公司日常行政管理制度 (2).docx

力久（北京）基金管理有限公司 日 常 行 政 管 理 制 度 力久（北京）基金管理有限公司 1 力久（北京）基金管理有限公司 一．目的： 为适应公司高速发展的需要，创造一个文明、舒适、和谐的办公环境，提高 全体职员的文明办公意识，树立公司的品牌形象，特对整个公司的办公室管理作出如下制度规定，望大家共同遵守执行。 二.适应范围 适用公司所有员工三.责任部门 行政人事部 一、考勤管理制度 1. 考勤时间：3 月至 9 月：上午 09：30—12:00，下午 13：30—18:00，10 月至 2 月：上午 09：00—12:00，下午 13：00—17:30 每周五天工作制，星期六、星期日为休息日。 2. 各部门人员上下班时须由本人在公司前台处指纹打卡，严禁由他人代为打卡和其它作弊行为。行政人事部严格按指纹打卡每月考勤，申报考勤表。 3. 员工应按时上、下班，不得迟到早退（上班后 1-30 分钟内打卡到岗者，视为迟到；下班前提前 1-30 分钟打卡视为早退），迟到一次罚款 300 元，第二次罚款 500 元当月累计达 3 次以上，每次视为旷工半日论处，无故缺勤一天或请假期满，未续假而不到工者，按旷工处罚，扣发当日工资，当月累计旷工三天以上者，除实施罚款，并提出警告，累计旷工 5 天以上者，公司有权开除。 4. 无故缺勤一天或请假期满，未续假而不到工者，按旷工处罚，扣发当日工资；当月累计旷工三天（含三天）以上者，除实施罚款外，并提出警告。累计旷工五天以上者公司有权开除。 5. 工作时间外出办事，必须先到公司签到后再安排外出，特殊情况需电话报告主管领导，由主管领导在签到薄上签署外出人员情况。 6. 因病、事假不能坚持上班者，需书面申请，填写“请假申请表”，经领导批准后方可安排休息。病假超过二天者，应持医院有效证明补假。 7. 请假管理： 2 力久（北京）基金管理有限公司 ① 手头有重要和紧急工作事务者，原则上不予准假。 ② 请假三天以内者由部门负责人批准，三天以上者报副总裁批准；经理级以上 人员请假，必须报副总裁批准。 ③ 请假人与其它部门和他人有工作协作衔接时，须在休假前安排妥当。 ④ 请假人员批假后须将“请假申请表” 交人事部备案，否则视为无效。 8.员工在工作时间以外工作时需填写加班申请表，由部门领导签字后方可生效， 后方可进行调休，调休时须填写请休假申请表，注明原因，经领导签字后方可生效。 二、办公区管理制度 1. 办公室是公司员工办公、接待客人的场所，是公司形象的一个窗口，凡进入公司的公司员工均必须遵守办公室的有关规定，客人来访原则上应有预约，非工作人员不经许可不得进入工作场所。 2. 办公区内必须保持安静，严禁大声喧哗、嘻笑打闹；工作时间内不闲聊，不看与工作无关的报纸、书刊，更不得利用公司电脑玩电子游戏，上述规定违反者，单次罚款 100 元，二次违反则翻倍计算罚款，以月为计算周期。 3. 上班时保持良好的精神状态，举止文雅，尊重上级，友爱同仁，以诚待人，办公区不得使用不文明语言。 4. 办公区及公共区域应保持环境整洁，办公用品摆放整齐，不得摆放鞋、雨伞及其他私人杂物；严禁随地吐痰，吸烟须到指定区域。上述规定违反者，单次罚款 100 元，二次违反则翻倍计算罚款，以月为计算周期。禁止在公司休闲区域或者公共场所抽烟，如需抽烟者，请在指定区域内。发现一次，罚款 200 元，第二次罚款 500 元，超过三次，公司有权予以开除。 5. 员工不可将贵重物品置于工位抽屉内，如丢失自行负责。 6. 使用办公室内的设备时，应严格按照正确的方法使用，不得进行非法操作；做到正确的开关机；不得拆卸其零部件；不得随意修改设备的内部设备；在使用时发现设备出现问题时，应向管理人员反应。 7. 热情接待来访人员，谈吐得体，注意维护公司形象。 3 力久（北京）基金管理有限公司 8. 严禁在办公室打牌、下棋、赌博及大声喧哗，未经他人允许，不准私用他人电话，随意翻阅他人办公资料，更换电脑、电话等办公设备，上述规定违反者，单次罚款 100 元，二次违反则翻倍计算罚款，以月为计算周期。 9. 下班后务必关好门窗，关闭空调、排风、灯管、电脑等电源，到点下班后，若有其他员工未下班，及时做好下班的交接。每日下班最后离开公司者应检查、关闭公司所有电源，包括公共区域和各独立办公室内的空调、电源和照明；同时，最后离开公司者也应检查、确认各办公室窗户是否关闭。