机关纸质档案销毁工作实践探析.pdf

2023年第4期 总第234期|业务探讨|事业2023年第4期 总第234期事业|兰台纵横|基地，增设红色专题展览，取得良好政治效果和社会效果。三是宣传联动作用充分发挥。把宣传工作作为工作提能增效的重要抓手，全年在省级以上刊物刊发各类稿件6篇。积极参与“喜迎二十大广元党旗红”“喜迎党代会党徽在闪耀”、优秀党课、党建调研课题等活动，上报视频4条、党课材料2篇、调研文章1篇。组织党员参加市直机关职工运动会，获得道德风尚奖、“喜迎二十大建功新时代”主题演讲比赛获得三等奖。积极组织干部职工参加中国档案协会2022年度“新发展理念下档案文化建设的创新与实践”主题征文活动获得优秀奖、全市以文辅政大比武获得“好文稿”二等奖。“模范带动+志愿突击”，服务于民走深走实一是乐于奉献，淬炼先锋模范本色。牢记初心使命，坚持以人民为中心的发展思想，时刻以包联共建为载体，以志愿服务活动为依托，充分发挥党员干部先锋模范作用。认真开展“红色星期六”“街长制”“党员双报到”等党员志愿服务活动，扎实做好责任街道卫生清洁、文明劝导、垃圾分类、乱停乱放整治等工作，全力助推广元市全国文明城市创建和中国最干净城市建设。全年开展党员志愿服务活动21次、主题党日活动12次，3名党员被平凡的力量我的战“疫”日记刊载，1名党员被表扬为“全市疫情防控工作先进个人”，1名党员被表扬为“20162020年全市普法先进个人”。二是闻令而动，迅速下沉抗疫一线。疫情就是命令，防控就是责任。在困难面前，共产党员就是要在危难的时候站得出，就是要出现在最危险的地方。市档案馆派出5名党员组成疫情防控突击队始终坚守抗疫一线，1名党员脱产到高速路口卡口24小时值守，其余党员积极参与“双报到”社区疫情防控工作，累计下派党员干部60余人次，发放疫情防控手册200余份，牵头做好了龙湾小区、圆梦家园小区物资供应保障，服务群众2万余人次。三是落实责任，积极开展帮扶工作。认真贯彻党中央和省委、市委关于全面推进乡村振兴的部署，严格落实“四个不摘”工作要求，着力补短板强弱项，扬优势提质效，从人财物等方面加大投入力度，2名党员全脱产组成驻村工作队，建立支部结对帮扶制度，务实开展帮扶工作，支部书记到村讲专题党课1次。协调项目资金30余万元，加强基础设施建设，直接投入资金3万元，支持村级产业发展，积极开展以购代扶活动，累计购买各类农特产品1.3万元，进一步增强了帮扶村群众获得感、幸福感、安全感。通过拼干劲、提质效，广元市档案馆各项工作有力有序有效推进。党员干部政治觉悟提高，进一步坚定了理想信念，提升了理论素养和能力。档案服务大局成效明显，全年接待查档群众3300余人次，调阅档案1.3万余件，查档群众满意度明显提高。志愿服务影响力扩大，大力弘扬伟大建党精神，深入开展“喜迎二十大档案颂辉煌”系列主题活动，赢得了群众口碑，取得了良好社会效果。2023年是贯彻落实党的二十大精神的开局之年，是实施“十四五”规划承上启下的关键一年，我们将以“带活力团队，建模范机关，攻坚突破数字馆，聚力推动档案馆事业高质量发展”为主线，始终牢记职责使命，立足本职、务实创新，对标对表、踔厉奋发，切实促进各项工作再上新台阶，为加快建设川陕甘结合部现代化中心城市贡献档案力量。作者单位：广元市档案馆爱教基地专题讲解开展驻村帮扶机关纸质档案销毁工作实践探析 王月随着新时代档案事业取得历史性成就、发生历史性变革，档案资源数量也大量增长。根据全国档案事业统计资料，各级国家综合档案馆（不含中央级）2011年度馆藏档案24011.1万卷、9590.1万件，2022年度馆藏档案102529.8万卷、件，呈多倍数增长。由于各级国家综合档案馆接收的档案保管期限为永久或30年以上，尚有大量保管期限为10年或短期的档案存于各机关档案室，其增长数量不应比馆藏档案增长数量少。做好机关纸质档案销毁工作，是做好机关档案全流程规范化管理的需要，也是为机关档案室“减负”的现实需要，关系到档案工作的长远发展。1 机关档案销毁工作法规制度规定1.1 在法律层面档案法第二十一条指出“销毁档案的程序和办法，由国家档案主管部门制定。禁止擅自销毁档案”，同时在第四十八条规定对“擅自销毁档案的”依法给予处分。可见，销毁档案必须依据有关规定，严格按程序执行。1.2 在行政法规层面截至2023年6月，新档案法的实施办法尚未出台，1990年发布、2017年修正的中华人民共和国档案法实施办法依然有效，其内容未对档案销毁作出规定。1983年中共中央办公厅、国务院办公厅发布的机关档案工作条例已不在国家档案局法规标准库中出现，司法部598部对外公开现行有效行政法规中也无法检索出；其内容第十七条、第十八条对销毁档案作出了简单规定，与现行有效的机关档案管理规定不冲突。