档案信息管理中计算机技术的应用.pdf

理论经济177虹2022/第12期档案信息管理中计算机技术的应用贾宝柱（承德避暑山庄及周围寺庙景区服务中心 河北 承德 067000）【摘 要】由于现代科学技术的日益发展，计算机技术也日趋完善，它早已进入了人们生活的方方面面，并产生了巨大的影响。在现代档案信息管理中,计算机科学的来临给了档案管理很大的助力，特别是在文档信息检索和文档保护领域。运用计算机技术对档案信息加以管理，拥有手工管理所不能相比的优势，可以大大提高档案管理的效率。该文主要从档案信息管理中电子计算机运用的重要性入手，并根据当前我国政策阐述了电子计算机运用于档案管理中的意义和要求，从而给出了具体的运用措施。【关键词】计算机；档案管理；运用措施现代档案在科技、经济的高速发展下，管理方式越来越多样化，现代的档案也越来越庞杂，管理起来更加困难，而传统的管理方法已经不能适应当前档案事业的发展。对于大量的电子档案和信息数据，只能采用计算机来进行管理和记录。在档案信息管理中，计算机可以充分发挥效力高、容量大和管理便捷的优势，让现代档案信息管理更加方便和简单，更加安全和可靠，提高管理效率，促进档案信息管理的发展。1 计算机运用于档案管理的重要意义过去，中国机关事业单位档案管理一直采取传统的人工档案管理形式。这一管理模式产生的主要问题是文档保管工作效率不高、稳定性不够、信息检索也比较麻烦。而现代计算机在档案管理领域的广泛运用，明显地提升了档案管理的工作效率，特别是提升了档案信息检索能力与查阅效果。如果使用者运用了系统的自动查询功能，就能够节约以往人工检索的大量时间，并且可以满足不同使用者对档案信息的需要，完成对档案信息的充分利用。1.1 计算机技术与档案管理相结合是社会发展的新趋势如今是一个高度信息化的年代，计算机管理技术作为信息管理中最关键的媒介已经被普遍地运用在了各行各业。而传统的档案管理操作早已不再适合现在的档案管理了，它在管理上的低效率已经不能应付当今丰富的信息量。所以，应用计算机技术取代过去的管理信息技术已经是一个社会不可避免的新趋势了，这将是一个巨大的社会生产力的变化。这样的变化在管理行业中是必须的，而且是有益的。所以，我们档案管理人员必须主动熟悉计算机并把电子计算机运用于档案管理业务中，把过去的方法和现代电脑技术相结合，并不断寻求更有效的操作方式1。1.2 计算机技术与档案管理相结合更有利于档案的管理在中国目前的档案管理中，档案主要是实物文件。档案管理人员最重要的任务就是加强实物资料的管理，并尽力增加档案寿命。而计算机在对信息的保管方面，具有很大的优越性。它不但表现在信息的寿命上，而且表现在信息的管理价值和管理效率上。信息作为一个虚拟的编码在电脑上的存放几乎没有任何变化，其寿命可以说是实物资料不可比拟的。而且，电脑上的存放信息也是实物文件无法比拟的，一个小小的电脑就能够存放记载实物文档上全部的信息。除此以外，计算机技术对数据的管理也是非常有效的。计算机技术带来的数据检索、处理能力可以很大地提升档案保管人员的效率。所以，计算机技术的管理信息、保存资料的优越性可以在档案保管工作中得以充分地表现出来。1.3 计算机技术与档案管理相结合是当前的任务对档案管理工作人员的工作要点首先是培训人员的工作意识，只有让工作人员的意识与我国现代化科学技术接轨，才能真正大大地提高档案管理工作人员的工作水平。当前计算机还未能全面地在档案管理工作中进行广泛应用，是因为档案管理工作人员还未能完全意识到现代计算机在档案管理工作中发挥的重要作用。所以，增强档案管理工作人员的现代化意识，并使工作人员工作方式与现代技术接轨才是当前的任务。作者简介：贾宝柱（1978，1-），男，河北承德人，本科，馆员，研究方向：档案管理。理论经济178虹虹1.4 计算机技术与档案管理相结合能更好地为用户提供档案信息在传统的档案管理模式下，某些文件档案资源只能由某一个用户在某一段时间内使用。无法满足大规模用户同时查询使用文件档案的要求，这大大降低了档案信息的利用率。