销售贸易型公司管理制度 (2).doc

公司管理制度 总则 1. 目的：为规范公司运作与行政管理，规范员工的行为，使公司之发展有制度上的保证，特制订公司管理制度。 2. 制订原则： 2.1 可行性原则：公司各项制度的制定讲求务实，不制定过高的标准。 2.2 有效性原则：公司的各项规章制度一旦制定，在被明令废止之前就必须得到一丝不苟的执行，未经特别豁免，任何人不得违背。 2.3 标准化原则：力求公司的行政行为和业务行为的标准化； 2.4 个性化原则：公司以人性化管理为主，强调员工的自律和自觉，充分尊重员工的个性。 3. 效力：本制度自公布之日起生效，原制度与本制度冲突的，以本制度为准。 解释权：本制度的解释权归公司所有。 企业文化 1． 公司的宗旨：通过向客户提供全方位的产品服务，实现公司与客户的共同发展；通过充分尊重、挖掘和培养员工的潜能，实现员工与公司的共同成长。 2． 企业文化： 团队力量与资源共享 积极沟通与全面理解 目标明确与高效运作 专业素质与不断创新 3． 员工行为准则： 3．1 工作时间，必须称呼同事的职位（无职位者除外），不得直呼其姓名，可以直称其职位，如总经理；或者姓+职位简称，如吴总；或者以小、老+姓氏，如小张，老王等。 3．2 个人形象规范，待人接物文明； 3．3 办公秩序严肃、紧张、有序、安静； 3．4 学无止境，不断向书本、业务、同事、客户、社会学习； 3．5 爱惜公物，勤俭节约，提倡环保； 3．6 做事以做人为先，尊重理解他人，如同尊重理解自己； 3．7 不以损害公司及同事利益的方式谋取私利； 3．8 不断树立、维护与提高公司品牌与形象。 4． 工作制度和观念： 4．1 首问制：下级必须服从和完成上级的工作安排、指示和督导。若因故无法完成该项安排、指示或有不同意见，必须加以解释，并由上级决定后另行安排或处理。对于上级的另行安排和处理有异议的，可以越级申诉。 4．2 复命制：事必有复，复必有时； 4．3 时间观念：运用时间表进行时间管理，今日事，今日毕； 4．4 职业观念：处处体现专业素质和职业风貌； 4．5 保密观念：严守公司与客户商业秘密，保证商业情报安全； 4．6 双赢观念：个人职业规划与公司利益协调发展，实现个人与公司之共同发展。 公司组织构架 1． 公司实行整合营销策略（IMC），提高管理效率；经营内容包括水泵、风机、发电机组等机电产品，为客户树立统一的目标和企业形象，将统一的产品服务信息传达给消费者。 2． 公司实现一对一责任制，实现职责分工。 3． 公司业务实行开放式管理机制，倡导企业目标与业务团队利益的一致性； 4． 公司运作强调充分授权与完全责任的统一。 5． 公司的组织架构如下图所示： 总经理 总经理助理 财务总监 行政副总 营销副总 大区经理 门 店 连锁分店 车 队 人 力资源 部 仓储部 采购部 财 务 部 售后服务部 市场部 1． 总经理： 1.1 汇报对象：直接对董事会或者合伙人负责，全面负责公司的日常运作。 1.2 协作伙伴：与副总经理分工协作，相互配合形成管理团队。 1.3 直接下级：总经理助理，财务总监，行政副总，营销副总。 1.4主要职责: 1) 拟定公司经营目标和发展战略； 2) 制订年度工作计划并监督实施； 3) 负责业务开拓和战略谈判； 4) 建立和完善对外公众关系； 5) 协调和督导业务团队的业务进程； 6) 拟定和修改公司管理制度； 7) 提出公司机构设置和和工资调整方案； 8) 负责新聘员工的审核录用； 9) 审核公司对外协议、合同和重要文件;代表公司签署上述文件； 2．总经理助理： 2.1 汇报对象：直接对总经理负责，全面负责公司信息资源与服务品质管理，确保各项风险的防范与控制。 2.2 协作伙伴：与总经理分工协作，相互配合形成管理团队。 2.3直接下级：财务总监、营销副总、行政副总及各部门主管。 