机构协同视角下突发公共卫生事件档案专题数据库建设研究.pdf

档案工作实践ARCHIVES WORK PRACTICE-165-机构协同视角下突发公共卫生事件档案专题数据库建设研究*郑慧1，2 王青霞3 王哲平3 欧阳文兵4（1.广西民族大学研究生院 南宁 530006；2.广西数字档案管理研究所 南宁 530006；3.广西民族大学管理学院 南宁 530006；4.广西医科大学第一附属医院 南宁 530021）摘 要：随着疫情防控常态化，突发公共卫生事件档案数量不断增加，亟需构建突发公共卫生事件档案专题数据库。然而，目前在建设主体、客体、用户以及过程上存在诸多问题，需要探索机构协同视角下突发公共卫生事件档案专题数据库模型的建设并保障其运行，以期对实践部门和研究者提供一定的借鉴和参考。关键词：机构协同；突发公共卫生事件档案；专题数据库中图分类号：G273.5 文献标识码：A 文章编码：1005-9652(2022)06-0165-0080 引言2019 年末，新冠肺炎疫情爆发；2020 年 6 月，新修订的中华人民共和国档案法新增了有关重大活动和突发事件档案管理的条文1；2021 年，“十四五”全国档案事业发展规划指出：统筹重大历史事件、重大活动、突发事件应对活动等档案专题数据库建设2；同年，重大活动和突发事件档案管理办法提出：档案主管部门应当科学规划专题数据库建设工作3。突发事件档案管理工作引起了国家档案部门的高度重视。目前，学术界对于突发公共卫生事件档案专题数据库建设的研究主要集中于建设主体与策略，对于建设主体，朱伶杰等4提出由省级档案局联合档案馆带头试点尝试建设专题数据库；徐拥军等5强调了由档案机构、科研机构、高校共同建设疫情专题档案数据库；较多学者认为应由档案管理部门主导，其他部门协同678。然而国内现有突发公共卫生事件档案专题数据库主要是由单一机构整合形成，缺乏其他机构的档案数据，影响突发公共卫生事件专题档案的完整性，因此提出机构协同，以各个机构为主体，共同构建突发公共卫生事件档案专题数据库。*【基金项目】本文系 2021 年国家档案局科技项目“突发公共卫生事件专题档案数据库建设研究”（项目编号：2021-R-12）阶段性研究成果。【作者简介】郑慧（1973-），女，管理学博士，博士生导师，教授，研究生院副院长，研究方向：档案文献开发利用与传播；王青霞（1998-），女，广西民族大学管理学院硕士研究生，研究方向：档案管理；王哲平（1997-），男，广西民族大学管理学院硕士研究生，研究方向：档案的开发与利用；欧阳文兵(1986-)，男，硕士，副研究馆员，研究方向：医院档案管理。2022 年第 6 期 总第 266 期-166-SHANXI ARCHIVES1 相关概念界定1.1 机构协同的概念根据学者910对协同的研究，可将协同的含义总结为：协调两个及两个以上的不同资源或者单位，协力推进某项任务，提高运行效率的过程。机构协同则更为精确地规定了协同主体仅限于各类机构，即不涉及除机构外的个体或群体。综上，可以将机构协同解释为协调两个及两个以上的机构共同推进某项任务或完成某种目标。1.2 突发公共卫生事件及其档案的概念1.2.1 突发公共卫生事件的概念突发公共卫生事件，是指突然发生，造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。111.2.2 突发公共卫生事件档案的概念关于突发公共卫生事件档案，部分学者1213从生命周期的角度进行了界定，指出其是突发公共卫生事件从爆发到结束整个过程中相关的各类材料的总和；部分学者1415从档案本身的属性即具有保存价值的原始记录进行了界定。在此，笔者将之概括为：突发公共卫生事件档案是从突发公共卫生事件爆发到结束的整个过程中形成的具有保存价值的文字、图像、声像、影像等不同载体和形态的原始记录。1.3 突发公共卫生事件档案专题数据库蔡盈芳16提出档案专题数据库是以档案信息为主要数据来源的专题数据库，其建设需要按专题收集档案。根据专题明确数据库收集内容，并按照一定标准和规范，将分布在各主体中的档案资源数字化最终集成于专题数据库中。因此建设专题数据库应具备多元协同的建设主体、专题明确的建设客体、多元需求的服务用户、统一规范的建设过程。