由于计算机网络的安全性和机密性，所有的文件档案资源都可以放置在档案信息专用网络上。相关用户可以随时随地通过档案信息专用网络轻松获取他们需要的档案信息。与此同时，它也有助于档案机构与内部和外部人员之间的信息流动。所以，档案管理是一个开放、互动的基于网络的信息平台，需要与其他业务部门和档案信息管理部门进行交流，丰富档案资源，更好地为用户提供全面的档案信息资源2。2 计算机技术应用于档案管理的要求按照我国档案局的国家机关档案保管规范，将计算机技术适用于档案保管应当同时努力实现两个方面：传统载体档案数字化和电子文书归档。2.1 传统载体档案数字化电子化就是利用计算机手段把模拟信号转换成数字信号的技术。纸张等传统资料的电子化技术，就是指“存量数字化”，可以提高纸质资料的共享程度，提高文档的效率与安全。首先，建立健全档案电子化的常态性制度。由过去的纸质档案转变为电子化归档是一个长期过程，档案电子化将作为信息化档案管理的一个经常性工作。档案管理机关必须建章立制，以推动这一工作有秩序、科学地开展。其次，文档数字化时必须达到完整性信息管理的要求。在文档数字化时，为避免资料发生丢失，必须全面收集所有原数据，使数字副本可以保留为文件的原样，同时还要引入管理制度加以标准化管理。再次，遵守国家档案数字化的技术规范。现时各单位关于文档数字化的规范并不统一，既限制了数字化管理工作的顺利实施，也有损于文档的共享使用，有必要统一规范标准。所以，纸质文档的数字化工作必须严格按照我国已制定的相关规范进行，并对纸质文档实行全文识别。最后，确定档案目录数据编制的具体规定，以实现著录事项与条目完整、文档格式与内容标准化，并实现档号与文件一一对接。2.2 电子文书归档电子文书归档具体可采取两种方法：第一种是运用高清扫描仪，将扫描所得格式统一的文件录入计算机系统。第二种是运用高清照相机拍摄的方法，将拍摄的图像用专业软件转换为所需要的文件格式导入计算机系统。在这方面建设中必须全面解决设施器材配置、技术体系构建、文件资源标准、系统搭建以及人才资源配置等关键性问题。首先，做好设施建设。文书归档所必需的各种设施装置要符合现代化工作的实际需要，同时具有必要的冗余功能，以方便于今后对其进行拓展，适应档案事业建设的需要。实际工作中所用的服务器、存储设备、光缆线缆等应达到较强的专业性。其次，加强应用体系建设。按照国家档案局规定，各单位的文书档案、专项档案等都要进行预归档，单位建立的归档信息管理系统必须符合档案管理工作中在真实感、可信度、完善度等方面的规定，同时还要符合信息安全。再次，加强电子文档资料建设。所有电子文档都必须做到标准和齐全，如果达到标准要求，就可以适应国家综合档案室对长期保管和入库的需要。最后，建立健全电子文档安全保障体系，逐步健全电子文书归档和电子文档管理。在档案管理系统配置档案安全监管功能，以强化对数据库系统日常工作的监管；完善数据库系统访问权限管理制度，以避免对数据的擅自检索与使用；强化数据备份管理制度，以保障资料安全。3 计算机技术运用于现代档案管理的具体措施3.1 加大计算机设备引进与更新投入为促进计算机在档案管理中的广泛应用，对设备的配置与更新是至关重要的。所以，各单位在推行档案系统现代化建设管理过程中，都应当按照现实需要加大对这方面的资金投入，除配置先进设备以外，还必须不断更新计算机系统设备与软件。在平时管理工作中，必须对过时的硬件设施进行更新，并进行对计算机硬件的保养工作，这不仅可以延长计算机设备的利用时间，并且还可以显著提高档案保管工作的品质与效能。另外，档案管理机关还要主动地对外进行沟通，吸取其他单位的先进经验，注重资料的共享与使用，建立并健全数字化档案管理，以此提高档案保管工作的质量3。3.2 促进计算机在档案管理工作中的广泛应用为了达到真正的档案管理服务现代化，必须加强计算机在档案保管工作中的广泛应用，要很大程度上使工理论经济179虹2022/第12期作人员可以熟练地运用计算机开展档案管理业务。