新医改背景下如何改进医院档案管理工作实践与思考_张文茜.pdf

第 147 页2023/6 （下）总第413期新医改背景下如何改进医院档案管理工作实践与思考文/南京医科大学附属南京医院（南京市第一医院）张文茜医院档案管理工作对医院的未来发展、具体工作状态以及科研有着直接的影响，改进医院档案管理的不足之处，可以提升医院的服务水平，有助于医院的进步与发展。对于档案管理所存在的问题，应有针对性提出解决办法，改善医院的档案管理工作。一、新医改背景下医院档案管理工作提升的必要性医院档案管理工作是医院管理工作的重要组成部分，与医院各项业务工作密切相关，如果加强医院档案管理工作，对于医院进一步发展将有着十分重要的意义。因此，医院必须要对医院档案管理工作进行全面提升，满足医院管理工作需求，与现代化管理相结合。（一）有利于医院提升核心竞争力。档案管理工作作为医院管理工作中不可或缺的一部分，只有加强医院档案管理工作，才能够提升医院核心竞争力。一方面，可以保证档案保存期限更加长久。档案管理工作能够为医院各项工作提供可靠服务，同时促使档案管理工作更加规范化；另一方面，能够有效提升医院的核心竞争力。医院档案管理工作是在医院发展过程中形成的一种科学管理方法和手段，从宏观角度来说，档案管理能够有效为医院管理提供依据，才能够保证医疗服务质量和医疗安全。（二）有利于维护医院整体利益。在新医改政策下，医院必须要在不断发展的同时保证档案管理工作正常开展。随着时代的改变以及医疗技术的不断进步，档案管理从简单和原始的存档档案逐渐转化为更具实用性，同时能够帮助医务人员了解医院整体运营情况和特点，并合理运用到医院管理工作中。二、新医改背景下档案管理工作现状从新医改政策的制定与实施来看，新改革的不断深入不仅对医院的管理水平提出了更高的要求，而且也对医院发展环境提出了更高的要求。档案管理作为医院信息资源建设、档案资源利用等方面的基础工作，其管理的好坏直接影响着医院的发展水平及运行质量，也直接影响着医院的经济效益。因此，新医改背景下的医院档案管理工作要充分认识到自身存在的问题以及不足，积极采取措施加以改进。目前，在新医改背景下仍存在以下问题：1.信息系统建设有待完善、质量不高、缺少专业性强和可操作性强的软件或系统软件配置等问题；2.档案管理人员与新信息系统应用人员的沟通和交流有待加强、利用档案时不够主动、档案利用管理方法落后、档案管理手段有待更新等问题。（一）缺乏档案管理人才。新医改背景下，缺乏专业的档案管理人才造成档案管理工作难以顺利开展。在医院档案管理人才培养过程中，往往会忽略档案管理工作中“专业知识与能力”这一核心问题。一些医院对档案管理工作重视程度不够，档案管理人员数量偏少和知识结构不合理、专业化水平不高，从而影响了医院档案管理工作的质量和效率。另外，许多时候医院在档案管理人才培养中只是一味地强调人员学历要求，却忽视了人员专业技能和实践经验的培养，这会直接影响档案管理人员未来适应新形势下医院档案管理工作岗位的能力水平和工作效率。（二）资源共享意识不强。新体制对医院档案管理工作提出了更高的要求。但由于目前在医院内部档案管理人员存在较多交叉和矛盾问题，医院档案信息资源共享意识不强、共享效率不高、共享信息质量不高等问题突出。这些问题严重影响了医院档案资源共享计划的顺利开展，影响了档案价值的体现，从而影响到医院档案信息资源的共享效能和使用效益。（三）科技应用能力有待提高。新档案法和档案法实施细则明确规定档案在社会生活中的重要作用。在新医改条件下，档案的地位越来越重要，但是医【摘要】随着新医改的不断深入，医院档案管理工作越来越受到医院管理者的重视，医院档案可以为管理者的日常工作提供一定的依据，为医院科研人员提供大量的借鉴资料。但个别医院对档案管理工作不够重视，档案管理杂乱无章，保密工作不到位。因此，对医院档案管理工作进行研究意义深远。【关键词】新医改；改进档案管理工作；实践与思考档案工作archives work第 148 页2023/6 （下）总第413期院档案管理人员大多缺乏信息化意识和能力，从而影响了档案馆建设进度。虽然目前许多医院已经建成了较为完善的数字化档案馆，但是由于档案工作是一个整体，不同的科室之间存在着信息不平衡等问题。