2.4主要职责: 1) 对于公司的总体发展战略、政策和策略提出建议； 2) 负责公司的知识管理和内部资源共享建设； 3) 制订公司的保密制度和风险防范制度; 4) 对于经营市场从技术与风险等角度提出建议；负责审核经营市场总体方案设计、各类具体操作文件以及其他与市场有关的各类往来函件等，以确保产品服务的技术可行性与产品质量； 5) 负责审阅公司所有其他的各类往来文件，并签署意见； 6) 负责对下级的督导、培训与考核； 7) 负责安排新聘人员的上岗前培训； 8) 督导业务团队的业务进程； 9) 提出相关专业问题并负责召集相关专业人员进行专题研讨； 10) 在总经理外出期间临时负责公司日常运作； 11) 负责每月的综合考核； 12) 负责设立标准文件库与工具箱； 定期向上级汇报工作，完成上级下达的工作任务。 3．营销副总 3.1 汇报对象：总经理、总经理助理 3.2 协作伙伴：行政副总、财务总监、 3.3 直接下级：大区经理、门店经理、市场部经理、售后服务部经理 3.4 主要职责: 1) 对公司市场开拓战略提出建议； 2) 参与并执行市场开拓策略与计划; 3) 独立开拓客户与渠道 4) 负责组建并领导业务团队开拓市场; 5) 负责经营市场的总体策划，在方案获得批准后负责实施； 6) 协调业务团队对内对外分工，并对市场工作结果负责； 7) 每周确认市场部成员的工作时间表; 8) 负责对下级的督导、培训与考核，并将培训与考核意见呈报总经理； 9) 负责市场调查，定时收集、整合和提供市场信息。 10) 完成上级下达的其他工作。 4．行政副总 4.1 汇报对象：总经理、总经理助理 4.2 协作伙伴：营销副总、财务总监、 4.3 直接下级：采购经理、行政经理、人事经理、仓库主管、车队队长 4.4 主要职责: 1) 在分管总经理的领导下，全面负责行政管理部的各项工作。 2) 建立健全公司的规章制度体系，并负责行政管理类制度的具体执行。 3) 建立健全公司的文书管理规范标准，体现公司的良好形象。 4) 营建企业内部良好的企业文化，强化企业精神、团队精神的宣传。 5) 加强与各相关政府机构、行业协会等单位沟通，有效为公司提供良好的服务和支持。 6) 策划和主持公司的大型活动，并负责予以实施。 7) 参与策划及市场方案的制定完善工作。 8) 主持日常公司内部工作会议。 5.财务总监： 5.1 汇报对象：总经理。 5.2 协作伙伴：行政副总、营销副总 5.3直接下级：会计、出纳、打单员和对单员。 5.4主要职责: 1) 协助制订公司的财务计划; 2) 完善公司的财务制度; 3) 负责成本规划和控制; 4) 负责与合作厂商的联系和合作事宜; 5) 负责对下级的督导、培训与考核，并将考核意见呈报上级。 6) 负责财务管理优化，不断收集、整合和提供新的优化建议。 6.大区经理 6.1 汇报对象：营销副总。 6.2 直接下级：驻外业务主管、分店经理 6.3主要职责: 1) 做好市场规划，正确分析市场状态和客户能力，拟定市场拓展思路； 2) 带领团队走访经销商，了解各类竞品情况，按照公司政策、制度进行市场拓展，完成拓展目标 3) 定期（每周一次）和经销商管理团队召开会议，加强公司与代理商团队的联系。 4) 市场信息、竞品信息的收集、整理和反馈； 5) 和各部门保持紧密联系，执行和协助各部门的工作要求，寻求各部门的工作支持； 6) 确定公司下发的各项物料如：POP、海报等按时到位； 7) 了解代理商和经销商的库存状况，协助其处理，并及时反馈总部； 8) 真实调查市场信息，协助公司进行区域广告投放和审批工作； 9) 定期建立和维护客户档案； 10) 管理部门各项费用支出，监控预算执行情况； 11) 按时完成月、周、日工作计划，并每日检查各岗位人员工作进度  附表：《岗位职责》 员工行为规范 1．着装： 1．1 员工个人仪容仪表不仅仅展现个人精神面貌，而且体现着公司的行业形象； 1．2 上班时间需注重个人仪容、仪表、着装整洁。 2．接听电话： 2．1 所有员工必须在第一时间接听电话； 2．2 总机接听电话须先说“XX机电，您好!”；员工接听电话时须说“您好!”，与客人交谈时应注意使用各种礼貌用语：“对不起”、“请稍等”、“再见”、“谢谢”； 2．3 被找员工不在位置上或因忙不能接听电话时，其他员工应代接电话，并解释原因，记录留言等信息； 2．4 接听电话应控制音量，以不影响他人为原则； 2．