新形势下国企办公室工作精细化管理对策探析.pdf

40No.02 2022GLOBAL CHARITY高教与研究新形势下国企办公室工作精细化管理对策探析韦思琪（广西北投民航投资有限公司）摘要：国有企业是我国社会经济体系中十分重要的组成部分，具有维系地区稳定发展、提供人才就业机会的作用。新形势背景下，社会经济不断变革，传统的国有企业管理模式已经逐渐无法满足时代发展需求，进而对国有企业发展造成一定的约束与阻碍。为进一步提高国有企业管理质量与效果，有必要对国有企业管理模式进行深入研究。精细化管理模式作为一种新的现代化管理模式，将其应用到国有企业办公室工作中具有良好的帮助作用，能够进一步加强办公室综合管理效果。基于此，本文首先对精细化管理的概念和基础信息进行阐述，随后对办公室精细化管理的特征进行分析，在此基础上提出了新形势下国企办公室工作精细化管理的对策，以供参考。关键词：国有企业；精细化管理；办公室管理；新形势一、精细化管理概述新形势背景下，国有企业在办公室工作的管理过程中必须坚持精细化管理原则，其是保证国有企业向现代化企业发展改革的必要手段之一。精细化管理主要是指管理工作的细致化与精准化，能够对各项工作细节进行全面考虑，同时做到管理工作的规范化与标准化，是一种高效的新型管理模式。精细化管理具有以下几个特点：第一，开展精细化管理需要管理人员具有较强的专业性和综合能力，能够依据标准的管理规范进行工作，以保证整个管理流程的顺利有序运行。在精细化管理过程中，管理者对各工作环节必须具有足够清晰的认知了解，这样才能够将各种现代化技术和手段应用到管理中。例如，全面流程管理、专业质量管理以及 ERP 系统等均属于高效化管理手段，能够显著提高管理工作的效率和质量。第二，精细化管理具有比较明显的系统性，需要管理者从整体发展的角度分析，对管理过程中遇到的问题进行综合思考分析，从各环节工作入手，做到监督管理工作，才能够包含智能精细化管理工作的质量与效率的显著提升。二、国企办公室精细化管理的特征（一）坚持“以人为本”原则办公室工作人员是保证国有企业办公室工作顺利有序进行的关键因素之一，同时是保障企业创新发展的重点，因此在办公室精细化管理中需要坚持“以人为本”的思想理念，重视办公室内部每一位成员的想法，禁止完全照搬其他企业部门的精细化管理制度，需要结合自身实际情况进行调整改动，以此保证管理制度与管理人员之间的契合性，保证办公室工作人员对精细化管理具有支持积极的心态，这样才能够保证精细化管理工作的质量和运行效率。从办公室工作人员角度分析问题，综合考量办公室各部门人员的工作能力、职业发展以及工作需求等因素，同时结合科学的奖罚机制，从本质上激发工作人员的工作热情和认真态度，最终实现国有企业办公室管理模式的有效创新。（二）注重办公室管理模式创新国有企业办公室工作管理中进行精细化管理的主要目的是为了满足新时代发展需求，帮助国有企业快速适应市场经济体系对国有企业的要求。精细化管理能够进一步完善企业工作过程中的各项细节，对原有管理模式中存在的漏洞有效整改完善，建立出科学高效的国有企业办公室管理模式，提高企业内部综合管理能力，并在发展过程中不断增强国有企业的外部竞争能力，能够在市场环境中占据一定地位。（三）对数据信息精确度要求严格国有企业办公室工作运行过程中会涉及到企业核心内容，是保证企业能够正常稳定运行的关键性因素。办公室工作过程中需要对国有企业发展数据信息进行管理，管理工作的精准性和真实性会直接影响到企业的发展质量，对国有企业发展而言具有十分重要的作用。精细化管理是一种系统化、规范化的新型管理模式，将其应用到国有企业办公室管理中能够对各部门工作人员的工作行为进行严格管理，保证数据信息的精准性和真实性，同时对各细节处的信息资料展开高效化、标准化处理，避免工作后续出现相关问题，最大程度的保障了国有企业办公室管理工作的效果，降低企业经济损失。三、新形势下国有企业办公室管理精细化的意义（一）有助于国有企业降低管理成本从国有企业整体发展角度分析，新时期发展下各行业企业更加重视对企业的综合管理效果，即通过多样化的管理手段提高企业的管理水平，以此为企业战略规划目标的实施提供有力支持。