新时期高校实验室管理信息化探索与实践.pdf

基金项目:中国高等教育学会高等教育科学研究“十三五”规划一般课题(S Y S Y B );陕西省高等教育学会 年度高等教育科学研究项目重点课题(X GH )作者简介:曹莹方,男,硕士,主要从事高校实验室管理信息化建设、大型仪器设备开放共享管理研究.新时期高校实验室管理信息化探索与实践曹莹方(西安交通大学 实验室与资产管理处,陕西 西安 )摘要:本文分析了高校实验室管理信息化的现状,对新时期高校实验室管理信息化路径进行了探索,包括:开展流程再造,推进系统深度对接;实施数据共享,提供管理决策支撑;推广智慧服务,提升综合治理效能.以西安交通大学实验室综合管理服务信息平台建设为例,总结了实验室管理信息化的实践经验,展示了平台在加强实验室安全风险防控、提升资源使用效益、优化用户服务体验方面的建设成效,为兄弟高校提升实验室管理信息化水平提供借鉴.关键词:实验室管理信息化;路径探索;建设实践中图分类号:G E x p l o r a t i o na n dP r a c t i c eo fL a b o r a t o r yM a n a g e m e n tI n f o r m a t i z a t i o n i nU n i v e r s i t i e s i nt h eN e wE r aC a oY i n g f a n g(D e p a r t m e n to fL a b o r a t o r ya n dA s s e tM a n a g e m e n t,X i a nJ i a o t o n gU n i v e r s i t y,X i a n ,S h a a n x i,C h i n a)A b s t r a c t:T h ec u r r e n t s i t u a t i o no fu n i v e r s i t yl a b o r a t o r yd e v e l o p m e n ta n dm a n a g e m e n t i n f o r m a t i z a t i o nw a sa n a l y z e di nt h i sp a p e ra sw e l la st h ea p p r o a c ho fm a n a g e m e n t i n f o r m a t i z a t i o ni nt h en e we r aw h i c h i n c l u d ec a r r y i n go u tp r o c e s sr e e n g i n e e r i n ga n dp r o m o t i n gt h e i n d e p t hd o c k i n go ft h es y s t e m,i m p l e m e n td a t as h a r i n ga n dp r o v i d i n gm a n a g e m e n td e c i s i o ns u p p o r t,p r o m o t i n gi n t e l l i g e n ts e r v i c e sa n di m p r o v i n gt h ee f f i c i e n c yo fc o m p r e h e n s i v em a n a g e m e n t T a k i n gt h ec o n s t r u c t i o no fX i a nJ i a o t o n gU n i v e r s i t y l a b o r a t o r y i n t e g r a t e dm a n a g e m e n t s e r v i c e i n f o r m a t i o np l a t f o r ma sa ne x a m p l e,t h i sp a p e rs u mm a r i z e s t h ep r a c t i c a l e x p e r i e n c eo f l a b o r a t o r ym a n a g e m e n t i n f o r m a t i z a t i o n,a n ds h o w s t h ec o n s t r u c t i o ne f f e c t i v e n e s