进出口贸易作业标准化手册( (2).DOC

进出口贸易作业标准化手册(范例) □ 组织系统 详见组织系统图18.2.1。 经 理 业务科 管理科 专 业 秘书 总务 人事 会计 图18.2.1 组织系统图 □ 业务流程 1.新产品开发(样品收集)。 2.客户开发。 3.客户询价(电报、信件、电报处理)。 4.报价。 5.订单确认。 6.开立境内订单。 7.生产督促及L／C催开。 8.出货。 9.押汇(出货通知)。 10.付款。 □ 业务处理细则 1.新产品开发(样品收集) (1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料： ①临时编号。 ②品名、规格、包装。 ③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。 ④开发成本。 ⑤预估生产成本。 ⑥制造商报价。 ⑦可能销售对象及地区。 ⑧预估售价。 ⑨预估毛利。 (2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。 (3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。 (4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。 (5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。 (6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。 ②第一位数填1代表 第一位数填6代表 〃 2 〃 〃 7 〃 〃 3 〃 〃 8 〃 〃 4 〃 〃 9 〃 〃 5 〃 ③第二位数填1代表 〃 2 〃 〃 3 〃 〃 4 〃 〃 5 〃 〃 6 〃 〃 7 〃 〃 8 〃 〃 9 〃 2客户开发： (1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括： ①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。 ②产品市场研究、分析、及客户资料之收集。 ③介绍新产品(邮寄新产品目录)。 ④刊登广告、邮寄开发信。 ⑤其他。 (2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。 (3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。 3.客户询价(电报、信件、电话处理) (1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。 (2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。 (3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。 (4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。 4.报价： (1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理审核后，打报价单(附表18.2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。 (2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。 5.订单确认： (1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。 6.开立境内订单： (1) 业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)。 (2) 订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。 (3)业务科依据S／C及订货单填写产品表。 7．生产督促及催开L／C： (1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。 (2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期，催开L／C。 (3)收到客户开来之L／C，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的S／C内容不符，应即要求客户修改L／C，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序与开立境内订单相同。 8．出货： (1)出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。 (2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER(S／O)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。 (3)装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。 9．押汇(出货通知)： (1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与L／C条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。 (2)每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／C，CBC第六联，装船预计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入客户档。 (3)业务科依据实际出口内容，分别填入客户档、产品档及厂商档。 1．付款： (1)每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。 (2)会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖“付讫”戳记。 交 易 记 录 S／C N0． 成交 日期 唛头 数量 单位 售价 总售价 单位 厂商 总厂价 毛利(％)， 厂商 预定交货日期 实际交货日期 B1V． N0． 附表18．2.3 营 业 计 划 年 月 1． 产 品 开 发 2． 客 户 开 发 日期 客户名称 厂商名称 S／C N0． P／0No． 售价 厂价 毛利 备 注 3． 出 口 计 划 4． 其 他 批示： 复核： 制表： 附表18．2．4 工 作 计 划 部门： 姓名： 年 月 日期 星 期 工 作 计 划 执 行 情 形 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 收 文 簿 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 收文编号 内容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 收文编号 内 容 摘 要 处 理 意 见 批 示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 收文编号 内容 摘 要 处 理 意 见 批示 ( 回 函 ) 年 月 客户名称 日 附表18．2．6 客 户 卡 客户代号：——— 名 称 地 址 负责人(联络人) 电 话 号 码 电 报 号 码 传 真 号 码 交易记录 S／C No． 成交 日期 产品 编号 数量 单位 售价 总 售价 单位 广商 总 厂价 毛利(％) 厂商 预定 交货 日期 实 际 交 货 日期 INV． N0． 签办单(电话记录 收文编号 内容摘要 拟办、会办 批 示 年 客户名称 月 日 电 话 记 录 收话编号 内 容 摘 要 拟办、会办 批 示 年 客户名称 月 日 附表18．2．10 成 交 卡 年 月 日 客户名称 输往地区 交易条件 订单号码 交 期 品名规格包装 数 量 单价 总 价 厂 商 单位 厂价 总厂价 毛利 (％) 交货职