档案管理中现代信息技术的应用.pdf

TECHNOLOGY AND INFORMATION科学视野28 科学与信息化2023年9月上档案管理中现代信息技术的应用李婷婷曹县商务服务中心 山东 菏泽 274400摘 要 在企业发展中，档案管理是重要的信息管理工作，做好档案管理工作有利于增强企业发展数据的完整性。档案管理是利用音频资料、文字、图像等方法完整记录企业信息的手段，但是当前企业档案管理工作存在一定的不足，为了提升企业档案管理水平，企业要科学应用先进的信息技术。本文将详细阐述信息技术在企业档案管理中的应用措施以及档案管理中存在的问题，并提出相应关观点，以仅供参考。加强档案管理手段企业应的针对的应用展开应对。关键词 档案管理；现代信息技术；应用引言现代信息技术的发展促进了社会经济的不断发展，从而带来了社会大众生活水平的提高，为大众带来了诸多便利。比如：互联网技术、智能设备等，这些信息技术产品在社会经济的发展中起到了关键性的作用，也发展出很多新兴产业。档案管理在企业或者单位发展中发挥着至关重要的作用，传统档案管理工作方法滞后，涉及的信息缺乏全面性，查询相关信息时经常会遇到丢失的问题。而信息技术的应用可以明显改善这一问题，其利用计算机及云端技术进行处理，可以在短时间内记录保存需要记录的信息。即使计算机系统出现漏洞，也可以使用云端进行数据查询。在企业日常工作中，档案管理是重要环节，档案管理工作水平直接影响企业或者单位发展质量，一旦档案管理工作出现问题，将会影响最终的发展成果。为此各行各业要在档案管理中广泛应用信息技术，积极改进档案管理模式，提高档案管理工作质量，为企业或者单位今后健康发展提供重要支持。1 当前档案管理工作中存在的问题1.1 档案管理观念落后经济发展水平的提升加快了各行各业的创新步伐，产生了很多新兴产业，在一定程度上增强了我国经济发展的可持续性，提高了就业率，强化了社会发展活力。企业或者单位在发展中需要记录管理相关信息数据，但是部分企业或者单位的档案管理意识不足，不能全面记录信息，错误地认为应该将全部精力放在研究和发展方面，档案管理只是一小部分工作，不需要给予关注。如果企业或者单位管理人员的档案管理观念落后，那么下属的档案管理工作人员将很容易忽视档案记录工作，会选择性记录，甚至不记录，没有专门保存记录好的数据，这将导致后期工作开展缺乏参考依据1。数据保存不合理、记录不完整等问题会导致档案丢失，如果在后期工作中查询数据，没有科学分类长期数据，将无法在短时间内找到相应的信息资料。为了提高企业或者单位发展质量，必须高度重视档案管理工作，以管理人员为出发点，树立正确的档案管理观念，改善档案管理工作中的问题，提高档案管理工作水平。1.2 档案管理模式落后随着社会经济的迅速发展，各行各业对于档案管理已经有了重要的认知，档案管理关乎企业的实际发展，对后续工作的有效开展存在一定的参考和保障意义。但是从目前来看，各企业还存在档案管理模式落后的问题，尤其是部分企业对于信息技术应用不够积极，碍于成本控制，部分档案数据记录还是依靠手工记录和整理，这样导致了档案管理工作效率极低且工作量很大。手工记录整理档案数据，容易出现记录错误的问题，且部分工作人员为快速完成数据记录还会故意编造一部分数据，不参考实际数据，这使得档案管理工作真伪程度有待考究。同时，部分企业还存在过度重视管理忽视服务的问题，在档案管理工作中严格把控档案信息，不允许查询，这样降低了档案信息的真实及准确程度，没有后续查询参考，无法及时更新最新的档案数据，后续工作中还会依据旧的工作模式及经验开展工作，导致工作质量较差，工作效率大大降低。1.3 档案管理水平低信息技术的出现促进了社会经济的发展，方便了社会大众的生活。但是信息技术的应用不彻底，也会影像社会的全面发科学与信息化23年9月上内文0907.indd 282023/9/8 17:33:53 TECHNOLOGY AND INFORMATION科学视野科学与信息化2023年9月上 29展，比如：不利于社会发展转型，影响社会可持续发展及延缓经济发展速度等。