知识管理制度通用 (2).doc

****集团知识管理制度 [ 蓝凌管理咨询报告之三 ] ****集团基于LKS4.0知识管理 实施推进制度 （建议稿） 目录 一、知识管理的目标和策略 二、知识管理组织架构和岗位主要职责 三、知识贡献管理 四、知识内容的推进管理 五、系统内知识的安全管理 六、知识管理的绩效考评 七、附则 附件1：知识需求贡献表（样表） 附件2：内部专家名单表(含专家背景调查表) 附件3：常用资料需求表 附件4：定期检查的知识表 附件5：模块的权限分配 深圳市蓝凌管理咨询支持系统有限公司 地址：深圳高新区中区麻雀岭工业区7栋五楼A区 电话：（0755）26710066-1808、1708 传真：（0755）26710099 邮编：518057 ****集团知识管理制度（建议稿） 一、 知识管理的目标和策略 1. 1目标 1.1. 1****集团的知识管理目标，就是要把支持企业各方面工作的信息、知识管理起来，提高工作效率、保证工作质量、降低工作成本。通过“将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人”，使集团全体员工掌握好企业知识，建立和强化企业的核心利润源，谋取企业长期的、稳定的、增长的利润。 1.1.2 较具体地, 要在这次知识管理的推动中，建立起集团的知识体系架构；整理出全集团各岗位工作所产生的知识、员工贡献的知识、员工所需求的知识、常用的知识、基础知识、专家知识、员工的工作经验和总结等知识内容；确定这些知识内容的管理方式；通过工具平台、组织和制度逐步使知识管理工作走向正规化。 1.2 策略 1.2.1 根据****集团业务和工作特点，进行知识管理信息化办公平台和知识管理组织和机制的建设，在专业咨询机构的指导下，分阶段稳步推进实施。 1.2.2 知识管理信息化办公平台选用蓝凌公司的LKS4.0系统。该系统以IBM/LOTUS 的DOMINO协作平台为基础，它是基于知识管理的工作平台，可以满足****集团的知识管理需求。 1.2.3 知识管理的组织将以集团知识管理委员会为领导和指导机构,在各集团部门和分公司设立专职经理负责实施知识管理与应用推动; 1.2.4 知识管理机制将明确集团全体员工贡献、参与、管理的内容、职责、方式以及考核奖惩办法。 1.2.5 推进中, 选择蓝凌管理咨询中心的专业人员对集团全面导入进行一个月的辅导。 1.2.6 遵循稳步渐进的原则，第一个月为准备期。知识管理活动主要为构建全集团知识树、安装软件、知识管理理念和软件操作等；第二个月为试用期。主要是知识内容的上传，熟悉各个模块的使用方法、功能和知识需求、知识贡献的内容时间要求。第三个月正式开始使用。 二、 知识管理组织架构和岗位主要职责 2.1知识管理组织架构 2.1.1根据****集团现有的组织架构和知识管理的实际需要，为在不增加人员编制的情况下使知识管理工作顺利开展，特制定****集团知识管理组织架构（见架构图）。 2.1.2各子公司确定1-2名专职或兼职的知识管理关键成员负责具体的实施工作。 2.1.3 知识管理组由知识管理组协调人、集团知识管理经理、各子公司知识管理组关键成员（子公司行政人事经理）组成。除集团知识管理经理为专职外其余人员均为兼职。 知识管理领导小组 或信息化领导小组 集团信息管理部总经理 兼知识管理组协调人 集团知识管理经理 集团系统管理员 ****资讯公司知识管理组关键成员 ****环保建材公司（含石岩基地）知识管理组关键成员 ****汽车用品公司知识管理关键组成员 清华****纳米材料高科技公司知识管理组关键成员 ****技术开发公司（石岩）知识管理组关键成员 2. 2岗位主要职责： 2.2.1集团知识管理领导小组：负责全集团的知识管理规划，着眼于制订与集团知识管理相关的战略，运作机制和管理准则，组织和管理集团所需的通用知识资源，指导集团和下属子公司的知识管理工作。 2.2.2集团信息部总经理兼知识管理组协调人：负责制定全集团的信息网络规划，统一规划、开发和检测知识库和管理软件功能，审查全集团知识管理发展规划，负责集团知识管理实施工作和协调集团与下属子公司的知识管理工作，对企业的知识进行终审、提炼、固化，检查全集团的知识管理各项工作。 