笔者在此将突发公共卫生事件档案专题数据库概括为：以来自于多元主体的突发公共卫生事件档案信息资源为主要数据来源，围绕某一主题或多个主题，按照统一标准和规范，将突发公共卫生事件档案资源进行集合，形成突发公共卫生事件专题档案数据库，满足不同用户的多元需求。1.4 机构协同视角下突发公共卫生事件档案专题数据库建设根据以上概念，对于机构协同视角下突发公共卫生事件档案专题数据库建设，其建设主体应为保留有突发公共卫生事件档案信息资源的机构，建设客体为突发公共卫生事件档案资源，服务用户为对突发公共卫生事件档案资源有利用需求的任何机构或个人，建设过程为建设突发公共卫生事件档案专题数据库的进展情况及所经过的程序。通过各保留突发公共卫生事件档案信息资源机构的协作，共同构建突发公共卫生事件档案专题数据库。2 突发公共卫生事件档案专题数据库建设现状及诉求分析笔者通过实践调查与资料梳理，针对突发公共卫生事件档案专题数据库的建设主体、建设客体、服务用户、建设过程四要素进行了分析研究，得出以下建设现状。2.1 建设主体的现状2.1.1 建设主体多元且分头目前，突发公共卫生事件档案专题数据库的建设往往是相关机构集合本机构内部的突发公共卫生事件档案资源建立相应的专题数据库。比如广西医科大学第一附属医院通过收集不同部门抗疫期间的各类材料，已初步构建新冠肺炎疫情档案专题数据库17；湖南省档案馆通过收集审核各地提交的有关脱贫攻坚和疫情防控“两类档案”，已完成“两类档案”专题数据库建设18；广东省知识产权保护中心通过收集疫情防控的专利信息，建立抗击新型冠状病毒肺炎专题专利数据库。19不管是医院、档案馆或档案工作实践ARCHIVES WORK PRACTICE-167-知识产权保护中心都可以成为突发公共卫生事件档案专题数据库的建设主体，具有多元性。同时这些主体也各自为政，分头建设，缺乏协同互助，难以实现突发公共卫生事件专题档案的完整性，在一定程度上也存在人力、物力、财力的浪费。202.1.2 建设主体存在交流壁垒由于突发公共卫生事件档案建设主体具有多元性，而不同的主体分布在不同的空间位置，分属于不同的系统和行业，主体之间存在交流壁垒。比如在新冠疫情爆发时，武汉需要参考“非典”时期的档案来建立“雷神山”“火神山”医院等推动疫情防控工作，然而“非典”档案主要集中在北京，此时两者存在空间障碍，无法实现异地实时共享。21同时，科研机构如有利用医疗资料的需求，就需要同医院交流获取，然而两者分属不同的行业，跨单位交流存在一定难度。交流壁垒的存在，既不利于各主体对突发公共卫生事件档案的交流与利用，也不利于离散分布的档案资源的集中和整合，无法充分发挥档案价值。2.2 建设客体的现状2.2.1 突发公共卫生事件档案资源多样且分散突发公共卫生事件档案具有多样性，其来源广泛，各级卫健委、疾控中心、防控办、医院、新闻媒体、档案馆、社区、博物馆等都有相关的档案资源，种类也广泛，包括文书、照片、视频、其他实物档案等。以新冠肺炎疫情为例，国家卫健委对于疫情防控的指挥调控通知；各地疾控中心对防疫工作的部署发文；防控办下发的决策；医院一线医务人员的抗疫照片、视频、请战书；新闻媒体所拍摄的口述采访；档案馆征集到的各种抗疫材料等。这些不同来源的档案导致突发公共卫生事件档案资源分布具有离散性，难以集中统一。222.2.2 多源异质档案的归档界定困难多源是指突发公共卫生事件档案的收集源头具有多元性，异质是指突发公共卫生事件档案的载体不同，多源异质的突发公共卫生事件档案归档界定较为困难，主要体现在内容范围、属性特点上。在内容范围上，多元建设主体的档案内容具有多样性，如何界定每一件档案的机密性、开放权限、保存价值以及利用价值至关重要。比如对于医院，如何准确对档案的机密性进行评级划分，将可对公众开放的档案等上传至数据库。在属性特点上，突发公共卫生事件档案形式多种多样，按照载体分类可分为：实物档案、口述档案、纸质档案、电子档案。23不同载体的档案在归档时归档标准也不同，针对不同呈现形式的档案制定差异化的归档标准必不可少。2.3 服务用户的现状突发公共卫生事件档案专题数据库的服务用户覆盖范围广、数量大、需求多元化。凡对突发公共卫生事件档案有利用需求的，都属于其服务用户，不同的用户需要不同主题数据库来满足其需求。