5上班时间内须尽量避免接打私人电话，确有要事时，通话应简短扼要。 3．待客： 3．1 外来人员原则上在会议室会面，保证公司内部办公环境； 3．2 事先预约有访客的，应提前通知公司秘书，以安排会议室，并提供访客服务； 3．3 任何员工在公司工作区域内遇见访客询问或张望，均应主动带领至相关人员处，确保访客在公司内一定有人作陪，避免访客自行在公司内四处查找； 3．4 业务客户和重要访客离开公司时，应由具体接待的员工为客户开门并送至电梯口或大门口； 3．5 谢绝访客翻动、阅读、使用公司与员工个人用品，注意公司与客户的商业机密； 3．6 最后一个离开公司的员工有义务检查公司各种设备是否关闭，并确保公司大门上锁。 办公室管理规定 1． 总则：办公室由公司秘书统一管理，建立《办公室管理手册》（见附件），实行当事人登记制度； 2． 传真管理： 2.1 传真机由公司秘书管理与维护，并负责开关机。 2.2 接收传真： 全部传真原则上由公司秘书负责接收，并逐页统一编号。在《传真管理表》登记后，第一时间传送或通知至相关部门及个人，收件人须签收，重要传真要复印备份。 2.3 发送传真： 公司传真采用统一格式，经副总经理审阅同意签发后，由公司秘书登记后统一发出； 3． 复印管理： 需要复印公文的员工需先向公司秘书声明并在《复印管理表》上进行登记后由公司秘书统一复印。 4． 信件管理： 公司所有信函由公司秘书统一收发，并由收发件人在《信件管理表》上登记。 5． 文档管理： 5.1 文本文档： 5.1.1 各业务团队应指定专人对文本文件进行归类管理，并在市场完成以后，检查文件是否有缺失（如有缺失需说明原因），交公司统一存档； 5.1.2 总经理的文本文档由秘书统一整理归档，查阅与复印需经本人同意。 5.2 电子文档： 5.2.1 公司秘书每天上午、下午两次统一接收公司邮箱的邮件； 5.2.2员工在服务器中的电子文件夹的建立和管理应按照标准化格式，电子文档应进行归类整理，并妥善保管个人密码； 5.2.3网络安全：员工在公共区的文档应注意保密；员工的电子文档要注意定期备份，以防病毒损害。 6． 图书、报刊管理： 6.1 图书： 6.1.1 图书一经购买，由公司秘书统一盖章登记入库，方可借用； 6.1.2 图书借阅必须填写《书报管理表》后借出，原则借阅时限为一个月，每次最多借阅三册； 6.1.3 员工必须妥善保管公司图书，若有损坏、遗失，限一月内购还，否则照原价两倍赔偿。 6.2 报刊、杂志： 6.2.1 公司秘书每日将当日报纸夹至报架上，并保留最近五天的报纸； 6.2.2 每周进行剪报，剪剩的旧报纸保存两个月； 6.2.3 期刊架上放置近两期期刊，每半年装订成册，并收藏，保存期2年。 6.3 采购及订阅手续： 图书采购及报纸、期刊、电子杂志等资料的订阅采购程序参照“办公用品管理制度(SZ-10-007)”。 7． 办公设备管理： 7.1 办公设备包括传真机、复印机、投影仪、手提电脑、桌式电脑、数码相机、录音机等； 7.2 除桌式电脑分配给个人专用外，其余设备均由网络管理员管理, 个人借用投影仪、手提电脑、数码相机、录音机等，必须进行登记，使用完毕立即归还，总经理特别批准的除外; 7.3 员工应爱惜公司的办公设备, 注意保持机器清洁；使用时要严格操作规程，严禁私自拆卸、移动机器设备； 7.4 电脑运行环境由公司统一安装设置，个人不得无故修改系统设置；修改、安装软件需得管理员许可; 认真做好网络安全防范措施，若有发现问题应及时向管理员报告，尽量避免意外情况发生。 8． 车辆管理： 8.1 公司车辆由专职驾驶员驾驶，公司人员因业务需要派车的，应提前提出申请，办公室统一安排后方能出车，驾驶员应填写《出车登记表》；每月还必须填写《车辆费用统计表》； 8.2 不得公车私用。下班后，公司车辆原则上应停放于指定车位，特殊情况应向公司领导请示； 8.3 保养和维修由公司指定点进行，驾驶员必须填写《车辆维修保养登记表》； 8.4 驾驶员因违反交通规则而受到的罚款，原则上应由驾驶员负担。 