基于SWOT分析的高校财务管理系统构建.pdf

收稿日期：作者简介：时雁（），女，上海人，上海外国语大学会计师，研究方向：会计与财务管理。文章编号：（）高校管理基于 分析的高校财务管理系统构建时雁（上海外国语大学，上海 ）摘要：高校财务管理工作是高校经济运行的核心，是保障其他一切管理工作的原动力。高校财务管理系统是财务管理的信息化工具，是资金使用、分配、监督和考核等运行的基础平台。论文采用 分析方法，探讨高校财务管理系统建设面临的优势、劣势、机遇与挑战，在此基础上借鉴国外高校财务管理系统的优势，提出 矩阵改进策略，探索高校财务管理系统建设的路径和方法，进而提升高校财务管理科学化水平。关键词：财务管理；分析；系统构建中图分类号：文献标志码：犛犎 犐犢 犪 狀（，）：，：；随着信息科学技术的快速发展，数字化校园建设给高校的发展提供了机遇，同时也带来了挑战。目前，高校的财务管理模式和信息化服务与管理系统已经远远不能满足数字化校园建设的需求，更不能满足高校现代化的管理需求。财务管理流程不健全、财务管理体制有待完善、现有财务管理系统存在财务监控漏洞、财务管理信息化程度和安全性不高等，这些问题亟待构建新的财务管理系统予以解决。高校财务管理系统建设的意义 提高议事决策效率高校财务管理信息化有利于高校各院系、各部门对财务信息进行集成管理，且能够全面准确、及时掌握各个部门、各个院系的财务信息，高效地实现财务信息的监督和控制，为解决财务工作中的重大问题提供支撑，从而实现高校资源的最优化配置，为学上海管理科学 第 卷第期 年月 校决策提供有力数据支持。提升综合管理水平高校财务管理信息化建设能够推动高校财务管理工作在流程、理念、手段、技术和管理上的改革与创新，能够有助于信息的集成与信息资源的共享融合，对深化高校“放管服”改革、实现“一网通办”、降低办学成本、提高综合效益起到至关重要的作用，对学校长远发展具有战略与实践意义。完善内部控制系统高校财务管理信息化能够提高会计信息的客观性、准确性和完整性，为管理者和审计人员提供了方便快捷的财务数据的审查核实，进而提高了内部审计水平和完善了内部控制系统。高校财务管理系统建设的犛 犠犗 犜分析 分析法于 世纪 年代初由旧金山大学的管理学教授韦里克提出，是一种能够对企业内外部条件各方面内容进行综合和概括，进而分析组织的优劣势、面临的机会和威胁的方法。该方法通过对影响目标实现的内部优势（）和劣势（）以及外部机会（）和威胁（）四大因素的客观分析和评价，进而制定出有利于实现组织目标的计划或策略。模型如图所示。图 模型 高校财务管理系统建设的优势 高校发展的客观需求近年来，随着高校招生规模的不断扩大、办学层次的不断提高，面对多校区办学、多样化资金来源和日益复杂的经济环境，高校如何管好和用好资金，成为高校管理面临的重大考验之一。多元化的办学资金筹措渠道，特别是跨校区办学与财务两级管理推行，使我国传统模式下的高校财务管理面临严峻考验。高校财务管理系统通过信息技术与会计的高度融合，突破了时间和空间对财务管理系统的限制，为高校管理层和师生提供实时、动态、全面的财务信息，这不仅有利于降低财务人员的工作强度，而且有助于提高财务管理的水平和效率，同时也有助于推动高校财务与教学科研管理等各部门的协作与沟通，提升高校的整体管理水平。数字化校园建设的必然要求随着国家大力推进教育信息化 建设，高校的校园数字化建设也取得了长足的发展，在经费投入、信息化平台建设规划、大数据分析等方面，为高校的财务管理系统建设提供了一个良好的环境，成为高校财务系统建设的主要推动力。目前，基于良好的校园信息化建设成果，不少学校财务部门委托第三方研究开发了网上预约报销系统、无现金报销系统、网上收费系统等，成为高校财务管理系统的重要组成部分。