2.2.3集团知识管理经理：负责全集团的知识管理规划，制定知识管理的实施细则，偏重于具体实施和操作有关的战略、计划，策划大型知识管理宣传活动和交流活动。指导下属子公司的知识管理工作，对企业的知识进行初审、提炼，推动全集团的知识管理工作稳步发展。根据员工反馈意见和集团的实际需求，不断完善知识管理系统的内容和功能。 2.2.4集团系统管理员：保证全集团信息化平台和终端设备的正常运行，负责对下属各子公司技术实施工作进行指导和培训，定期对网络进行检查和维护，按照规定设置各个模块的权限。 2.2.5子公司知识管理组关键成员：现阶段由行政人事经理兼任。负责按照集团的知识管理总体规划和子公司的实际情况实施知识管理工作，对企业的知识进行初审、提炼，定期向集团知识管理首席执行官汇报本公司知识管理工作进展情况。在基层推动各部门和相关人员积极有效地参与集团和本公司、部门、岗位和个人的知识管理工作，实施知识库和交流平台的日常管理和协调工作。搜集通用的知识资源、组织专家和员工提供专门的知识资源，对知识资源进行初步汇集、过滤、整理（包括定期更新和删除）、分类储存等，推动知识管理的理念传播和实际运作。 三、 知识贡献管理 3.1员工知识内容贡献的时间和要求： 3.1.1 案例贡献：指员工在工作中完成领导下达的任务或某个项目完成后所得到的经验和体会。由该事务的负责人在任务完成后3天内整理成文档经上一级负责人初审，知识管理经理终审后按要求上传到案例管理相应的模块中； 3.1.2 计划总结：指每月的工作总结和下月的计划。全体员工必须在每月10日前上传上月的总结和本月的工作计划到计划总结模块中； 3.1.3 工作成果贡献：指工作的阶段性进度报告或结果报告。该工作的负责人要及时将工作报告交部门负责人审阅后上传到文件管理的相应目录下； 3.1.4工作信息贡献：指在工作中搜集到对工作有支持作用的相关信息。信息经部门负责人审阅整理后放入文件管理的相应目录下； 3.1.5专家系统、常用知识等模块的要求按3.2条、3.3条执行； 3.1.6其它知识的贡献时间要求按照附表的规定执行，具体时间请见附表一：知识贡献需求表。 3.1.7各级知识管理者应充分重视并检查员工按照上述要求准时完成责任内文档的内容上载。现阶段由各部门经理负责督促员工按时间贡献知识，条件成熟后由知识管理人员负责此项工作。 3.1.8暂未明确具体时间要求的，请按照文档目录内容要求逐步上载工作内容。 3.1.9以前工作中未上载的文档由各部门经理安排有关人员及时补充上载，以利于快速丰富知识库的知识内容（文档）。 3.2 专家及专家知识的管理 3.2.1****集团的LKS专家系统中所列专家由内部岗位专家、外部顾问专家、员工升级专家三部分组成。专家均需考核和聘用, 并遵守专家的职责,随时为员工的工作服务。 ·内部岗位专家指现在集团某主管岗位任职并具有丰富的工作知识和经验的人员。他们由全体员工所推荐,并经集团领导批准确定。（这第一批的内部岗位专家表明其在擅长领域内具备了丰富的专业知识和经验。） ·外部顾问专家指由集团领导聘请或员工推荐报请集团领导批准的在某方面具有丰富知识和经验的外部顾问人员。 ·员工升级专家指在知识管理工作实施过程中积极参与，在某方面知识贡献突出，贡献的知识点击率名列前茅，受到专家和员工的好评，由知识管理经理推荐,并经报请董事长或总裁批准的集团内部员工。 ·按照逐步渐进的原则，现阶段首先设立内部岗位专家，建立内部岗位专家系统，取得经验后再建立外部顾问专家系统和遴选员工成长专家。 3.2.2 集团对已确认的专家颁发聘书，给予一定的专家津贴（具体数额另行确定），年底由集团知识管理经理查阅统计专家回答问题的次数并组织知识管理关键组成员对回答问题的质量进行审议。回答问题最多的前5位专家和被评为回答问题质量最佳的前5位专家由集团授予专家之星称号并给予物质（奖金）奖励。 3.2.3任何员工在任何时间和任何地点都可以在平台上将工作问题提交专家解答也可向专家擅长的领域提出问题，同时提出具体的要求专家回答的时间。 3.2.4接受提问的专家必须在要求的时间内对问题作出回答。如果专家回答问题不及时或拒绝回答，提问员工可以向上级领导直至董事长反映情况。