会议管理制度 (2)..doc

安徽龙之域投资置业集团有限公司 会议管理制度 第一章 总则 一、为规范集团及其下属各分/子公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。 二、本制度强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。 三、本制度适用于集团及其下属各分/子公司各类综合性会议及专题性会议。 第二章 职责 一、 集团及其下属各分/子公司办公室负责监督本制度的执行落实情况。 二、 办公室负责公司级例会的组织及相关工作，负责管理保存所有《会议纪要》原件。 三、 公司各部门负责本部门所承办会议的组织、记录、督办等相关工作。 第三章 会议类别 一、综合性会议：公司在日常经营发展过程中对日常工作及出现的各类问题进行定期总结、讨论、研究的会议。它包括总经理办公会、办公例会、业务调度会等。 （一）总经理办公会是公司经营层最高议事机构，总经理在认为需要或公司遇有总经理办公会审议范围的事项发生，或副总经理提议时，由总经理主持召开，公司副总经理、财务总监参加。根据需要，公司有关人员列席会议。 （二）办公例会是公司定期就日常工作进行总结回顾并对下一步工作进行具体安排，会议由总经理主持或授权副总经理、财务总监主持召开，公司各部门负责人参加。根据需要，公司有关人员列席会议。 （三）业务调度会主要对公司投资、项目建设、经营业务的进展情况进行分析；检查督促有关部门和责任人各项计划任务和经营任务的落实执行情况；分析、研讨、解决经营管理中存在的问题，制定措施和对策；对下一阶段的工作进行安排布置。业务调度会根据会议内容，可由总经理、分管副总经理或财务总监召集和主持，公司中层管理人员或相关人员参加。 二、专题性会议：针对工程建设、经营管理、融资运作、招标采购等工作中所遇到的具体问题及事项专题进行研究讨论的会议，它由相关部门根据工作需要不定期承办组织。具体会议时间、地点及参会人员由会议组织部门确定并组织召集。 第四章 会议准备及通知 一、各类型会议召开前，会议主持人均要拟定好会议议题，确定参会人员，并由会议组织部门提前通知到人。 二、会议组织部门具体负责会议组织、会场安排及签到、设备与材料的准备。 三、各与会部门应围绕议题做好充分准备，会议议题凡涉及到其他多个部门的，事前要进行会商，避免会议限于争执不休局面。需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体的方案或意见，避免会议时间过长。 第五章 会议秩序和纪律 一、会议组织部门负责会议的秩序和纪律维护，各参会人员应做好会议准备，准时出席并签到。因故不能参加需提前向会议主持人请假并安排代理人参加，未履行请假手续无故缺席的，视为旷工。对于迟到、缺席人员，会议组织部门应在《会议签到表》中如实记录。 二、会议开始前，应将手机调至静音或震动状态，如遇重要事情可到会议室外接听。会议期间，与会人员不得窃窃私语。因故需中途离场，应得到会议主持人同意方可，否则视为旷工。 三、会议发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题。会议主持人有权提醒发言人，其他人员无权打断发言人讲话。参会人员应做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时传达。同时会议对于要求保密的事项，所有与会者不得外传泄密，否则按有关规定处理。 四、对于违反会议秩序和纪律者，会议主持人有权给予通报批评及100元罚款处理，违纪情况也将纳入绩效考核。 第六章 会议记录 一、会议记录遵照“谁承办、谁记录”的原则，由会议组织部门安排专人进行记录、整理。要根据会议的主导精神和结论，形成《会议纪要》草案，经主持人审核、批准后，于两个工作日内（急件一个工作日）连同《会议签到表》一并报至办公室统一整理下发。 二、各分/子公司办公室负责本公司当月《会议纪要》整理、归档及统计工作，同时定期将《会议纪要》统计目录报集团办公室备案。 第七章 事项催办 一、对于各类会议中形成的决议事项，由牵头部门及时书面通知事项承办部门，并负责催办、监督决议的落实情况。 二、事项承办部门收到《会议决定事项催办单》后，应在《催办事项统计表》中签收，并在规定时间内办理完毕，填写办理结果。超出规定时间未办理完毕的，需填写原因及后续工作计划，并向相关领导汇报。办理完毕的，事项承办部门需将催办单原件交牵头部门留存，复印件交办公室存档。 第八章 会议室管理 一、会议室由办公室指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向办公室申请，由办公室统筹安排。 二、日常会议室卫生由办公室安排专人负责。会议组织部门应负责承办会议结束后的卫生清理，需将会议室清洁后交办公室。 三、会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应照价赔偿。 本制度自下发之日起执行，有关未尽事宜，由办公室负责解释。 二〇一三年五月十三日 安徽龙之域投资置业集团有限公司会议通知单 日 期 时 间 地 点 会议类型 主持人 会议主题 参会人员 注：1.会议期间禁止走动； 2.会议提前5分钟到场，禁止参会人员迟到、缺席； 3.参会人员请把手机调至静音或震动，以免影响会议。 ………………………………………………………………………………………… 安徽龙之域投资置业集团有限公司会议通知单 日 期 时 间 地 点 会议类型 主持人 会议主题 参会人员 注：1.会议期间禁止走动； 2.会议提前5分钟到场，禁止参会人员迟到、缺席; 3. 参会人员请把手机调至静音或震动，以免影响会议。 安徽龙之域投资置业集团有限公司 会议通知签收单 日 期 时 间 地 点 会议类型 主持人 会议主题 参会人员 签 收 人 签 收 日 期 安徽龙之域投资置业集团有限公司 会议签到表 会议主题 会议时间 会议地点 序号 姓 名 部 门 职 务 备 注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 迟到人员： 缺席人员： 签到负责人： 会议组织人： 安徽龙之域投资置业集团有限公司 会议纪要 （20 年 月 第 期，总 期） 会议时间 会议地点 主 持 人 记 录 人 会议议题 参会人员 会 议 内 容 形 成 决 议 纪要审核： 会议纪要 会议时间 会议地点 主 持 人 记 录 人 会议议题 参会人员 会 议 内 容 形 成 决 议 纪要审核： 安徽龙之域投资置业集团有限公司 催办事项统计表 部门名称： 编号 催办时间 催办事项 承办部门 承办人签字 安徽龙之域投资置业集团有限公司 会议决定事项催办单 编 号 部 号 牵头部门 承办部门 交办时间 办结时限 催 办 人 承 办 人 催办时间 反馈时间 催 办 事 项： 办 理 结 果： - 12 -