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xx网络科技有限公司 会议管理制度 第一章 总则 第一条 目的 为进一步规范会议内容和程序，提高会议效率，节约会议成本，健全决策机制，特制定本制度。 第二条 基本原则 强调会前通知、充分准备，会中议事精减、高效、记录、会后执行等原则。 第三条 适应范围 本制度适用于公司级别行政会议，各专业委员会例会与委员会临时会议。非以上级别会议可自行制定会议制度，但应遵循本制度基本原则。 第四条 作业流程 公司级行政会议 各专业委员会会议 通 知 会议前准备 会议议程 会议记录 会议纪要签发 决议跟进 第五条 责任人与配合人 事 项 相关责任人 配合人 通知 行政会议：综合部经理或行政助理 各委员会会议：主任委员 相关部门 会议前准备 行政会议：综合部、会议召集人 各委员会会议：委员 相关部门 会议议程 会议主持人 与会人员 会议原始记录、会议纪要 综合部，主持人指定的记录人 主持人 会议考勤 行政会议：综合部、记录人 各专业委员会会议：记录人 与会人员 会议纪要签发 行政会议：总经理 各专业委员会会议：主任委员 决议跟进 下次同级别会议，主持人指定的跟进人 第二章 会前准备 第六条 会议组织遵照“谁提议，谁组织”的原则； 第七条 除例会、紧急会议外，至少提前一天通知各与会人，会议通知要求明确会议议题、议程、时间、地点、时长、与会人、主持人、记录人等，经总经理批准后发布。 第八条 通知中对与会人有明确要求的，与会人应根据通知要求充分准备提案、发言稿、PPT、相关资料文件等或其他通知中特别要求的准备内容。 第九条 会务准备 会务准备包括以下内容：会议场所布置、会议需用设备的准备与调试、签到簿、备用桌椅、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等。 根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。 第三章 会议总体要求 第十条 会议应根据实际工作需要召开，控制出席人数，与会无关者不参加；着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作；尽量缩短会议时间，减少拖拉现象。 第十一条 会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和滔滔不绝。 第十二条 严格会议纪律。与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假。 第十三条 讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。 第十四条 杜绝对某一问题的争论不休，会议事项讨论中不得因个人原因与与会者争吵，工作讨论中对事不对人。 第三章 会议主持 第十五条 主持人应于会前5分钟到场，检查会务落实情况，做好会前准备。 第十六条 主持人应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成的目标，议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。 第十七条 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。 第十八条 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。 第十九条 主持人应将会议决议事项的相关内容如：实施的程序、达成标准和时间、具体责任人或责任部门、跟进安排等进行归纳总结并向与会人明确。 第四章 与会人要求 第二十条 根据会议通知要求，做好充分的会前准备工作。 第二十一条 准时到会，并在《会议签到表》上签到。 第二十二条 会议发言应言简意赅，紧扣议题。 第二十三条 遵循会议主持人对议程控制的要求。 第二十四条 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。 第二十五条 做好本人的会议纪录。 第二十六条 积极有效地落实会议决议中与本人有关的决议内容。 第五章 会议记录 第二十七条 本制度适应范围内的所有会议原则上都应确定专人负责记录。会议记录可采用笔记、录音笔、录像等多种方式结合，但必须有原始笔记记录。 第二十八条 会议原始记录和会议纪要都应进行存档，公司级别会议记录由综合部统一存档，各专业委员会会议纪要由各委员会负责存档。 第二十九条 会议记录原则上由综合部参会人员进行记录，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。 第三十条 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。 第三十一条 会议记录员应遵守： 1、以专用会议记录本做好会议的原始记录，根据需要整理会议纪要。 2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。重要会议，有言必录；一般性会议，摘其要点记录。 3、会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样，在会议纪要中对已决事项进行汇总。 4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。 5、做好原始记录的日常归档、保管工作、及时将经主持人核准的《会议考勤表》的考勤记录报考勤人员。 第三十二条 会议纪要的内容： 1、必须全面记录会议的内容；会议纪要内容包括会议时间、地点、主题、会议主持人、参与人、记录人、议程、议题、决议、未决议议题等； 2、必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点； 3、会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出； 4、起草会议纪要应采用打印体；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写，同时要保持纸面清洁； 5、会议纪要应在会后的三天之内提交综合行政部存档； 6、公司级别行政会议的会议纪要一般要由总经理签发，各专业委员会的会议纪要有主任委员签发。 第六章 会议跟进 第三十三条 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定。 第三十四条 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。 第七章 奖惩 第三十五条 迟到、早退、缺席 1、迟到。所有与会人员在会议规定召开后5分钟内未到的，计为迟到。 2、早退。与会者未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。 3、缺席。凡通知中拟定的与会人员未经请假不参加会议或请假未经批准而不参加会议的，计为缺席。 第三十六条 处罚 1、迟到、早退每次处以20元的罚款； 2、缺席每次处以50元的罚款； 3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担； 4、会后会议记录人将会议考勤表及时提交综合部。 第三十七条 与会人不按会议通知要求进行发言准备，或没按要求准备相应的PPT、文件的，主持人在会上进行通报批评，记录人将与会人情况计入会议纪要。 第八章 会议的保密 第三十八条 与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。 第三十九条 会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。 第四十条 故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。 第九章 附则 1、因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。 2、本制度由总经理办公室负责解释。 3、综合行政部负责本制度的执行监督。 4、本制度由总经理批准后生效，自颁布之日起执行。 会议考勤表 会议名称： 年 月 日 序号 姓 名 签 名 签到时间 备 注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。 2、本考勤表会议结束后交综合部留存，并作为绩效考核和处罚的依据。 3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。 会议记录表 会议名称 会议时间 年 月 日 时 至 时 会议地点 主 持 人 记录人 出席人员 列席人员 缺席人员 主要议题 会议议程与发言内容 决议 已决议题标题、决议内容、责任人，时限，跟进人等 未决 议题 未决议题描述，未决原因，措施 备注