行业案例（5）：XX电子商务有限公司借款、费用申请管理制度.docx

XX电子商务有限公司 借款、费用申请管理制度 编 号： 版 次：2.0 生效日期：20XX.10.1 编写 财务部 审核 批准 借款、费用申请管理制度 1.目的： 为规范公司内部借款、费用申请及审批流程，明确各岗位相应权限，提高工作效率，特制订本制度。 2.适用范围： 本制度适用于北京XX电子商务股份有限公司（含分公司）所有部门。 3.术语及相关文件 3.1费用名录 序号 费用科目 核算内容 1 薪资 核算员工的基本薪资、提成、奖金、补贴、年终加薪、加班薪资，以及与员工任职或者受雇有关的其他支出。 2 福利费 核算节日福利、餐费补助，公司承担的员工租房、车费等。 3 保险费 核算企业为员工缴纳社保中公司承担的社保费。 4 办公费 核算员工办公用品、电脑配件、耗材、打印维修费、证照费等日常办公费。 5 业务招待费 核算因业务需要招待外部客户发生的餐费、住宿费、旅游费、娱乐活动、礼品费等。 6 会议费 核算公司组织的各种会议发生的费用及参加外部会议产生的费用。 7 交通费 核算因公市内公交费、出租车费。 8 差旅费 核算出差发生的费用，包括车船费、机票费、住宿费、餐费、出差地市内交通费，自带车辆出差的加油费、过路过桥费等。 9 邮寄费 核算因业务需要的快件费、邮寄费。 10 业务宣传费 核算在各种媒体上进行公司对外宣传所发生费用，如广告费、推广费等。 11 房屋租赁费 核算公司因经营租赁房屋的费用。 12 电脑租赁费 核算公司因业务需要租赁的电脑费用。 13 物业费 核算公司缴纳的物业费。 14 制冷取暖费 核算公司缴纳的制冷费、取暖费。 15 水电费 核算公司经营缴纳的水电费。 16 通讯费 核算公司经营用固定电话费、手机费、网络电话费、宽带费。 17 车辆使用费用 核算公司车辆的加油费、保险费，车辆维修费等。 18 职工教育经费 核算公司为了提高员工业务水平投入到培训教育中发生的费用。 19 职工活动经费 公司为丰富员工生活所组织的各项活动费用。 20 招聘费 核算公司招聘员工发生的费用。 21 中介费 核算聘请中介机构费用，包括审计费、代理费等。 22 财务费用 核算各种银行手续费、利息等。 23 奖金 各部门为激励员工所发放的各项奖励。 24 房屋维修费 房屋维修费、装修费用等。 3.2本制度中业务招待费相关管理条款，参照XX-CW-02《业务招待费管理制度》。 3.3本制度中差旅费相关管理条款，参照XX-CW-03《差旅费管理制度》。 4.职责： 4.1 责任部门 职责描述 费用发生部门 负责遵守本制度。 财务部 负责按本制度相关条款执行。 4.2借款审批权限 项目 权限范围 部门 经理 行政 经理 人资 总监 部门总监 分管 副总 财务总监 总经理 国内差旅费 其他借款 △＜1000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ △＜3000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ 3000≤△＜5000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ △≥5000 √ ○ ○ ○ √ √ √ 国外差旅费 任何值 √ ○ ○ ○ √ √ √ 4.3费用申请、报销审批权限 费用项目 权限范围 部门经理 行政经理 人资总监 部门总监 分管副总 财务总监 总经理 会议费 通讯费 国内差旅费 低值易耗品 △＜1000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ △＜3000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ 3000≤△＜5000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ △≥5000 √ ○ ○ ○ √ √ √ 福利费 业务宣传费 技术服务费 △＜1000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ △＜3000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ 3000≤△＜5000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ △≥5000 √ ○ ○ ○ √ √ √ 水电费 物业费 邮寄费 办公用品 车辆使用费用 制冷取暖费 电脑租赁费 房屋维修费 房屋租赁费 △＜1000 √ √ ○ ○ √ √ ○ △＜3000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ 3000≤△＜5000 √ ○ ○ ○ √ √ ○ △≥5000 √ √ ○ ○ √ √ √ 社保 薪资 福利 房屋维修费 职工教育经费 职工活动经费 任何值 √ ○ ○ ○ √ √ ○ 固定资产 无形资产 任何值 √ ○ ○ ○ √ √ √ 5.详细说明 5.1职工薪酬 5.1.1职工薪酬包括薪资、福利费、社保费。 5.1.2职工薪酬的管理、标准制定及考核的归口部门为人力资源部。 5.1.3具体标准执行人力资源部制度。 5.1.4每月15日前各部门将核算薪资的基础业绩数据报财务部及人力资源部审核，审核无误后14日前完成薪资的计算，20日发放薪资（遇节假日提前）。 5.2办公费 5.2.1办公用品的采购统一由公司行政部负责，行政部负责编制办公用品目录，并按照比质比价原则进行购买。单价超1000元/件的采购用品，需要提供比价单（含采购目标在内3家及以上同行业进行比价），比价单需经分管副总审批。 5.2.2部门办公用品的领用实行总额限额管理，限额为每人每月5元标准，人数以人力资源部数据为准，年度内可累计使用，不可跨年。 