so f t h ep l a t f o r mi ns t r e n g t h e n i n g l a b o r a t o r ys a f e t y r i s kp r e v e n t i o na n dc o n t r o l,i m p r o v i n g r e s o u r c eu s e e f f i c i e n c ya n do p t i m i z i n gu s e r s e r v i c ee x p e r i e n c e,p r o v i d i n gr e f e r e n c e f o rb r o t h e ru n i v e r s i t i e s t o i m p r o v e t h e l e v e l o f l a b o r a t o r ym a n a g e m e n t i n f o r m a t i z a t i o n K e y w o r d s:i n f o r m a t i z a t i o no f l a b o r a t o r ym a n a g e m e n t;c o n s t r u c t i o nc o n c e p t;c o n s t r u c t i o np r a c t i c e 背景实验室是高校进行实验教学、科学研究、生产试验、技术研发的重要基地,是落实创新驱动发展战略的物质基础.随着高校“双一流”建设事业的快速发展,实验室的数量不断增多,水平层次不断提升,带来人员流动性加大,资产规模快速增长,安全隐患居高不下,各级部门管理要求繁多等诸多问题.提高实验室管理效率和水平已成实验室管理内涵式发展的重要内容.信息化建设是提升实验室管理效能的重要手段,但长期分散建设的模式导致高校实验室管理系统建设碎片化,数据孤岛问题久拖不决,实际运行过程中,既增加基层的负担,也导致落实政策流于形式.在信息技术迅猛发展的新时期,高校按照“放管服”的要求,持续开展实验室管理信息化探索与实践,对实现实验室精细化、规范化、协同化管理,保障实验室安全运行,支撑学校事业高质量发展具有重要意义.新时期高校实验室管理信息化的实现路径 开展流程再造,推进系统深度对接信息化是流程化的技术实现,其基础是政策标准化和标准流程化.围绕以用户为中心、全流程一体化服务和集约化支撑个重点,多部门协同梳理政策制度流程的衔接要点,针对实验室管理的具体内容,建立模块化的管理架构,对流程审批类的业务采用垂直管理架构,明晰校、院、系(所)和人的权责边界,对综合治理类的业务采用网格化管理架构,建立信息互通与业务联动渠道.在优化业务流程的基础上,对现有的分散建设的系统进行整合,对相关系统的功能模块和数据库进行统筹设计,预留接口,推进系统深度对接,逐步建成集成化的综合信息服务平台.实施数据共享,提供管理决策支撑信息化时代是数字赋能的时代,通过数据驱动优化管理效能,提升服务质量是职能部门“放管服”的核心理念,也是高校实验室管理信息化应实现的价值目标.实验室综合服务信息平台是汇聚实验室数据资源的“洼地”,重视数据共享应用,应研究、挖掘乃至创造用户需求,以需求为导向提供个性化服务,针对不同用户角色需求分类进行数据切片,防止“贪大求全”,导致数据只有展示效果,缺乏对实验室资源配置、风险预警处置、运行效益提升等关键环节的决策支撑.推广智慧服务,提升综合治理效能信息化时代是智慧服务的时代,也是用户体验跃迁式提升的时代.相较于传统实验室,智慧实验室具备环境安全、资源共享、活动协同、管理智能的特点.随着 G技术的快速发展,智慧服务体验已逐步深入用户的工作生活.智能摄像头、开关、门禁、门牌、柜体、报警器等实验室物联网设备普及,使用一部智能手机就能对多校区实验室各类活动场景实现远程控制已不再遥不可及.通过建设实验室物联网,为关键部位和关键环节加装智能设备是实验室信息化内涵式发展的重要路径,也是提升综合治理效能,发挥实验室教学科研核心功能的重要支撑.新时期高校实验室管理信息化实践 以西安交通大学为例随着中国西部科技创新港校区的建成启用,西安交通大学开启了西安咸阳“两地四校区”的运行模式.学校人员流动性增加、仪器设备放置分散、空间跨度增大,实验室日常管理难度增加.学校以多校区实验室“一体化”管理和“一站式”服务为理念,统筹建设实验室综合管理服务信息平台,通过流程再造,数据治理,推进系统深度对接,提供数据决策支持,为实验室营造出智慧化、信息化的管理服务环境,提升实验室管理水平.