基于大数据背景下工程档案管理工作探析.pdf

基于大数据背景下工程档案管理工作探析成 昊申铁军(.山西安然机电安装工程有限公司山西 太原.山西路桥集团晋南项目管理有限公司山西 太原)收稿日期:作者简介:成昊()男山西太原人本科工程师主要从事公路项目建设管理工作通信作者:申铁军()男山西沁源人本科高级工程师主要研究方向:隧道工程摘 要:在理清大数据相关概念的基础上首先详细介绍了现阶段企业环境保护责任其次结合大数据的特点对大数据和工程档案管理工作之间的关系、大数据时代背景下工程档案管理工作的优势以及如何更好地开展工程档案管理工作进行分析和总结为新时期工程档案管理提供新思路关键词:环境保护工程档案管理中图分类号:文献标志码:文章编号:():/引 言大数据()一词越来越多地被提及人们用它来描述和定义信息爆炸时代产生的海量数据在很多人的眼里大数据可能是一个很模糊的概念随着大数据产业的发展它逐渐从一个高端的、理论性的概念演变为具体实用的理念 麦肯锡全球研究所给出的定义是:大数据即是一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合 为了确保档案资料规范统一根据相关要求单位应组织制定“档案员岗位责任制”“文件归档制度”“预立卷制度”“档案利用制度”并特别强调环保节能、污水处理工程必须留有齐全、完整的施工记录留有必要的声像资料以真实地反映环保工程的各个环节 工程档案管理部门、人员的工作内容档案管理在大数据时代下需进行调整以工程企业某公司为例档案工作岗位责任制是明确公司领导、高中级管理人员、技术人员、管理人员等岗位在档案工作中工作内容、数量和质量应承担的责任的一项制度也是考核各岗位完成档案工作情况的依据 工程档案管理部门的工作内容)有序开展档案业务工作运用科学的原则和方法管理档案 档案工作为建立集团与各分子公司沟通渠道提高工作效率提升服务质量完善管理机制档案部门应按月分板块向所属各单位征求工作意见及建议收集基层呼声自觉接受监督 收集意见后查摆问题和不足剖析原因针对合理的意见及建议提出解决方案明确改进措施公开反馈处理办法完善提高工作质量 针对过程中发现的基层工作难点、痛点深度剖析研究并及时解决、答疑 在宣贯相关规章制度的同时起到了互相监督、共同提高的积极作用 档案工作提供了长期有效沟通渠道拓宽了处理问题方式方法也解决了档案工作中遇到的实际困难)加强文件形成全过程的协助、指导与监督 以公司各项工作程序和规章制度为依据监督、指导公司文件的形成、积累工作根据公司生产经营活动的性质和具体任务协助、指导公司文件的形成、积累工作根据公司不同种类文件的行政特点监督、指导公司文件的形成、积累工作抓住薄弱环节和容易造成文件散失的环节协助做好文件形成、积累工作将公司文件的形成和积累纳入公司的管理制度有效地解决公司文件的形成和积累问题运用经济手段加强对公司文件形成和积累的监督和指导 工程档案管理人员的工作内容)分管档案工作领导 负责公司档案工作的总体安排统筹档案建设与发展将档案工作纳入公司整体发展规划纳入议事日程组织制定并落实档案工作规划、工作制度组织档案的鉴定销毁工作组织协调各部门档案工作的关系)综合办公室主任 贯彻落实档案工作法规、规定及业务标准拟定档案工作制度编制档案工作规划、计划并组织实施组织、协调、落实、完成各项档案工作任务召开档案工作会议总结布置档案工作建立健全档案管理基础性工作做好档案实体管理和信息管理工作负责监督检查和业务指导工作负责涉密档案借阅和外单位档案借阅的审批负责档案鉴定销毁工作的组织实施)各职能部室分管档案工作负责人 对污水处理工程项目竣工验收会、设备开箱会、科研课题鉴定会等必须按有关规定做到“四参加”对科研课题、基建工程等档案必须按有关规定做到“四同步”对本部门档案的完整、准确、系统负责督促技术、业务人员、兼职档案人员做好文件材料的平时立卷和整理、归档工作负责对本部门兼职档案人员和有关业务人员档案工作责任制的考核工作)档案部门专职档案人员 