员工出差及报销管理制度.doc

员工出差及报销管理制度 审 批： 审 核： 编 制： 生效日期： 版 本： 制度修改信息 文件名称 员工出差及报销管理制度 文件编号 序号 版本 修改原因 修改人 生效日期 备注 1 1.0 创建 蒋伟 一．相关流程 1.1员工出差管理流程 流程名称 员工出差管理流程 流程编号 所属部门 流程图 相关制度/文书/表单 员工 员工所属部门 财务部 人事行政部 董事长/总经理/分管领导 编制出差 报告书 考勤记录确认 结束 审批 审批 检查核对 费用报销 办理报销 提供相关 报销凭证 出差 办理手续 办理手续 审批 制定员工出差管理制度 执行 审批 审批 执行 审批 出差申请 工作交接 权限外 权限内 权限外 权限内 开始 出差管理制度 出差申请单 工作交接单 出差费用报销凭证 费用报销管理制度 出差报告书 编修日期 审核日期 生效日期 二．出差及费用报销制度 出差及费用报销制度 1．目的： 1.1为了规范公司人员出差及差旅费报销标准和流程，保障出差人员能够履行工作职责，完成工作任务以及生活的需要，结合公司实际情况，特制定本办法。 2．范围： 2.1本制度适用于XXXXXX公司。 3. 出差定义： 3.1本制度所指的出差是指因公外出到工作地区域（区、县）外办理公务、培训、考察、参加会议、进行工作指导、检查、考核或其他公务的活动。 4. 出差原则： 4.1审批原则：凡是需要出差的事项，必须在OA中提交出差申请，严格按照相关的审批程序审批，特殊情况，经相关领导电话同意后，事后补办审批手续； 4.2任务与人员相适应的原则：公司领导或部门负责人在安排出差任务时，应严格控制出差人数，合理安排与完成任务相适应的人员出差； 4.3成本控制原则：所有出差人员在住宿、乘坐交通工具、对外接待等方面必须时时控制成本，按照规定的标准执行，能够提前预计出差时间的尽量提前申报，便于提前购买机票、车票，降低价格。 5. 相关流程及管理制度： 5.1出差管理内容 5.1.1出差申请程序 5.1.1.1一般员工出差原则上需提前3天申报《出差申请单》（OA办公平台差假管理模块中申报），并呈相关领导核准后按规定路线出差； 5.1.1.2部门负责人出差原则上需提前2天申报《出差申请单》（OA办公平台差假管理模块中申报），并呈相关领导核准后按规定路线出差； 5.1.1.3分管领导（总监）出差原则上需提前1天申报《出差申请单》（OA办公平台差假管理模块中申报），并呈相关领导核准后按规定路线出差； 5.1.1.4因特殊情况需临时派遣出差人员时， 必须在出差前及时申报《出差申请单》。 5.1.2出差过程中若因工作计划变更，导致出差路线变化，须电话征得有审批权限的领导同意后执行。出差结束后，按实际出差路线重新填写《出差申请单》。 5.1.3出差审批程序、权限 5.1.3.1总经理出差，由董事长审批；出差人填写《出差申请单》→董事长→人事行政部备案。 5.1.3.2分管领导出差，由总经理、董事长审批；出差人填写《出差申请单》→总经理→董事长→人事行政部备案。 5.1.3.3各部门负责人（包括经理级）及以下人员出差，由分管领导、总经理审批，报公司人事行政部备案；出差人填写《出差申请单》→部门负责人→分管领导→总经理→人事行政部备案。 5.1.3.4跨省（市）外出差，和五人（含）以上同时出差需董事长审批；出差人填写《出差申请单》→部门负责人→分管领导→总经理→董事长→人事行政部备案； 5.1.3.5出差时间在一周（含）以上，需由公司总经理、董事长审批；出差人填写《出差申请单》→部门负责人→分管领导→总经理→董事长→人事行政部备案； 5.1.3.6公司发文组织的会议、培训及活动，不需报审。 5.2出差搭乘交通工具、住宿 5.2.1出差到四川和重庆市所辖区域只能乘坐火车、汽车或驾车前往。