因而作为医院的管理者，必须要加强对医院档案信息化建设的重视，加大资金投入力度，切实提高医院档案工作效率和质量，从而保证医院档案信息资源更加科学、合理、有效。（四）档案整理工作不规范。个别医院档案管理人员对档案管理工作的重要性认识不足。有的医院档案管理人员认为档案管理工作只需要做好档案归档、保管等常规工作就可以了。因为档案归档、保管、利用等环节缺乏专门的流程或者规定，导致档案没有得到规范管理。医院档案管理人员对档案的重要性认识不够，未能切实树立起“重视档案、加强管理”的思想，没有真正认识到档案工作对医院管理和发展的重要意义。此外，个别医院档案管理人员工作中缺乏计划性、全面性、规范性和创新性，档案管理水平低，不能实现“集中管理、分散利用”的目标。另外，部分医院档案管理人员因岗位、职责等原因导致医院档案管理工作流于形式。（五）基础设施建设有待完善。我国各级各类医院硬件设施和信息化建设均已相对完善。但由于其自身制度的原因，档案管理机构和人员未建立起完善的档案管理基础设施，导致档案管理工作陷入了恶性循环之中，使档案管理工作难以有效开展。首先，很多医院档案室没有配备空调、电风扇等设施设备或没有专门设备给档案库房制冷等。其次，档案库房多为木制或砖结构，而传统的塑料档案柜又存在一定易破损、易发霉、易被老鼠咬等情况。再次，因医院档案室大多位于室内，部分设备老化或损坏后极易引起火灾等安全隐患。（六）人才队伍建设有待加强。新医改背景下，医院档案管理工作与其他部门的工作有一定的差异性，这就需要档案管理人员具有较高的综合素质。医院档案管理工作需要专业人员从事并具有相关工作经验、专业知识和综合能力。然而，当前医院在档案人才队伍建设方面存在着许多问题：一是医院档案工作人员大多来自其他科室或基层科室，这就导致档案管理人员缺乏一定的专业知识和综合能力。二是医院档案工作人员流动性较大、不稳定，档案管理的系统性和稳定性不够，导致其对档案管理工作的认识不足、能力不足等问题突出。三是很多医院没有配备相应的专业档案管理人员，这也导致档案管理工作缺乏专业性、系统性，不利于档案信息资源的开发和利用。在新分级诊疗制度背景下，针对各种新兴领域的档案管理工作需求而言，需要专门的专业人才队伍进行统筹管理与指导，使档案管理工作更加科学化和规范化。三、对策建议（一）建立健全的管理制度。首先，医院需要对现有的组织结构进行优化，确保其对档案管理的工作效率、工作质量等都有一定的提升，进而使管理水平得到提升。医院应当充分利用相关的政策，制定适合医院档案管理工作的相关政策，确保相关制度能够得到有效落实与执行，避免出现无法实施的情况。其次，对于新成立或者即将成立的医院，应对其档案管理工作进行规范化管理，建立健全相关档案管理制度。例如将档案业务管理制度与医院档案管理工作相结合，通过建立健全相应管理制度提高档案管理人员对于档案管理工作方法及重要性的认识。此外，为避免出现档案管理无法落实等情况，应该对档案管理制度中不合理、不合法之处加强管理。对医院档案管理工作进行合理规范时，应当从制度上对医院工作人员管理进行明确，保证档案管理工作顺利开展。（二）加大培训力度，提高管理人员的专业素质。为了提升医院档案的管理水平，必须加大档案管理人员的专业素质，提高档案管理工作人员的专业技能和服务意识。医院要积极对档案管理人员进行培训，增强其档案管理能力，确保其具备更强的专业能力。需要加强对档案管理人员的管理，增强其业务能力及工作责任心，不断提升数据收集质量；要加强档案工作相关政策法规及文件的学习，使其更加清楚医院档案的重要性，为医院档案管理工作提供更加准确的信息；还要注重档案管理能力的提升，不断完善档案管理制度，为档案信息管理工作提供更加完善细致的制度保障，保证档案管理工作效率和质量。此外，要做好医院档案管理人员的工作，使其有效适应医院不断发展的需要。尤其是一些新进医院的工作人员，要结合医院实际情况，制定合理有效的工作计划，使其及时解决工作中出现的问题。（三）建立健全安全机制。医院管理人员应该对信息化环境下档案安全机制建设情况进行分析，并制订相应的实施方案，提高医院档案安全机制建设。首先，档案工作人员要学习档案安全知识并树立安全意识，增强第 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（下）总第413期自身信息安全意识，不断提高自身素养，严格按照档案管理标准操作，使文件管理工作规范化、科学化，提高档案工作效率。