档案管理工作中引入计算机，有助于很好地完成档案编制和检索过程的智能化、档案的自动保存以及电子档案管理等操作。所以，应用计算机是档案管理工作现代化中关键的步骤。3.3 进一步提高管理人员的归档能力和业务素养档案管理工作人员必须增强自我素养，提升服务能力与管理工作才能。在对档案管理工作人员进行培养时，首先需要提升工作人员的业务素质修养，然后需要培养工作人员计算机技术的运用能力。在录用人员时，需要最先考虑具有相应计算机技术基础知识的工作人员。唯有如此，档案管理工作人员才能够熟练掌握档案信息管理系统技术，才能够在档案管理工作中发挥出绝对优势与信息时代相互衔接4。3.4 加快档案信息管理系统建设档案管理的计算机信息技术管理系统包括：档案有关信息系统的总体设置、应用软件、文档扫描、文件记录、存档、光盘备份、硬件设施选型、信息查询等多方位工作，可谓是一个系统工程。要达到对海量档案信息的有效记录与保存，专门设计的管理系统可采用磁盘阵列化储存的方法，使用双服务器的高速扫描仪对档案信息实行集成拍摄，并采用光碟和硬盘备份方式存档数据，以避免在实际工作过程中产生数据流失的状况。同时，归档工程项目信息系统也应当具有升级能力。管理系统应能够采用扩充功能模块，不断提高系统的存储容量。所采用的内存机制也应具备较强的可扩展性能，即可实现在线扩展功能，并具备档案保存的功能。操作系统必须具备更高的安全性，为了保障系统运作的安全性，在硬件组成的架构中必须采取冗余技术，以避免运用中发生单点故障。而且，磁盘阵列必须采用不同的技术级别，才能适应不同用户的实际需要。技术上对硬件设备的需求相对更大，以有效地保障体系的安全性。3.5 传统载体档案数字化和电子文件归档数字化是利用计算机技术将模拟信号转换成数字信号的过程。纸质等传统档案的数字化工作，就是指“存量数字化”，有助于提升纸质档案的共享水平，改善档案的利用效率和安全性。在这方面工作中需要整体解决基础设施设备配备、应用系统建设、档案资源标准、建立健全电子档案安全保障体系等重要问题。加强基础设施建设。文件归档与档案管理所需要的各类设施设备应满足信息化管理的现实需求，而且具备一定的冗余性，以便于将来对其进一步扩充，满足档案工作发展的需求。档案管理部门使用的服务器以及存储设施应具备较强的专业性和专用性，并利用云存储空间建立电子档案管理系统。加强应用系统建设。根据国家档案局要求，单位的办公自动化系统等都要实行预归档，建设的档案信息管理系统应当满足档案管理在真实性、可靠性、完整性等方面要求，而且要具备安全性。加强档案资源建设。电子档案应当做到规范和完整，符合国家标准要求，能够满足综合档案馆长期保存和入库的要求。建立健全电子档案安全保障体系。不断完善电子文件归档和电子文件管理系统。应在档案管理系统配置档案安全监管功能，加强对数据库日常运行的监督管理；加强数据库访问权限管理，防止数据的随意查询和利用；加强数据备份管理，确保数据安全。3.6 建立健全相应的法律法规电子商务文档相比较于传统文档确实有很多的优点，但也有其劣势所在。比如电子文档比较易于被人窃取，而且在司法上的法律效力也不是实体文档那么强大。所以，必须建立健全的相关的立法制度以增强电子档案的法律效力，确定电子档案的法定地位。对偷窃电子档案的人，政府依法必须对其进行相应的处罚。4 结语综上所述，现代档案管理工作必须积极把计算机运用于档案管理工作中，发挥计算机在档案管理工作中的优越性。唯有如此，中国档案管理工作方可达到全面信息化，从而进一步提高档案管理工作人员的工作效率。【参 考 文 献】1 朱峰.计算机数据库技术在信息管理中的应用 J.电脑知识与技术:学术版,2017(3X):16-17.2 康琛笠.计算机技术在档案管理中的应用.晋城职业技术学院学报,2018,11(3):26-28.3 郭 鑫.计 算 机 技 术 在 档 案 管 理 中 的 应 用 J.经 营者,2019,33(4):26.4 杨卉.计算机技术在档案管理应用中意义研究论述 J.绿色环保建材,2018,137(7):268-269.