公司管理制度及流程 (4).doc

景德镇市玉柏瓷业有限公司 公司管理制度及流程 目录 第一部分：办公室管理制度……………………………………………………………2 第二部分：人事招聘管理制度…………………………………………………………3 第三部分：财务管理制度………………………………………………………………5 第四部分：设计部工作流程……………………………………………………………9 第五部分：采购部工作流程……………………………………………………………10 第六部分：仓库请货流程………………………………………………………………11 第七部分：下单/跟单流程表 …………………………………………………………11 文件编写 人力资源部 文件编号 YB-XR-2015-001 编写日期 2015年01月12日 执行日期 　 执行部门 各部门 监督部门 人力资源部 总经理签发 修改记录： 办公室管理制度 一、员工基本职规 1、员工必须遵守公司的各项规章制度。 2、坚决服从上级的管理，杜绝与上级顶撞。 3、禁止员工议论公司的制度、处理问题的方法和其他一切与公司有关的事情。员工对公司有意见和建议，可通过书面、短信等适当方式向公司反映，也可要求公司召开专门会议倾听其陈述，以便公司做出判断。 4、员工有事必须请假，未获批准，不得擅自离岗。因不可抗因素需请假时，须将自己的工作交接好，经上级批准后方可离开。 5、员工工作时必须衣冠整洁；不得一边工作，一边聊天；不得唱歌；不得打闹；不得吃零食；不得影响他人工作。 6、员工工作期间严禁饮酒，仓库、工作场所严禁吸烟。 7、不得故意损坏或滥用物品，如因过失损坏他人物品时，应立即向对方主动承认并道歉，以求得原谅。 8、公司提倡说普通话，员工讲文明，懂礼貌。不得说脏话、粗话；真诚待人；不恭维，不溜须拍马。 9、员工对公司要忠实，不得散布流言蜚语，不得谎报情况，不允许只报喜不报忧。 10、员工与外界交往不卑不亢，不得对外吹嘘、炫耀公司及有关的事情。 二、同事关系法则 1、业务上虚心向上级及熟练员工请教，请教完毕后，不要忘记说谢谢。 2、任何场合都不能与同事或闲人议论其他同事或公司的事情，更不可指责或讥讽同事，因为这样只能给同事带来不快，又损坏公司形象，对自己也无益处。 3、不能以老师评价学生或父母评价孩子的标准来判断同事的好坏。只要能做好本职工作，不伤害别人和公司的利益，就是好员工。 4、公司要求同事之间避免矛盾及纠纷。如同事之间产生矛盾和纠纷，请首先考虑：你们之间的矛盾及纠纷是否会影响或损害公司的声誉或利益。如有影响或损害，公司将对每人做出同样的处罚。 5、员工因工作引起矛盾及纠纷，公司将启动听证会程序予以解决。 人事招聘管理制度 一、人才招聘 1、制定人才招聘计划、确定招聘方式。 2、部门申请增员条件 1）现职人员离职，其主管的事务无人接替； 2）因生产等工作量的增加，而现有人力不足； 3）增加新部门、新工种或设备更新，而公司内缺乏此种人才或人才不足； 4）公司经营项目转型或发展多种经营； 5）因应未来业务的扩展，提早储备人才。 3、申请程序 1）用人部门需增补人员时，应先填写《人员需求申请表》并经部门经理签核； 2）将部门经理签核的申请表交人力资源部审核；人力资源部依公司人员运用状况，进行岗位分析和岗位评价，提出是否需要增员，并签许意见，报总经理审批； 3）人力资源部按已核准的《人员需求申请表》进行招聘。 4）申请流程： 填写《人员需求申请表》----部门经理签核----人力资源部审核，签许意见----总经理审批。 4、招聘办法 1）确定招聘方式及渠道： A、公司内部推荐、调整或提拔； B、网上招聘即在公司网或人才市场网上发布招聘信息； C、通过媒体招聘即在报刊、杂志、电视上刊登招聘启示； D、大、中专院校或职业学校中招录； 2）发布招聘信息，收集应聘者材料； 3）按3：1的比例择优筛选确定面试人员名单并通知面试； 4）面试由人力资源部、用人部门或上层领导同时进行。 5）综合分析比较，确定最佳人选，人力资源部在3天内通知入选人员来公司办理报到手续并进行实习试用。 二、各部门主管的岗位代理人 1.岗位代理人的目的：因公司业务需要部门主管有特殊任务，如出差、会客等事宜时，岗位代理人可以代替主管进行与其它部门的对接或会议，对接内容或会议内容均需在第一时间知会部门主管；     2.