信息化背景下电力企业集团档案管理模式创新探究_张美.pdf

第 85 页2023/6 （下）总第413期信息化背景下电力企业集团档案管理模式创新探究文/珠海奥粤能源有限公司张美随着当前我国电力事业的飞速发展，电力企业档案规模以及数据量呈现出暴增的趋势，这导致传统纸质档案管理模式的资料查找难度大，因此文件利用率低。在此情况之下，信息化管理模式逐渐得到推广应用，不仅可以降低信息资料管理和查找的难度，还能将资料以文字、图片、音频、视频等形式加以存储，从而达到进一步提升资料实用性和丰富性的目的。一、电力企业集团档案管理模式创新的意义在当前的企事业单位信息化管理过程中，知识管理不仅是信息管理工作中的重要组成部分，也是保证企事业单位朝着信息化和现代化方向发展的重要推动力。档案管理作为当前企事业单位知识管理体系中的基础内容，提升档案管理的质量，并逐步加强档案资源的利用，能够为企事业单位的稳定发展提供助力。当前信息化技术的应用成为档案管理转型发展的重要举措。在电力企业档案管理过程中，构建信息化档案管理模式可以为电力企业降本增效提供新的助力。首先，大数据背景下信息化技术的应用是档案管理发展的客观需要。具体来说，现阶段电力企业的档案管理文件中包含着大量企业建设、会议精神、政府文件等内容相关的信息，这些信息不仅能够为电力企业的发展提供指导，其安全性还会对电力企业的稳定运营提供保障，在提升档案管理可靠性与安全性方面有着积极作用。同时，还能够给档案管理的创新发展提供支持。其次，将信息技术融入档案管理工作中，推动电力企业的档案管理模式改革，从而保障电力企业快速发展的现实需求。具体来说，当前电力企业文书档案中包含有企业年终总结、会议记录、发展报告等信息，这些信息具有极高的商业价值，利用信息化技术对这些档案信息进行管理，可以进一步挖掘这部分档案信息的价值，从而为电力企业未来的经济发展提供助力。最后，将信息技术融入档案管理工作中，建立能够满足电力企业运营管理需要的内部信息共享平台，实现高效的行政通知和文件共享，更好地满足现代化办公活动的需要。二、电力企业集团构建档案管理信息化模式的对策（一）明确档案管理原则。在当前电力企业集团中，档案管理工作逐渐成为企业经营管理的重要参考依据，因此，保证创新后的电子信息档案管理模式仍能满足当前信息化档案管理工作的要求是必要的。首先，在当前的电力企业集团档案管理模式创新时，应保证管理工作遵循统一性原则。具体来说，企业在构建信息化档案管理体系的过程中，应当遵循“统一规划、统一标准、统一设计、统一建设、统一管理”的原则，保证自身的信息化档案管理工作可以在统一化原则的指导下，实现企业总部与下属分公司科学分工。其次，遵循规范性原则，在信息化背景下，电力企业集团档案管理模式的创新归根结底是一种手段，始终要依附在企业资产管理体系当中，这就要求即便档案管理体系得到了创新优化，其内容也应当满足企业资产管理体系的需要，健全规范各部门在档案管理生命周期中各环节的具体工作方法、内容以及标准，为档案信息化管理体系的搭建提供支持。最后，当前的电力企业集团档案管理模式创新时，应保证管理工作遵循安全性原则。具体来说，保证档案安全性是档案管理的基本要求。对此，在信息化档案管理模式创新工作开展前，工作人员需要加强对于档案信息系统安全保护工作的重视，例如采取防火墙等技术措施，避免出现档案资源泄漏、数据篡改或者信息丢失等问题，为后续档案管理发展提供有效的支持。（二）优化档案管理制度。在信息技术飞速发展的背景下，为了实现电力企业集团管理工作质量的有效提升，电力企业集团方面需结合信息化建设特点以及实际情况，有针对性地制定相应管理制度，以此为管理工作的顺利开展提供良好保障，达到强化企业档案管理各个环节质量的目的。具体来说，在开展档案管理制度优化工作时，电力企业集团应当以自身的实际情况为基础，梳理管理流程和内容，再到档案信息的使用都有规可依，从而达到推动档案管理工作规范化发展的目的。