部门年终工作总结写作策略_杨柳婵.pdf

SECRETARYS COMPANION秘书之友2023年第2期部门工作职责重点工作特色亮点工会年终工作总结部门组织建设工作整改工作部门文件起草、制定工作政治思想教育工作政治思想建设工作工会日常管理事务民主管理工作工会组织管理更加规范制度建设和服务突出职工维权工作教职工关爱服务更贴心职工福利工作教职工生活福利持续提高职工文体活动教职工文体竞赛取得新突破部门资产管理工作部门对口帮扶工作应 用 写 作在写作年终工作总结时，不同的单位、部门即使使用了相同的材料，写出来的总结也会千差万别。有的写得红红火火，发展势头如日中天；有的写得平平淡淡，无法给人留下深刻印象。要在年终工作总结中准确、全面地把工作情况和获得的主要经验反映出来，就要因事制宜，坚持“人无我有、人有我优、人优我特”，写出特点、写出特征、写出特色。写作部门年终工作总结，要全面系统地分析和研究全年的工作，回顾取得的成绩，最终分析得出经验和教训，以更好地指导来年的工作。这也是工作绩效考核的重要一环。因此部门年终工作总结的写作重点 要 落 在“工 作”而 不 是“人”上，只有围绕这个中心来谋篇布局，才能真正总结出工作的特点和亮点。一、根据工作职能设计写作框架框架是文章的骨骼，有层次、有逻辑的框架支撑着整篇文章的脉络。部门年终工作总结要围绕全年重点工作来确定结构框架和写作角度，主体部分一般按照“在相关指导思想指引下，做了什么工作，取得了什么成绩，存在什么问题，主客观原因有哪些，有什么样的体会和经验”的思路展开。在具体写作中，有些按工作开展的先后顺序来完整描述整项工作的全貌，有些按照年度的时间轴来展开全部内容，这容易重点不突出，变成流水账，难以给人留下深刻印象。根据部门的工作职能来谋篇布局，既全面又能突出自身职能特色和亮点。部部门门年年终终工工作作总总结结写写作作策策略略 杨柳婵缪泉黄泽表 1学校工会 2021 年年终工作总结清单24SECRETARYS COMPANIONSECRETARYS COMPANION2023年第2期秘书之友应 用 写 作1.根据工作职责确定写作框架如工会、后勤处都是高校的行政部门，因为工作职能不同，总结的框架也有所不同。从表 1、表 2 可以看到，两个部门职能不同，工作重点、特色亮点也会有所差异。2.根据工作需要确定工作职责即使是同一个部门，当出现新的工作时，也需要有针对性地对工作职责进行调整，总结出区别于往年的重点工作。如表 2 中后勤部门的“校园疫情防控工作”，就是针对我国从 2020 年开始的新冠肺炎疫情特地增设的工作职责。因此部门年终工作总结不能按部就班、一成不变，而要有的放矢、结合工作实际确定部门当年的工作职责。3.根据重点工作确定特色亮点年终总结中的工作重点，应根据取得的成绩大小、事项的重要程度来确定和调整，并在这个基础上写出特色和亮点来。如表 2 中后勤部门的重点工作“学校水电后勤工作”的亮点为“创建节能节水单位”，是因为在申报 2021 年广西壮族自治区第二批节能节水型高校的 42 个校区中，仅有 13 个校区通过，该校被正式认定为“2021 年第二批节能型节水型高校”。毋庸置疑，这是后勤部门重点工作中较为突出、值得总结的特色和亮点。高校作为人员密集型场所，疫情防控工作事关校园安全稳定，事关疫情防控大局。因此“快速做好校内新冠肺炎疫情排查工作”，保证校园教学秩序、生活秩序，也是后勤部门年终工作总结中的特色亮点之一。可见，部门在写作年终工作总结时，要全面熟悉部门和单位的工作职责，根据工作职责确定写作框架，根据取得的业绩来确定特色和亮点工作，这样写出来的总结才能让人印象深刻。二、根据工作特色设计写作内容部门年终工作总结写作角度不同，写法也会有所区别。从年终工作总结各部分所占比例来看，基本情况概述一般占10%，成绩和经验占 60%，问题和教训占 20%，今后努力方向占 10%。因此，写作部门年终工作总结时，要重点写出特色亮点工作的特征、特点以及做法。1.STAR 模型首先按照 STAR 模型梳理工作职能中的特色亮点：情景（situation）,工作中的情景或遇到的挑战；任务（task）,具体的任务和目标；行动（action）,采 取 的 具 体 措 施；结 果（result），取得的业绩和成就。