比如：广东省知识产权保护中心建立的抗击新型冠状病毒肺炎专题以专利为主题的数据库，供有专利研习需求的用户使用；WHO 搭建的以文献为主题的新型冠状病毒数据库，供有文献资料研究的用户使用；医院建设的以医疗类资料为主题的新冠肺炎疫情档案专题数据库供有医疗资料利用需求的用户使用。2.4 建设过程的现状2.4.1 建设过程仍需推进，成果尚待丰富关于突发公共卫生事件档案专题数据库，2003 年国家知识产权局建成防治非典型肺炎相关专利数据库供研究者利用；长春市朝阳区图书馆组建2020“战疫情”文学作品专题数据库，以文字助力疫情防控24；宁波市鄞州区建立防疫专题数据库，为抗疫提供数据支持25；中医古籍出版社建设的温故知“疫”中医古今抗疫专题知识服务平台”为大众提供了中医药抗疫知识服务26等。当前，我国突发公共卫生事件档案专题数据库建设虽已有成果，但仍有大量突发公共卫生事件档案资源有待整合，建设过程仍需进一步推进。2022 年第 6 期 总第 266 期-168-SHANXI ARCHIVES2.4.2 缺乏统一规范的制度和路径目前突发公共卫生事件档案专题数据库建设缺乏规范统一的制度和路径。首先，没有统一的规范约束，建设主体在数据库的建设过程中无章可循，致使提供的档案存在主题不相关或形式不规范等问题，不利于后续开发与利用；没有统一的监管制度，不利于数据库平台的维护与运行。27其次，没有统一的路径标准，档案从收集鉴定到开发利用各环节都无法顺利推进。比如：在档案收集环节，如何确定收集原则、收集范围、收集形式；在档案鉴定环节，每一件档案的机密性和开放权限如何界定；在档案开发环节，数据库的开发板块怎样使档案的价值发挥到最大化、高效化；在档案利用环节，数据库怎样设计才能使用户的检索和交流更简便这些环节运行均缺乏规范统一的路径方法。2.5 诉求分析根据对以上各要素现状和存在问题的分析可知，对于突发公共卫生事件档案专题数据库，建设主体需通过统一交流平台，打破主体之间的壁垒，采用激励措施驱动多元主体协同共建共享；建设客体应依托统一的数据库平台集中档案资源，制定明确的归档标准；针对服务用户应建立不同的主题版块，对收集的档案进行主题分类，满足用户的多元需求；对于建设过程应持续推动专题数据库的建设，制定统一规范的制度和建设路径，保障各档案、各环节依照统一标准收集与运行。3 机构协同视角下突发公共卫生事件档案专题数据库模型的构建3.1 模型框架勾勒如图 1 所示，突发公共卫生事件档案专题数据库建设框架如下：首先由档案部门牵头搭建数据库平台，其次通过一定的激励措施鼓励建设主体协同合作将突发公共卫生事件档案上传至数据库平台，数据库平台在接收到多元主体上传的档案后交给后台专业鉴定人员，经过鉴定整理筛选后，符合归档条件的档案资源上传至数据库平台，这部分档案对社会开放，实现档案资源共享，供用户使用。在这个过程中，始终遵循统一的制度规范与路径，档案部门时刻进行监督管理，对于用户所提出的改进建议和需求，平台要及时回应答复满足用户的需求。28图 1 突发公共卫生事件档案专题数据库建设模型框架档案工作实践ARCHIVES WORK PRACTICE-169-3.2 模型要素构成3.2.1 主体维度：协同合作、打破壁垒的多元主体突发公共卫生事件档案专题数据库的建设主体具有多元性，上级领导应发挥我国“集中力量办大事”的风格，放权于各建设主体，采用激励措施鼓励各个机构自愿且自由参与到专题档案数据库的建设过程中，并实现对档案的共享。29同时各主体在平台上也能交流互动互享，互相解答疑问、分享文档，通过各个主体之间的协同合作，进一步丰富和规范突发公共卫生事件档案专题数据库。3.2.2 客体维度：集中统一、归档标准的档案资源各主体将突发公共卫生事件档案上传到统一平台上实现了档案的集中统一，然而平台上所征集到的突发公共卫生事件档案资源形式必定是多样的，各档案的内容与某一专题的相关度也有待考证。因此，鉴定部门必须要依靠一定的归档标准，在内容范围、属性特点上对上传到平台的档案进行审核、鉴定，将符合归档条件可对广大用户开放利用的档案资源上传反馈至平台，供社会各界利用。在内容范围上，对档案的内容范围进行界定，保留下来与某一主题相关且具有利用价值可开放使用的档案。在属性特点上，不同载体的档案依据不同的归档标准进行界定，比如实物档案应要求实物本身存在具有保留价值的内容，纸质档案应确保内容完整、字迹清晰、纸张保存良好等特点。