但不同信息化平台之间的兼容和融合问题仍然存在，是下一步系统建设的重点和难点。功能逐步完善的基础设施（硬件支持）随着国家对高校基础设施建设的持续投入，高校校园网和无线网络已基本实现了校区全覆盖。加上近年来云技术、超算技术等新兴技术的运用，对于硬件平均利用率和系统上线时间的要求更高，使得高校硬件基础设施的运载能力得到不断增强。同时，应用系统和信息数据的安全性能得以加强。这些为系统的进一步开发奠定了扎实的基础。高水平的信息技术和财会专业人才（软件支持）人才优势是高校财务管理系统建设的独特优势，校园里往往汇聚了计算机、信息技术、财会等方面的专业人才，这为高校建设与发展提供了强有力的智力支持。从高校信息化建设经验来看，拥有计算机等专业的综合性或理工类大学，往往倾向于自主开发各种信息化功能平台，如校园一卡通等，且一直引领校园信息化建设的潮流。这表明，人才支撑也是高校财务管理系统建设的重要优势。高校财务管理系统建设的劣势 存在信息孤岛，信息共享程度低目前，高校财务管理系统虽然已经实现了广大师生对相关财务信息的实时查询，如教职工可以查询个人工资和公积金等信息，学生可以查询学费欠费情况，职能部门可以及时了解本部门的经费使用情况，学校领导可以随时掌握学校的财务状况。但是，财务系统中所提供的这些信息大多数“数出财务一个部门”，财务信息的综合化程度不高，导致提供给管理层进行决策的财务数据缺乏关联性。同时，财务信息与其他业务部门的信息（如人事、学生、科研、国资、基建等系统的信息）彼此互不关联，相互独上海管理科学 第 卷第期 年月 立，财务部门所需的信息并不能直接从其他业务部门的信息系统中实时提取，这可能是出于信息安全的考虑，也可能是部门利益或条块分割等原因造成的。综上所述，财务系统与其他业务部门的信息系统已形成一个个独立封闭的系统，成为一个个信息孤岛，制约了信息数据的实时采集、实时处理和实时支持，从而不能及时有效地进行数据的汇总分析和处理。缺乏“会计信息化”一专多能的人才高校财务管理系统建设的实质是在具体的业务活动中，利用计算机技术实现财务管理的高效率和高时效，这就要求配备一支既懂会计专业知识，又懂信息化技术的复合型人才队伍。但是，目前高校中此类人才的缺乏，影响到财务管理系统的研发与维护，制约了财务管理系统的建设和发展。高校财务管理系统建设的机遇 大力推进教育信息化 建设 年月，教育部印发了 教育信息化 行动计划，提出要开展教育治理能力优化行动，完善教育管理信息化顶层设计，全面提高利用大数据支撑保障教育管理、决策和公共服务的能力，实现教育政务信息系统全面整合和政务信息资源开放共享。具体来说，就是优化教育业务管理信息系统，深化教育大数据应用，全面提升教育管理信息化支撑教育业务管理、政务服务、教学管理等工作的能力。通知 强调要充分利用云计算、大数据、人工智能等新技术，构建全方位、全过程、全天候的支撑体系，助力教育教学、管理和服务的改革发展。在这样的背景下，高校财务管理系统建设迎来了重要的战略发展机遇期。计算机技术的高速发展随着大数据、智能化、移动互联网、云计算等新技术的发展，特别是可扩展商业报告语言 技术标准规范的出台和成功实施，财务信息“集中一处、信息共享”成为可能，对财务管理系统的深度发掘与利用得以实现。值得一提的是，这些技术的运用，不仅大大降低了信息化建设的成本，使信息传递更加便利，而且加强了会计控制，促进了财务流程再造，为高校财务管理系统建设注入新的发展动力。第三方软件公司的迅速发展经过长期的发展和应用，用友、金蝶、天翼等第三方财会软件的研发、销售和服务能力大大增强，针对高校财务管理特点开发的财务管理软件也日趋成熟，在实践中得到了很好的运用。第三方软件的迅速发展，得到了高校财务会计人员的高度认可，为高校财务管理系统建设创造了良好的软件条件。