同时，为保证档案使用人员能够按照档案管理工作规定的要求开展工作，在制定档案管理制度时，可以将监督制【摘要】本文从信息化背景下档案管理模式创新角度入手，结合电力企业档案管理工作实际，以某电力企业为例，采用案例分析法，针对该企业档案管理的创新模式进行分析。根据研究结果可知，通过明确档案管理原则、更新管理制度、完善信息系统等措施，能够有效提高企业档案管理能效和质量。【关键词】信息化背景；电力企业集团档案；管理模式经验交流symposium第 86 页2023/6 （下）总第413期度和惩处制度融入档案管理制度，通过对档案存储使用过程进行严格监督，并且对档案管理中存在失误的工作人员进行追责的方式，实现档案应用行为的有效约束，提升档案信息管理工作的安全性与可靠性。档案管理流程如图1和图2所示。（三）建立档案管理信息系统。在当前的社会发展过程中，信息技术已经融入人们日常生活和工作中，对于电力企业集团来说，为更好地适应信息时代的发展变化情况，企业方面可以对自身传统的档案管理模式进行适当优化改进。在此过程中，为保证档案管理工作的顺利开展，电力企业集团方面可以建立适合自身发展需要的信息化管理系统，将传统的纸质化文件档案转变为数字化形式，并进行分类存储。根据档案管理需求明确系统架构，包括档案借阅、档案编研、统计分析、档案目录、机构问题、案卷管理等部分（如图3所示）。需要注意的是，在档案存储时应根据档案类型、应用目标等对信息进行合理分类，然后再将档案信息按类别存储到档案管理平台当中，以便降低后续档案信息存储查找的难度。为避免电力企业集团的档案信息被不法分子盗用，在构建档案信息管理平台时，应做好如下工作：首先，可以通过权限设置的方式，对档案信息查询浏览人员的身份加以限定，当信息查询人员输入正确的用户名与密码后，能够查询到符合自身查询权限的信息资料。其次，在未经允许的情况下，信息查询人员不得私自使用移动硬盘对档案信息进行拷贝。再次，档案信息管理平台需要自动对每次信息查询人员的访问记录加以记录，从而达到提升信息管理安全性的目的。最后，为保障档案管理工作的持续发展，促使信息系统的作用得到充分发挥，企业还应根据系统的实际使用情况，定期对系统进行更新维护，并且依据自身运营管理需要对系统进行必要的升级，然后通过买断版权或掌握唯一密匙的方式，从而达到切实提升档案管理系统运行安全性和可靠性的目的。（四）创新档案管理机制。电力企业集团数据信息量较大且内容复杂，这导致档案信息往往包括了不同部门的运转、特定部门的业务变化、人才变动等情况，这些信息均具有极高的应用价值。在传统的电力企业集团档案信息管理过程中，这些档案信息往往仅由档案管理人员进行管理，其他部门很少参与到管理工作当中，这就使得档案信息中的很多有用资料无法被相关部门获取，进而降低企业的运营管理效率。针对上述问题，在信息化背景下，电力企业集团可以通过构建档案信息资源共享机制的方式，加强企业各部门与档案信息管理部门之间的联系，实现档案信息资源的共享，充分发挥档案管理工作的指导作用。（五）建设现代化档案管理队伍。档案管理工作人员是当前电力企业集团档案管理工作的主体，其专业素质能力与企业档案管理工作乃至企业整体运营发展之间存在着极为密切的联系。现阶段，为进一步提升企业档图1档案管理流程图2档案管理分类图3档案管理系统构成第 87 页2023/6 （下）总第413期案管理工作的质量，应加强人才队伍建设。首先，应加强对于档案管理人员专业能力水平方面的培训，包括档案管理相关知识、理论，以及现行法律法规等。其次，加强对于档案管理人员系统操作能力的培训，信息化背景下，档案管理工作对于信息系统的依赖性逐渐提高，计算机操作程序越来越多，为保障档案管理工作的顺利开展，应加强对于档案管理人员系统操作能力的培训，减少工作失误率。最后，加强对于档案管理人员职业道德素养的培养，提升其保密意识和安全意识，树立正确的职业道德观念和素养。