3.2.3 用户维度：主题明确、各取所需的社会各界突发公共卫生事件档案专题数据库用户的需求多元化，不同研究领域的用户需要不同主题的档案资料，因此应对突发公共卫生事件档案专题数据库中不同主题的档案进行分类，创建不同的主题板块。例如株洲市图书馆建立的新冠肺炎疫情专题数据库将其分为政策精神、每日动态、战疫故事、疫情知识、抗疫作品五大主题栏目，便于不同需求的用户查找利用。3.2.4 过程维度：规范统一、保障运行的制度与路径在建设数据库的过程中，制定规范统一的制度，保障档案的便利使用和数据库的正常运行。对档案各个环节实行统一规范的建设路径，比如在档案收集环节，应秉持应收尽收的收集原则，在社会各界自愿自由的基础上，收集与突发公共卫生事件主题相关的一切档案，收集形式不限，包括但不限于：实物档案、手稿或请战书或相关通知等纸质档案，音视频类或文书类电子档案、口述档案；在档案鉴定环节，应对各个档案的机密性和价值进行判断，将可以开放利用上传至数据库中共享的、将内部通知或涉密档案保存在内部，供内部人员使用；在档案开发利用环节，数据库平台可以设计交流互动板块，方便各个用户之间交流，互帮互助，将档案的价值发挥到最大将这些环节的运行使用规范统一的路径，推动数据库建设工作高效开展。4 机构协同视角下突发公共卫生事件档案专题数据库模型的运行机制突发公共卫生事件档案专题数据库建设涉及到多元主体、多源异质客体、服务用户、制度路径等多种要素，为明晰各自功能定位，现从共建共享、支持保障、驱动促进、激励约束方面提出其运行机制。4.1 多元主体共建共享机制党的二十大报告强调“健全共建共治共享的社会治理制度”。面对新时代背景，机构协同建设突发公共卫生事件档案专题数据库，一方面要求多元主体协同共建，在档案部门牵头搭建好平台后，积极鼓励各个机构，实现建设主体的协同配合，发挥多元主体的价值，共建数据库。31另一方面，各主体在上传过与专题相关的档案并经过鉴定审核后，档案以共享开放的形式供用户使用，实现了分布在不同空间的档案资源跨区域的利用，解决由于资源分散而存在的空间障碍的问题。“9.11”数字档案馆就是通过多机构协同，实现了灾难数字资源共建共享。32多机构共建共享，既符合时代的要求，也促成了对建设主体的互利共赢，充分发挥了突发公共卫生事件档案的价值。332022 年第 6 期 总第 266 期-170-SHANXI ARCHIVES4.2 多源异质客体支持机制 档案是记忆的一种主要呈现方式，是守护国家记忆和个人记忆的重要载体。34习近平指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。35多源异质的突发公共卫生事件档案来源于社会各界，范围广、形式多，为突发公共卫生事件档案专题数据库建设提供了丰富完整的资源基础。2020 年 2 月，我国网民在 GitHub 平台上发起“2019新冠肺炎记忆”(2019nCovMemory)项目，其中涵盖了不同主体、不同形式的有关新冠疫情的记录，吸引了众多用户利用。36因为有多元主体、资源完整的档案资料支撑，数据库才得以顺利建设，不同用户的需求得以满足。374.3 服务用户驱动促进机制用户对数据库的使用可以为数据库建设提供动力支持，驱动数据库建设精益求精。如果用户的使用体验良好则可以提升数据库的声誉和名气，比如美国国家档案馆的档案利用数据库(AAD)，全天在线提供 30 多个联邦机构产生的 49 个系列的 8500 万件电子文件原文，受到了使用用户的一致好评，使美国国家档案馆公众满意度从 13%提高到 61%，极大提高了美国国家档案馆的口碑和知名度。38如果用户有不良好的体验，用户可向数据库在线工作人员提出诉求，工作人员应及时听取用户意见，查缺补漏，不断完善。4.4 统一制度激励约束机制档案部门首先应建立一定的激励奖赏措施，对建设主体给予一定的精神奖励或物质奖励，比如可以通过表彰或者发放证书的方式，提高参与主体的声誉，优先满足建设主体的档案利用需求，譬如太原市档案馆对于捐赠抗疫档案人会视情况给予赠书或感谢函，并对捐赠者的档案利用权限有优待。39其次，档案部门应建立统一的制度与路径，制度规范保证不同主体档案格式的一致40，方便不同区域不同机构的专题数据库之间转换和共享。路径规范保证各个环节建设路径一致，从而高效地开展数据库建设工作。