行政办公室管理制度.doc

行政办公室管理制度 一、 总 则 （一）、为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，加强公司行政办公的规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确公司内部管理职责，特制订本制度。 （二）、行政办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。 （三）、 本制度对公司内部行政管理工作进行统一规范，以加强行政管理工作的有效性。 二、 各项细则 （一） 、办公室档案管理 1、档案管理范围： 1.1公司文件档案：包括公司资质、公司制度、公司各部门制度标准、方针政策、公司决定、年度计划等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料； 1.3行政档案：会议记录、文件签发等。 2、管理部门。 公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，行政办公室负责备档管理。 3、管理职责。 保证公司及各部门的资料齐全完整、安全保密和使用方便。 （二）、办公环境管理 1、每个员工都有责任维护办公环境，办公室内禁止吸烟。 2、员工应爱护公共设施，节约使用办公用品，注意公共卫生。 3、每周进行卫生联检。 （三）、办公室安全和秩序 1、每天下班最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并切断电源。 2、不要将私人访客带入办公室。 3、离开办公室前，将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好。 4、不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。 5、工作时间内不应无故离岗、串岗，出去办事要及时和相关领导请假，并填好单据上交行政部。 6、各个部门应相互协调、配合、团结、互助，严禁互相推诿。 （四）、办公电话管理 1、公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得使用公司电话拨打私人电话。 2、员工接听电话应使用普通话及礼貌用语。 （五）、员工礼仪管理 1、员工头发要保持整洁、自然，不得披头散发；指甲不能太长，不得涂抹带颜色的指甲油。 2、员工统一着工作装，员工工装、工牌要穿戴整齐，不得穿奇装异服。 3、员工应注意自己的仪容仪表、行为举止和公共礼仪，做到文明、礼貌待客，主动、友善地打招呼、问候；耐心应答，不厌其烦。 4、在任何场合应使用普通话，语气温和，音量适中。 （六）、例会管理制度 1、目的： 1.1实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作； 1.2提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度； 1.3集思广益，提出改进性及开展性的工作方案； 1.4协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。 2、公司例会定于每周三举行，由副总经理主持，各部门经理列席。 3、部门例会可由部门自行决定，由各部门经理主持，部门员工列席。 4、会议主要内容： 4.1下达公司会议的精神； 4.2听取各部门经理对所属部门工作的汇报，做好各部门工作的周总结和计划，以及需提请总经理或其它部门协调解决的问题； 4.3对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结； 4.4探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现； 4.5对上期工作总结，并部署下期工作任务； 4.6每周会议议题的讨论； 5、例会参加者在会议上要畅所欲言各持已见，允许持有不同观点和保留意见，但会上一但形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行； 6、严守会议纪律，保持会议秘密，在会议决策未正式公布之前，不得私自泄漏会议内容，影响决议实施； 7、参加公司例会人员原则必须参加例会，特殊情况向部门领导请假，无故不参加者按公司考核办法进行考核。 （七）、行政审批流程 1、所有部门需提项目审批单，填写好部门、时间、需审批内容、部门经理签字等。 2、此项目审批单经由总经理签字批准后方可生效。 3、总经理签字确认后将此项目审批单下发至相关部门执行。 （八）、会议室、VIP室使用管理制度 1、部门使用VIP室须提前告知行政人事部，领取会议室钥匙，行政人事部做好相关记录； 2、每周例会可以使用会议室； 3、部门使用会议室、VIP室须提前一天和行政人事部申请： 3.1使用会议室、VIP室的部门，须爱护会议室、VIP室的设施，保持会议室、VIP室的清洁，用后应及时清理烟灰缸，打扫卫生、检查卫生，锁好门，关好窗，将钥匙归还给行政人事部； 3.2任何部门和个人未经行政人事部同意不得将会议室、VIP室的各种设备拿出会议室、VIP室或转作他用； 3.3会议室、VIP室的卫生每周至少清理一次，遇有会议时，要一次一清洁； 3.4每次会议之前，管理人员应进行检查电源、配备饮用水； 3.5会议室的管理人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿。 （九）、更衣室管理规定 1、更衣室的管理 1.1公司更衣室的使用分为男、女更衣室，不得混用。 1.2员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐，应爱护更衣室的设施，不允许在室内乱写乱画，张贴等。 1.3员工应自觉爱护更衣室卫生，更衣时不得随意吐痰，乱丢纸屑杂物及其他物品。 1.4更衣室内除清扫用具及更衣用凳外。一律不准摆放其他物品、物件、工具等。 1.5更衣室内要注意安全防火，后勤部将其纳入防火责任区，制定人员负责，配备消防器材。 2、更衣柜的管理 2.1工装及私人物品必须放在更衣柜内，不得挂在更衣柜门上、更衣柜顶上或地面上，否则一经发现，对相关人员处以一次5元罚款并记录在员工档案内，作为员工评优和晋升的参考依据。 2.2更衣柜每人一格，一锁，注上姓名，由使用人负责使用保管，损坏酌情赔偿，并负责柜子内外的卫生。 2.3衣柜破损需及时上报行政部门，以便修理，修理费用如自然损坏由公司负责；如是使用人自己损坏则自行承担。 2.4更衣柜必须上锁，柜内请勿存放贵重物品，一旦遗失责任自负。 （十） 、员工公告栏管理制度 1、 员工公告栏由行政人事部负责管理。 2、 员工公告栏的内容： 2.1各种文件的公示； 2.2公司活动的宣传； 2.3激励性的名言警句； 3、 不允许私自涂抹乱画。 （十一）、保密制度 1、为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 2、公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 3、公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项： 3.1公司重大决策中的秘密事项； 3.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策； 3.3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录； 3.4公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料； 3.5其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。 4、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 4.1绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害； 4.2机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害； 4.3秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。 5、公司秘级的确定： 5.1公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级； 5.2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级； 5.3公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。 6、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政办公室派专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由行政办公室负责保密。 7、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。 8、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。 （十二）、考核管理岗位工作标准 1、负责修订公司人才开发管理规定 1.1信息收集工作标准 1.2新建制度工作标准 1.3修订制度工作标准 1.4贯彻制度工作标准 2、负责编写公司（公司）人力资源发展规划 2.1工作方案的编写和实施工作标准 2.2初审公司(公司部门)规划工作标准 2.3编写公司(公司)规划工作标准 3、负责编写、实施公司年度人才招聘计划 3.1完善用人标准工作标准 3.2编写招聘计划工作标准 3.3应届毕业生招聘工作标准 3.4社会人员招聘工作标准 4、负责公司人才开发管理工作 4.1脱产培训人员选拔工作标准 4.2参与公司年度培训计划的编制工作标准 4.3指导公司人才开发工作标准 4.4公司部门考核工作标准 4.5公司一般管理人员职位评定工作标准 5、负责指导公司高管（后备）人员考核工作 5.1《公司高管(后备)人员考核工作方案》编写工作标准 5.2《公司高管人员答辩考核工作方案》起草及参与考核工作标准 5.3参与公司高管(后备)人员考核工作标准 5.4后备人员选拔工作标准 5.5公司高管(公司中层)内部调动工作标准 6、负责编写部门工作计划 6.1部门年度工作计划编写工作标准 6.2部门月工作计划编写工作标准 6.3部门工作计划实施工作标准 （十三）、印章管理制度 1、 目的：印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章管理关系到公司正常经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本制度。 2、 说明:公司印章主要指公章、法人私章、财务章、发票章。 3、 基本印章（公章、法人私章、财务章、发票章），出纳管理法人章、发票章，会计管理公章、财务章。 4、 印章的使用与保管：对公司所有印章的使用均须做好申请和使用登记，公司印章只适用于与公司相关的业务，不得从事有损公司利益的行为。 如遇需带公章、财务章、法人章外出办事的使用情况时，办事人需在财务部做好登记，标明时间、部门、用途、签字确认等。 5、 印章保管人有权拒绝对损害公司利益的文件上盖章。 （十四）、公文管理制度 1、目的 为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本管理规定。 1.1发文的处理 1.1.1拟稿：按照各部门经理，拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办，按规定要求拟稿。 1.1.2核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政人事部审核，从公文规格、内容上把关。 1.1.3签发：以公司名义对外的发文，由公司总经理签发。 1.1.4编号：由办公室统一登记、编号、计算份数等。 1.1.5打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。 1.1.6分发：由办公室助理统一分发，原稿与正文1份（原件）存档。 1.2收文的处理 1.1.1拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的，由办公室拆封；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所发的文件，由办公司拆封存档并复印给相关部门。 1.1.2登记：凡明确是公司收文的，不论以何种形式收到，都统一由办公司登记、编号。 各部门收到的由部门登记、编号。 1.1.3拟办：办公室根据公文内容、性质提出拟办意见。 1.1.4呈阅、呈批：根据拟办意见，由办公室助理呈送公司领导批示或分送有关部门办理。 1.1.5交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文书人员应提出办理时限，加强督促催办。 1.1.6办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。 2、 行文标准 2.1公司文件类 根据用途，公司文件分外行文与内行文。 外行文指公司对外的各种正式公文与函件，主要包括合同、函、意向书、协议、承诺书、问卷、公告、通知等，也包括公司向集团呈报的上行文，如总结、计划、报告、请示、报总部审批备案等的制度等公文。 