行政管理制度 (4).docx

行政综合类 办公用品管理办法 公文管理办法 第一章 总则 第一条 为保证公司行文的统一性，规范公司公文管理，特制定本规定。 第二章 行文程序 第二条 属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，以公司名义行文；属于在既定方针、政策范围内，各部门主管职权范围内的日常业务性文件，可以本部门名义行文。 第三条 公司文件：由各职能部门撰写，部门负责人审稿签字，报分管领导审核；交综合管理部核稿、编号，报总经理签发（见《文件签发单》）；综合管理部根据领导签发意见修改、校对后行文，下发至相关领导及相关部门，或按要求对外报送。所有下发及外送文件须进行登记发放（见《文件发放登记表》、《收文登记表》）。 第四条 部门公文：各职能部门依据职能须对内行文的，可根据各部门实际情况及公司领导授权规定，由职能部门撰写、部门负责人审核、主管领导审批，由职能部门印制下发或上报，并做相关记录。 第五条 公司各部门不得以本部门名义对外行文。各职能部门以公司名义外送的公文，必须经公司总经理审批后方可报送。 第三章 行文格式 第六条 公司文件：文件由三部分组成：文头部分、行文部分、文尾部分。 1、文头部分：包括发文机关名称标识、发文字号、秘密等级。 （1）发文机关名称标识，位于文头正中央，公司发文用“库尔勒乐凡电子商务有限公司” 套红印刷，字体为30号宋体，“文件”套红印刷，字体为48号宋体。 （2）发文字号：由发文单位代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。公司发文代字为“同益发”；发文年度一律用公元纪年全称，括于角括号“［ ］”内，置发文代字之后；发文顺序号以三位数编制（如1号文编为001号），不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正下方,字体为小三号宋体。 （3）公文密级分为绝密、机密、秘密3个等级，在公文首页的右上角顶格标注，两字之间空1字，有保密期限的两字之间不空字。秘密等级和保密期限之间用2号实质五角星（★）隔开。发文字号下4MM处印一条与版心等宽的表头红线。 2、行文部分：一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件等部分组成。 （1）标题：表头红线下空2行，用二号宋体分一行或多行居中排布；回行时做到词意完整，排列对称，间距恰当。 （2）主送单位 (部门或人)：主送单位(部门或人)应使用全称或规范化简称，应写在标题之下，正文之上，居左顶格。字体为四号宋体。 （3）正文：正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。正文位于标题或主送部门下方，字体为四号宋体。 （4）附件：指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。 （5）成文日期：以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。 （6）如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。 （7）印章：公司印发文件一律加盖公章，印章盖在发文时间的位置，用印要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。 3、文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发单位、印发日期 （1）抄送单位(部门或人):文件的抄送单位指除主送单位以外的需要执行或知晓文件内容的其他单位。抄送单位应使用其全称或规范化简称，抄送部门名称置于印发日期上方抄送栏内。 （2）印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下,印发单位名称使用全称；印发日期以公文复印的时间为准。 （3）文件应当在每页下方用阿拉伯数码标注页数（首页不显示）。 第七条 一般公文 1、条款编排： （1）规章制度条款用章节条的形式汇编，对多层次内容可采用1、（1）、A的编号方式表示。 （2）页面设置：左2.8厘米；右：2.3厘米；上、下：2.5厘米。 （3）字体字号：所有内容均使用宋体，标题均使用小二号字体加粗；正文均使用小四号字体；章节使用小四号字加粗，并且居中。 （4）行距：正文使用1.5倍行距，每段首行缩进2个字符。标题与正文之间留一空白行（以正文为标准）。 （5）其它公文条款可用大写数字及阿拉伯数字编排，多层次内容可采用括号（）方式表示。 （6）字体、排版及装订：标题采用小二号宋体加黑，正文采用小四号宋字。行文用纸一般使用国际标准A4 型（长297 毫米，宽210 毫米）纸张。选择1.5倍行距, 其它标准参照公文格式，左侧装订。 （7）对外公文行文格式同上，加页眉，页脚，（甲方单位要求有特殊格式的按甲方要求进行标注）；页眉标注 页脚内容： 第四章 收文办理 第八条 收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第九条 收文要逐件查对、签收。除领导亲收外，所有公文均由综合管理部人员拆封、签收、登记，附上《文件承办传阅单》），送交公司领导提出拟办意见，并按拟办意见进行传阅。 第十条 公司领导、各职能部门参加相关会议带回的文件、材料或收到的相关公文、资料，应及时送交综合管理部编号、存档。需领导传阅、签批的，由综合管理部按相关程序办理。 第十一条 各部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时向发文部门或综合管理部说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回综合管理部,并附书面理由说明。 第十二条 已经批示并交有关部门办理的文件，综合管理部要负责检查催办。 第五章 公文管理 第十三条 综合管理部负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第十四条 传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。 第十五条 公文办理完毕，应由综合管理部及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。综合管理部应及时整理立卷，个人不得保存应存档的公文。 第十六条 文件管理的注意事项： 1、文件管理人员应对各类文件严格管理，按章办事，防止文件丢失、损坏、积压等现象的发生。 2、文件要收集齐全，编号准确，分类清楚，摆放整齐。 第六章 附则 第十七条 本制度由综合管理部负责修订与解释。 第十八条 本制度自2017年1月1日起执行。 办公用品管理办法 第一章 总则 第一条 为加强办公用品管理，规范办公用品领用，提高利用效率，控制办公成本，特制定本办法。 第二章 办公用品的范围 第二条 耐用品：包含电话机、文件筐、文件夹、打孔机、订书机、计算器、剪刀、起钉器、直尺、U盘、移动硬盘等不作为固定资产的物品。 第三条 低值易耗品：包含纸、笔、笔记本、各种票据、订书针、透明胶、胶水、回形针、橡皮擦、涂改液等。 第三章 管理部门及职责 第四条 办公用品由综合管理部负责管理。 第五条 综合管理部负责收集整理、编制办公用品采购计划，负责办公用品的储存、发放、使用管理以及费用分析。 第六条 市场营销部负责办公用品采购。 第四章 办公用品管理 第七条 办公用品采购 1、采购原则：同一物品需找两至三家供应商报价，保证质优价廉。综合管理部须经常进行市场价格调查，保证最优性价比和质量。 2、采购流程 （1）采购计划：各部门根据公司核定的办公费标准，依据本部门办公用品消耗及使用情况，每月25日前编制《采购计划表》，部门负责人审签后报分管领导审批，交综合管理部。 （2）综合管理部统计汇总, 根据领用计划平衡库存后，编制当月办公用品《采购计划表》，报分管领导审批。 （3）综合管理部将审批后的《采购计划表》交市场营销部采购，于本月底完成。 3、供应商管理:公司确定两至三家办公用品供应商，供应商需具有一定资质和规模。每年底由市场营销部负责组织供应商评审，不断优化供应商结构。 第八条 办公用品保管 1、公司公共办公用品由综合管理部负责管理和维护。 2、综合管理部须建立办公用品出入库台账，所有办公用品的采购及领用需做好文字及电子记录，做到帐实平衡。并做好每季度的办公用品成本分析。 3、综合管理部须根据办公用品的消耗及领用情况，制定合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。 4、综合管理部须定期或不定期进行库存盘点，查对台账与实物，保证账实相符。 5、损坏的办公用品，由综合管理部填写《废旧物资处理申请单》，报请总经理签核后予以报废。 6、员工领用的耐用办公用品在离职时均需收回，低值易耗品（如笔芯、草稿纸等）除外。 7、办公用品使用及保管人员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。 8、公司所有员工应爱护公共办公用品，杜绝浪费。 9、员工不得将办公用品用于非工作目的，或在工作时间使用办公用品从事与工作无关的事情，不得将办公用品移作他用或私用。 10、公司根据工作需要向员工提供电话、文具等必需的办公用品，员工必须妥善保管、合理使用，如因个人原因而使办公用品损坏、遗失或不能正常使用的，员工应根据办公用品的实际价值予以修复或赔偿，并接受公司的批评和处罚。 第九条 办公用品领用 1、每月1-5日,各部门凭审批后的《办公用品领用审批单》，指定专人在综合管理部领用,其它时间不予办理(特殊情况除外)。 2、领用原则：办公用品必须是实际工作需要才可领用，不可多领乱领。除消耗品（如笔芯、草稿纸等）以外，办公用品实行以旧换新。 