1.3 在部门规章层面2018年国家档案局令第13号公布的机关档案管理规定（以下简称规定）第四章第五节专门对“鉴定与销毁”作出规定，用较大篇幅列明了较为详细的销毁流程。2015年，财政部、国家档案局令第79号公布的会计档案管理办法也对档案销毁作出规定，其主要内容基本囊括于规定中，只是会计管理机构经办人、负责人应当在销毁清册上签署意见。1.4 在规范性文件层面1987年国家档案局印发的机关档案工作业务建设规范（国档发198727号，以下简称规范）仍是现行有效的，它对档案销毁作出简要规范，并提供了销毁清册图示及其外形尺寸、用纸标准。另外，2019年国家档案局档案馆（室）业务指导司在中国档案杂志发布机关档案管理规定系列解读文章，专章对“机关档案的鉴定与销毁”的要求与内涵进行解读，具有很强的指导性和操作性。2 机关纸质档案销毁工作内容要求根 据规 定及 其 解 读、规范，机关纸质档案销毁工作可分为明确机构、开展鉴定、编制清册、签署意见、实施销毁、善后处理等内容。具体内容由于相关法规制度出台时期、表述详略的不同有所差异，如下表1所示。22四川档案SICHUAN ARCHIVES23四川档案SICHUAN ARCHIVES2023年第4期 总第234期2023年第4期 总第234期|业务探讨|事业事业|业务探讨|根据法规制度的效力和印发时期，应以规定为主要依据，以“解读”为重要参考，综合考虑规范。3 机关纸质档案销毁鉴定依据和原则目前，存毁鉴定尚无针对性的规范或标准依据。规定及其解读、规范中关于鉴定依据的表述如右表。可见，对“保存价值”的判定是关键。当前存在大量保管期限为短期、10年的档案保管期限届满，需要鉴别其保存价值，在实践中确无保存价值的档案主要有以下几类。3.1 上级机关普发性文件材料包括中央、国务院、党委政府普发性文件，本系统上级机关的工作简报等，如中共中央关于纪念建党X周年的通知 关于X省第X次代表大会的决议、地方单位保存的与本单位无关的国家部委简报。由于历史上各单位对上级文件特别重视，也没有开展文件清退工作，过多地把上级文件纳入了归档范围。3.2 同级机关普发性文件材料包括本级行政区域各单位普发性文件，本单位驻地党委政府普发性文件，如X行业发展纲要、X行业情况参阅、改革工作简报、学习通讯。由于历史上很多单位对归档范围的界定不够清楚，这类文件材料也进入归档范围，目前已失去保存价值。3.3 下级机关一般性文件材料包括下级机关年度计划、总结、统计材料，供参阅的简报、情况反映等。3.4 本单位一般性文件材料包括本单位事务性、临时性文件，年度以下的计划、总结、统计材料，简报、情况反映、工作信息，重份文件等。3.5 本单位已结清的会计凭证包括月度、季度财务会计报告，已过保管期限的会计凭证，且有关事项已结清。由于历史上很多人员工资类会计账册被划为短期，需注意留存。需要特别注意的是，在实践中，保管期限届满的档案存在保管期限划分不准的情况。如，干部人事工作重要文件材料被划为短期；本单位在上级会议中的代表性发言材料，与全部会议材料一同立卷被划为短期；与本单位工作或人员密切相关的文件材料未被甄别出，被当作普发性文件划为短期。这就需要在鉴定中审慎把握、科学判断，逐件逐页认真甄别，对这类文件材料留存并重新划定保管期限。4 机关纸质档案销毁流程设置该工作虽然有多项内容，其中有的环节与日常档案管理工作是紧密结合的，如，鉴定小组可能在进行机关档案开放审核工作时就已建立；电子目录可能在机关档案数字化建设时就已形成；实施销毁可纳入机关日常文件销毁工作范围；善后处理可结合机关日常档案管理工作统筹安排。一般来说，一个单位可能时隔多年开展一次档案销毁工作，档案形成时间跨多个年度，涉及的档案数量较多，销毁流程应在严格按规定的前提下，充分考虑工作的高效和便捷，以利于工作的顺利实施。具体流程可设置如下。4.1 建立档案工作协调机制。如，成立机关档案工作领导小组，由单位分管领导、办公室主任、业务科副科长组成。4.2 建立鉴定小组。如，成立机关档案工作领导小组鉴定组，由办公室主任、档案室工作人员、业务科工作人员、档案鉴定工作专家组成。4.3 准备电子目录。“解读”指出“无论以卷还是以件为单位整理档案，档案销毁清册（内页）都应具体编列到件”。因此，可参照DA/T 22-2015归档文件整理规则中的归档文件目录，准备保管期限届满的档案的文件级电子目录。4.4 开展存毁鉴定。审阅电子目录，记录初步鉴定结果。审阅档案实体，记录最终鉴定结果。4.5 形成鉴定工作报告。