针对档案管理工作中来看，现代信息技术的应用还不够全面，部分企业或单位还是依据人工管理方式进行档案管理，且目前还有档案管理人员认为信息技术管理下的档案一旦网络出现错乱或其他外部因素等，所有的档案信息会全部丢失。其实，目前信息技术发展水平已经较为成熟，尤其是对网络及信息管理技术进行了高度优化，能够保证档案信息管理工作的安全性和实效性2。目前仍有相当部分企业或单位采用人工管理方式建立专门的档案室，这些档案信息量大，在查询时无法快速找到档案，后续工作无法顺利开展。而且人工管理方式不利于档案管理的保密性，许多人都可以翻阅查询相关档案，接触的人员过多容易出现档案丢失且相关数据被泄露的危机，危害企业或单位的信息安全3。2 档案管理中现代信息技术的应用优势2.1 有利于提高档案信息安全性档案管理工作极为重要，尤其是对于一些保密行业而言，档案数据一旦泄露，会威胁企业或单位的发展，甚至会对国家发展造成危害。因此，档案管理工作需要不断加强档案管理安全技术，提高安全性4。但是部分企业或单位没有认识到现代信息技术在档案管理中的应用效果，还是依据人工管理及手工记录的方式来开展档案管理工作，使得人工管理下的档案信息安全性较差。人工管理下的档案信息还存在保存空间有限和其他诸多限制等问题，比如手工记录的档案信息更容易受天气原因的影响，一旦受潮导致字迹不清，相当于信息丢失。现代信息技术在档案管理中的应用能够提高档案管理的安全性。档案记录可以通过计算机及互联网安全管理来提高档案管理的有效性和安全性，互联网能够在档案管理系统中搭建安全系数极高的防火墙来保障档案信息的安全，一旦有外人要窃取数据，系统会及时发出警报，便于信息转移。同时，电脑端或手机端都可以开展档案信息记录，且保存空间够大，即便是系统发生错误，相关数据也可以在云盘中找到并恢复处理，大大提升了档案数据的安全性，保障了信息安全5。2.2 有利于提高档案管理的工作质量现代信息技术的应用能够帮助档案管理工作趋于自动化和信息化。人工管理模式下档案管理工作质量差，且耗费的人力物力较多，不利于企业或单位的发展，还容易出现数据查找困难、档案管理工作量大的问题。且人工管理模式下，如果单位相关负责人对档案管理不够重视，工作人员更容易忽视档案管理工作，对于数据记录含糊不清，对于档案不归类，胡乱摆放档案，这会导致后续查找时难度加大。现代信息技术在档案管理中能够根据对应的类别建立专门的数据库来管理数据，并由专门的管理人员管理。通过现代信息技术的应用，可以解决人工档案管理模式下存在的上述弊端，能够避免人工管理导致的档案混乱或关键数据丢失的问题发生6。在档案管理中充分应用信息技术还能够提升档案管理工作的效率，减少工作量，减轻档案管理人员的工作压力。通过现代信息技术来管理档案信息，能够充分优化档案信息资源，能够帮助建立较为安全的档案管理系统及查询档案的管理流程，让档案管理不再混乱，提高工作质量7。3 档案管理中现代信息技术的应用措施3.1 加强意识，转变档案管理观念档案管理在各行业的发展中都占据重要地位。但是目前部分企业或单位为提高工作效率，只在自己优势项目上加以研究，对于档案管理并没有过多重视，并没有认识到档案信息对于后续发展起到的作用，进而导致档案管理工作人员过于松懈，工作态度消极，档案工作较差8。为了进一步促进档案管理工作质量的提升，企业或单位要从自身出发，寻找突破口，及时改变档案管理理念，提高对档案管理的重视程度。所以，为加强档案管理的工作质量，各企业或单位要及时转变档案管理理念，学习并掌握先进的信息技术手段，以提高档案管理信息化技术水平，提高档案管理工作人员专业意识，达到高效管理的目的。例如：企业可以组织信息技术人员为本企业工作人员开展信息技术培训活动，让信息技术充分被应用起来，通过信息技术的改革提高档案管理的效率9。