2023年答辩秘书职责.docx

辩论秘书职责 　　秘书的范围很广泛，根本上现在每一个岗位都有秘书辛苦奋斗的身影，下面是办公室小编为你整理的辩论秘书职责，希望对你有用! 　　辩论秘书职责 　　一)、前期准备 　　首先，辩论前，请学生到研究生办公室找周宇珍老师，提交好中期考核的材料。完成好中期考核材料后到研办找伍娟老师，提出申请论文资格送审，并提交以下材料。 　　1.博士论文送审资格审查表一式两份。(导师需签好字) 　　2.成绩单(原件)一式一份。 　　3.在学期间发表学术论文及科研成果情况表，一式二份。(科研量化表只需填写申请人作为第一作者(或导师是第一作者，申请人为第二作者)，西大为第一单位的论文，填写其它的对申请辩论没有作用那么不需填写。) 　　4.科研成果证明材料，发表论文的复印件(与科研成果情况表列的顺序一致，均需导师签字，再交辩论秘书核实并签字)一式二份。附：发表论文的期刊封面、目录及作者署名页，工程获奖及专利证明等复印件(要检查所写期刊是否属实，且复印件须有辩论秘书签名、〞与原件相符〞字样;录用论文要求录用函复印件一张，上面要有导师签字，辩论秘书签名，签字中必须包含〞是否第一单位署名广西大学、辩论学生的排名等情况〞，且附上论文的署名页，署名页同样要导师、辩论秘书签名)，最后材料由辩论秘书统一拿到研办审核)审核完成找学院王立升院长签字。 　　5.审核完的材料由本人交到学校研究生处学位科何老师处审核。论文送审统一由研究生处安排。待外审意见有三份同意辩论，那么可以申请论文辩论。辩论程序见广西大学化学化工学院关于辩论根本程序的规定(试行)。 　　其次，辩论会议前准备材料： 　　1.论文辩论委员会组成审核表，研究生办公室审核通过后交到研究生处学位科审核，审核通过前方可辩论。 　　2.硕士论文辩论委员会表决票(全日制)(盖有学院公章)一式五份(由辩论秘书到行政办公室盖章)，以备用。 3.辩论秘书催促学生送论文到各位辩论委员，并组织学生打印好辩论海报，于辩论前公示于学院大门口。 　　辩论秘书是什么 　　1.辩论委员会设秘书1名，由辩论申请人导师指定，辩论委员会秘书应由责任心强、办事认真的在学研究生担任。 　　2.在申请人向研究生部递交学位申请书后，辩论秘书需就位。参加辩论工作全过程。 　　3.辩论秘书负责论文送审(申请人的导师不能作为评阅人，送审材料包含：学位论文、盖公章的论文评阅书) 　　4.学位论文评阅书收齐后，由辩论秘书汇总形成辩论委员会决议初稿，待辩论委员会修改通过后，正式抄到辩论委员会决议书上，由辩论委员会主席签字生效。 　　5.确定辩论日期后，辩论秘书负责会议的安排(包括定会议室、投影仪、茶具、评审费等)。 　　6.辩论秘书负责提前3天将辩论日期、地点告诉研究生部，并同时将论文评阅书、填好的辩论委员会成员审核表(一式两份)、辩论委员会表决票(一式多份)、辩论会海报(下载)提交到研究生部审查盖章，同时请准备好以下材料： 　　a.论文辩论情况书(一式两份) 　　b.决议意见初稿 (一式多份，供辩论会上委员讨论修改，修改定稿由辩论主席签字) 　　7.辩论当日，辩论秘书及辩论人携带辩论所需要的论文、材料至少提前半小时到辩论会场，协助布置会场，并按辩论程序参加辩论会。 　　8.对辩论过程中辩论委员会的提问、辩论人的答复及辩论委员会决议等情况做客观、详细的记录，并整理到辩论会议记录上并签字。 　　9.辩论秘书没有表决权。 　　10.辩论秘书及辩论人整理完所有材料后送交研究生部。 　　辩论秘书工作要求 　　一、服从学院领导和学位点长的安排，态度端正负责。 　　二、保持联系和沟通，协助做好做好辩论的具体工作。 　　三、熟悉辩论环节和生档案材料具体规定。 　　四、遵守辩论工作纪律，严格保密。 　　五、做好辩论前准备 　　1、掌握辩论情况(时间、地点和人数); 　　2、负责召集辩论人开会; 　　3、分发开题报告、辩论论文等; 　　4、负责借款、费用报销，劳务费零钱; 　　5、落实辩论程序; 　　6、写好辩论辞，补填论文评阅书信息，填写表决票; 　　7、通知辩论专家; 　　8、领取辩论材料、钥匙; 　　9、制作和张贴辩论海报、横幅标语，布置辩论现场; 　　10、分发学位论文。 　　六、辩论过程中，安排辩论顺序，做好记录，协助完成表决、论文签字等工作。 　　七、辩论后，做好以下工作(辩论后三天内)： 　　1、整理辩论会议记录和决议书; 　　2、按照清单接受和审核辩论人各类归档材料(学位档案、学院档案、个人电子档案等三套); 　　3、整理档案材料： 　　①补填评阅书和学位审批简况表; 　　②编写学位档案卷内材料页码; 　　③汇总申请硕士学位简况表(Excel电子稿); 　　④催促辩论人按要求归档; 　　⑤提交各类材料(辩论后两天内); 　　⑥归还其他材料和物品; 　　⑦配合学院召开学位评定分委会。 　　注：注意高硕、教硕和同等学力的区别。 　　八、服从完成学院领导和学位点长安排的其他工作。