无误后，再锁门离开。上述规定违反者，单次罚款 100 元，二次违反则翻倍计算罚款，以月为计算周期。 10. 本制度由行政部门负责监督检查执行情况，对违反规定者将视情节轻重给予口头警告、通报批评、罚款或与之解除劳动关系。 11. 所有董事长、总裁及副总裁室，非助理或者领导首肯，任何人严禁出入，更禁止未经容许私自挪用办公室内一切物品，一经发现者，单次罚款 200 元。 三、员工日常行为规范 1. 遵守国家各项法律、法规，遵守公司一切规章制度及工作守则，积极进取，勤奋工作，爱岗敬业。 2. 公司员工上班时须衣着整洁、得体，男士以有领的纯色或斜纹衬衣、皮鞋为佳，不可穿着花哨或休闲，女士以女士以时尚 OL 风格为佳，干净整洁，大方得体。以上为一般标准，依据季节、温度等变化可有所调整。同时上班时间着装严格禁忌 T 恤衫、牛仔裤、拖鞋、奇装异服等；另周五为便装日（只限各职能部门）。（备注：着正装，另需注意几个相关的细节配套：男士需剃须、短发；女士淡妆，佩戴饰物不宜繁杂。请大家严格遵守着装要求，并相互监督。）；违规者，单次罚款 200 元，因着装不符对公司形象造成恶劣影响者，公司有权予以开除。 3. 办公区域内必须保持低音贝，严禁大声喧哗、嬉笑打闹；工作时间内不得做与工作无关的事情，更不得利用公司电脑玩电子游戏。 4. 员工进入各个办公室内，需先轻敲门三下示意，经允许后方可进入，非请勿进者，经核实后，单次罚款 50 元。为公司造成不良影响者，罚款 100 元； 4 力久（北京）基金管理有限公司 5. 所有进入公司的人，无论是客户还是面试者，只要非公司内部员工，我司人员都视为客户，需微笑点头示意，并礼貌问候：您好！；路遇客户（面试人员），需微笑示意让路，外人先行，给外人礼貌亲切的感觉，树立公司的品牌形象。 6. 办公区域内遇到外人（客户/面试），须微笑问好，路遇须礼貌让客户先行，如客户需要帮助必须礼貌回应并积极给予解决方案，对于违反规定者，首次给予警告处罚，第二次给于单次 50 元金额罚款，对公司形象造成恶劣影响者，公司将不再予以录用。 7. 注重自身仪表形象，着装整洁，言谈举止文明礼貌。 8. 遵守公司考勤制度，对所担负的工作争取时效，不拖延、不积压。 9. 维护公司信誉，不做任何有损公司信誉、形象的行为。 10. 爱护公司财务，不浪费、不侵占。 11. 保守公司业务秘密，不私自经营与公司业务有关的产品或兼任公司以外的职业。 12. 上班时间不得串岗、嬉闹、高声喧哗。 13. 注意保持工作场所环境卫生，做到周围环境整洁美观。 14. 不得任意翻阅不属于自己负责的文件、账簿或函件。 15. 除办理本公司业务外，不得对外擅用本公司名义。 16. 对于所办事项不得收受任何馈赠或往来客户挪借、索取财物。 17. 对所保管的文书财物及其一切公物应尽善保管，不得私自携出或出租、出借。 18. 不得利用公司资源从事与工作无关的私人事务。 19. 员工之间在工作上、生活上应该互相帮助、互助支持、互相谅解。 四、印章管理制度 1、公司印章的保管必须安全可靠，原则上应置于保险柜内，以免发生意外。如 使用印章需填写印章、证照外用申请单，必须注明印章用途，须经领导批准后方可领 用，务必当日归还。 2、未经公司主管批准，不得将印章拿出公司或交由他人代管。 3、各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。 5 力久（北京）基金管理有限公司 4、如违反本规定用印者，公司有权利进行处罚。如造成公司经济损失，公司将追 究刑事责任。 5、印章使用责任人（签字人）对印章使用与登记内容相符，监印人员对违反规定 的签印有权拒绝用章。印章保管人员不得私自动用印章，若非法使用印章，一经查出 将给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。 