同时，还可以定期组织档案管理人员开展思想意识提升培训会议，由领导班子带头开展反思与自我反思，分析档案管理工作中思想态度不积极的问题，定期进行考核以加强管理意识，转变对档案管理的陈旧观念。3.2 创新管理思维、转变管理模式目前档案管理多以传统人工管理为主，通过建立专门的档案室来储存纸质版档案资料，由专门的人员管理。人工管理容易使得不法分子通过不正当的方式进入档案室窃取重要档案，还会由于档案室管理人员不负责，导致没有权限的人也能进入档案室查找档案，威胁档案资料的安全性。且这样的管理模式也会使后续档案管理工作工作量增加，工作压力增大。所以转变管理思维和管理模式非常重要。但是部分企业或单位不能及科学与信息化23年9月上内文0907.indd 292023/9/8 17:33:53 TECHNOLOGY AND INFORMATION科学视野30 科学与信息化2023年9月上时改变管理思维，不信任当前信息技术的安全性，强调人工操作更为保险，也不相信电子数据更依赖于手工记录的数据。而多数研究和实际案例表明档案管理急需要现代信息技术的辅助管理，这能减轻管理人员的工作压力，减少工作量，提高档案管理的安全性，还能更快、更有效地分类建立对应的档案管理数据库，方便后续快速查找相关数据资料10。信息化档案管理模式很大程度上解放了工作人员的双手，通过电脑端及手机端等能快速录入数据，还能依据安全系数极高的保护网来保护数据不被盗窃，帮助档案管理工作趋于现代化。所以，企业或单位可以组织相关技术人员到信息技术应用效果好的企事业单位参观学习，了解信息化技术如何应用到档案管理中，了解信息技术带来的便利，创新管理思维、转变管理模式。3.3 加强档案管理中信息化设备的投入档案管理中应用到现代信息技术能够提升档案管理效率，增大企业或单位效益，更能推动档案管理工作改革，快速解决档案管理中存在的问题，加强档案管理工作人员思想意识，增强档案管理责任心。但是目前部分企业或单位在档案管理工作中引用现代化信息技术后档案管理效率并没有大幅度提升，这是因为在信息化技术应用中档案管理设备不够新，且信息化设备数量少，影响了档案管理工作的开展11。所以，企业或单位要加大资金投入，引进一批专业的硬、软件，例如：信息化管理平台、电脑、档案检索设备等，还要加强网络安全技术管理，引进一批信息化技术水平高的技术人员，专门针对档案管理工作的要求加强互联网安全建设，建造安全级别较高的防护网。通过网络平台搭建能够帮助档案管理工作人员更好地录入档案信息，依据检索设备能够帮助后续快速查找数据，不再依赖人工查找，提高了工作效率。企业或单位还可以专门打造一间信息化档案管理室，全部以信息化技术为依托，摒弃人工管理，减少过多人员来参与档案管理，进而提高档案管理的安全性，也能减少一定的人员投入，进一步控制成本，合理投入资金以建设信息化档案管理平台。3.4 提高档案管理人员的现代信息技术操作水平随着现代信息技术的发展，社会对于所需人才的要求逐步提高，尤其是对信息技术人才的需求更为急切，各企业或单位都想要引进一批专业的信息技术人才来帮助提升工作效率，解决日常工作中出现的问题12。档案管理工作也不例外，档案管理工作人员需要掌握更高的信息技术，需要结合档案管理工作的特性开展档案管理工作，因此各企业或单位要加强人才队伍建设，及时引进各大高校优秀人才，挖掘重要技术专业人员来提升档案管理工作的质量。例如：高校每年都会组织校园招聘会，届时有人才引进计划的企业或单位可以在高校中引进一批较为年轻的信息化技术人才。也可以根据专业教师的推荐，通过提高薪资待遇挖掘优秀技术人才来帮助提升档案管理工作质量。同时，有条件的企业或单位可以组织信息技术培训活动，组织档案管理人员积极参加培训，提升自身的信息化操作水平，并结合档案管理实际针对性地提高自己的学习内容，提高自身的综合能力。