附表： 办公管理手册(SZ-10-006-C1)，包括： 传真收发管理登记表 复印管理登记表 邮件管理登记表 书报管理登记表 设备使用登记表 机票、车票登记表 出车登记表(SZ-10-006-C2) 车辆维修保养登记表(SZ-10-006-C3) 车辆费用统计表(SZ-10-006-C4) 办公用品管理制度 1． 办公用品领用标准： 1.1 额度：公司除总经理外的全体人员领用固定额度的办公用品以及报销通讯费、交通费等，在额度内和规定的范围内有自主决定权。 1.2 办公用品的范围：可自由领用并计入个人额度的办公用品包括：电话磁卡、复印纸、笔、笔擦、磁盘、文件夹、胶水、不干胶、小刀、订书机及钉、笔记本及纸、封面纸及胶圈、回形针、大头针、涂改液、电池、起钉器、打孔器等。未列明的项目经总经理或副总经理确认是否进入额度范围； 1.3 后勤人员在为业务人员服务或其他特殊情况下领用大量办公用品的，经总经理批准后，可以免于计入个人额度。 2． 特殊办公用品的领用应由总经理，副总经理批准；实际执行过程中，如果个人额度超出预算，必须经公司总经理特别批准； 3． 领用办公用品应本着节约、环保的原则：文件夹应尽量提高使用周转效率，多余的部分可以退回行政部；纸张的背面可以用于打印文件初稿或用于作草稿；签字笔可以多用笔芯替换等； 4． 办公用品由专人保管，领用人填写《办公用品管理表》； 5． 办公用品采用统一购买的办法，根据需要，填写《请购单》，经财务部经理审批预算后执行；购买单件价值低于100元的用品的，需经副总经理审批；购买单件价值超过100元的用品的，需经总经理审批。 6． 流程图： 请购 预算 审批 采购 登记入库 领用 附表： 请购单(SZ-10-007-A1) 办公用品管理表(SZ-10-007-A2) 办公用品入库单(SZ-10-007-A3) 招聘制度 1．原则： 采取公开招聘，择优录用的原则，聘用后按劳取酬，享受公平待遇。 2．程序： 2．1 公司需要增加新员工，由公司总经理会同公司主要领导研究所需人员的数量、各项条件(职位、学历、姓别、年龄、婚姻状况、工作经验、户籍、需要懂的知识)、招聘的途径（通过刊登启示或机构推荐）等后，交行政人员具体实施。 2．2 行政人员按要求向外招聘，收集应聘人员资料后，统一安排面试，并在面试前由应聘人员填写“职位申请表”。 2．3 初步面试由行政经理，副总经理会同有关人员进行，面试后在“招聘面试记录表”签署意见，并将初步筛选结果送总经理，由总经理进行最后面试，并确定职位、工资、级别与上班日期；未录用者的表格、个人资料存档。 3．流程图： 录用 申请/需求 招聘 招聘条件/途径 初步面试 最后面试 岗前培训 正式上岗 附表： 招聘人员职位申请表及面试记录表(SZ-10-008-B1) 人事使用变更程序 1．报到手续： 1.1 聘用人员应持一寸照片2张、体检表及相关证件至行政部办理报到手续，体检不合格、关系不清者，不予录用。 1.2 本公司不允许任何人员在外兼职。 2．试用期： 2.1新录用的新员工除总经理特别批准，一律实行试用期三个月。待遇按公司薪金制度的有关规定处理； 2.2 新员工报到后，公司将与新员工签定劳动合同及保密协议，发放办公用品，公司指定部门主管以上级别的人员对其进行督导，并进行月度考核； 2.3 试用期满后，由督导人员对新员工进行综合考核并将考核表送交副总经理并转总经理审核，经批准后新员工转为正式员工。 3．提职提薪与降职降薪： 3．1 提职：员工在合同期内，如工作表现优异，将在职位空缺的情况下给予提升，先由副总经理做员工工作考核，“工作考核表”送总经理批准后生效； 3．2 提薪：员工在合同期内，如工作表现优异，在无职位空缺的情况下给予提薪，先由副总经理做员工工作考核，“工作考核表”送总经理批准后生效； 3．3 降职或降薪：员工在合同期内，如不能胜任工作或严重违纪，将给予降职或降薪，先由副总经理做员工工作考核，“工作考核表”送总经理批准后生效；生效后的“工作考核表”送财务部更改薪资。 4．解除合同： 4．1 员工辞职须于一个月前向副总经理提出书面申请，填写“离职表”报送总经理最后批准，方可生效；未提前申请须赔偿一个月工资； 4．2 试用期间双方解除合同须提前三个工作日； 4．