写明本次鉴定档案基本情况，鉴定依据、原则、过程、结果等，按单位公文处理程序，送签形成鉴定工作报告。4.6 形成销毁清册。在文件级电子目录的基础上筛选出鉴定结果为“销毁”的条目，确认档号、文号、责任者、题名等内容完整，形成销毁清册内页。增加封面，列明拟销毁档案情况等内容。4.7 签署意见。送签销毁清册，附上鉴定工作报告。4.8 实施销毁。清点核对销毁清册所列内容，到机关纸质文件销毁和涉密载体销毁的指定场所实施销毁，监销人签字、在销毁清册上记录销毁时间。4.9 善后处理。重新划定留存档案保管期限，调整排架次序，调整检内容规范规定规定解读档案工作协调机制无机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）（或承担该职能的其他综合办事机构，下同）及相关部门负责人组成的档案工作协调机制档案工作协调机制可以以领导小组、联席会议等多种形式开展鉴定小组机关分管负责人，档案部门和有关业务部门人员办公厅（室）负责人，档案部门、相关业务部门有关人员；必要时可邀请相关领域专家没有更多内容鉴定工作报告无鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告写明本次鉴定工作的目的和任务、鉴定小组的组织情况、工作过程和基本方法、鉴定中调整和销毁档案的内容和数量、主要经验和存在问题等编制清册“序号”等 9项内容“档号”等 8 项内容分为封面和内页，封面共 10 项内容，内页共 8 项内容签署意见机关分管负责人、鉴定小组机关分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人相关业务部门负责人、办公厅（室）负责人、分管档案工作的单位负责人需要明确签署审查意见；档案部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人根据在档案销毁工作中具体承担的职责，在经办人、监销人处签字销毁方法无无燃烧处理、机械破坏、熔浆再生善后处理销毁清册纳入机关全宗卷仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限；销毁清册永久保存共 4 项工作：变更保管期限、注销销毁档案、重新整理排架、鉴定销毁记录内容规范规定规定解读存毁鉴定依据失去保存价值确无保存价值在实际工作中，可以参照归档鉴定依据、档案鉴定工作的一般原则和标准索工具，完善全宗卷，相关数据填入年度统计调查表等。参考文献1丁 德 胜.机 关 档 案 的 鉴 定 与 销毁机关档案管理规定 解读之 十J.中 国 档 案,2019(09):30-31.2丁德胜.机关档案管理规定 的十大看点机关档案管理规定解读之一J.中国档案,2018(11):40-42.32021年度全国档案主管部门和档案馆基本情况摘要（二）.https:/ ARCHIVES25四川档案SICHUAN ARCHIVES2023年第4期 总第234期2023年第4期 总第234期|业务探讨|事业事业|业务探讨|根据法规制度的效力和印发时期，应以规定为主要依据，以“解读”为重要参考，综合考虑规范。3 机关纸质档案销毁鉴定依据和原则目前，存毁鉴定尚无针对性的规范或标准依据。规定及其解读、规范中关于鉴定依据的表述如右表。可见，对“保存价值”的判定是关键。当前存在大量保管期限为短期、10年的档案保管期限届满，需要鉴别其保存价值，在实践中确无保存价值的档案主要有以下几类。3.1 上级机关普发性文件材料包括中央、国务院、党委政府普发性文件，本系统上级机关的工作简报等，如中共中央关于纪念建党X周年的通知 关于X省第X次代表大会的决议、地方单位保存的与本单位无关的国家部委简报。由于历史上各单位对上级文件特别重视，也没有开展文件清退工作，过多地把上级文件纳入了归档范围。3.2 同级机关普发性文件材料包括本级行政区域各单位普发性文件，本单位驻地党委政府普发性文件，如X行业发展纲要、X行业情况参阅、改革工作简报、学习通讯。由于历史上很多单位对归档范围的界定不够清楚，这类文件材料也进入归档范围，目前已失去保存价值。3.3 下级机关一般性文件材料包括下级机关年度计划、总结、统计材料，供参阅的简报、情况反映等。3.4 本单位一般性文件材料包括本单位事务性、临时性文件，年度以下的计划、总结、统计材料，简报、情况反映、工作信息，重份文件等。3.5 本单位已结清的会计凭证包括月度、季度财务会计报告，已过保管期限的会计凭证，且有关事项已结清。由于历史上很多人员工资类会计账册被划为短期，需注意留存。