比如长春市朝阳区图书馆组建 2020“战疫情”文学作品专题数据库的征稿要求中，从内容属性、文体属性、字数控制方面明确了投稿的正确格式；国家档案局发布的档案服务外包工作规范明确了实物档案数字化规范、档案仿真复制工作规范、电子档案移交接收操作规程等一系列规范标准，制约着档案外包服务工作路径的规范性。5 结语在各项政策的大力支持下，建设突发公共卫生事件专题档案数据库至关重要。目前我国关于突发公共卫生事件专题档案数据库建设尚不成熟，在建设主体、建设客体、服务用户、建设过程中存在一些问题，针对这些问题，本文构建一个众包模式下突发公共卫生事件专题档案数据库建设模型，通过档案部门牵头搭建平台，采用众包的模式，鼓励社会各界积极参与建设，明确界定档案资源归档标准，制定统一的制度和路径保障其规范，期望能对突发公共卫生事件专题档案数据库的建设有一定指导作用。注释与参考文献130 中华人民共和国档案法 J.中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会公报,2020(3):535-540.2 王玉珏,吴一诺,许佳欣.“十四五”全国档案事业发展规划解读:档案服务国际传播能档案工作实践ARCHIVES WORK PRACTICE-171-力建设 J.山西档案,2021(4):78-87.3 重大活动和突发事件档案管理办法 N.中国档案报,2021-01-15(要闻).4 朱伶杰,罗丹.突发公共卫生事件档案的开发利用现状与策略研究 J.北京档案,2021(2):28-30.5 徐拥军,姚静等.加强防疫档案管理服务防疫工作大局 J.中国档案,2020(2):28-29.6 聂勇浩,郑俭.社会共建视角的重大突发事件数字档案资源建设 J.档案学研究,2021(1):96-103.7 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Institutional CollaborationZheng Hui1,2,Wang Qing-xia3,Wang Zhe-ping3,Ouyang Wen-bing4(1.Gruduate School of Guangxi Minzu University,Nanning 530006;2.Guangxi Digital Archives Management Institute,Nanning 530006;3.Management School of Guangxi Minzu University,Nanning 530006;4.The First Affiliated Hospital of Guangxi Medical University,Nanning 530021)Abstract:As epidemic prevention and control becomes more regular，the number of archives of public health emergencies is increasing,it is urgent to build the thematic database of public health emergency archives.However,there are many problems in the construction of the subject,object，user and process,so it is necessary to explore the construction of thematic database model of public health emergency archives from the perspective of institutional collaboration and ensure its operation,in order to provide some reference for practice departments and researchers.Keywords:institutional collaboration;public health emergency archives;thematic database