3 由公司提出提前解除合同，按劳动合同法的有关规定执行。 4．4 公司实行末位淘汰制。凡是每年年度考核排在最后一位的员工，公司原则上将解除劳动合同。 5．离职手续： 辞职申请获批准或被公司要求解除合同后，该员工应于最后工作日，按公司规定，根据“离职表”中工作交接的要求，至相关部门办理清楚各项工作的交接，交接完毕后将“离职表”返回财务部计算工资并存档；工作未交接完毕，有关部门不得给予办理关系调动手续。具体各部门交接项目如下： 5.1 工作部门：对内、对外工作的交接，确认办公物品完好无损； 5.2 行政部：确认归还公司书籍与行政部发放之工作牌、办公用品；确认电脑有无损坏，设备完整； 5.3 财务部：确认结清所有经手之款项，归还预支款； 5.4 对外：起草致客户函，确定市场承接人员。 6．法律责任：若离职员工未按公司规定将所有工作交接清楚，致使公司蒙受经济损失，公司将有权追究其法律责任。若其在公司尚享有利益的，公司有权予以扣留。 附表： 试用期员工月度考核表(SZ-10-009-B1) 员工半年工作考核表(SZ-10-009-A1) 离职表(SZ-10-009-A2) 考勤制度 1．工作时间： 1.1 正常工作时间为每周一至周五的上午8:30时—12时，下午14时—18时（可根据时令具体调节），周六、周日休息；公司员工每天工作时间仅7.5小时，每周工作时间仅37.5小时。 1.2周末调休制度：因业务需要，各部门在周末均需安排各岗位人员轮流值班，不得出现某一环节缺人的现象。业务人员如需要出车，须提前上报主管并通知各部门，以便各部门主管安排配合人员。具体见《各部门周末值班表》，业务、接线员、打单、对单、财务、仓管、司机、售后、维修等各部门各环节人员均需有人值班，如未经调整而未值班者，对出现问题后果负全部责任。(原则上每人每周休息一天) 1.3午休时间轮值制度：电话接听、打单、对单、仓管、司机、售后、维修等人员在午休时间须做好调整，不能全部同时离开公司，以致出现业务流程中断的现象。具体见《内勤人员午休时间值班表》，如未经调整而未值班者，将被记过处分，若出现问题，则承担部分责任。 1.4公司业务采取一对一责任制，因此个人为完成市场所需额外工作时间一律不计加班费；如是因公司需要，另外安排的加班时间，则由公司另外安排加班补贴。 1.5如遇自然灾害致交通瘫痪的，应尽可能向负责考勤的人员报告，交通恢复后，立即到公司上班，经确认后可不计缺勤。 2．考勤制度： 2.1 本公司由公司秘书负责考勤；公司秘书于每月5日前将上月考勤表送财务部计算工资； 2.2 迟到、早退：上午8:30时，下午14时未到为迟到；上午12时，下午18时之前离开为早退；如外出办事，须事先由其上一级主管同意，并事前向考勤人员报备； 2.3 事假、病假：每天上午8:30时之前，下午14时之前未到公司需事先请假。凡请假必须报考勤人员确认；请假超过2小时以事假0.5天论处；超过4小时以事假1天论处； 2.4 旷工：每天上午9：00之前，下午14:30之前未到公司不请假一律以旷工论处，连续旷工超过3天，公司将保留将之除名的权力。 休假制度 1．请假原则： 1.1 员工请假应事先填写“休假申请表”，按程序报批后，方可休假，如遇到紧急事故，须口头知会上级主管，并于上班后24小时内补单，“休假申请表”交考勤人员备案； 1.2 未经准假擅离职守者，以旷工论处； 1.3 请假理由不充分或妨碍工作的，公司可根据实际情况缩短假期或不予准假; 1.4 假期最短时限以半天计。 1.5 一个月请假累计超过4天(含)的，按出勤率相应降低其本月职务工资，具体办法见“薪酬制度”（SZ-10-020）。 1.6 法定节假日按国家相关法律法规执行，另外计算。 2．带薪假期规定： 公司设立带薪假期制度。 A. 员工在本公司工作每满一年，享受带薪休假一天。 B. 根据岗位性质，可另行设定其它员工带薪假。 3. 病假制度： 每位员工在本公司工作每满一年，每年享受带薪病假一天。 根据岗位性质，可另行设定其它员工带薪病假。 附表： 休假申请表(SZ-10-011-A1) 人事考评制度 1． 考核的目的是持续改进员工的工作，促进公司持续发展； 2． 