需要特别注意的是，在实践中，保管期限届满的档案存在保管期限划分不准的情况。如，干部人事工作重要文件材料被划为短期；本单位在上级会议中的代表性发言材料，与全部会议材料一同立卷被划为短期；与本单位工作或人员密切相关的文件材料未被甄别出，被当作普发性文件划为短期。这就需要在鉴定中审慎把握、科学判断，逐件逐页认真甄别，对这类文件材料留存并重新划定保管期限。4 机关纸质档案销毁流程设置该工作虽然有多项内容，其中有的环节与日常档案管理工作是紧密结合的，如，鉴定小组可能在进行机关档案开放审核工作时就已建立；电子目录可能在机关档案数字化建设时就已形成；实施销毁可纳入机关日常文件销毁工作范围；善后处理可结合机关日常档案管理工作统筹安排。一般来说，一个单位可能时隔多年开展一次档案销毁工作，档案形成时间跨多个年度，涉及的档案数量较多，销毁流程应在严格按规定的前提下，充分考虑工作的高效和便捷，以利于工作的顺利实施。具体流程可设置如下。4.1 建立档案工作协调机制。如，成立机关档案工作领导小组，由单位分管领导、办公室主任、业务科副科长组成。4.2 建立鉴定小组。如，成立机关档案工作领导小组鉴定组，由办公室主任、档案室工作人员、业务科工作人员、档案鉴定工作专家组成。4.3 准备电子目录。“解读”指出“无论以卷还是以件为单位整理档案，档案销毁清册（内页）都应具体编列到件”。因此，可参照DA/T 22-2015归档文件整理规则中的归档文件目录，准备保管期限届满的档案的文件级电子目录。4.4 开展存毁鉴定。审阅电子目录，记录初步鉴定结果。审阅档案实体，记录最终鉴定结果。4.5 形成鉴定工作报告。写明本次鉴定档案基本情况，鉴定依据、原则、过程、结果等，按单位公文处理程序，送签形成鉴定工作报告。4.6 形成销毁清册。在文件级电子目录的基础上筛选出鉴定结果为“销毁”的条目，确认档号、文号、责任者、题名等内容完整，形成销毁清册内页。增加封面，列明拟销毁档案情况等内容。4.7 签署意见。送签销毁清册，附上鉴定工作报告。4.8 实施销毁。清点核对销毁清册所列内容，到机关纸质文件销毁和涉密载体销毁的指定场所实施销毁，监销人签字、在销毁清册上记录销毁时间。4.9 善后处理。重新划定留存档案保管期限，调整排架次序，调整检内容规范规定规定解读档案工作协调机制无机关应当建立由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）（或承担该职能的其他综合办事机构，下同）及相关部门负责人组成的档案工作协调机制档案工作协调机制可以以领导小组、联席会议等多种形式开展鉴定小组机关分管负责人，档案部门和有关业务部门人员办公厅（室）负责人，档案部门、相关业务部门有关人员；必要时可邀请相关领域专家没有更多内容鉴定工作报告无鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告写明本次鉴定工作的目的和任务、鉴定小组的组织情况、工作过程和基本方法、鉴定中调整和销毁档案的内容和数量、主要经验和存在问题等编制清册“序号”等 9项内容“档号”等 8 项内容分为封面和内页，封面共 10 项内容，内页共 8 项内容签署意见机关分管负责人、鉴定小组机关分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人相关业务部门负责人、办公厅（室）负责人、分管档案工作的单位负责人需要明确签署审查意见；档案部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人根据在档案销毁工作中具体承担的职责，在经办人、监销人处签字销毁方法无无燃烧处理、机械破坏、熔浆再生善后处理销毁清册纳入机关全宗卷仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限；销毁清册永久保存共 4 项工作：变更保管期限、注销销毁档案、重新整理排架、鉴定销毁记录内容规范规定规定解读存毁鉴定依据失去保存价值确无保存价值在实际工作中，可以参照归档鉴定依据、档案鉴定工作的一般原则和标准索工具，完善全宗卷，相关数据填入年度统计调查表等。参考文献1丁 德 胜.机 关 档 案 的 鉴 定 与 销毁机关档案管理规定 解读之 十J.中 国 档 案,2019(09):30-31.2丁德胜.机关档案管理规定 的十大看点机关档案管理规定解读之一J.中国档案,2018(11):40-42.32021年度全国档案主管部门和档案馆基本情况摘要（二）.https:/ ARCHIVES25四川档案SICHUAN ARCHIVES