章保管须有记录，注明印章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息，由综合管理部做《印章管理表》。 4、公章保管须安全可靠，须加锁保存在综合管理部，不准委托他人代管。 5、公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合安保部门工作。 （二）印章移交 印章移交必须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息，做《印章移交表》。 （三）有下列情况的印章必须停用： 1、长时间放假的，必须封存保管，假期结束后重新启用。 2、机构变动或机构名称改动。 3、主管部门或机关通知改变印章图样。 4、印章在使用中损坏。 5、该印章遗失或被窃，已声明作废，后来又找回的。 6、公司申请停业、注销登记等事项发生。 （四）印章停用后的处置： 印章停用后，应及时将停用印章送到综合管理部封存，并按相关法规要求送交工商登记机关处理，或由至少一名股东在场监督销毁，且须上交印章清退、封存、销毁等记录。 四、印章的使用 （一）公司公章使用范围 1、以公司名义向上级国家机关、各省市、自治区党政机关发出的重要公函和文件。 2、以公司名义与有关单位的业务往来、公函文件和联合发文等。 3、以公司名义对外发文、开介绍信、报送报表、各类资质等。 4、公司颁布的各项制度、文件等。 5、公司业务上的报价单、决算单、图纸等。 6、其它由公司高层管理人员判定必须使用公章的情形等。 （二）公司业务专用章使用范围 1、财务专用章：就有关财务会计等方面业务代表公司用章。 2、合同专用章：以公司名义签订的协议、合同和有关会议纪要等。 3、检验合格章：公司相关产品检验报告、合格证等。 4、凡属部门业务范围内加盖部门印章。 （三）使用印章，一律实行登记审批制度，必须注明用章事由、数量、申请人、批准人、用章日期。 1、用章权限分级掌握，使用哪级章、由哪级领导批准，均由公司法人代表直接决定，并由印章保管人负责执行。凡不符合用印规定的，综合管理部均有权拒绝盖章。 2、各部门用印须先提交《用印申请单》，经相关主管核准，总经理签字后，连同需盖章的文件等在综合管理部用印。用印后，应在《盖章申请》上加盖使用的印章存档。 3、代章：因工作急需而又无合适印章，可采用借章办法，借章要在落款处加注“借印”、“代”字样。 4、使用印章时，保管人应就盖章的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。 5、严禁任何人在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。 6、对未经判定的文件等资料不得擅自用印，违者将受严厉处罚。（四）申请用章规定 任何人员需加盖印章时，均需填写《用印申请单》，由综合管理部查阅需盖章资料，在符合印章使用范围内，经总经理签字同意后，方给予盖章。 五、处罚 1、所有人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。 2、严禁未经批准私自刻制公章，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。 3、违反印章刻制、保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。 4、违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。 第六章 会议管理办法 一、总则 1、目的： 加强公司会议纪律，规范议事流程，进一步提高会议的质量和效率。 2、原则： 强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。 3、适用范围： 适用于公司各种例会及专题会议。 二、职责 （一）归口部门：综合管理部负责监督该制度的执行。 （二）职责： 1、综合管理部负责公司级例会的组织及相关工作，负责部门例会及各种专题会议的监督。 2、综合管理部负责组织、协调各种会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。 3、公司各部门负责本部门例会及专题会的组织及相关工作。 三、 议事机构及职能 （一）会议分类： 1、股东大会由公司全体股东组成。股东大会是公司最高决策机构，每年必须召开一次股东大会，特殊情况可召开临时股东大会。公司分立、合并、清盘，年度利润分配，公司股权融资、发行股票、上市，公司员工持股计划和股权激励机制制定，选举公司董事、监事，修改公司章程，1000万元以上的对外合作、投资、融资活动以及应由股东大会决定的重大事项等均须由股东大会表决，股东大会表决以持股数为准。股东大会相关规定及职责由公司章程进行规范。作为股东的总经理必须参加。 2、董事会由股东大会选举产生的全体董事组成。董事会是公司重要事项决策机构，可每季度召开一次，特殊情况可召开临时董事会议。落实股东大会决议，基本制度的制定，重要政策的制定，机构的设置，经营计划的制定，总经理、副总经理、财务总监、董事会秘书等高级管理人员的聘用，提交股东大会的各项报告，500万元以上、1000万元以下的对外合作、投资、融资活动以及应由董事会决定的重要事项等均须由董事会研究决定。作为公司经营第一决策人的总经理必须参加。 3、经营办公会议由董事长、总经理、董事长助理、各部门负责人组成。经营办公会议是公司日常决策机构，每月30日召开经营办公会议（如遇周日则时间提前），由综合管理部组织召开。会议主要内容为落实有关经营管理工作的各项决议；制定公司和各部门目标责任及具体计划；制定人员编制计划和对应由经营办公会议决定的干部进行任免；各部门当月工作完成情况总结、分析、汇报，研讨次月工作计划；讨论通过各类管理文件；负责解释在执行公司各项政策时出现的问题并提出解决方案；300万元以下的对外合作、投资、融资活动以及应由经营办公会议决定的重要事项等均须由经营办公会议研究决定。 4、公司周例会：原则上固定于每周一上午9:00召开，要求总经理及办公室全员参加,地点在公司会议室。主要内容为各部门总结本周工作情况，检查目标任务的进度，落实相关责任，研究存在问题及解决办法，制定下周工作计划和措施，指定相关任务执行责任人，提出工作标准和注意事项，针对部门周例会提出的问题进行反馈等。 5、专题会议：指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议（其中：公司动员大会、业务决策会议、年终总结大会等大型会议需申报总经理批准），会议时间、地点、参加人员由召集部门确定。由总经理及会议发起部门（或人员）参加。 