内行文指仅用于公司内部交流、会商、通报、规定、纪要、存档、标准所用的各种正式与非正式文件。主要包括交流材料、项目材料、报告、案例分析、总结、计划、会议纪要、部门申请、公司规章制度、档案目录等。 2.2、行文标准 2.2.1题目 一般情况：黑体，3号，3倍行距，居中。 题目较长须分行显示，标准为：黑体，3号，1.5倍行距，另空一行。有副标题的，标准为：主标题为黑体，3号，副标题为仿宋，小3号，1.5倍行距，另空一行。 2.2.2正文 （1）、字体、字号与行距 全部采用仿宋字体，首行缩进两字符。外行文字号采用4号字，行距固定值28磅。 内行文非正式文件一般采用小4号字，1.5倍行距。正式文件采用外行文标准。 行文一般要求：言简意赅，语言通顺流畅，用词恰当。 （2）、标号 根据需要，预设5级标号： 1级标号：为“一、”，顶格，一般要求加粗。如特别需要突出标题或美观排版，可设为2倍行距，或段前段后间距设为0.5行（以下同）。 2级标号：为“（一）”，左空2字，或首行缩进2字符。 3级标号：为“1、”，左空2字，或首行缩进2字符。 4级标号：为“（1）”，左空2字，或首行缩进2字符。 5级标号：为“①”，左空2字，或首行缩进2字符。 一般情况，均需按级别循序使用标号。若文章结构层次不太复杂，可将3级标号“1、”直接用作2级标号。一般不允许反序使用。特殊公文需要的，也可采用“第一条”格式，条下的标号要求仍须遵从5级标号要求。 （3）、段落 段落正文一般左空2字或首行缩进2字符。使用硬回车结束另起一段。段前段后间距一般设为0，有特殊需要的可设为0.5行。 （4）、标点符号 标点符号应根据行文语言正确使用。必须在全角状态下输入。 （5）、特殊格式 2.2.3表格 ①一般情况图标要求简洁直观。 ②数据表一般采用Word、excel原表数据，以便改动。特殊情况采用图片格式粘贴。 ③格式要求：外行文，小四号，内行文，五号，仿宋字体，背景无填充颜色，全表格线，默认粗细。特别情况可根据需要调整。标题居上，根据章节及表格循序情况设置，格式为：“表2-5:XXXXXXXXX表”。 2.2.4页码 居中插入页码，采用普通格式。 1.3附件 正文中有附件的，一般在附件位置标明“见附件”。有多个附件的，一般在其后附加该附件的顺序数，采用“见附件1”的格式。特殊情况，确有必要且附件较多时，可在正文结束后单独附加附件列表，字体行距同正文，每行均加粗显示。 附件内容一般在正文结束后的下一页附加。多个附件的，在一个附件内容结束后的下一页附加。格式为：新页首行顶格写“附件1：”，另起一行写附件题目及正文。一般情况附件行文标准依照本暂行办法标准。若附件仅为参考性或重要性较低时，可参照内行文相关标准。 1.4封面 需添加封面时，题目放在封页第五行处，即首行后空4行后写。采用黑体、2号字、加粗、居中。题目多行时采用2倍行距。 封面落款一般为公司名称与成文时间，放在距封页尾行4行处，采用仿宋体、4号字、加粗、居中、2倍行距。 1.5签章 一般签章应将公司名称、部门名称、成文时间等信息全部盖压，如不能全部盖压时，应首先盖压时间，或在时间上加盖印章。骑缝章尽量使每页均有，必须确保首页与尾页上的外弧线清晰。签章要清晰端正居中。 1.6装订标准 外行文一般比较正式，普通装订一般为左侧装订，在距离页面上下缘约7厘米处分别装订，装订距离左侧页面1厘米。如加装简易塑封面的，也须先装订后再加装塑封面，以免文件脱落缺页。页面设置一般为：左侧4厘米，右侧2.5厘米。上下页边距根据情况适当调整，以美观为准。 内行文，正式公文遵从外行文装订标准。非正式公文，一般采用简单装订，只在左上角处装订即可。页边距左右对称设置，根据需要调整以上文字仅为“当当城”书面材料参考标准，如有改动，另行通知。 3、文件管理制度 3.1目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 3.2工作流程： 文件分类： 3.2.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 3.2.2内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如会签单、报告、工作联系函、会议文件等。 3.2.3外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 3.2.4外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.2.5专用文件：只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。 总要求： 3.2.6文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.7内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。 3.2.8文件的管理一般要经过如下几个环节： （1）、编制：文件由相关部门或个人拟写，并进行编号登记；若以公司名义对外行文则由行政办公室统一编号。 （2）、批准：文件内容和发放范围由相应的部门经理审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间。 （3）、登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。 （4）、发放：资料员根据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时，由行政办公室根据发放清单发出新版文件。 （5）、借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写《文件借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。公司文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需经总经理批准。 （6）、归档：将整理过的有保存价值的文件向行政办公室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴别和部门领导确认后销毁。 （7）、在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个工作日（加急文件可加盖加急章）。 （十五）、员工用餐及餐厅管理制度 1、餐费标准：中午为员工免费提供午餐，每人8元/份标准。 2、就餐时间：11:00——13:00。 3、公司统一放假期间餐厅不提供服务。 4、因公外出误餐者，可申报误餐费：午餐8元。 5、员工自备餐具用餐。 6、各部门于前一天将用餐人数报给后勤部门，如因特殊情况增减餐数，请及时告知后勤部，以免造成浪费等现象。 7、请文明用餐：餐厅内不得随地吐痰、吸烟、禁止喧哗、按规定取食，避免浪费。