考核的对象为全体员工。其中，总经理助理、副总经理由总经理考核，其余人员由总经理助理、副总经理考核； 3． 考核的内容为员工的业务工作以及对本制度的遵循情况； 4． 考核分为月度考核、半年考核和年度考核。试用期的员工必须进行月度考核； 5． 考核结果与浮动的职务工资及奖金挂钩； 6． 员工对考核结果不服的，可以向总经理申请复核。 附表： 员工考核表(SZ-10-012-A1) 业务管理流程 仓库出货 市场推广 电话营销 客户收货单 客户签收 业务日报表 仓库出货单 申请用车 申请调货 调货单 车辆调度单 确立订单 客户订货表 客户走访 收款 财务报表 注: 为标准化文件 财务处报账 收款单 市场管理制度 1． 业务确认：公司承接每一客户，必须首先进行出货申请。每个片区市场由业务主办或部门主管填写出货申请表，经上级审批后到财务处打出货单； 2． 风险控制：在公司业务范围内的，单次订货达到1万元以上的；或者存在后续合作的可能，年订货可能在5万元以上的；必须由上级主管批准，并由上级列为重点客户，一同跟踪该客户； 3． 市场运作方案：市场运作方案主要包含对市场的初步了解、主要思路和商业判断，初步确定的业务团队成员； 4． 内审会：公司成立市场内部审核委员会，由总经理及副总经理等组成。该审核委员会批准后市场方可实施；总经理有权预先批准市场方案，并付诸实施。 5． 客户类型编号：所有新市场客户必须进行统一编号。编号办法如下： 公司客户类型的编制采用8位编号，举例说明如下： 市场名称 立项号码 SZ-10-I014 说 明 1位 2位 3位 4位 Sz 10 I 001 公司名称字母（公司代码） 2010年 （立项的年度） 业务属性 （行业分类） 第一个市场 （不论第几类市场，均统一连续编号） 5.3行业分类编号参考 I IT H高科技 B生物技术 C化工医药 N环保 R房地产 A农业饲料 U公用事业 E能源 旅游业 M材料 G政府相关 P上市公司 K 货运港口 Z其它 6． 公司有权根据业务发展的情况，推荐或调配业务团队的成员； 7． 业务团队在市场实施过程中必须及时向总经理及副总经理汇报进展情况，重大决策不得擅自决定；市场在实施过程中若发生重大变化，市场负责人应立即报告总经理及副总经理以便提交给市场审核委员会复核，以决定是否继续推进或放弃该市场，或做其他安排。 8. 市场推进制度 A业务主管必须订立每月工作时间表，按照时间表的要求开展工作； B 市场报价：公司定期公布产品价格政策； C业务主办必须订立每日工作时间表，同时建立每周工作计划表，按时登记工作事项和汇报内容； D业务日报表定期检查复核：业务团队成员的业务日报表每周由业务主管签字确认一次；业务主管的业务日报表每2周由总经理及副总经理签字确认一次；市场操作的业务日报表，在可能的条件下，每个月交由客户签字确认一次； E 市场操作过程中，对外提交的任何文件，必须先交副总经理审核，重要文件还必须交总经理审阅； F传真件由出文人挂入“待审阅传真”夹，通知副总经理审阅后，转入“已审阅传真”夹，公司秘书发出后，再转入“已发送传真”夹； G 业务人员对外联络、沟通或交流应该尽量采用电子邮件的方式。对外发送的电子邮件一律采用公司统一分配的邮箱，并同时发送给总经理及副总经理。重要邮件发送前需经总经理审核； H 市场审核委员会每月定期召开内部协调会，由业务部门汇报市场进展情况，提出问题并进行讨论和协调； I 严格控制风险。公司不介入高风险的操作领域，对市场过程中发现的风险倾向，应立即反映和汇报并采取相应措施； J 市场结束后，应填写总结表，并报内审会通过； K 公司实行业务跟踪制度，凡已确定业务负责人的，或者由业务人员引入的市场，由该市场业务人员负责跟踪；对于未确立的市场或客户，由副总经理统一负责跟踪，也可以指定市场人员负责跟踪。 9. 市场和客户是公司的财产，不是业务团队的私人财产，必须依附于公司的实力取得，也必须依靠整个团体的力量才能完成。 业务操作制度 1． 业务操作标准化：所有对外传真，必须使用统一格式，公司的协议、方案、研究资料等均应采用标准化格式； 2． 业务操作程序化： 与客户见面一定要有的放矢、有所准备。