在办公室管理中利用精细化管理模式能够进一步提高国有企业办公室管理水平，帮助管理者对办公室工作中的各项细节与重点环节具有更加深刻的了解认知，从而对现有管理模式与管理方法进行调整优化，能够显著降低企业管理成本费用，并在持续发展中提高精细化管理模式的经济效果。（二）有助于提高企业部门管理效率国有企业管理过程中经常需要各部门与办公室管理412022 年第 02 期环球慈善高教与研究工作之间配合开展，这样才能够保证管理工作的效果与质量。精细化管理思想更加强调管理的系统性与全面性，即从整体角度出发，对管理工作进行精细化设计，将各部门的职责与权力明确划分，从而保证管理工作能够顺利有序开展。通过精细化管理能够促使部门间的沟通交流效率大幅度提升，减少各自为政的现象，在工作开展过程中能够对其他部门进行充分考虑，进而保证管理工作的最终效果，提高国有企业办公与其他部门间的协调性与配合性。四、新形势下国企办公室工作精细化管理对策分析（一）塑造企业内部管理文化我国对于企业文化的研究发展时间起步相对较晚，现阶段尚处于初步发展阶段，并未形成健全完善的分离轮体系，进而导致精细化管理工作开展过程中，部分国有企业管理人员对于企业文化的建设工作缺少足够的重视，未能意识到企业文化建设对精细化管理的帮助作用。这对这一问题，需要企业从思想理念的角度进行有效转变。企业顶层管理人员应从企业长远的可持续发展角度出发，对国有企业的未来发展进行科学规划，并凸显企业文化建设的积极作用。同时，在企业内部积极开展人员思想培训工作，对工作人员予以正确的思维引导，在潜移默化中不断渗透精细化管理思想，从本质上意识到精细化管理的作用，在国有企业内部构建出良好的企业文化环境，进而为提高国有企业办公室精细化管理效果奠定良好的基础保障。企业需要进一步强化办公室人员对于政治理论的学习与理解，通过政治要素起到工作引领的效果，帮助办公室职员奠定坚实的信念基础，以此对国有企业的改革发展进行深入理解，能够对企业发展具有精准研判，对自身的职责具有正确的认知，逐步加强政治思想素养，对于“四个意识”“四个自信”以及“两个维护”具有深刻的领悟，将其应用到办公室工作中，形成良好的企业办公室工作文化氛围。除此之外，办公室领导应充分发挥自身的带头模范作用，在办公室工作开展的过程中勇于承担责任，对下属员工负责，做好办公室工作的“辅导者”和“引领者”的租用，能够将“细节决定成果”和“追求卓越精神”等团队思想理念融入到企业的办公室工作中，以此培养员工的爱岗敬业、认真严谨、积极自觉、艰苦奋斗的精神，打造出良好的工作氛围，为高质量的办公室工作提供有力支持。（二）提高办公室管理团队素质为保证国有企业的办公室工作精细化管理能够顺利实施，需要重视办公室管理团队综合素质的提升培训工作。首先，企业应邀请具有丰富管理经验以及先进思维意识的工作人员作为管理团队的领导者，能够保证各项精细化管理政策顺利落实，从整体角度提出有效建议；其次，针对现有办公室管理人员积极开展能力培训工作，利用多样化培训手段加强管理人员对精细化管理的思想认知，包括外出进修、专家讲座、专题会议研讨、线上网课等，以此为管理人员提供良好的能力培养途径，通过培训活动转变办公室管理思想，意识到先进的技术和理念对国有企业整体发展以及个人职业发展的积极作用；第三，在国有企业管理人才招聘环节，适当提高人才的福利待遇水平，同时重视人才入职考核环节，通过笔试、面试和实践操作等全方位的考察招聘人才的综合能力，保证其在入职后能够快速适应企业环境，融入工作岗位。第四，利用多样化的手段开展能力提升活动，宝库主题演讲、知识竞答、创意大赛等形式，鼓励办公室员工积极参与其中，在亲身实践中对理论知识内容以及工作所需的技能知识具有深刻的认知，实现理论与实践的有机结合，以此提高办公室工作质量与效果。（三）完善办公室管理制度要使精细管理体系真正贯彻到办公室的管理工作中，就需要不断地改进办公室管理体系和制度，并根据各部门的实际发展状况，制定完善健全的管理工作流程，精细化每项管理工作的制度，制定相应的工作流程、工作任务以及岗位责任等，从而达到规范化、科学化、流程化的目的，让管理工作人员在明确自身岗位主要工作任务的同时，不断强化自我工作意识，在办公室工作中积极主动的落实精细化管理制度要求，坚决防止不法人员通过体制上的空子损害国家机关部门的相关权益。