高校财务管理系统建设的威胁 客观风险从客观上看，主要有信息安全、不可抗力等风险。信息安全风险，主要是指在信息化建设中，各类应用系统及其赖以运行的基础网络、处理的数据和信息，由于其可能存在的软硬件缺陷、系统集成缺陷等，以及信息安全管理中潜在的薄弱环节，而导致的不同程度的安全风险。财务管理系统建设同样面临上述风险。一旦黑客入侵，数据的安全性就会受到威胁。不可抗力风险，主要是指不可抗力对信息系统造成物理破坏而导致的信息安全事件，包括水灾、台风、地震、雷击、坍塌、火灾、恐怖袭击、战争等。主观风险从主观上看，主要有职业道德和责任事故等风险。财务人员的职业道德风险，主要是指财务人员为了谋取私利，或者被他人利用，利用职务便利，对财务系统进行非法操作的可能性，包括恶意篡改、伪造财务数据等。人为的责任事故，主要是指人为导致财务系统的软件或硬件部分或全部受到毁损，致使财务数据丢失或财务系统瘫痪。以上两种风险直接或间接威胁了财务管理系统的健康、良性发展。国外高校财务管理系统建设分析 现状目前，国外高校是将财务系统紧密贯穿在各个业务管理环节，利用计算机硬件、软件以及数据库系统，进行财务工作的分析、设计、掌控和决策，通过这一流程建立起一体化、完整的高校业务活动管理系统，从而为管理者提供高效的决策。简而言之，国外高校财务管理系统建设会面向整个学校需求，一方面集合财务部门数据，实现了真正意义上的电算化操作，另一方面对其他相关业务的管理数据模块进行了整合，重视系统的控制能力和协调能力，为跨部门、跨平台之间的应用提供了新思路。所有数据、各个模块都是从各种实际业务操作开始记录，与财务管理相关的学费管理、工资管理、资产管理、科研管理等模块之间紧密联系，成为学校财务管理系统建设的重要组成部分。特点 高度集成化国外高校系统开发面向需求，高度重视流程化，会针对不同业务进行特定设计，使财务系统符合学校发展规划和目标，并与学校的其他系统紧密衔接，上海管理科学 第 卷第期 年月 能把财务、学生、科研、人事、国资等系统紧密连接，使财务系统真正成为高校管理信息系统的重要组成部分，实现了资金流、物流、信息流的统一。注重审计功能注重规范化操作，重视操作中保留痕迹，每一次记录或修改都被程序完整记录下来，为审计工作提供有价值的线索。注重内部控制国外高校财务系统开发中融入了现代管理的理念，通过授权、预算管理等手段将内部控制的方法和思想集成在软件中，确保了信息的安全与准确，有利于加强内部监督，防范风险。举例国外某高校财务管理系统建设如图所示；各模块说明参见表。意义作为高校管理中重要组成部分的财务系统，国外高校财务管理系统的建设对于我国而言具有借鉴意义：第一，对财务信息进行了综合集成、科学管理、合理传递和及时反馈。国外高校一般将其先进的管理经验运用于软件开发系统中，将预算、核算、设计、决算以及决策综合反映在系统中，为组织的运行、管理和决策提供了基本的技术支持。第二，财务管理系统中划分各个子系统，子系统之间相互联系、相互协作，共同构成了数据共享、统一管理的信息系统。第三，财务管理系统在系统运行中不仅可以调用所有财务部门的相关信息，而且也可以调用其他部门的相关业务管理信息，这体现了财务管理系统的优越性与现代化。注：应收账款、收支总账、薪资、学生、资产管理接口；人力资源薪资接口；人力资源员工更新；学生退款；学生接口（学费、付款和部门存款）；开具发票，用于客户付款；奖励（预算）；按照合同日期开具发票；收入确认（递延收入）；收入确认（确认收入）；预算信息；总账日记账、部门和项目计划、预测信息；采购订单和凭证信息；供应商、快速识别码和用户。图国外某高校财务管理系统架构数据处理流程：多数流程遵循一个逻辑流程，即：编辑检查、预算检查，然后提交总账（）。通常，编辑、预算检查和后期处理是在夜间批处理过程中运行的。