会见面前应仔细研究客户的有关资料和行业资料，做到心中有数，并准备所有公司文件。会见讨论的要点及会见的安排必须提前3天致电或传真给客户及参与会见的其他各方。 3． 客户及合作机构联系 3.1 业务人员要保持与客户及相关合作机构的密切联系，随时掌握市场动态，重要事项随时向总经理、副总经理及总经理汇报； 3.2 在市场操作过程中，需要与合作机构高层（主要负责人）联系的，应告知总经理、副总经理，一般情况下，法律问题由业务总经理统一向合作机构高层沟通，其他问题由副总经理统一负责沟通，以避免发生混乱。 销售管理制度 第一条 目的： 为加强XX公司销售管理，增强XX公司实力和综合竞争力，特制定本规则规范公司销售管理。 第二条 适用范围： 本规则适用于XX公司一切销售活动。 第三条 销售活动： 公司各项销售活动必须积极开展，力争使公司各项业务得到迅猛发展。 第四条 销售人员须知： 公司销售工作的人员，应在所属主管的监督指导之下，彼此信任、相互协作，相互团结，力争使公司销售利润最大化。 第五条 各种规则的遵守： 公司人员除本规则及其他规定外，对于公司临时发出的传达或命令，也应视同本规则遵守。 第六条 连带保证制度： 对于从事销售业务人员，应尽快设立连带保证制度。 第七条 事前调查： 从事销售业务人员，对于对方的付款能力等，应做事前调查，并衡量本公司的供应能力是否能依对方的订购内容作配合后，再行决定是否受理订货。 第八条 调查事项： 从事销售工作人员，应随时做好下列四项的调查，并将内容报告给所属主管： 1 预订的客户概况。 2 调查与下订单者有交易关系，并为本公司竞争对象的情报。 3 下订单的对方与本公司的关系及以往的订货实绩、付款情况。 4 如为第一次交易者，应就其经历、负责人、性格、资金、往来银行、从业人员数目、交易能力、有无与本公司的竞争同业交易、业务内容等进行调查。 第九条 订货情报： 订货情报应尽快取得，并在所属经理的指导之下，尽快展开有效率的销售活动。 第十条 估价单的提出： 在提出估价单时，应先取得所属主管的裁决认可后，方得提出。 第十一条 严格遵守价格及交货期： 在受理订货时，除了应遵守公司规定的售价及交货期外，对于下列五项规定也应 确实遵守： 1 品名、规格、数量及契约金额。 2 具体的付款条件：付款日期、付款地点、现金或支票、支票日期、收款方式。 3 除特殊情况以外，从订货受理到交货之间的期限，一般以 3天为主。 4 交货地点、车辆调度、运送方式、寄货情况等等交货条件。 5 安装、运转及修理等所需的技术派遣费的协定。 第十二条 契约书的提出： 如前述条件已具备，应将订货受理报告书连同订购单及契约书等证明订货事实的资料，一起提交给所属的主管审核。 第十三条 注明新旧客户： 1 订货受理报告书中对于订购者是新客户或者已有往来的客户须注明清楚。 2 如果是旧客户，应依据交货日期记明目前的未付款项余额。另外，尚需注明交易前或交易中是否有意外事故发生。新客户则重新处理，旧客户如曾有不良记录者予以标示。 第十四条 契约上的留意点： 在受理订货或订立契约时，应先确认订货相关等事宜，避免发生失误。 第十五条 在受理订货或订立契约时，应依照下列四项条件选择交易公司、缔结付款条件： 1 对于已往一向忠实履行付款条件的旧客户，可依照惯例认可本交易，但仍必须规定在 2个月内收回货款。 2 与新客户的交易，原则上在交货时必须同时收取现金。 3 即使是旧日即已往来的客户，仍应依照其付款能力的好坏，采取由交货处代理受领或直接契约的方法。 4 对于过去曾发生过长期恶意欠款、支票不兑现或不信守契约行为的客户，一概不接受代理受款以外的订货方式。 第十六条 免费的追加补货： 交货后，若基于客户的要求或其他情况的需要，必须追加产品或零件等物品的话，须事前提出附有说明的相关资料给主管，取得其裁决。 第十七条 损失负担： 因前项而发生损失的责任归属问题，则另订条文规定。 第十八条 报告： 从事销售的业务人员对于本规则第八条所规定的内容，应提出下列资料，并经由所属主管直接向副总经理报告： 1 每日的活动情况。 2 每月的订货受理内容报告。 