在管理制度完善优化的过程中，应从工作人员的现实需要出发，通过优化系统的结构来解决工作人员在经济和心理上的特殊需要，从而使工作人员在工作中有一种更为正面的工作心态。国有企业应当对办公室工作期间可能出现的各种风险问题进行深入分析，并结合具体情况制定风险防控措施，加强内部控制与全面管理，严格依据规范标准执行监督管理工作，以此保障办公室工作的最终成效。与此同时，在国有企业办公室精细化管理中，应对现有工作流程进行简化处理，结合国有企业实际发展需求以及办公室管理规定等内容，对上下级流程进行简洁化，遵循“精细化”的管理思想，以保证管理政策、信息文件等传输的高效化与流畅化，消除不必要的中间环节，以此提高办公室精细化管理效率。（四）科学利用信息化技术在我国，由于经济和社会的飞速发展，各大企业之间的竞争日益加剧，因此，在管理和发展中，必须全面运用现代化的信息技术，提高国有企业的经营管理水平，进而提高国有企业的经营效益，保证了国有企业的整体经济实力在发展中不断增强。为此，要提高国企的办公室工作管理能力，就需要大力推行信息化技术，将各种现代化技术引用到企业管理中，保证企业管理人员通过信息化平台和系统即可实现对企业生产经营、市场发展等各环节的充分了解，同时建立国有企业的内部信息档42No.02 2022GLOBAL CHARITY高教与研究案数据库系统，为企业办公室管理工作提供的决策依据。国有企业利用先进的办公系统构建了内部通信与信息传输路径，大幅度提高了员工之间的交流沟通效率，实现了信息资料的高效传输和资源共享。国有企业办公室管理人员可以按自己的工作范围，进行各种文档的共享、编辑以及保存等操作，从而实现工作数字化转变的目的，极大程度地降低纸质文件信息的应用频率和数量。与此同时，还可以推进重要档案和日常文件的标准化与流程化的管理，对各种文件信息进行科学有效的分类，从而提升了办公室行政管理工作的工作效能。帮助管理人员克服时间和地理等因素的局限性，在信息化办公系统尚未普及以前，国有企业大都采用集中办公的方式来处理工作人员之间的信息沟通以及文件传递等问题，而随着信息化技术的诞生，国有企业进行精细化管理工作时能够打破传统模式的局限性，进一步提高的管理工作效率和效果。（五）科学利用奖罚机制，做好综合统筹工作国有企业在发展过程中，办公室在其中扮演着十分重要的角色，能够帮助管理者实现对各部门结构的有效协调与管理，因此需要办公室工作具有良好的综合协调性与统筹性，能够在精细化管理的过程中不断提高办公室行政工作的综合效果。针对办公室工作中的细节性问题需要做好信息记录工作，以真实全面的数据资料为后续查阅、使用、检查等提供有力支持。例如，针对请假制度、出勤考核制度、岗位说明书的变动等都需要做好信息记录，以保证各项工作都有源头可查，有详细的资料可以参考。办公室管理工作的综合性统筹需要对各部门岗位人员的工作内容进行明确，监督各项工作的履行效果与岗位职业落实到位。同时，将即效考核机制引入到精细化管理体系中，通过科学合理的奖罚手段对工作人员进行全面管理，转变工作人员的工作思想，能够以积极认真的工作态度开展办公室工作，以此在国有企业内部构建出精细化与高效化的工作环境。在办公室精细化管理过程中，可以月度或者季度作为考核时间，对工作人员的时间、态度、效率等内容进行全面考核，针对表现优秀的人员给予适当的物质奖励与精神嘉奖，针对表现较差的人员给予批评督促，针对出现严重失误的人员给予合理的处罚，以此实现对办公室人员的科学管理。五、结论国有企业在我国社会经济体系中具有重要作用，随着社会环境不断变化，国有企业在发展过程中必须进行管理模式的改革优化，将精细化管理模式应用到企业办公室管理中，能够显著提高办公室管理的效率与质量，为人们提供更加便捷高效的管理系统，同时提高办公室工作数据信息的精准性和真实性，以此为国有企业的创新发展提供有力支持。参考文献：1 高利红.新常态下企业办公室管理的困境与对策J.中小企业管理与科技（中旬刊），2021.2 张晓冬.浅谈新时代国有企业办公室工作的创新与提升 J.东方企业文化，2021.3 汪小彦.浅析如何提升营业性单位办公室工作水平 J.人才资源开发，2020.4 李明文.新时代做好机关事业单位办公室文秘工作的思考 J.就业与保障，2020.作者简介：韦思琪（1994-），女，广西河池人，助理政工师，全日制本科，研究方向：经济学、商务英语双学位。