四、会议通知： 1、临时重要会议及专题会议由会议召集部门在会议召开前1个工作日发《会议通知单及回执》给各参会部门（人员），并同时抄送综合管理部； 2、经营办公会议和公司周例会时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整，公司级例会由综合管理部通知各参会人员，并说明原因； 3、会议通知单需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。 五、会议准备： 综合管理部负责会场安排、设备准备，需在会前半小时准备完毕。 六、会议纪律： 1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备《会议签到表》，组织参会人员签到； 2、参会人员提前10分钟到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员； 3、公司内部集会与会议，皆须准时参加，如参会人员因特殊情况不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，公司例会需向综合管理部经理请假，未请假视同缺席或迟到处理； 4、公司例会部门经理必须参加，如部门经理不能出席，需指派本部门人员代替，并提前通知办公室； 5、无故缺席会议，罚款50元/次；迟到/早退罚款20元/次。 七、会议记录： 1、公司重要会议须进行会议纪要，如经营办公会议、专题会议等。 2、由会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后1个工作日内，发各参会部门（复印件），同时抄送综合管理部。原件（附签到表）交综合管理部存档。逾期未提交会议纪要的，部门负责人罚款100元。 3、会议纪要需参会主要人员签字确认。公司例会纪要由综合管理部经理签字；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字，并抄报综合管理部； 4、会议纪要按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附后。 八、处罚规定： 综合管理部负责编制每月《会议违纪处罚单》，并于每月15日汇总做为当月工资扣款依据。 第七章 档案管理办法 一、总则 1、为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本办法。 2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 二、档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合管理部负责公司所有行政和业务档案资料的统一收集管理，财务部和各业务部门需指定专人负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合管理部有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。 三、归档范围 1、公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、安全生产许可证、质量管理体系证书、CCC检验报告、鉴定证书等各类资质原件、复印件、扫描件； 2、建造师注册证书、职业资格证书、职称证、各类人员身份证复印件、毕业证复印件、电工证等原件、复印件、扫描件； 3、各类设备、工程、销售合同、协议及第三类合同等文件材料原件； 4、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 5、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 6、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。 7、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 8、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 四、归档要求 1、遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面,应逐项按规定用签字笔书写,字迹要工整、清晰。 7、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合管理部保存复印件。 8、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 9、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由综合管理部保存原件； 10、由公司对外签订的经济合同，综合管理部应保留原件，财务部、计划部、采购部各保存一份复印件； 11、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部归档。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。 五、档案保管 1、归档资料要进行登记，编制归档目录。    2、综合管理部档案管理员要科学地编制档案分类目录，完善检索工具，以便于查找。    3、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。    4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。    5、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。    6、经确定需销毁的档案，由综合管理部编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由综合管理部永久保存。    7、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 8、 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 六、档案使用与借阅 1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。借阅者都要填写《档案借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅。 2、借阅档案资料，须经综合管理部经理批准。阅档必须在综合管理部指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经总经理批准。 3、借出