员工出差管理制度.doc

员工出差管理制度 一、 目的： 为了进一步规范公司员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本制度。 二、 适用范围： 适用于公司全体员工。 三、出差人员行为规范 1.出差人员出差期间，应以工作任务放在第一位，确保在计划时间内完成各项预定工作； 2.出差人员出差期间，如由其他单位负责接待的，除正常一天三餐外，不得参与其他单位安排的与工作无关的其他活动。如发现一次扣罚100元，违反三次以上将作解除劳动合同处理； 3.出差人员不得擅自接受其他单位的礼物、红包或其他与工作无关的礼物。一经发现，没收礼品并处行政罚款300元； 4.出差人员代表着公司的形象，穿着和行为举止，应始终保持端庄大方； 5.与代理商或其他单位进行沟通时，必须维护公司的利益和形象，不得交谈损害公司形象的内容，不得诋毁公司； 6.对于代理商的投诉，采取端正态度，首先做出合理解释，并将问题记录，或及时反映公司，帮助尽快处理； 7.有关公司的机密，不得随意泄露。 四、出差类型 （一）当日出差：出差当日可能往返者。 1.当日出差之交通费凭乘车证明实数支给。 2.当日出差人员不得在外住宿；但因实际需要，事先呈报相关部门核准按远途出差办理。 3.当日出差一般情况下公司不派公务车且不得乘坐出租车，特殊情况需要公司派公务车或乘坐出租车的，事前须由其部门经理或公司相关部门审核批准。 （二）远途出差：出差必须在外住宿者。 1.远程出差之交通费凭乘车证明实数支给。 2.远途出差在其区域有公共汽车直达目的地的，须乘坐公共汽车，若因时间紧急或其他原因须经其所属相关部门批准后可乘坐出租车。 3.自备车辆出差者，公司予以适当补贴油费，不再另外报销交通费； 4.出差人员之交通工具除可利用公司、本人车辆外，以利用火车、公共汽车为原则；但因特急事情经公司总经理核准后方可利用空运交通工具。 五、出差核准程序 （一）个人申请出差 1.出差人员应提前2至5日办理出差申请，填写《出差审批单》，并按以下审批权限逐级核准后方可执行： 2.部门经理出差，报请公司总经理审批（可使用电话/微信报请核准）； 3.直属主管出差，报请分管副总审批； 4.基层员工出差，报请直属主管/部门经理核准，报分管副总审批； （二）公司指派出差 1.即由所属部门经理、直属主管根据业务及其他工作需要，指派其部门涉及的岗位人员出差； 2.指派出差均由指派人填写《出差申请单》，并按照本制度执行出差费用申请、核销事项； （三）其他规定 1.员工出差时限由审批部门或指派人员视情况需要事先予以核定。 2.因公务时间紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可使用微信、电话方式请示并经批准，出差后补办手续。 3.出差员工（总监及以上人员除外）在出差前须到人力资源部办理考勤登记。 4.出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请其所属部门审核批准；因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知所属部门并在出差结束后提供相关证明；经其调查确实后批准另给付出差旅费。 六、出差费用标准及相关规定： （一）出差时间核算： 1.出差当日12：00以前出发按1天计算； 2.出差当日12：00以后出发按半天计算； 3.出差当日12：00以前返回按半天计算； 4.出差当日12：00以后返回按1天计算； 5.此处涉及的时间以飞机、车船票等起／至时间提前／滞后2小时为准。 （二）出差费用标准。（详见附件一） 1.往返交通费 往返交通费采取分级别核算：经理及以上员工可以乘坐飞机（经济舱）、高铁（C、D、G一等座、二等座）、普通列车（软卧、硬卧、硬座）；主管级员工可以乘坐高铁（C、D、G二等座）、普通列车（硬卧）；基层员工可以乘坐普通列车（硬卧、特快、直达特快）。 2.油费补贴 若因紧急事情无法使用公司车辆的，使用个人车辆将给予油费补贴。补贴标准按照每百公里10升汽油核算，油价以当天市场油价为准。出差的过路过桥费实报实销。 3.住宿标准 员工出差住宿采取分级别核算：经理及以上员工单个人每人每天280元四星及以下宾馆，双数人每人每天160元四星及以下宾馆；主管级员工单个人每人每天240元三星及以下宾馆，双数人每人每天140元三星及以下宾馆；基层员工每人每天200元三星及以下宾馆，双数人每人每天120元三星及以下宾馆。 