岗位代理人需对部门事宜尽项掌握，并能具备一定的管理能力；部门主管需要部门内部对岗位代理人身份进行明确（部门主管不在岗时，部门工作安排及汇报统一向部门主管代理人汇报）； 3.具体岗位代理人： 营销系统    吴国鹏   开发系统    左玉婷                        物流系统    李添添 人力资源    武阳                        财务系统    曾文娟 人员需求申请表 申请时间： 申请部门 申请岗位 所需人数 增员理由 用人条件 1、性别： 2、年龄： 3、学历： 4、专业： 5、其它要求： 部门意见 人力资源部意见 总经理意见 人员需求申请表 申请时间： 申请部门 申请岗位 所需人数 增员理由 用人条件 1、性别： 2、年龄： 3、学历： 4、专业： 5、其它要求： 部门意见 人力资源部意见 总经理意见 财务管理制度 一、总原则 1、 公司财务实行总经理负责制：属已经总经理审批的计划内的支付，由总经理的书面授权，财务负责人监核即可办理；属计划外的，必须有公司总经理的书面授权。 2、 严格执行《会计法》和相关的财务会计制度，接受财政、税务、审计等部门的检查、监督，保证会计资料合法、真实、及时、准确、完整。 二 、财务工作岗位职责 （一）、财务总监岗位职责 1、根据公司相关制度、制定各项财务制度、对制度的执行进行考核。 2、及时、准确编制报送财务报表，并对重大（异常）事项在编报说明中予以揭示，以辅助领导决策。 3、根据公司财务制度审核会计处理事宜、处理公司税务账务。 4、根据财务制度的规定，控制和管理往来款。 5、定期对成本进行分析，揭示异常问题，为领导决策提供参考。 6、定期组织资产盘点，并出具盘点报告，对盘盈盘亏的资产及时上报并根据批准的结果进行账务处理。 7、负责财务部日常管理，对财务部各岗位进行考核，对财务各岗位进行定期培训。 8、严格资金管理，税务管理、协调财务部与其他部门的沟通事宜。 9、根据公司的计划安排制定财务预算。 10、协调与税务、银行、证券以及政府部门事宜。 11、协助公司董事办理证券事宜； 12、准备和提交董事会和股东大会的报告和文件； 13、办理领导安排的其他工作。 （二）、成本会计岗位职责 1、负责公司资产管理、成本核算过程管理与控制。根据月末处理的要求及时收集相关资料，及时制作录入凭证。 2、负责落实公司成本预算管理工作，制定并实施公司成本核算及管理制度。 3、及时审核原材料入账凭证、半产品、产成品入库和出库凭证，做好产成品出库审核盖章管理，做好进销存报表与对账工作，确保账务处理的正确。 4、及时时收集工资核算资料，报送计件人员绩效情况。 5、建立固定资产、设备、模具及工装夹具的账务及备查登记，定期与实物使用部门、管理部门进行核对，确保账实相符。 6、对仓库台账进行检查、指导，帮助其提高实物和账务管理水平。做好对账工作，组织定期盘点，确保账账相符、账实相符。 7、对工作中发现的问题及时报告领导，完成领导安排的其他临时性工作。 （三）、总账及往来会计岗位职责 1、根据公司财务制度审核每一笔凭据的真实性、合规性，并及时录入凭证。 2、根据公司的管理需要，做好办公费，业务招待费、差旅费等费用报销的备查账工作。 3、做好应收款应付款备查账，根据财务制度的规定，控制和管理应收款及应付款，并定期上报最新的往来情况。 4、及时与客户、供应商、职能部门或相关人员对账，确保账实相符。定期制作往来情况表，对往来账进行账务分析，揭示异常问题，为领导决策提供参考，减少坏账。 5、负责各分厂发票管理工作，配合财务总监协调与税务局的关系。 6、做好会计档案资料的收集、整理、归档工作，确保会计档案的完整性。配合外部检查和内部审计的需要，及时、准确提供各类会计档案，并做好登记工作。 7、对工作中发现的问题及时报告领导，完成领导安排的其他工作。 （四）、材料会计岗位职责 1、负责管家婆系统的有效运行，对管家婆出现的问题及时与软件商沟通解决处理，并将情况报告给财务总监。 2、监督仓库收发货单据的收集和必要的审核。 3、积极参与公司盘点，对盘点形成的盘点报告及时维护管家婆软件中仓库库存数据。 4、录入公司仓库入库单、领料单、出库调拨单。 5、审核门店的调拨单等单据，对审核中发现的问题及时报告财务总监。 6、对工作中出现的问题提出合理化建议，协调与仓库做好库存管理工作。 7、完成领导安排的其他工作。 （五）、出纳岗位职责 1、根据已经审核的会计凭证，复核原始单据和金额，核实收付款审批手续的完备性，按照计划和安排办理相关收付款业务。 