选乘坐火车或汽车的，交通费用按实际发生额予以报销；乘坐火车三个小时以上的可以购买硬卧票，分管领导级以上领导出差需搭乘长途火车的，可购软卧票；乘车期间不予报销住宿费（特殊情况除外，如当日5:00以前达到）。到其他城市出差需乘坐飞机的，应尽量提前预定机票并享受折扣价，特别紧急事项除外； 5.2.2重庆公司各部门出差人员应主动与前往城市的异地公司（指重庆主城以外的所属公司）联系，落实公司的签约协议酒店；但所签约的酒店的住宿标准均不得突破公司制度规定，同时所签约的协议酒店应实行就近原则。若所到城市没有所属公司的，则由出差人员根据所规定的住宿标准自行解决； 5.2.3员工随同分管领导级以上领导出差，可选择与领导相同的交通工具及接待用餐。 5.3出差预约 5.3.1出差流程审批完毕，出差人应至少提前3天订机票（特殊情况除外），机票预订由各公司人事行政部负责购买； 5.3.2火车票、大巴车票由出差人自行购买。 5.4出差人员的考勤 5.4.1人事行政部每月底根据出差人员《出差申请单》上所注明的时间在OA系统里对出差人员进行考勤，按正常出勤视之。若实际出差时间超过了申请的时间，出差人员应通过电话征得上级领导同意后，再告知所在公司人事行政部考勤管理人员，返回公司后需在1个工作日内补办超出时间的出差申请单。凡未办理补办手续的，所超出时间一律按旷工处理。 5.5出差费用标准 5.5.1为了有效控制成本，公司将出差的住宿费、伙食补助等费用实行包干，以天数进行核算，交通费据实报实销。具体标准如下： 5.5.2住宿费的标准为： 项目 职级 出差费用标准 一线城市 二线城市 三、四线城市 乡镇 分管领导（含）以上 600 500 250 150 经理级 500 400 200 150 其他人员 400 300 200 150 5.5.3伙食补助费的标准为： 项目 职级 出差费用标准 一线城市 二线城市 三、四线城市 乡镇 分管领导（含）以上 200 150 100 50 经理级 200 150 100 50 其他人员 200 150 100 50 注：原则上要求在所在地公司食堂用餐，凡在公司食堂用餐的不享受上述补助。因出差需要在外用午、晚餐的，按一天标准报销；只需用其中一餐的，按半天标准报销。如需招待客户或接受客户招待的，不予报销伙食补助费。出差报销伙食补助的，公司不再支付误餐补助； 5.5.4一线城市：指直辖市及经济发达城市。如北京、天津、上海、深圳、南京、杭州、珠海、广州、厦门、福州、海口等； 5.5.5二线城市：除一线城市外的其他省会城市及经济较发达城市。如成都、青岛、连云港、宁波、温州、湛江、北海、苏州、无锡、江阴、长沙、贵阳、昆明、秦皇岛等； 5.5.6三、四线城市：除一、二线城市外的地级市、区县城市。如永川、阆中、璧山、云南红河等地区； 5.5.7重庆公司所属人员出差，必须按上述报销标准严格执行，确因特殊原因而超标的，超标部分必须经董事长审批后方能报销； 5.5.8重庆公司人员因公到异地公司临时出差，由异地公司安排出差人员的住宿，费用标准按本办法标准执行； 5.5.9重庆公司人员因公出差，若出差的事项与异地公司业务经营无关的，则相关费用出差人在财务部按规定报销，但异地公司应协助安排食宿等； 5.5.10相关部门陪同特别重要客人住宿时，可选择主陪人一名陪客人住宿，其余人员应严格按本标准执行； 5.5.11因公到本人家庭所在地出差的，不予报销差旅费； 5.5.12住宿费标准指每天每间，除分管领导级以上人员外，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报销。伙食补助按个人计算； 5.6交通费规定 5.6.1员工出差，公司应进行统筹安排，尽量减少出差频率，在不影响工作的前提下，合理选用交通工具（如火车和大巴车等经济型交通工具），并有效整合和控制出差人数； 5.6.2自驾车出差 5.6.2.1自驾车出差原则：重庆主城区内不得自驾车，主城区内在公司无车辆安排的情况下（公司用车以紧急事件、财务优先的原则），选择公共交通出行，事情紧急的经部门负责人同意后可选择出租车前往；周边区县出差必须在OA中填写《自驾车出差申请单》，并填写驾驶车辆信息及驾车人信息，经批准后方可自驾车出差。 