3、耐用品领用，要分部门建立领用台帐，并做好详细记录，内容包括品名、领用时间、经办人、使用人等。 第五章 附则 第十条 本制度由综合管理部负责修订与解释。 第十一条 本制度自2016年1月1日起执行。 行政综合类 印鉴管理办法 印鉴管理办法 第一章 总则 第一条 为规范公司印鉴管理和使用，保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，特制定本规定。 第二条 本管理规定所指印鉴为公司行政章、法人代表章、合同专用章、财务专用章及工会、党支部专用章，以及公司各部门专用章等所有对外使用的印鉴。 第三条 公司行政公章、党支部用章、工会用章，由综合管理部主任负责管理；法定代表人名章（银行备案）、财务专用章由财务资产部主任负责管理；合同专用章及法定代表人名章（合同专用）由市场营销部主任负责管理；各部门业务专用章由本部门负责人或指定专人管理。 第二章 印鉴管理 第四条 印鉴的刻印、开启与废止 1、公司综合管理部是公司印鉴管理的职能部门，负责印鉴刻印与开启的具体管理工作。 2、使用部门提报印鉴刻印申请（详见《印鉴刻印申请表》），经部门分管领导、综合管理部审核，公司总经理 (党支部章经书记、工会章经主席)审批，由综合管理部在专门机构刻印并按要求在相关部门登记备案。 3、综合管理部办理启用登记手续，留存印模，交由相关责任部门负责管理使用。 4、更换或废止的印鉴，由印鉴管理人及时交还综合管理部，由综合管理部负责销毁。 第五条 印鉴使用管理 1、印鉴使用严格执行审批和登记制度。“行政公章”使用经业务分管领导审批后使用；“合同专用章”经公司总经理审批后使用；“工会章”、“党支部章”经工会主席、党支部书记审批后使用。“财务专用章”、“法人代表章”经公司财务总监审批后使用；部门业务专用章，由部门主任审批把关。重要事项使用印鉴,均须经总经理审批。所有用鉴必须认真、清楚、详细填写《印鉴使用审批表》TYZD/JL-6）。 2、印鉴一般不许带出公司使用，如遇特殊情况，需带印鉴外出办公时，须经总经理或分管领导审批后方可带出使用，并由管理印鉴的部门负责人跟踪管理，及时收回。带出人行使公司法定代表人职权，并具有法律效力，任何以欺骗的形式使用公司印鉴并对公司造成不良后果的行为，将对使用人追究法律责任。 3、不准盖空白章，如遇特殊情况需用空白章时，须经公司总经理审批后方可盖章。管理部门做好详细记录并编号，以便追溯，未使用完及时收回。 4、任何人借公司名义私自刻印公司印鉴，一经发现追究其法律责任，使用私章签订的任何文件均为无效。 第六条 印鉴的保管 1、所有印鉴实行印鉴专管人保管制度，印鉴不使用时，必须锁于柜中。若因管理不善而造成损失的，直接追究印鉴专管人和部门负责人的责任。 2、印鉴管理人外出时，经分管领导批准，方可进行印鉴移交。印鉴移交须严格办理书面移交手续。 第三章 附则 第七条 本制度由综合管理部负责修订与解释。 第八条 本制度自2016年1月1日起执行。 会议管理办法 第一章 总则 第一条 为进一步加强各类会议的管理，明确会议类型，规范会议内容和程序，提高会议质量和工作效率，特制订本规定。 第二章 会议类型 第二条 会议类型：主要包括经理办公会、年度工作会、工作例会、经营分析会、专题工作会、班子成员民主生活会、对外交流会等。 第三条 会议安排 1、经理办公会 （1）会议时间：不定期召开 （2）主 持：总经理 （3）参会人员：公司领导班子 （4）会议内容： A需要由经理办公会讨论、决策的事项； B重大事项的工作安排； 2、年度工作会 （1）会议时间：每年召开一次（定于每年的1月份股东会后召开）。 （2）主 持：总经理 （3）参会人员：全体员工 （4）会议内容： A总结上一年度工作，安排布署下年度生产经营计划和重点工作。 B通报公司年度经营情况。 C表彰先进。 3、工作例会 （1）会议时间：每周、每月召开一次（周例会定于每周一下午14：30召开，工作例会定于每月的第一周周一，会同周例会一并召开）。 （2）主 持：综合管理部 （3）参会人员： 周例会参加人员：公司领导、部门负责人及相关人员； 月例会参加人员：公司领导、机关全体员工。 （4）会议内容 A汇报上周（上月）工作完成情况、本周（本月）工作打算、近期工作计划及设想，提出需要公司协调解决的问题和工作建议。 B讨论交流有关事项。 C部门之间需上会协调解决的相关事宜。 D与会领导对工作完成情况进行讲评，就下步工作进行安排布署并提出具体要求。 4、经营分析会 （1）会议时间：每月、半年、年各一次（月会定于次月五日前召开，半年7月5日前召开，年会定于次年1月15日前召开） （2）主 持：市场营销部 （3）参会人员：公司领导、部门负责人、市场营销部全体员工。 （4）会议内容 A市场营销部根据月度经营情况作分析报告，针对销售中存在的问题提出解决方案，安排下月销售工作，与会领导根据《经营分析报告》提出指导性的建议及工作布署。 