2、逐笔登记现金日记帐、银行存款日记帐，做到日清月结；每月末盘点现金并编制现金盘点表交财务负责人审核，如有长款、短款事项及时查明原因报财务负责人后根据情况分别处理，不得私下取走或补足。对于无法查明原因的，由出纳承担全部责任。 3、妥善保管支票、收据、电汇等空白票据，不签发空头、无手续、无计划或超计划支票。公司“财务专用章”和“法人代表章”分别由财务负责人与出纳专人保管，公司开通网银交易的，相关人员应妥善保管密钥，不得转交他人。因保管不善，致使损失发生的，应承担全部责任。 4、出纳应按照公司要求及时办理工资核发。 （六）、收银员岗位职责 1、严格遵守公司及门店有关的各项规章制度。  2、熟练操作收银业务，当班时保持良好的仪容仪表及精神状态。 （1）快速：收银的整个操作过程速度快。包括收银员计算、刷卡、找零等细节，现金操作，都必须快速。 （2）准确：收银工作每一个细节的准确无误。 （3）安全：保证资金的安全、保证商品安全。 （4）优质服务：收银员服务过程做到微笑、礼貌、主动，维护良好的企业形象。 3、及时在公司系统中准确开具销售单、入库单、出库调拨单，配合店长做好库存管理工作。 4、管好钱款及发票单据，确保收款及备用金的金额准确、存放安全。 5、收银员须待顾客全部离场后方可退出工作状态，锁好收银专用章及办公用品，做好收银台及收银台架前周边商品的排面陈列及卫生清洁工作。 6、收银员每天报送滚动报表，每月报送所在门店销售汇总排名。 7、保持工作环境、设备整洁，不放与工作无关物品在工作台上。 8、服从公司财务部与门店店长领导。  三、现金管理制度 1、所有现金收支由公司出纳负责。 2、建立和健全《现金日记帐》簿，出纳应根据审批无误的收支凭单逐笔顺序登记现金流水收支帐目，并每天结出余额核对库存。作到日清月结，帐实相符。 3、出纳收取现金时，须立即开具一式三联的《收据》，由缴款人在右下角签名后，交缴款人、出纳、会计各留存一联。 4、任何现金支出必须按相关程序报批（详见支出审批制度）。因出差或其他原因必须预支现金的，须填写借款单，经总经理签字批准，方可支出现金。借款人要在出差回来或借款后三天内向出纳还款或报销（详见差旅费报销规定）。 5、收支单据办理完毕后出纳须在审核无误的收支凭单上签章，并在原始单据上加盖现金收、付讫章，防止重复报销。 四、支票管理制度 1、支票的购买、填写和保存由出纳负责。 2、建立和健全《银行存款日记帐》簿，出纳应根据审批无误的收支凭单，逐笔顺序登记银行流水收支帐目，并每天结出余额；每工作日结束后。 3、支票的使用必须填写“支票领用单” ，由经办人、部门经理、 财务主管（经理）、总经理（计划外部分）签字后出纳方可开出。 4、所开出支票必须封填收款单位名称。 5、所开支票必须由收取支票方在支票头上签收或盖章。 五、印鉴的保管制度 1、银行印鉴必须分人保管。 2、财务专用章和总经理印鉴分别由财务经理和出纳负责保管。 六、现金、银行存款的盘查 1、出纳人员在每周完成出纳工作后，应将库存现金、银行存款的上存、收入、支出、结存情况，编制“出纳报告表”，并对由出纳保管的库存现金，由会计或总经理指定人员于每星期五下午及每月终了进行定期对帐盘查，其他时间进行抽查。 2、出纳应根据银行存款日记帐的帐面余额与开户银行转来的对帐单的余额进行核对，对未达帐项应由会计编制“银行存款余额调节表”进行检查核对。 3、其它依据相关会计制度及法规执行。 七、支出审批制度 （一）、审批程序 1、计划内报销： 经手人、证明人（持原始凭证）、 分管经理（部门负责人）、财务部 2、超计划报销： 经手人、证明人（持原始凭证和超支报告）、 分管经理（部门负责人）、财务 （二）、计划审批内容 1、购买日常办公用品、计算机的外设配件和耗材之支出计划，由运营中心收齐汇总，报公司总经理审批。原则上由运营管理中心统一购买并库存，各部门登记领用，并进入各部门的费用。每月底由运营管理中心向财务部提供有关方面的明细表（经各部门签字确认）。 2、固定资产与办公家具（包括机房与OA设备）：其购买由各部门报申请计划，经部门负责人签字，公司总经理批准，公司技术部、运营管理中心统一协调核准后，对协调或购买情况写出需求报告，报公司总经理批准统一购买，金额在1万元以上的固定资产购入必须报总经理审批。 3、参展/会费：由经办人随借款单附上邀请函与盖章完全的参展申请表复印件，由部门经理审批，财务部审核付款。