五、公文管理制度 1、公司的公文种类主要包括： ①制度：由公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质； ②规定：发布重要的行政规章制度，对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的强制性行政措施； ③决定：对重要事项或重大行动做出安排； ④通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各所属单位周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达； ⑤通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况； ⑥请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准； ⑦报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问； ⑧函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关主管部门提出请示等； ⑨会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项。 2、公文由总裁办公室统一收发、分办、传递、用印和归档。 3、公文处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。在公文处理工作中，必须严格执行保密规定，确保公司秘密的安全。 4、公司文件一般由发文单位、发文字号、标题、主送单位（部门）、正文、附件、印章、发文时间、签发人、主题词、抄报（送）单位（部门）等部分组成。 ①发文字号包括代号、年号、顺序号。 6 力久（北京）基金管理有限公司 ②文件必须盖章或签字。 ③发文单位必须注明全称。 ④发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为准。 ⑥多页文件应标明页码。 ⑦文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。 ⑧文件纸一般使用 A4 型。 5、各部门拟对外行文，应统一使用公司的文稿纸，由主办单位负责人拟稿，行政人事部审核，总裁签发，最后统一交行政管理中心编号及打印（底稿、正稿各归档一份）。 6、发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、登记、发文、原件归档或销毁等程序： ①承办部门 ----副总裁（签字）-----公司总裁（签字）----行政管理中心编号、装订、用印----按主、抄送范围分发归档。 ②按主管、分管领导职级呈送核稿、核签，最后呈报总裁签发。行政人事部编号、印制、存档、跟踪执行情况。 ③打印初稿由撰稿部门核对，修改后定稿，印制成文，由总裁签字批准，行政人事部加盖公章并存档二份。 9、收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序： ①传递程序：来文----行政人事部（拟批承办意见）----总裁阅批----承办部门办理----存档（保存、备查）。 外来的各类文件、公函均由行政人事部开封、拆封。署名公司领导收的信函送公司领导亲自启封。 ②办公室收到来文及公函时必须填写收文登记本。行政部、财务部各存档一份，另一份呈送公司总裁阅批。 ③行政人事部按总裁批办意见处理来文。 10、没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和办公室主任批准后，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当进行注销登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。 7 力久（北京）基金管理有限公司 六、档案管理制度 1、总则 ①为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为各公司各项工作服务。 ②集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，既公司文书档案、人事档案归行政人事部统一管理。 ③因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 2、归档范围 ①凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。 ②应归档的上级机关文件材料： 上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。 题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。公司及各部门制定的规章制度等；公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的 剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料； 公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。 3、公司各部门向行政人事部移交档案时，要严格履行移交手续。 4、档案的借阅 ①公司各部门因工作需要借阅档案资料，需经本部门领导批准，然后到行政人事部办理借阅手续。借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案资料要进行检查、清点，并在登记薄上注销。 8 力久（北京）基金管理有限公司 ②借阅的档案不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须填申请单，经领导批示后方可带离公司。借阅人对档案要妥善保管，不得遗失， ④借阅时间，一般不得超过 10 天，如到期不能归还者，应讲明理由，并补办手 续。 ⑤凡借阅的档案文件一律不得私自复印，不得私自转借他人。 7、凡违反档案管理制度，视具体情况，予以一定数额的罚款，并予以通报批评。造成严惩后果的，将追究其法律责任。 七、物资管理规定 1.物资分为固定资产和低值易耗品两种； 固定资产：办公家具、电脑、打印机、点钞机、考勤机等办公设备。 低值易耗品：签字笔、本、胶棒、订书针等办公用品。 2.公司办公用品由行政部统一管理，采购由行政部负责，采购物资月结或季结 时，须有总裁、行政部负责人共同签字方可有财务进行结算。 3.办公用品分为部门申领和个人申领两种； ① 部门申领：每月 25 号前，由各部门根据部门所需提出采购申请（例如：住邦 2000 事业部和投资部），行政部做详细月采购计划清单，经总裁审核后购置入库，由 行政专员对物品核对无误后，做好入库统计，并于次月 1 号前发放给部门申领人。 ② 个人申领 : 新员工入职会有统一标配（本、笔、文件夹、便利贴、文件框， 特殊情况另做配置），员工离职时，应将剩余文具一并交回。 ③ 固定资产：由申领部门填写物品申领单，申领人及总监签字后方可到行政部 门领取，并由行政专员存根备案。 4.申领流程：各部门由指定专人领取本部门办公物品，须在行政部存根备案，详 细填写物品申领单→部门总监→行政部门领取，每月月底行政部会统筹每个部门申领 的办公用品成本核算，汇报至部门总监和总裁。 9 力久（北京）基金管理有限公司 5.新入职员工到职时由部门提出办公用品申请单向行政人事部领取。员工离职 时，应将剩余办公用品一并交回。 6.管理品必须指定人员保管，并列入移交，如有故障或损坏，以旧换新。如遗失 由个人或部门赔偿或自购。 7.电脑、打印机、复印机等现代办公用品规定如下： ①各部门的电脑、打印机由部门领导指定专人负责，禁止其他人员随便使用，电 脑和打印机出现故障由行政中心统一维护。 ②复印机的使用，由行政人事部指定专人负责，不得随意使用。 8.各部门员工本着遵守规定，勤俭节约的原则，合理化使用并保管好个人办公用 品，不得将办公用品私用或随意滥用，非正常情况损毁，个人要照价赔偿并视情况予 以处罚。 八、办公电脑使用管理规定 1、使用人只能上网查看与工作有关的网站，不能在网上聊天、游戏等。严格禁止登陆不健康的网站。 2、使用人只能删除自己建立的目录和文件，无权删除其他文件。 3、各部门对自己的计算机要定期查毒，如有不能处理的病毒，及时联系行政部门，做到及时处理。 4、使用人只能查看和接受与工作有关的邮件，不熟悉的邮件一律不能查看和接 收。 5、不能从网上下载与工作无关的东西。 6、电脑应由专人负责，经常更换开机密码且密码不可转告他人。除系统管理员、系统维护员外，未经上级领导批准，其他人员不得操作、动用公司电脑设备。工作人员不得将电脑内的秘密文件、信息资料泄露给无关人员。其他人员未经主管领导批准不得将电脑中的资料文件随意复制、拷贝、打印。 8、上班期间离开工位要关闭电脑屏幕，违者罚款 100 元。 