行业案例（4）：XX网络科技股份有限公司差旅及费用报销管理制度.docx

XX网络科技股份有限公司 差 旅 及 费 用 报 销 管 理 制 度 编 制/ 日期： 部门经理/ 日期： 副总经理/ 日期： 总 经 理/ 日期： 目 录 1 目的 3 2 概念 3 3 适用范围 3 4 流程指引 3 4.1 出差申请备案 3 4.2 出差申请单填写注意事项 3 4.3 交通方式及费用报销的标准 3 4.4 住宿标准及费用暂支与报销 4 4.5 异地办公说明 5 5 附则及附表 6 - 10 - 差旅及费用报销管理制度 文件编号 版 本 A/0 页 次 10 / 6 1 目的 为规范公司因业务需要异地出差及控制差旅开支制定本制度，本制度经公司总经理批准后执行，原有制度与本制度冲突者以本制度为准。 2 概念 所谓出差，指员工因工作需要前往工作地点以外的城市的，视为出差。 3 适用范围 本制度适用于XX科技体系全体员工。 4 流程指引 4.1 出差申请备案 员工出差需在出差前填写出差申请单，经批准后报人力资源部备案并执行以下流程： 4.1.1 当天往返的由直接上级审核并批准； 4.1.2 2天（含）以内的由直接上级审核，隔级上级批准； 4.1.3 5天以内（含）逐级审核，体系最高负责人批准； 4.1.4 5天以上逐级审核，公司总经理批准； 4.1.5 特殊情况下可以先出差后补办，没有出差申请手续的不予报销出差费用。 4.2 出差申请单填写注意事项 4.2.1 填写统一印制的XX网络科技股份有限公司《出差申请单》； 4.2.2 申请人栏填写出差全体成员及所属部门，人数较多的可以另附清单； 4.3 交通方式及费用报销的标准 4.3.1 自行驾车 员工自行驾车出差，按照高速通行费的发生额*2给予交通费用报销，未发生高速通行费的，则无交通费用报销。费用报销时提供本次出差相关的高速通行费凭证以及同等金额的汽油费发票，其它票据不得作为报销凭证。 4.3.2 公共交通 本着低碳节约的原则，除公司核心高管以外的所有员工长途汽车的座位票、火车二等座以及硬卧票、飞机、轮船经济舱票均可以按照实际发生费用进行报销。超出此标准的，除非公司总经理特别批准外，均应该扣除差价后报销。核心高管不做具体规定，但也需本着节约的原则合理安排，报销时以本次出差相关票据作为报销凭证，其它票据不得作为报销凭证； 4.3.3 行政用车 出发地至车站、机场、码头距离在30KM以上的可以向公司行政部申请往返公车接送，出差员工无需承担任何费用，30KM以内的往返可以报销一次出租车费用，车站、机场、码头至目的地的往返可以报销一次出租车费用，其它原则上采用公共交通工具，特殊情况下需要报销出租车费用的，需要体系最高负责人批准。 4.4 住宿标准及费用暂支与报销 4.4.1 出差住宿标准 出差住宿本着从简的原则，除核心高管外的所有员工只能住宿标准间并尽量两名同性员工一个房间，超过限额部分费用自理。具体遵循以下标准执行： Ø 员工、主管、经理：快捷酒店，不超过200元/晚； Ø 普通高管：3星级及以下，不超过300元/晚； Ø 核心高管：4星级及以下，不超过500元/晚； Ø 总经理：不做要求。 4.4.2 补助与暂支 Ø 出差补助：按照住宿天数给予50元/天的出差补助。 Ø 出差费用暂支：遵循“前账不清，后账不借”的原则，员工出差费用可以填写暂支单经直接上级审核、体系最高负责人和公司总经理批准后到公司财务部暂支，暂支费用在出差报销时扣除，另外，一次性暂支30000元以上需要提前半天预约。 4.4.3 出差费用报销 Ø 原则上出差回来后需要第一时间向其上级书面进行出差总结； Ø 出差结束一周内需要按照费用报销流程完成本次费用报销，除特殊情况外逾期不再受理； Ø 费用报销时必须有经批准的出差申请单作为附件，否则不予报销； Ø 通常一张出差申请单对应一张出差报销单，出差申请单中涉及多部门人员出差的，原则上分部门进行报销，分部门报销时出差申请单上必须出现报销人的姓名等出差信息； Ø 出差过程中的业务招待费用的审批及报销按照公司关于招待费用的规定执行； Ø 费用报销时间为每周周三和周五，其余时间不办理报销签字和付款； Ø 费用报销所提供的发票必须是相关业务产生的真实、合法的发票，不得以其他发票冲抵； Ø 费用报销发票以报销当日时间为基准3个月内，超出发票视为无效发票不予报销使用。 4.5 异地办公说明 公司因业务发展需要安排员工异地就职，可以参照出差、本着节约开支的原则与公司协商交通费用及房租费用的补贴原则。 5 附则及附表 本制度自总经理批准之日起生效，其修改、解释权归财务部所有。 附件一：出差申请单（样表） 附件二：出差报销单（样表） 附件一： 出差申请单（样表） 申 请 人 部 门 人 数 其 中 男： 人； 女： 人 类 别 □申请 □补办 目 的 地 交通方式 □自驾车 □公车 □汽车 □火车 □飞机 □轮船 出差时间 年 月 日 返回时间 年 月 日 出差原由： 审 核 批 准 附件二： 出差报销单（样表） 姓 名 部 门 职 务 出差地点 出差时间 年 月 日 结束时间 年 月 日 费用类别 高速通行费 ￥： 备注： 汽油费 ￥： 车船费 ￥： 机票费 ￥： 住宿费 ￥： 市内交通费 ￥： 出差补助费 ￥： 财务： 出纳： 批准： 审核： 报销人： 领款人：