3 所负责市场收款情况。 第十九条 报告的检查： 根据前项提出的报告，营销中心进行检查后，设立 3个月的营销计划，并对成果进行调查。 第二十条 订货确认、变更的通知： 1 管理或销售部门针对供应能力进行评估，再依据订货受理报告书中的条件及内容，做好确认之后，迅速发出订货确认的通知或变更通知给负责人员。 2 负责受理订货人员在收到前项变更通知后，须立即与订货者联络，并设法努力与订货人交涉，使订货条件符合规定。 第二十一条 营销中心： 营销中心应针对订货受理及交货等状况加以调查、分析，并负责督促交货事宜。 第二十二条 销售价格表： 销售价格表须随身携带，但不可借给或流传到第三者手中。另外，经过公司许可借出的图表等资料，也应迅速设法收回。 第二十三条 目录等的配发： 目录及其他销售上的必要资料，必须慎选对象后发放。 第二十四条 销售奖金制度： 公司另设有销售奖金制度，以资奖励直接从事销售业务人员。 第二十五条 货款的回收： 负责受理订货者应对货款回收事宜负责。 第二十六条 回收货款时的注意事项： 负责回收货款者必须遵守下列三点事项： 1 在受理订货或提出估价书时，应与对方谈妥付款条件。 2 在交完货后应立即提出清款单，在付款日须亲往收款，或寄出缴款委托函给对方。 3 经常与订货者保持密切联络，不断设法使对方如期付款。 第二十七条 提出收款预定： 负责人员应于每月月底将订货对方 2个月间的收款预定表提出给所属主管。 预定表的要领如下： 1 以每月的 10日、20日及月底做区分，注明各现金款项及票据的金额。 2 营销中心依据收款预定表，交给负责受理订货人员，并交付余额确认书及付款通知书等，借此督促、加强收款业务。 第二十八条 无法收款时的赔偿： 当货款发生无法兑现，判定已无收款可能时，相应业务人员须由其薪资中扣除相当于此货款的 50%额度，作为赔偿。 第二十九条 不良债权的处理： 交货后 6个月后，对方仍赊欠货款时，一般视为不良账款，应由负责人员从其薪资中扣除相当于该款项的 30%金额，赔偿给公司。但是，前项规定实施后的两个月以内，如果该货款的总额已获回收，则前项赔偿金的二分之一应退还给负责人员。 第三十条 回扣的范围： 回扣的范围以超过公司规定的销售价格为主，低于销售价格者不予认可。回扣的对象以契约或交货的对方为主，结算条件必须附有收据。另外，对于国营机构，其回扣行为将不予认可。 第三十一条 回扣： 如契约规定，并经得公司许可必须赋予回扣时，只能以限定比例支付。 第三十二条 销售佣金。 销售佣金之处理则依照第三十条及第三十一条的回扣条件来施行。 第三十一条 回扣： 如契约规定，并经得公司许可必须赋予回扣时，只能以限定比例支付。 第三十二条 销售佣金。 销售佣金之处理则依照第三十条及第三十一条的回扣条件来施行。 第三十三条 订货取消及退换货品。当发生订货取消或要求退货换货等事件，应立即依照规定步骤，将对方的凭证资料提交给所属主管，并待营销中心决裁通知时，始可更正自己所持有的销货内容。 第三十四条 退货的处理： 因不得已的理由，而必须接受退货时，应迅速将契约书及对方的退货传票，交给所属主管。如果事情的责任须归属该负责人，则须从该负责人的薪资中扣除运费、包装费及机器调整费等必要的相对费用，以作为对公司的赔偿。 第三十五条 交货后的折扣： 如货品交出后，货款被打折，应将对方的相关资料连同契约书，订单等提交给所属上司。不管被打折扣是事出何因，负责人都应从薪资中扣除相当于折扣金额的款项给公司，作为赔偿。 第三十六条 预付款的申请： 出差应依据公司规定的方式，于出差前的 4天（包括请款日）向所属主管提出出差旅费的预付，并取得总经理的认可，始可向财务部申请支付，特殊情况须经总经理批准。 第三十七条 出差旅费： 关于出差旅费的申请，请依据另行规定的旅费规章办理。 第三十八条 日报的提出： 出差者应依照另行规定的步骤，从出发日起按日提出自己的活动状况报告。 第三十九条 明示所在处： 出差者应将自己未来数天的去向告知公司或留言给将离去之处，让公司随时知道自己的所在。 第四十条 旅费的核算： 出差旅费的核算应于返回公司三天内，依照规定的步骤，向所属主管提出报告。