其次，档案工作人员要积极做好档案工作安全预案设计与实施，并保证各工作环节操作人员具备一定的技能条件与能力，保证档案工作人员熟练操作各种软件功能，合理利用各种硬件设备并实现各项操作规范。最后，医院档案工作人员要根据相关文件规范，积极利用各种计算机信息技术建立数字化档案管理系统，保证数据库内容与系统环境一致。还要积极改进安全保密工作并做好相关防护措施等，确保医院档案工作安全有序实施。同时，医院应建立健全档案安全机制，并对各项安全防范措施落实情况进行定期检查与督促指导考核等工作，保证档案管理工作顺利开展。（四）完善档案管理设施。在医院档案管理过程中，需要完善档案管理设施，使档案管理工作更加规范，为患者提供更好的服务。首先，要对医院各档案室进行改造，保证管理设备得到更新与完善，从而使档案库房能够满足日常使用需要，避免档案管理人员误操作造成档案损失。其次，要对医院档案室实施规范化管理，要求档案室充分利用，为各项档案管理工作提供便利，使全院档案管理工作达到更高水平。最后，要对档案管理设施进行改造和完善，使其能够满足档案保管、利用、管理等多方面基本要求。比如可以利用电子技术对档案库房进行改造，使得信息处理过程更加便捷。并且在档案室内部设置档案柜，使档案管理工作更加方便高效。（五）加强对档案管理制度与设备设置的研究与探讨。随着时代的发展，很多医院建立起功能齐全的档案管理室，使患者得到更好的医疗服务。医院管理人员应该加强对档案管理制度与设备设置的研究与探讨，以更好地保障医院档案管理工作规范有序，保证其具有良好的安全性，提高工作效率，保障各项医疗服务质量。首先，档案室设施设备应配备齐全，并且能够充分满足保存周期短以及数据量大等方面需要。其中，硬件设施设备配备要符合相关规定。同时，要加强档案库房的建设与管理，并且满足一定的消防安全与数据安全，保证库房具有良好的通风效果和安全性，实现全面智能化管理。其次，硬件设施设置要科学合理，要根据医院实际情况设置相应仪器设备，从而保障档案安全。并且对档案管理系统进行优化设置，使其能够为档案管理工作提供更大的帮助，提高工作效率。（六）建立健全医院档案馆信息网络中心。新医改政策对档案管理提出了更高要求，医院档案管理工作质量有待进一步提高。因此，医院应积极构建档案馆信息网络中心，进行档案信息资源整合，以确保各信息系统之间的互联互通。医院档案馆信息网络中心就是利用信息化技术，为档案管理工作服务，为信息系统建设提供支持。医院可以通过设置现代化数据库来为档案工作提供有力支撑，通过数据库来查找、查询档案数据，通过档案网络中心实现远程档案查阅和档案查询等功能。因此，医院应根据信息化发展需求，建立完善数据网络中心，保证档案工作资源及时更新和有效利用。同时，档案网络中心还可以结合医院档案管理工作实际，实现不同信息系统之间的互联互通和业务共享，使医院档案管理更加便捷、高效，进而为医院未来发展提供保障。四、结语在新医改背景下，医院档案管理越来越重要，通过推行可持续发展战略，提升医疗服务水平。医院管理特别是档案管理，对医院的发展有着积极的作用，很多医院认为档案管理的重要性就是培养高素质人才，通过引进先进设备的方式进行档案管理的完善，虽然具有一定的效果，但是在档案管理中存在一定的弊病，比如说设备不适用、方法落后等。通过不断完善医院的档案管理制度，提升工作人员的综合素质，引进先进的仪器设备，提升工作人员的工作效率，对医院档案管理有着积极作用。【参考文献】1何姝婧.新医改背景下医院档案管理面临的问题和改进对策探讨J.兰台内外,2020,277(04):20-21.2张丽.新医改背景下医院档案管理的改进措施探讨J.饮食保健,2020,007(006):270-271.3徐尚峰.新医改背景下医院档案管理改进方法研究J.办公室业务,2020(09):116-118.4武晶晶.新医改背景下医院档案管理的改进方法J.办公室业务,2018(22):149.5全柯桦.新医改背景下医院档案管理工作的新思路J.办公室业务,2017(22):163.6赵玉玲.医院档案管理在新医改背景下的改进J.现代经济信息,2017(04):176.7廖燕.基于反哺价值识别的医院高智人才数字化档案管理系统构建J.佳木斯职业学院学报,2021(12):7-33.