在这个过程要明确工作中取得的经验、经验对工作的作用、经验的益处，并证明这个经验是可以复制、推广，可提高部门工作效率，为部门、团队、员工带来收益。表 2学校后勤部门 2021 年年终工作总结清单部门工作职责重点工作特色亮点后勤年终工作总结部门组织建设工作“双高建设”工作部门文件起草、制定工作政治思想教育工作学校水、电供给以及相关设施、设备运行保障学校水电后勤工作创建节能节水单位食堂管理工作民生保障工作校园环境管理工作校园巡查工作校园车辆管理工作校园疫情防控工作疫情防控工作快速做好校内新冠肺炎疫情排查工作校园资产管理工作积极办理校园建筑物房产证25SECRETARYS COMPANION秘书之友2023年第2期应 用 写 作2.数据翔实总结中取得的成绩、分享的经验要有翔实数据作为支撑，要突出优势数据、弱化劣势数据，强调改进和优化方向。如 2022 年广西壮族自治区政府工作报告中提到“产业振兴成效明显”，“工业投资增长 27.5%”，用“制造业投资增长 37.4%，高技术制造业投资增长 57.9%，新增规模以上工业企业超 1300 家，新能源汽车产量增长 1.6 倍”四个方面的数据提供了有力证明。3.善用图表写好年终工作总结要善用图表，这样表述更精确、更直观。适当使用可视化的数据图表，有时胜过千言万语。如反映今后工作的发展趋势，就可以用折线图、折柱混合图；如反映前后对比的变化、经验对比的关系，则可使用柱状图、玫瑰图；如反映数据之间的联系，则可使用漏斗图、力导向图等。但要注意一点，不能广泛用图表或者只有图表没有说明性文字，两者要相辅相成，图表是为文字服务的，是为了更直观地呈现总结的内容。4.标准明确总结成绩时，不能泛泛而谈，要写明在同一类型指标中所处的位置、产生的影响和重要程度。一是可以从时间跨度上显示成绩，如本项业绩“创23 年以来新高”“近五年来连续获得优秀等级”。二是可以从行业范围来展示成绩，如中国建筑集团在 财富世界 500 强中的位置，不仅是排名第 9，同时也是历史上第4 家进入“世界 500 强”前十名的中国企业，从横向和纵向上都显示了该集团强大的实力，显示了该企业在行业的重要地位。可见，只有多维度总结成绩和做法，才能突出特色，给读者留下深刻印象。三、根据工作内容设计表述语言写作部门年终工作总结是评定部门业绩的基础工作，也是部门对全年工作的复盘和改进今后工作的重要环节。因此，需要精心设计表述语言，以便更好地宣传成绩、推广经验、吸取教训、展望未来。1.亮点前置、言简意赅部门年终工作总结第一段概述基本情况，需要高度浓缩和精简语言文字，将全年工作的亮点量化成 200-300 字的成果。如某高校公共基础部年终总结开篇写道：“一年来，本教研室在学院及公共基础部的领导下，认真执行各项工作计划，努力完成各项工作任务，在教学和竞赛方面获得大丰收：双师比达到 75、全学年完成总授课课时 5816 节、获得校级“双高项目”教材和在线课程资源共 2 项、教师团队获得全国涉农院校教学能力比赛二等奖 1 项、国学经典 获得自治区级课程思政示范课、指导学生参加自治区中华经典诵读比赛获省部级奖项3 项。”虽然字数不多，但是把全年的亮点用可量化、可视化的数据表现了出来，引起读者阅读的兴趣。2.文约事丰、打造金句在描述成绩与经验时，主要成绩详细讲述，次要成绩只写大概，与成绩无关的内容、经验可以完全不写。可只选择最具代表性的数据、案例、事实，抓住重点，打造让人回味无穷的金句，给人启发和思考。如“打好消费三产提质提速硬仗”“打好开放引领扩外贸硬仗”“打好保就业保民生硬仗”，三个“硬仗”生动形象地写出了成绩来之不易，让人回味无穷。3.有的放矢、切中时弊部门年终工作总结切忌老生常谈，不能只谈优点、优势，避而不谈劣势、失误。因此在总结教训时不能浅浅而谈，而要直接面对、直击问题的核心，找出问题的本质，这样对今后的工作才有指导意义。综上所述，在部门年终总结写作中，只有根据工作职能设计写作框架，根据工作特色设计写作内容，根据工作内容设计表述语言，才能提升写作质量，真正写出新意、写出特色、写出亮点。参考文献：1顾春军.写好总结要从结构设计入手 J.应用写作，2021（7）.2隋福军.谈工作总结的转化与延伸 J.秘书之友，2021（7）.【基金项目：广西农业职业技术大学 2019 年度教育教学研究课题“应用写作课程质量诊断与改进的研究与实践(YJJ1925)”】（作者单位：广西农业职业技术大学）26