另外，各企业或单位还要及时对档案管理工作人员进行考核，淘汰专业技术能力弱的员工，加强信息化技术的实际应用，保证档案管理信息化进程加快，促进档案管理标准化建设。4 结束语当前，企业或者单位在档案管理中存在档案管理质量低、档案管理观念滞后等问题，严重阻碍了档案管理水平的提升，不利于后续工作的有序推进，大大降低了档案管理工作水平。为此，企业或者单位要在档案管理中合理应用先进信息技术，不断提高对档案管理工作的重视程度，树立正确的档案管理观念，创新管理思维，优化档案管理模式，提高档案管理人员的信息化操作水平。通过现代信息技术的深入应用，能够有效帮助企业或单位提高档案管理的工作效率，积极提高档案管理的安全性及保密性，搭建完整系统的档案管理信息化平台，从而促进档案管理信息化水平的提升。参考文献1 李洪英.现代信息技术语境下的事业单位档案管理策略J.兰台内外,2022(11):10-12.2 周信泉.现代信息技术对单位档案管理的影响和对策研究J.科学与信息化,2022(14):196-198.3 韩丽艳.现代电子信息技术对档案管理的影响和对策J.数字技术与应用,2021,39(4):219-221.4 熊新华.现代信息化技术手段在档案管理中的应用J.新一代信息技术,2022,5(5):83-85.5 陈卓.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策J.中国新通信,2021,23(12):63-64.6 谷米.现代信息化技术手段在档案管理中的应用J.信息记录材料,2023,24(2):61-63.7 赵华锋.现代信息技术在医院档案管理中的应用J.办公自动（下转第34页）科学与信息化23年9月上内文0907.indd 302023/9/8 17:33:53 TECHNOLOGY AND INFORMATIONIT技术34 科学与信息化2023年9月上2.10 知识库管理系统校园知识库是专为校内全员设计的智能应用。使用者只需在办事之前搜索需指导的信息，想办理的业务即可轻松获取。通过审批机制，保证知识库内容的质量，根据主体对知识库的文章分组管理，设置访问权限，限制不同密级的敏感信息访问，为用户提供及时、精准、全面的信息搜索、查询和事项的快速办理，为学校提供一个统一的快速管理、维护校园事务指南服务的有效工具，校园知识库功能组成如图8：图8 校园知识库功能组成3 结束语总而言之，智慧校园是实现教育信息化和现代化的基础工程与关键引领，通过通用功能平台的建设，构建符合通用标准、可持续升级的技术框架，整合全校资源信息，可为全校师生提供更便捷、更安全、更高效的服务。在通用功能平台的基础上，不断总结和分析问题，探索智慧校园建设的最优路径，对于促进高校教育的高质量发展，将产生积极而深远的影响。参考文献1 孙洪睿.高校共享数据平台的研究与实现D.黑龙江:哈尔滨工程大学,2011.2 陶祥亚,仲兆满.智慧校园建设技术路线及其数据中心构建目标导向性探析J.软件导刊(教育技术),2019,18(12):57-59.3 军委训练管理部.军队院校智慧校园建设技术指南(试行)EB/OL.2020-06-09.https:/ 张利娟.医院档案管理中现代信息技术的应用分析J.科学与信息化,2021(13):128.9 刘锦兰.如何利用现代信息技术提高幼儿园档案管理水平J.中外交流,2021,28(8):1318.10 宗学贤.试析现代信息技术与化工档案管理的整合J.山东化工,2020,49(2):183-184.11 蒋莉莹.新探现代信息技术对企业档案管理的影响与对策J.卷宗,2020,10(35):148.12 陈孟国.卫生院档案管理中现代化信息技术的应用研究J.家有孕宝,2020,2(15):285.（上接第30页）科学与信息化23年9月上内文0907.indd 342023/9/8 17:33:53