本地展会原则上不得支付会务费；外地展会如在参展费中包含会务费用的，必须注明人数与明细并履行上述审批手续。凡批准住会，予以报销往返车票与会务费；不住会的，报销车票与差旅补助。 4、凡是参加境外展览会，必须至少提前一个月向公司总经理提交专项申请报告，注明参展必要性、参展人数、费用预算等。经批准后方可执行。 5、 差旅费：各部门根据工作需要，制定出差计划，应注明出差地点、事由、时间、人数、由部门经理审核出差的必要性和借款的合理性、经理签字后交财务付款。各部门经理凭出差报告先由公司总经理审批后方可借款。(所有境外出差必须提前书面请示总经理经批准后方可执行)。 6、工资、奖金的支出：由公司人事部核准每月考勤，财务部编制发放表，经理签字确认，并报公司总经理批准后财务发放。 7、业务费用：业务费用包括业务交通费（含油费、保养费、过路费、搬运费）、快递费、礼品费及业务招待费。经总经理批准的计划内业务费用由部门经理审批；计划外业务费用报公司总经理审批。 设计部工作流程 一、设计部门框架 1、设计A组：李婳、左玉婷、周俭弋、王峰 （代理人：左玉婷） 2、设计B组：陈晶、蒋晓芳、徐芝芝、黄刘婧（代理人：蒋晓芳） 二、工作职责 1、设计A组：主要负责玉柏产品设计 2、设计B组：主要负责青语产品设计 三、工作流程 1、设计部与市场部、人事部、采购部、董事会一起讨论设计方向 2、制定当月工作任务与时间进度表 3、每星期汇报工作进展情况 4、月底总结工作情况 四、设计部工作输入与输出 1、花纸输出 小左打样跟单——小样确认（尺寸由钟宝珠确认签字）——提供给市场部下单（样表如下） 2、项目合作的输入与输出 输入：项目的合作方资料、合作意图、项目主题、一次以上与项目合作方的面对面沟通 输出：项目设计书 3、空间装修输入与输出 输入：明确的施工人员 输出：空间平面图、大概效果图、施工图、材料报价明细、采购货品的明细单（采购部） 4、包装设计打样的输入与输出 输入：产品的配套参数、产品的包装要求明细 输出：包装设计效果图、包装报价明细、打样完成明细单（市场部） 5、客户效果图制作的输入与输出（主要与销售部门） 输入：具体的产品图片或产品实物、客户的效果图要求明细（文字要求、颜色要求、构图要求、尺寸要求） 输出：客户需求的设计效果图 6、公司平面设计的出入与输出 输入：具体的产品图片、具体的文字内容、尺寸要求、海报、证书等提前5天，宣传册提前半个月，如需外地印刷提前一个月以上 输出：客户需求的设计效果图 采购部工作流程 一、采购部岗位职责 1、服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定； 2、负责公司所需物资、设备的采购工作； 3、负责对所采购物品质量、数量核对工作； 4、有权拒绝末经领导同意批准的采购定单； 5、负责保存采购工作的必要原始记录，做好统计，定期上报； 6、对所承担的工作全面负责； 7、对所采购的物资、设备要有申购单并上报采购主管； 8、负责办理交验、报账手续； 9、协助做好有关物资采购工作的事项； 10、保质保量及时安全有效的，将公司所需物资采购运回公司。 二、采购流程 1、外部采购内容：外调成品、外调白胎、外调胚、花纸、包装、成品配件等。 2、内部采购内容：公司内部办公物品、劳保用品等。 3、采购流程： Ａ：客户采购订单 需求部门下单(产品名称、数量、图片、工艺要求) ——李添添——样品、器型图片签字确认单——下达采购订单——回复采购时间 B：打样采购订单 需求部门下单(产品名称、数量、图片、工艺要求) ——李添添——器型图片签字确认单——下达采购订单——回复采购时间 Ｃ：内部采购订单　 签字《物资采购申请表》——采购 仓库请货流程 1、门店发货： 销售部代办填写请货单——仓库收单发货（单据均需要填写门市）。 2、门店加急单发货： 销售部代办填写请货单——仓库主管签字——仓库收单发货（单据均需要填写门市）。 3、客户发货单： 销售部代办填写请货单——仓库收单发货（单据需要填写门市、客户名称及电话、收货地址、发物流审计事项、客户要求事项）。 4、客户加急发货单： 销售部代办填写请货单——仓库主管签字——仓库收单发货（单据需要填写门市、客户名称及电话、收货地址、发物流审计事项、客户要求事项）。 下单/跟单流程表 下单时间： 客户要求交货时间： 下单人： 付款情况： XX门店--XX客户 序号 产品名称 产品原图片 制版画面 数量 单位 包装 1 2 3 4 备注： 跟单人： 19