因此，交易反映在第二天的披露中。基于犛 犠犗 犜分析的高校财务管理系统构建的有效路径通过对高校财务管理系统建设的优势、劣势、机会和威胁等因素的分析，根据这些因素对高校财务管理系统建设的影响程度进行分析，进而构上海管理科学 第 卷第期 年月 建出高 校 财 务 管 理 系 统 建 设 的 策 略，如表所示。表各模块及简要说明模块描述应付账款（）管理供应商采购或获得商品、货物和服务的付款；维护供应商信息应收账款（）管理发票（来自外部账单）的收款；维护客户信息资产管理（）用于建筑物和其他资产的跟踪和核算；每月生成资产的摊销、增加、重分类和处置会计分录合同（）安排客户发票的发送差旅和费用（）处理差旅和费用的报销及现金预付款总账（）接收来自其他财务模块（如应付账款、外部账单、差旅和费用）、校园解决方案（学生申请）、人力资源管理（人力资源申请）和其他外部申请（通过 接口）的汇总财务信息；总分类账记录实际情况、预算和承诺交易奖助金管理（）支持奖助金管理的整个周期；创建和交付计划和预算，跟踪可交付成果、财务报告和会计项目成本核算（）为与单个项目相关的财务（实际情况、预算、产权负担）和其他信息提供一个集中的存储库；项目允许整合详细的财务信息、扩展的科目表属性以及来自相关补充该软件模块的其他详细信息采购（）管理采购、货物和服务，并获取供应商信息供应商网络管理供应商采购或获得商品、货物和服务的付款；维护供应商信息；管理采购、货物和服务，并获取供应商信息大学规划管理预算和预测周期表高校财务管理系统建设的犛 犠犗 犜分析及策略内部环境优势（）劣势（）外部环境高校发展的客观需求数字化校园建设的必然要求功能逐步完善的基础设施（硬件支持）高水平的信息技术和财会专业人才（软件支持）存在信息孤岛，信息共享程度低缺乏“会计信息化”一专多能的人才机会（）策略策略大力推进教育信息化 建设计算机技术的高速发展第三方软件公司的迅速发展加大校园数字化 建设加快财务系统升级加强合作，请第三方公司定制开发满足校园发展需求的高校财务管理系统加强经费投入，匹配相应硬件（网速、服务器等）加强信息整合，建立信息沟通，实现信息共享培养“会计信息化”一专多能人才威胁（）策略策略客观风险主观风险建设功能与安全并重的信息化基础设施，提高网络安全水平，加强财务系统安全建设开展信息化条件下的职业伦理培训，加强财务人员职业道德建设在信息融合过程中注重信息安全，利用现有软件或购买现成软件，实现财务管理部分目标引进德才兼备的“会计”优秀人才，逐步提高财务人员整体水平根据表，我们可以得出四种可供选择的策略，即：利用机会，发挥优势的 策略；利用机会，克服劣势的策略；发挥优势，应对威胁的 策略；克服劣势，应对威胁的策略。这四种策略可以帮助高校找到一条适合本校校情或实际需求的财务管理系统建设的有效路径。犛 犗对策 对策具体是指具有很好的内部环境和众多外部机会，应当大力发展，加大投入，加速建设，实现战略目标。高校应该抓住重要战略机遇，大力推进校园数字化 建设；通过顶层设计，成立领导小组和工作小组，统筹规划、统一管理、统一指导建立打通各部门壁垒的信息管理系统。信息化工作牵头部门要主动了解各部门信息化建设的需求，将各部门信息化建设通盘考虑，打破各自为阵、单打独斗的局面；财务部门一方面要在预算分配时加大信息化建设项目经费投入，另一方面要配合信息化工作牵头部门，借助第三方软件公司的力量，认真分析现有财务管理系统的薄弱环节，加快财务系统升级和研发。犠犗对策对策具体是指面临巨大的外部机会，但却受到了内部环境劣势的限制，应当顺势发展，充分利用外部机会，借力消除内部劣势。高校应该思考如何充分抓住机会，设法消除内部劣势，从而突破瓶颈，实现自我飞跃。