档案管理制度 (2).docx

档案管理制度 1、目的 1.1为了加强对集团及各分子公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。 1.2本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。 2、职责划分 2.1机要室负责对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、 影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门领导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。 2.2档案的分类 2.2.1 一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案。 2. 2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以上档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存 备份，方便日常使用。 2.3档案管理程序 2.3.1人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理 2.3.2 一级档案管理程序及说明（如图示）： 3、工作流程 3.1档案立卷、归档 3.1.1机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件 双方用印完毕应及时交存。 3.1.2立卷归档的时间 3.1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件应及时交存机要室，由机要室负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件备查。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。 3.1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。 3 1.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。 3.1.2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。 3.1.3立卷归档的要求 3.1.3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。 3.1.3.2案卷要求 3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。 3.1.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式 两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。 3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。 3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。 3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。 3.1.4交接档案的要求 3.1.4.1交接的资料必须完整； 3.1.4.2交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、物相符， 数据准确可靠，签字手续完备； 3.1.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准； 3.1.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料； 3.1.4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准； 3.1.4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次编写。页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角；双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸折叠后页号一律编写在右下角； 3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。 3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求： 3.1.4.8.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应釆用A4幅面（297mm*210min）,图纸应釆用国家标准图幅（图纸一般釆用蓝晒图，竣工图应是新蓝图）； 3.1.4.8.2用计算机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面； 3.1.4.8.3所有竣工图均应加盖竣工图章； 3.1.4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 3.2档案的保管 3.2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负责保管。 3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。 3. 2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。 3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。 3.3档案的借阅和保密 3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、复印件及扫描件）。 3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司查证属实后给予行政处罚。逾期不归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办 理续借手续。 3.3.3档案的保密 3.3.3.1档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。 3.3.3.2档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。 3.3.3 3经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理人员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追究刑事责任。 3.4档案鉴定和移交 3.4.1集团机要室及各部门、分子公司档案管理人员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。 3.4.2档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由相关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经相关领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。 3.4.3档案移交需严格按照制度规定，定期移交。移交的档案应保留一份复印件以备查考。 3.4.4员工离职时，需按要求整理工作记录并将电子档案备份机要室存档。 4、考核标准 4.1财务及人事档案由部门自行管理。其他部门档案管理人员应定期把公司及重要级别资料移交机要室保管，如不按时移交的单次处罚100元至500元。 4.2各方签章完毕的合同，经办人员应于一周内交存机要室，逾期不交者，单次处罚100元至500元。 4.3集团及各分子公司人员离职时，必须在办完档案移交手续后方可离开。如遗失未交存的，视其档案资料的重要程度，单次处罚100元至500元，同时待 其补齐档案资料后方可办理离职手续。 4.4罚款从当月工资中直接扣除。 5、其他及附件 5.1档案管理人员应积极开展档案编研工作，积极配合集团相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。 5.2档案借阅审批表以通用版的内部事务审批表代替，档案使用审批表以用印审批表代替。 5.3本制度由办公室负责解释，各分子公司参照本制度执行，根据管理需要可制定公司内部管理实施细则，但不得与本制度内容发生冲突。 5.4本制度由办公室、综合部负责培训，办公室与集团法务审计中心负责监督执行。 5.5本制度自颁布之日起施行。 5.6本制度所附文件是本制度的组成部分。 6、编号管理 6.1合同协议由集团及各分子公司机要室统一编号管理。 6.2部门文件由部门指定人员统一编号管理。 7、本规范由集团办公室负责解释。与《集团档案管理制度》一并颁布施行。