拒绝回答超过3次者，经核实后将注销专家称号并收回聘书。 3.2.5 专家名单和其擅长领域请见附件二：内部专家名单 3.3 对常用知识的要求 常用知识分为集团常用知识和部门、子公司常用知识。 3.3.1由集团知识管理经理牵头，根据常用知识调查得出的知识条目组织进行常用知识的收集和编撰，完成后放入常用资料知识库。此次先将需求人次最多的“集团成长历程、员工通讯录、员工手册、集团组织架构、集团财务制度、集团管理制度”等条目放入LKS3.0的主页面常用资料栏目内。 3.3.2各子公司可根据实际情况确定本公司的常用知识，由知识管理人员负责组织和实施，报集团知识管理经理审批通过后放入知识库。子公司的常用知识待各部门门户建好后可放入专门的资料库中。 3.3.3 常用资料的增加或删除由集团知识管理首席执行官根据常用资料的需求和使用情况报请集团知识管理委员会批准后由系统管理员实施。 具体常用知识条目请见附表三：常用资料需求表 3.4 对知识进行定期检查的具体要求： 3.4.1对知识进行定期检查，是知识管理实施过程中重要的措施，对保持企业知识内容的更新和增长有着重要的意义。 3.4.2 各部门经理负责对员工的知识贡献进行定期检查。 3.4.3 各子公司知识管理人员负责对本公司知识贡献情况进行定期检查，并将结果每月上报集团知识管理经理。 具体的时间要求和检查人请见附表四：定期检查的知识表 四、 知识内容的推进管理 4.1知识管理的推进过程： 通过沉淀、评价、筛选、模板化（经典化）、宣传、培训考试等方式方法，来推动集团的知识管理工作。 4.2知识推进步骤和机制 4.2.1 所有通过审阅（审批）上传的案例、贡献的知识、工作的报告和总结、工作的计划总结等就是集团沉淀的知识，所有员工都可以对沉淀下来的知识进行评价，发表自己的看法和意见。 4.2.2知识的评价：每位员工都可以在自己的访问权限范围内对所有可访问知识进行评价，集团知识管理经理和各子公司知识管理人员可以综合考虑员工所贡献知识的评价结果加入自己的经验进行判断，给出评价结论。 4.2.3 各级知识管理人员收集员工对知识所作的评价并进行初步筛选，把评价高（或分值高）的知识推荐给集团知识管理经理，由其再一次筛选整理报请知识管理组协调人审核通过后授权技术人员进行固化，作为有示范作用模板（经典）的知识。集团知识管理经理应在全集团加强对固化经典案例和优秀的知识条目的宣传，加以提炼后在全集团进行示范。 4.2.4 集团知识管理应组织各级知识管理人员对固化的知识进行整理出题,以便员工自我培训和考核。员工也可以接到上级通知后对特定故化知识进行学习和考核。考试成绩将有系统自动记录，并将纳入员工的绩效考评中。 4.2.5模块的更新：集团知识管理经理可以根据集团发展的情况提出有关模块的更新建议，上报集团信息管理部总经理审核并经集团知识知识化小组负责人批准后由集团系统管理员执行。被更新模块的知识内容由集团知识管理经理审核剔除不合适的内容后转移到相应的模块中。 4.2.6知识条目的删除：集团知识管理组协调人可以对集团知识库的知识在其权限内进行审核，删除不合适和已过时的知识条目。各模块管理者可在其权限范围内对模块内的知识进行审核，删除明显不合适和已过时的知识条目，对于尚不能判定的知识条目，可以会同知识管理经理一起讨论决定删除与否。删除的具体操作由集团信息管理部总经理通知系统管理员实施。 五、 系统内知识的安全管理 5.1访问权限的确定 5.1.1集团信息管理部总经理和集团知识管理经理一起讨论各模块的管理者、编辑者、作者、读者的名单，提交集团知识管理委员会集体审批通过后由集团信息管理部总经理通知系统管理员进行设置。 5.1.2由于人员变动而产生的权限变化，集团信息管理部总经理要及时通知系统管理员进行变更。 5.1.3 任何人都不能没有经过授权而越权进入任何模块，一经发现证实立即辞退。 5.2权限范围 5.2.1管理者和编辑者拥有该模块的所有权限，可以创建文档、创建模板、阅读或编辑或删除文档、评价知识等。管理者侧重于宏观管理，编辑者侧重于具体操作。 5.2.2读者可以阅读权限内的所有文档，并可以参与评价。 5.2.3员工在编辑文档时也可自定义发布范围（在地址薄中选择可阅读人员即可）。 