5.2.3每月月底行政部将部门领用记录整理汇总报财务部进行费用分摊。 5.3业务招待费 详见XX-CW-02《业务招待费管理制度》。 5.4交通费 5.4.1．因公外出发生的公共交通费、地铁费，实报实销，报销时注明起止地点及公出事由。因公外出有多种交通工具可选择时，外出人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选乘经济便捷的交通工具，M级以上人员因情况紧急或特殊情况确需乘坐出租车的，报销时需分管副总（/总监）审批，并在粘贴单或另附纸张写明打车原因、时间、起止地点、金额； 5.4.2. 所有的打车票都凭正规车票报销，需在粘贴单上写明打车时间、事由、路线、金额；打车车票需体现起止时间、历程数、乘车金额； 5.4.3公司副总（含副总）以上级别因情况紧急或特殊情况可以乘坐快车、专车。报销时需要写明具体时间、起止地点、金额； 5.4.4 详见XX-CW-04《财务报销行为规范》 5.5差旅费 详见XX-CW-03《差旅费管理制度》。 5.6邮寄费 报销因工作需要的快递费，必须附发票及快递单。 5.7电脑租赁费 5.7.1费用报销部门为公司行政部； 5.7.2每月月底行政部将各部门使用租赁电脑清单及汇总表报财务部进行审核和费用分摊。 5.8房屋租赁费、物业费、水电费、制冷取暖费 5.8.1费用实报实销，由公司行政人事部负责费用报销； 5.8.2按费用归属期及费用归属部门进行分摊。 5.9通讯费 5.9.1费用报销部门： 5.9.1.1网络电话费、宽带费，费用报销部门为软件部； 5.9.1.2固定电话费、公司手机费，费用报销部门为行政人事部。 5.9.2费用报销标准： 5.9.2.1公司业务手机费，按套餐额度报销，超套餐费用公司不报销； 5.9.2.1固定电话费，实报实销。 5.10车辆使用费用 5.10.1报销原则：区分公司使用与个人使用，公司使用部分按规定报销； 5.10.2保险费：公司车辆的保险费，提供发票，实报实销； 5.10.3加油费：公司用车的加油费实报实销； 5.10.4修理费：公司用车的正常保养费、修理费实报实销。 5.11房屋维修费 5.11.1房屋维修费、装修费用实行预算管理 5.11.1.1实施前，进行费用预算编制和费用申请； 5.11.1.2实施过程中，对费用的发生进行控制，更改工程量的需要双方进行变更签字； 5.11.1.3工程结束后，进行项目结算，超预算未及时申请变更预算的，超额部分不予报销。 5.11.2其他维修费，本着比质比价、保证质量、节约成本原则的报销。 5.12物料消耗、低值易耗品 5.12.1本着比质比价、保证质量、节约成本的原则进行购买，大量采购可以实行招标的方式。采购流程参照公司采购制度。 5.12.2费用归属：按物料的实际使用部门进行费用归属。 5.13财务费用 5.13.1客户转款及刷卡手续费：每项经济业务只承担一笔手续费≤35元。 5.12.2财务人员本着资金合理利用的原则，减少公司的利息支出。 借款、费用申请、审批流程： 申请人填写《费用/借款申请单》以邮件形式发送→部门经理→分管领导→李凯→财务，财务打印付款并进行帐务处理，费用实际先提报后次日付款。 7.借款规定： 7.1 正常借款遵循“前账不清，后账不借”原则，借款人负责及时冲销或归还借款； 7.2 银行转帐付款的，必须在事项完成后7个工作日内报销，发票暂时不能开据的，必须让收款方提供收据并在收据上加盖财务章或并票章，并注明“欠票”字样，及欠票理由 ，同时还需要提供加盖公章的三证（营业执照副本、组织机构代码证副本、税务登记证副本、）和公司基本信息（公司经营地址、发票联系人、联系电话座机加手机）复印件。 7.3 借款2000元以上的需提供收款方的公司账户信息由财务银行转帐付款，且必须提供收款方开具增值税专用发票； 7.4 首次合作的业务单位，借款人需提供客户的完整付款资料（即：收款单位全称、开户银行全称、银行账号等）；有付款记录的，需在借款单上写明付款方式、收款单位全称、开户银行全称、银行账号及其他特殊要求，应确保提供的付款信息准确无误，如因提供信息错误，影响付款的，需承担相应责任与损失。 7.5 借款人离职及调离部门前应把个人借支清理完毕，人力资源部凭公司财务部门签字确认的清账手续办理工资结算及其他相应离职手续。 8．报销规定： 8.1公司所有经济业务报销需要提供真实、有效的发票进行报销，票据有效时限为1个月，请注意检查发票时间，按时报销；单据丢失一律不予报销； 8.2详见XX-CW-04《财务报销行为规范》 9.附则 9.1本制度由财务部制订并解释，报总经理批准后执行。 9.2本制度自20XX.10.1起发布执行。 9.3本制度解释权归XX电子商务股份有限公司财务部所有。 10.附件 10.1XX-CW-01F01《借款、费用审批流程》 10.2 XX-CW-01F02《费用/借款申请单》 XX电子商务股份有限公司 流 程 图 编 号： 版 次：2.0 生效日期：20XX.09.10 XX电子商务有限公司 费用/借款申请单 编 号： 版 次：2.0 生效日期：20XX.09.10 费用/借款申请单 申请日期 需求程度 □一般 □较急 □紧急 申请人 所属部门 所在岗位 付款方式 申请内容 主 题 是否借款 □是 □否 借款金额 借款金额 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分（￥ 元） 开户行、户名、帐号 部门负责人 分管副总 财务总监 总 经 理 财务备注 年 月 日 XX电子商务有限公司 付款申请单 编 号： 版 次：1.0 生效日期：20XX.10.01 付款申请单 申请日期 需求程度 □一般 □较急 □紧急 申 请 人 所属部门 所在岗位 申请金额 主 题 申请内容 申请金额 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分（￥ 元） 开户行、户名、帐号 部门负责人 分管副总 财务总监 总 经 理 财务备注 年 月 日 12 / 12