认真贯彻执行档案工作的法规、规定及业务标准维护档案的齐全、完整、系统、安全监督指导各职能部门做好文件材料的形成、积累、整理立卷及归档工作参加建设项目竣工验收和购进设备开箱等活动及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作)各部门兼职档案人员 落实公司档案管理各项制度和工作标准指导督促本部门有关人员做好文件材料的收集积累、整理工作做好平时立卷工作及文件材料提供利用及安全保管工作严把案卷质量做好文件整理、归档工作)有关专业技术人员、管理人员 对本部门在业务、行政、科研、管理等各项工作中形成的文件材料的完整、准确、系统、安全负责对办理完毕的文件材料及时交部门兼职档案人员保管不得将文件材料据为己有或延交认真执行档案管理“三纳入”“四参加”“四同时”措施在科研课题或建设项目结束或告一段落时必须保证文件材料内容准确、字迹工整、图样清晰 现阶段环保企业档案工作要求勇担企业环保责任准确把握“绿色低碳发展”核心坚持问题导向、目标导向、结果导向创造性地开展体系建设、治理修复、固废利用、减污降碳等各项工作以高水平生态环境保护推动全方位高质量发展 学习电子档案管理系统做到“四个结合”探索学习创新形式确保学习方法灵活多样 集中学与分散学相结合集中学明确主讲领导和中心组学习发言人做到主题明确观点鲜明分散学以读书班竞赛活动形式进行加强个人自学和讲学通过下载专家讲座、多媒体演示等形式增强学习的多样性和生动性请进来和走出去相结合利用好电子档案管理系统这个平台邀请理论方面的专家教授进行生动讲解全面提高学习的针对性和有效性研究性与课题化相结合 按照环保企业联系点分工深入施工一线进行研究性专题讨论中心组成员确定课题切实把电子档案管理系统与分析研究环保项目建设发展形势有机结合起来共同研究讨论环保项目建设工作理论性与实际性相结合将理论学习成果及时运用到实际工作中坚持问题导向通过召开座谈会、发放问卷、个别交流等形式开展调研着眼发现问题、着力解决阻碍工程项目建设的实际性问题 为进一步提升档案管理工作科学化、信息化、智能化和规范化水平全面推进电子档案管理系统建设分析电子档案管理系统前期工作开展情况和系统建设安装情况认真分析了系统上线运营后在电子文件归档、档案在线利用和保证归档文件真实性、完整性、可用性、安全性等方面的优势学习系统未来与各业务接口对接、联网监控各所属单位档案工作情况等功能前景 坚持目标导向和问题导向追逐信息化浪潮以“补考 赶考”的方式加快解决档案工作目前存在的问题通过档案归集管理理顺工作程序、明确工作职责为科学管理、生产经营提供有效的服务保障持续推进电子档案系统的普及和升级工作高标准推进“增量电子化”高质量建成环保行业示范引领的电子档案管理系统 作为整体信息化建设组成部分该系统以“管理建在制度上、制度建在流程上、流程建在权限上、权限建在平台上、平台建在数据上”为指导原则紧紧围绕档案管理“收、管、存、用”的全生命周期进行开发涵盖了电子文件在线接收、档案整理、档案鉴定、档案统计、档案在线借阅等功能模块充分容纳档案数据资源打通信息孤岛实现足不出户查档同时也为整合各业务系统电子文件提供了平台性保障 电子档案管理系统历史数据迁移全面对接各业务系统、所属各单位档案管理系统实现“档案数据全打通”工程档案的管理鉴别工作直接决定着档案材料的取舍也决定着工程技术人员档案最终反映出一个人什么样的政治面貌和综合情况是一项政治性、政策性都很强的工作 对经过鉴别不符合归档要求的材料要区别不同情况采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理 组建工程档案控制体系在施工准备阶段由项目总工牵头建立了覆盖每个工区和每个部室的档案管理体系并在项目部设置专职档案员各工区和部室兼职档案员每月将工程资料收集汇总后移交专职档案员存档 加强宣传强化全员“档案意识”在施工过程中利用工作群、宣传画、标语等多种形式宣传档案工作的重要性在工作例会中强调施工资料必须及时填报在绩效考核时与文件归档工作挂钩以使“档案”深入人心在日常工作中自觉地完成文件材料的收集、整理工作 建立管理制度和规范确保形成的文件材料符合要求施工过程中、工程建设实施过程中接受公司、项目公司和总监办的统一管理和监督指导在项目部内部的检查考核中重点对施工自检资料收集齐全、是否按照监理程序进行报检、是否真实反映施工过程等进行检查按照项目公司拟定的分类大纲组织技术人员对施工过程中形成的各种需要归档的文件材料进行系统整理 