具体的权限分配人员名单请见附表五：模块的权限分配 六、 知识管理的绩效考评 6.1知识管理考评处理办法 知识管理考评将分为知识贡献、参与、管理三方面来进行考评。 6.1.1知识管理绩效考评纳入集团考核体系，具体办法由集团人力资源部根据知识管理的实施情况会同集团知识管理经理一起制定，报集团知识化领导小组审批通过后执行。为了使全集团知识管理工作顺利起步健康发展，现阶段特制定有关知识管理工作的临时规定如下： 6.1.2 贡献考评办法： ·案例管理考评：在完成任务或某个项目完成后，由该事务的负责人在任务完成后3天内整理成文档经上一级负责人初审，知识管理经理终审后按要求上传到案例管理相应的模块中。每月底对当月的案例进行考核，考核结果知会财务和人力资源部，未按时完成者缓发工资，直至完成并达到要求后补发工资； ·计划总结考评：所有员工都必须在每月2日前在计划总结模块中提交上月总结和本月工作计划，并经各级知识管理人员检查确认。未按时提交者名单由各子公司知识管理人员汇总后报财务人员缓发上月工资，待提交后再行发放上月工资； ·工作成果贡献考评：某项工作的负责人要及时将阶段性进度报告或结果报告等工作情况整理成规定的文档经部门负责人审阅后上传到文件管理的相应目录下，未按时完成者由部门经理督促完成，仍不按时完成者由部门经理知会知识管理经理通报批评； ·工作信息贡献考评：收集到的信息经部门负责人审阅整理后由指定人员放入文件管理的相应目录下，如果由于信息没有及时上传对工作造成损失，将按损失金额的多少对当事人进行处罚，损失金额较大者予以辞退； 6.1.3员工参与考评办法： ·所有员工都必须积极参加知识的点评、知识的讨论、知识管理的培训等项活动，每半年根据员工点评记录、参加培训和讨论的次数、考试的成绩等综合评价。根据记录和成绩，由知识管理经理知会人力资源部经理作为加薪、晋升、奖励的参考。 ·所有员工必须按照知识贡献表的时间要求（参见3.1.1条）按时保质保量提交所贡献的知识，各部门经理随时进行检查，知识管理人员每月底进行抽查并进行讲评。没有按时提交者第一个月给予口头警告，并进行一个月的跟踪指导，下一个月乃未按时提交知识贡献将扣发其基本工资的3-5%，并考虑调换工作岗位。 ·累计五个月或连续三个月没有按时提交所应贡献知识者由集团统一进行知识管理培训（培训期间只发基本生活费）或报请集团人力资源部门予以辞退处理。 6.1.4管理考评办法： ·部门经理以上人员要按照附表四的要求定期检查部门员工知识管理工作的实施情况，审核沉淀下来的知识，删除错误的部分。对于没有及时进行检查、审核或处理的管理人员, 知识管理经理有权进行批评。严重者，知识管理经理须知会人力资源部经理予以惩处。 ·集团知识管理经理应定期召集知识管理关键成员会议，通报出现的问题，讨论解决的方案。 ·知识管理人员没有按照本制度尽责实施知识管理推动，或利用职权有意刁难员工或不能公平处理员工错误，员工可以直接将意见发给知识管理领导小组，由领导小组派调查人员对情况进行调查，并按调查结果对知识管理人员进行处置。 6.1.5以上考评办法为暂行，集团人力资源部制定的考评办法出台后按其要求执行。 6.2知识贡献的激励方法 6.2.1以奖励为主，纳入员工考评来督促，推动知识管理活动最直接和最基本的手段就是直接邀请、诱导和督促员工使用企业知识管理系统。鼓励及督促专业部门和人员将个人才智贡献到企业知识库中共享、交流。 6.2.2每年初（元月份）累计员工去年一年的知识管理之星上榜次数，最多的前1-3名员工由董事长颁发董事长特别奖，4-6名由集团总裁颁发总裁鼓励奖。具体金额由董事长确定。 6.2.3 根据员工提供知识条目的点击率综合考虑贡献知识的数量，各子公司知识管理经理负责每月遴选出2-4名按时贡献知识、知识贡献点击率高的员工为积极参加知识管理工作的员工，作为知识管理之星在公司网站上公布，并在加薪提职中作为重要的条件优先考虑。 7、附则：本制度在实施的过程中将根据集团的实际情况进行调整，具体调整建议由各子公司知识管理人员在征求员工意见的基础上提出，并上报集团知识管理经理，由其汇总整理后报请集团知识化领导小组审批通过后实施。集团网络的规划和调整由集团信息管理部负责。 13 蓝凌管理咨询报告