9、下班忘关电脑空调和空调者，罚款 100 元。 10 力久（北京）基金管理有限公司 九、保密管理规定 1、行政人事部是公司保密工作职能部门，负责公司的保密工作，调查处理失密、泄密事件。 2、公司所有员工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利。 3、公司保密范围划分的原则是：如被不应知悉者获知，将会对公司利益造成下列后果的各类事项，均属公司秘密。 ①损害公司经济利益； ②损害公司声誉； ③损害公司对外关系； ④妨害公司业务的开展； ⑤妨害公司有关规定、制度、计划的实施； ⑥危害公司秘密业务情报来源的安全。 4、密级划分：公司秘密文件的等级划分为绝密、机密、秘密三级。 ①绝密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成特别严重经济损失或特别严重不良影响，如公司的战略发展策划、公司的长远规划、重大项目的决策、整体财务情况以及公司领导的变动等。 ②机密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成严重经济损失或严重不良影响，如公司领导会议的决定、公司的年度规划、总体经营状况、员工个人工资、机构调整和部门负责人的人事变动等。 ③秘密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成经济损失或不良影响。 5、公司各类文件、资料密级由起草部门提出密级建议并由有关公司领导确定，由总经办印制时加盖“绝密、机密、秘密”字样的印章。 6、绝密级只限总裁指定的人员知晓，机密级只限负责该项工作的主管人员以及该主管人员认为必须知道的人员知晓，秘密级只限相关人员知晓。 7、备份：绝密级资料原则上不能摘抄或复印，确需摘抄或复印者须经总裁批准，机密级资料需经公司分管领导批准，秘密级资料须经所属部门或公司的负责人批准， 11 力久（北京）基金管理有限公司 交由行政人事部复印并登记，复印者应详细填写清单，并注明复印件份数及去向用途，原则上年终应交回行政人事部销毁。 8、 领导的文件夹、柜中的资料文件不得随意翻阅。 10、保密工作的基本要求： ①不该说的话不说； ②不该问的事不问： ③不该看的文件不看； ④不该记录的秘密不记； ⑤不携带保密材料外出； ⑥不随便谈论保密事项；不在电话传达机密事项； ⑦不在不利于保密的地方存放需保密的文件、笔记本。 ⑧不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论工作事项； ⑨不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和入公共场所。 11、如发生或发现泄密情况，应立即报告行政人事部和所在单位负责人，以便及时采取补救措施。 12、对于违反本条例，玩忽职守，造成失密、泄密，使公司受损失者，给予处罚。行政处分，直至依法追究法律责任。对有过失及时报告并积极协助采取措施补救的，可酌情减轻处罚；对造成泄密后故意隐瞒不报的，将予以从重处罚。 12 力久（北京）基金管理有限公司 礼仪培训要点 一、男士仪容：整洁 大方 得体 职业化1、 头发：短发 清洁 整齐2、 面部：精神 微笑3、 胡须：每天刮 4、 衬衣：白色或单色，整洁 5、 领带：紧贴领口 美观大方 6、 袜子：黑色或深色 二、女士仪容： 1、 发型：文雅 端庄 整洁 2、 面部：淡妆 3、 着装：套装 大方 得体 4、 指甲：不宜过长 清洁 如涂指甲油最好为自然色 5、 裙子：长度适宜 6、 鞋子：包跟 不漏脚趾 三、接待礼仪三 A 规则 Accept 接受对方：尊重对方选择Appreciate：重视对方：重点看着对方的眼睛 异性可看鼻子或者肩膀Admire：赞美对方:洗耳恭听 面含笑意实事求是的赞美 四、领位原则：常规情况： 中央高于两侧 内侧高于外则 前方高于后方 客人认识路： 客人走在前 多人客人走中间 2 人客人靠墙或靠右 五、仪态禁忌 1、双手抱在胸前 2、倚靠躺在椅子里面 3、抖腿、坐时手插腿间 4、翘腿是脚尖或脚底朝着对方 六、注意 1、带客人进会议室最好不要走副总裁室一侧 2、进办公室敲门，最好不要透过磨砂玻璃向屋内张望 有礼走遍天下 敬人者 人恒敬之 13