开展特色档案组织建设全面提升档案员队伍素质)采取多种形式宣传新时期档案工作的路线方针政策、主题教育、企业档案工作要求、时事政治、法律法规、规章制度等引导青年职工牢固树立正确的世界观、人生观、价值观提高青年职工对党的认识激发他们的政治热情努力把先进分子凝聚到党组织的周围多渠道发现、推荐积极分子)在结对帮带过程中档案员要带头加强自身业务素质的学习进一步适应档案工作高质量发展的需要指导青年职工提升业务水平在结对帮带过程中相互帮助、相互促进重点培养一些在项目生产建设一线和重点岗位、关键岗位的青年骨干 素质提升和业务发展同向发力、联动提升)档案员争当严守党纪国法、企业规章制度的模范要争当学习知识、钻研业务的模范争当技能过硬、业务精湛的模范档案员之间要开展经常性的谈心活动及时了解掌握青年职工的思想动态引导青年职工爱岗敬业、勇于拼搏形成“比学赶超”良好的工作氛围建设成一支具有良好的思想作风和工作作风的档案队伍)通过带思想、带业务、带作风激发档案员工作的积极性、主动性、创造性促进青年档案员快速成长成才全面提升档案员队伍素质积极引导青年档案员积极向党组织靠拢 把思想积极进步、工作业绩突出、职工群众公认的优秀青年档案员吸收到党组织中来为档案工作全方位推动高质量发展提供坚强组织保证)组织领导干部和广大档案员与 周岁及以下档案员职工“一对一”结成帮带对子 基层单位要综合考虑岗位职责、道德品行、业务素质等因素从领导班子、领导人员、业务骨干等选拔出德能勤绩表现突出的档案员作为结对帮带人采取业务对口、就近帮带的原则进行“一对一”结对帮带签订责任书明确帮带责任人、帮带内容等形成结对帮带清单确保每名档案青年职工有人帮、有人管、有人带 原则上“一对一”结对帮带关系实行一年一调整将作为档案员和档案组织年度评优评先的重要内容)加强动态管理强化督促检查 要加强对结对帮带信息库的动态管理每年对青年职工档案情况和入党情况进行一次全面排查根据结对帮带进展情况及时对信息库进行更新调整补充完善信息库有关内容确保底数清、情况明、措施实 要加强组织领导提高思想认识精心组织实施把结对帮带工作纳入基层档案工作述职评议考核的重要内容 档案信息化建设要坚持目标导向、问题导向、结果导向全力推动“全业务流程、全管理体系”信息化建设为档案“产业数字化、数字产业化”转型发展打好基础为全方位推动档案工作高质量发展铺筑数智之路 提升信息化系统建设质量持续优化系统功能和业务流程坚持信息化服务管理、提升管理的出发点广泛征求使用者特别是项目一线管理、技术人员的意见和建议实现信息系统功能完备、操作友好、稳定安全严格履行信息化项目建设程序规范项目立项、预算、采购、实施、运行、评价、运维全过程严立项、重质量、保成效高标准论证项目实施的必要性需求不明、流程不清、效果不确定的不启动积极推进信息化标准建设形成可复制可推广的标准功能模块打造信息化建设项目管理系统 加紧制定统一的物资设备、客商信息、项目组织等信息编码标准具备条件的积极申报地方标准高质高效完成档案信息化项目验收工作 组织开展生态环境、污水处理领域科技攻关和技术创新以信息化建设为抓手建立智慧高效的生态环境管控“一张网”不断提高生态环境治理科技化现代化水平 针对当前工程建设环境保护管理存在的主要问题和薄弱环节实施信息化管理提高管控成效 构建体系化管理模式、系统化报批流程、网格化运行机制、动态化监测预警系统进一步规范工程建设项目环境保护行为从档案方面全面掌握环境动态及变化趋势辅助管理决策对于项目建设程序、系统功能、性能、安全性等进行全面“回头看”查漏补缺确保优质合规 结束语在大数据时代背景下开展特色档案组织建设全面提升档案员素质要加强对档案工作的督促检查 了解掌握进展情况解决突出问题适时组织开展专项抽查推动档案工作扎实开展:参 考 文 献:何方刘峥.回归文化自信:建筑设计的思考与探讨.四川建材():.孙雁.档案数字化建设与企业档案管理研究.黑龙江档案():.于海洋.基于大数据时代的企业档案信息化转型目标和策略.黑龙江档案():.