5.6.2.2自驾车出差条件： 5.6.2.2.1需要自驾车出差的，先由申请自驾车出差前驾车人必须将自驾车辆的当年度车险原件提供给人事行政部核实，报总经理审批后，方能作为自驾车，并收取复印件备案； 5.6.2.2.2若需自驾车出差，必须每次填写《自驾车出差申请单》，经人事行政部审核批准后，方可作为本次自驾车； 5.6.2.2.3人事行政部同意作为自驾车辆，其出行时间、线路和搭乘人员，必须由人事行政部统一安排和调度； 5.6.2.2.4若未经人事行政部审核、总经理审批同意作为自驾车辆；若本次出差未经人事行政部同意作为出差自驾车辆；若不按人事行政部统一调出的车辆；若不在出差规定路线内的，都不视为出差自驾车辆，其所有费用和安全问题，由该车自行承担； 5.6.2.3自驾车用车原则：原则上三人以上同时出差方可选择自驾车，如有2人或以上人员同时申请分别自驾车到同一地点出差，则由人事行政部统一安排车辆自驾，在不超载的情况下同一车辆内可安排不同部门人员乘坐；严禁公司以外的人员搭车，如果发生交通事故后，一切责任由驾驶员承担，公司不承担任何责任； 5.6.3经批准自驾车到重庆主城区域外出差的员工，除按照规定报销过路过桥费、停车费外，另每公里按0.8元的费用报销油费，里程数以市区外的行驶里程计算（重庆周边区域里程数据详见附件一）。 5.6.4车辆自驾出差途中，如果本次交通事故主要责任由对方驾驶员，出现的交通事故由保险公司理赔后，出现的差额部分金额由公司予以承担；如果本次交通事故主要责任由我司自驾车驾驶员，出现的交通事故由保险公司理赔后，出现的差额部分金额由公司和驾驶员一起承担；如在车辆自驾出差期间因非工作原因或自驾路线不在出差申请路线中产生的交通事故公司不予承担任何责任。 5.7出差费用报销 5.7.1出差人员报销差旅费时，由财务稽核人员进行审核，报销时间根据财务报销规定执行； 5.7.2差旅费报销时，均需提供发票（需提供出差地的发票，不能找票替代），经批准的出差申请单或自驾车出差申请单。 三．相关表单 3.1 重庆周边区域里程官方数据表 重庆周边区域里程官方数据表 序号 起始地 达到地 距离（公里） 备注 1 重庆 涪陵 117 2 重庆 开县 316 3 重庆 永川 70 4 重庆 荣昌 110 5 重庆 大足 75 6 重庆 黔江 280 7 重庆 丰都 164 8 重庆 合川 69 9 重庆 万州 272 10 重庆 璧山 50 11 重庆 梁平 195 12 重庆 潼南 120 13 重庆 成都 320 14 重庆 江津 80 15 重庆 南川 89 16 重庆 綦江 70 17 重庆 武隆 170 18 重庆 阆中 240 备注：其他周边城市距离重庆主城的里程数以国家地图中标明的官网数据为准 3.2 出差申请单 出差申请单 填表时间： 姓名 部门 岗位/职务 出差事由 出差时间 从： 到： 出差路线 同行人员 审批意见 部门主管 分管领导 总经理 董事长 注：存人事行政部存档 3.2自驾车出差申请单 自驾车出差申请单 填表时间： 姓名 部门 岗位/职务 申请事由 出差时间 从： 到： 出差路线 同行人员 审批意见 部门主管 分管领导 人事行政部 总经理 注：存人事行政部存档 3.3费用报销单 费用报销单 年 月 日 报销事项及说明 报销方式 报销事项 合计 报销人姓名或名称 单据金额 报销人卡号或账号 实报金额 报销人开户银行 合计金额大写 经办人 部门负责人意见 分管领导意见 总经理意见 董事长意见 报销单位或部门： 财务负责人： 会计审核： 出纳： 报销领款人： 第11页/共11页