B生产管理部将上月生产、收货、发货、库存以及生产安全情况进行汇报分析，并提出需要解决的问题，并与市场营销部沟通销售及库存情况，对下月工作进行调整和部署。 C财务资产部就上月财务管理情况进行分析汇报，就存在的问题提出改进措施。 D总经理对阶段工作情况进行总结，对下步工作进行统筹安排，下达工作任务及工作目标，提出工作要求。 5、专题工作会 （1）会议时间：不定期召开 （2）主 持：分管领导 （3）参会人员：部门全体员工，也可邀请公司领导、其它部门相关人员参加。 （4）会议内容：讨论研究本部门工作或某方面的专题工作。 6、班子成员民主生活会 （1）会议时间：每年不少于两次，时间临时确定。 （2）主 持：总经理 （3）参会人员：班子成员 （4）会议内容： A讨论研究近期工作。 B加强沟通，统一思想认识。 C开展批评和自我批评。 7、对外交流会 （1）会议时间：不定期召开 （2）主 持：公司领导 （3）参会人员：公司领导及各部门相关人员，外来参会人员 （4）会议内容： A接收上级部门领导调研、检查 B外来专家指导、培训 C对外进行技术交流 第三章 会议计划与筹备 第四条 会议通知：公司会议由综合管理部负责通知组织，专业会议由主办部门负责通知组织。 第五条 会议准备 1、各部门做好会议各项准备工作。 2、会议组织部门提前做好会议所需会场的布置，会议设施、用品的准备，会议资料的收集、汇总和打印。 3、无特殊情况，会议严格按照预定的时间进行。 第四章 会议要求 第六条 会议总体要求 1、会议应着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作等方面。 2、会议发言应紧扣主题，言简意赅。 3、属工作部署性会议，原则上不在会上进行研讨性发言。 4、属重大决策性会议会前应充分沟通，统一思想。形成统一性意见后上会，意见不统一，沟通无结果的事项不得上会。会上不得搞临时动议。 5、会议要注重质量，提高效率。各类会议力求精干、高效，工作安排应明确、具体、量化。对议而不决的事项可提出解决的原则与方法。 6、会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工执行，力求取得具体成果。 第七条 会议主持 1、会议主持人应不迟于会前10分到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备工作。 2、主持人一般应于会议开始后，将会议内容、议程、需解决的问题及达成目标、议程推进过程中应注意的问题等进行必要的说明。 3、会议进行中，主持人应根据会议进行的实际情况，控制好会议进程，有权限定发言时间和终止与议题无关的发言内容，以确保议程顺利推进及会议效率。 第八条 会场纪律 1、与会人员应准时到会，不得迟到、早退和无故不参加，并在《会议签到表》上签到。 2、综合管理部负责清点到会人数，报告主持人。 3、与会人员出差或因个人紧急事务需要请假的，应在会议召开之前将会议准备情况向其直接上级汇报，由其直接上级向会议主持人报告。 4、与会人员要严格遵守会议纪律，不得在会场来回走动、大声喧哗，不得私下议论会议相关内容。 5、与会期间所有参会人员应将手机调到振动或关闭状态，会议中原则上不允许接听电话，如须接听，经允许后方可离开会场接听。 第九条 会议记录 会议组织部门应对各类会议进行记录（《会议记录》），会后对会议记录情况进行整理，重大会议形成《会议纪要》。会议记录应遵守以下规定： 1、用专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录。 2、对会议决议事项，应做明确详细记录。 3、会议原始记录应于会议当日整理完毕，会议纪要于次日呈报分管领导审核。 4、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。 第十条 会议跟进 1、综合管理部要根据会议提出的问题和领导安排的工作进行跟踪督办，并将督办情况报告公司领导。 2、会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会负责人要按要求层层进行贯彻落实，对经常性工作要形成工程流程和制度固定下来，力求会议内容件件有回音，事事有着落。 第十一条 会议保密 1、与会人员要严格遵守保密纪律，不得向外泄露会议的内容、讨论的议题。 2、重大会议的资料要统一收集整理，统一组织销毁，属个人管理的，不得交与他人代管，由此造成的损失或影响，将追究当事人责任。 3、会议用硬盘、音像资料由专人妥善管理，未经领导同意不得借阅或拷贝。 4、除按规定履行职责需要外，对故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。 第五章 会议室的管理与使用 第十二条 会议室由综合管理部负责管理。 第十三条 使用会议室单位或部门提前向综合管理部申请，由综合管理部统一安排。 第六章 附则 第十四条 本制度由综合管理部负责修订与解释。 第十五条 本制度自2016年1月1日起执行。