4.出差补贴 出差补贴包括餐费补贴40元，市内交通补贴10-100元不等。出差补贴不需要提供费用报销凭证，以实际出差天数核算。 （三）其他规定： 1.公司员工出差，食宿由代理商公司或其他单位提供的，不再报销住宿费、出差补贴； 2.差旅费报销补贴标准内所列各项，均以当次出差总天数累计计算（算头不算尾原则）； 3.两人或两人以上出差（同行者为同性），住宿时不论级别高低，应以两人同住一个房间为标准，住宿费仅以其中一人标准报销（可以其中级别较高者报销）； 4.出差员工因有差旅补贴，不另行享受公司正常餐费补贴； 5.因区域培训会、全国代理商会议需要出差的人员不享有出差补贴，食宿由公司统一安排； 七、出差费用预支方式 1.因公出差的员工需预支出差费用的，凭审批后的《出差审批单》至财务部按规定办理费用预支。 2.出差人员亦可先行垫付出差费用，出差完毕后凭相关票据进行核销； 八、出差费用核销程序 （一）核销规定 1.住宿费用按标准报销，超标自付，欠标不补；由对方接待或公司安排的餐饮费、交通费、交际费不得重复报支。 2.交际费用额度由总经理或分管副总核准，未经核准费用自理。 3.所有报销项目均需凭发票等票据报销（不含出差补贴）；不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给以不同程度的处罚。 4.当日出差可往返者不报销住宿费。 5.出差人员未经核准出差时间超过审批时间的，停留期间的涉及补贴、交通费按实际的30%给付，特殊情况由总经理核准后予以全额报销。 6.本制度中涉及报销的费用，如遇特殊情况超支须提交书面报告经总经理审核批准后方可报销； 7.若出差应报销住宿费无相关凭证者，则按相应住宿费标准的50%支付。 8.员工出差期间原则上不得报支加班费；节假日出差的，经其所属相关部门批准并由人力资源部复核后，可酌情安排补休。 9.费用报销需要开据发票的，需开普通发票（包括普通增值税发票），发票抬头为：北京广通丰盈珠宝有限公司。 （二）核销程序 1.员工须在出差结束后5个工作日之内完成差旅费的报销工作，有出差工作总结要求的，需一并提交一份“出差工作总结”。 1.1从财务部领取《费用报销单》后，依财务部规定的标准粘贴相应的正式发票。 1.2填好《费用报销单》的所有明细，出差人员签字后，逐级提交审批核准： A：部门经理出差报销单据须经公司总经理或副总经理核准审批； B：直属主管出差报销单据须经部门经理核准，报总经理审批； C：基层员工出差报销单据须经所属直属主管和部门经理核准，报总经理审批。 2.财务部复核程序 2.1财务部人员按照本制度规定，复核单据的规范情况，包括“出差审批单”、票据的张贴、金额核实、相关部门核准签字、报销时间等； 2.2经其复核确认后，予以办理涉及人员的出差费用报销事项； 2.3对于出差费用的超标部分不得报销； 2.4涉及超出规定时间进行费用报销的，出差费用按照标准的50%支付； 3.出差人员为两人或两人以上差旅费支出、报销说明： 3.1出差小组中须指定专人管理所有人员差旅费的支出、报销工作，其他人员仍须签字证明； 3.2《费用报销单》中的补贴金额由报销人根据“公司出差费用标准”中的标准分发补贴金额； 3.3出差期间发生的费用中，如有公司不予报销项的支出额，由出差人员（总经理、分管副总外）根据“公司出差费用标准”中的标准分摊； 4.凡随同总经理出差的所有员工，其出差补贴只能享受其标准的50%； 5.借款及报销原则为：前款不清，后款不借。 九、附则 1.本制度最终解释权归总经理办公会，本制度的公布、实施、修改、废止以经总经理签批之日为准。 2.本制度中所述“以上”、“以内”均包括本数。 3.本制度自二零一五年十一月一日起实施。 4.附件《出差申请单》。 出差申请单 姓 名 部 门 职 务 随行人员 预计出差日期 自 年 月 日 时起至 月 日 时止（共计： 天） 出差事由及目的 差旅费预算 万 仟 佰 拾 元整（¥： 元） 预支差旅费形式 □现金 □自带支票 □转帐 □其他 往返交通工具 □飞机 □普通火车（K、T、Z） □高铁（D、C、G） □汽车 部门经理 确认 人力行政部 确认 财务部 确认 总经理 审批 返回销假 年 月 日 时（由考勤人员填写）