在此情况上海管理科学 第 卷第期 年月 下，高校要统一思想，正确认识信息共享的优势，了解实现学校层面信息实时共享的意义，才能迎来数字化时代下校园发展的新局面。将学生处的学生管理信息、教务处和研究生院的学生注册信息、人事处的人事工资信息、科研处的科研管理信息等整合在财务管理系统中，由信息部门统一进行数据接口对接，形成科学的现代大学信息化管理体系。在校师生（含校友）只要登录一个系统，就可以查询到相关信息，这样既减少了信息重复建设的成本，同时也避免了“信息孤岛”的局面。此外，要加强信息化培训，通过举办会计信息化讲座或者鼓励财务人员报考会计信息化课程等途径，对财务人员进行有针对性的会计信息化知识专业指导或培训，提高财务人员对财务软件输出信息分析决策的能力，从而提高财务人员信息化素养和水平。借鉴图中国外某高校的财务管理系统，财务部门与学生部门、人事部门、资产部门、采购部门等整合在一个系统中。在这个系统中，学生可以查询学费缴纳情况、查询财务部门退款以及奖助金发放情况，学院可以获知在册学生缴费情况和学院经费结余情况；学院、资产、采购等部门只要登录系统即可获知商品、货物或服务的支付情况，随时浏览相应合同，查询商品、货物的净值和服务尚可提供的年限等信息。在此过程中，数据将被系统如实记录在后台中，每一个步骤经过审批后进入下一个流程，如：差旅费报销首先由申请人发起，经部门负责人审批后进入人事部门审批，然后进入财务部门审批后进行现金预付款或直接支付给第三方的账务处理，财务部门负责人审批后进入收支总账，编制差旅费用报表，经分管财务校领导审批后，最终与大学规划和预算匹配，即决算。可见，在此财务管理系统中，每个部门和工作人员都可以及时准确地获得来自本部门和其他部门的相关信息，为开展本部门或跨部门的业务提供基础财务数据支撑，避免了“数出多门、分散管理”的尴尬局面，提高了议事决策的行政效率。犛 犜对策 对策具体是指具有一定的内部优势，同时面临一定的外部威胁，应当攻坚克难，寻求多元化发展。高校应该充分发挥内部优势，利用信息化建设的内部优势，发挥高校智力资源优势，加大对信息加密、反病毒、网络信任、安全监控等信息安全关键技术的研发和运用力度；加强财务系统安全建设，加强硬件的升级与改造，大力使用云计算、大数据等新兴信息技术，提高设施与技术的安全性能，建设与之匹配的功能与安全并重的信息化基础设施；加强信息化职业伦理培训，消除因财务人员人为风险造成严重损失的隐患，有效防范会计信息化环境下的职业道德风险。犠犜对策对策具体是指存在内部劣势和外部强大威胁，应当痛定思痛，在夹缝中求发展，涅?重生。在这种情况下，高校应该立即采取补救措施，直面信息化发展进程中的内部劣势和外部强大威胁的痛点：引进德才兼备的“会计”优秀人才，发挥领头人作用，改变现有人才队伍结构，逐步提高财务人员的整体水平；充分调查了解各类软件的优缺点，结合现有产品特点，选择一款安全防护性能较强、售后保障较好的产品，逐步实现财务管理的部分目标；逐步建立健全财务管理的相关配套措施，如组织建设、制度建设、流程再造和应急预案等，逐步完善财务管理系统建设，从而实现高校财务信息管理的现代化。结语在信息一体化的大背景下，本文基于 模型探索高校财务管理系统建设的新思路和新方法，通过构建符合高校实际情况的财务管理系统，整合财务系统与其他系统（如学生系统、人事系统、科研系统、国资系统、教务系统等），达到信息资源共享与共建，推进高校财务管理的信息化建设，进而提升学校财务管理科学化水平。参考文献：王韬高校管理会计信息有效实施路径探讨财会学习，（）：吴长海，靳春阳，张晨旭高校会计信息化建设存在的问题及对策财经界，（）：邓宝玲大数据环境下高校会计信息化建设研究北方经贸，（）：刘樟民高校财务管理系统设计与实现成都：电子科技大学，：上海管理科学 第 卷第期 年月