三、创新实例某电力企业集团档案管理部门以信息化技术手段为基础，开展档案工作体系建设，通过集团整体构建电子档案体系对下属子公司的纸质档案信息进行统一分层管理的方式，以便使自身的管理能够更好地适应企业发展需求，提升档案管理工作质量，推动企业提质增效。具体来说，在构建电子化信息档案接收与应用管理平台的过程中，为了实现对企业整体的档案信息进行规范化管理，企业内部各子公司实现档案目录的合理共享，该企业应用电子信息技术搭建了相应的档案管理平台，通过由子公司将自身所管辖的科技档案、文书档案、合同档案、声像档案等信息按照密级的不同，分别存储到子公司档案管理平台的数据库（模块）中并对档案信息进行备份，对于科技图纸做300dpi扫描存储并进行加密设置，文书档案做双层PDF扫描存储便于后期模糊检索、分类检索、高级检索、跨库检索、全文检索等查找，特别对于成立年头较长的大型企业集团，很有必要做双层PDF扫描。由总公司做好定期监督检查工作，能够在较短的时间内准确掌握不同地区子公司所管理的档案信息，便于各层级公司以用户信息与公司的实际运营发展情况为基础，构建能够为用户提供更为优质服务的运营发展模式，从而为企业稳定发展提供有效的支持。该公司的电子化信息档案应用管理平台，一方面实现了企业总公司与下属子公司档案信息管理工作的电子化，将下属子公司的电子信息存储至档案信息系统时，平台可以使用分布式文件管理系统对信息分类管理，为后续信息的查询调用提供了有效的支持；另一方面，该平台在使用过程中逐步建立了电子档案管理云平台，通过移动互联，进一步加强了编研质量效果。四、结语综上所述，电力企业应以信息技术为基础，对自身的档案管理模式进行优化创新，不仅能够为企业运营管理工作的开展提供可靠的资料支持，还能为企业后续发展战略、运营方案的制定提供可靠的依据，从而达到切实推动电力企业集团健康可持续发展、提升企业运营管理效益的目的。【参考文献】1王若菡.电力企业档案管理模式改革的必要性研究及分析J.基层建设,2018(24).2张小燕,李萌.中央企业集团档案开发利用工作模式研究J.机电兵船档案,2019(6):26-28.3娄宇岚.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究J.办公室业务,2021(18):152-153.4莫琼英.新时期电力企业档案管理创新模式探讨J.企业改革与管理,2018(20):18+20.5黄杰瑶.创新电力企业档案管理模式探讨J.广西电业,2013(05):51-52.（上接第81页）四、结论新时代，人们的思想不断进步，对生活品质的追求不断提高。加强煤矿职工人文关怀和心理疏导是现实需求，从长远角度出发，对于职工工作和生活质量的改善、企业安全发展以及建立和谐企业、和谐家庭、和谐社会都将产生有益的影响。【参考文献】1向秀梅.矿山职工心理问题的几点思考C.第二十三届辽鲁冀晋粤川京七省市金属学会矿业学术交流会论文集,2016:548-550.2邢江波.浅析煤炭企业思想政治工作中的心理疏导问题J.学理论,2011(07):78-79.3郝红娟.煤矿企业职工心理疏导探析J.科技视界,2013(18):122+104.4王德惠.企业职工心理压力成因分析与疏导机制构建J.党政干部学刊,2008(09):63-64.5王亚兵.加强煤矿职工心理疏导探讨J.东方企业文化,2014(07):228.6张润红.企业领导思想政治工作中的人文关怀与心理疏导艺术J.领导科学,2016(23):53-54.7董芳.注重人文关怀和心理疏导 增强石油企业团队凝聚力J.活力,2021(17):121-122.8郭志伟.实施“344”模式 促进人企和谐J.企业文明,2016(09):51.9俞澜.加强宁夏烟草员工人文关怀和心理疏导的方法探究C/中国烟草学会2016年度优秀论文汇编新产业发展主题.2016:8-14.10何静.倾听心声 把握需求 注重疏导 加强职工心理服务工作J.石油政工研究,2018(06):57-59.