平台总体架构平台基于“智慧校园”建设,以物联网技术为依托,规划了智能感知、网络通信、数据处理和上层应用四层架构(见图),满足设备物联接入、移动通信、大数据存储分析和业务管理的需求.作为“智慧校园”内涵建设的重要组成部分,平台由学校统筹规划,保障信息安全,开展运行维护.前沿探索图实验室综合管理服务信息平台总体架构 平台功能模块平台分为安全风险管控、资源使用效益提升和信息统一发布个模块建设.支撑学校实验室“校、院、系(所)、人”四级责任管理架构的运转,满足各级负责人对实验室相关业务节点的查看、审批与决策的需求.安全风险管控模块安全风险管控模块由化学品生物试剂管理、在线商城管理、安全巡检和安全考试个子模块组成.主要功能是:对实验室化学品生物试剂从采购、入库、使用消耗到危废回收处置进行全流程线上、线下联动管理;对实验室人员进行培训、考试和门禁准入授权管理;对实验室日常运行进行安全巡检和动态管理.资源使用效益提升模块资源使用效益提升模块由仪器设备管理、耗材管理、仪器共享管理、公房管理个子模块组成.主要功能是:实现仪器设备、家具、耗材资产的账务、日常盘点、报废回收和处置管理;面向校内外用户提供仪器设备开放共享与有偿使用服务;完成多校区实验室公房配置、使用和回收管理,对实验室房屋使用状态实时监控.信息统一发布模块信息统一发布模块针对师生获取信息服务的需求设置个专栏,包括浏览政策法规、办事流程,查询大型仪器设备资产信息,获取资产调剂公示信息、下载文档资料等.模块设置了可配置的信息发布审核功能,既方便用户访问,也便于管理部门集中规范管理公开的信息数据,确保信息的一致性和安全性.平台建设成效 支撑实验室安全分类分级动态管理学校自 年起建立了实验室安全分类分级管理机制,根据实验室危险源的不同类型和风险等级,以“房间”为单位将实验室分成“类级”(见表、表),强化动态管理,平台对这一管理机制高效运转提供了支撑.高校实验室科学技术表实验室安全类管理类别主要特征化学类毒害、易燃易爆、腐蚀等生物类微生物(病原体)、动物等辐射类放射源、X射线装置等机电类机械、电气、高温高压设备等特种设备类起重机械、锅炉、压力容器等其他类不涉及上述危险源表实验室风险级管理级别主要特征一级(高危险等级)易燃易爆、剧毒、易制毒化学品,麻醉品和精神药品,高致病性病原微生物,放射源等二级(较高危险等级)其他危险化学品,低致病性病原微生物、实验动物,压力容器,激光设备,强磁设备等三级(中危险等级)起重机械、高速设备、回转机械,冷热设备,大功能率充放电装置,高电压设备等四级(低危险等级)未列入以上类的平台实现了“化学品准入”和“人员准入”双闭环管理.根据平台的风险监控数据,管理人员可针对性开展例行巡查和飞行检查,督促隐患整改.安全检查与整改数据在线保存与流转,作为事故责任认定、安全管理考核评价和分级分类信息动态调整的依据.目前,学校已建立了 个实验室的分级分类信息库和 余道题目的安全知识与技能培训学习库;设置了 种考试类型,覆盖了理、工、医、经、管、文、法、哲等多个学科门类和专业方向.提供仪器共享预约和使用缴费“一站式”服务学校在多校区建立了实验室物联网,实现 台通用型仪器入网面向全社会开放.面对校内、外不同类型的用户需求,平台建立了种服务模式:信用制模式.面向校内用户,设置信用额度和授权期限,在额度范围内先使用后结算.根据用户测试费结算情况建立需求模型,动态调整信用额度.保证金模式.面向校外企业、高校、院所的长期用户.用户缴纳保证金后,在额度范围内先使用后结算.即时付费模式.面向校外个人临时用户.用户使用设备后根据测试清单即时计算 .平台自 年以来,订单数量总体快速增加(见表).年同比增加,相比 年增加.校外临时用户订单数逐步减少,相应长期用户订单数逐步增加,表明用户对“一站式”服务质量的认可.表平台仪器设备服务订单数量表单位:张类型 年 年 年 年订单总数 信用制 保证金制 即时结算制 完成固定资产实物与账务全周期规范管理按照新政府会计制度要求,平台在资产建账、价值变动、调剂、报废、清查、账务和统计报表管理等功能的基础上,重点推进与财务系统和教育部国有资产系统实现对接,支持资产价值按月折旧和数据上报.系统对接后,资产与财务系统通过中间数据库和W e bS e r v i c e接口实时进行数据交互.平台通过数据交换完成自动对账,做到实时对账、账账相符,改变了人工对账模式,实现实验室固定资产实物与账务全周期规范管理.实现多校区房屋使用效益实时动态监管学校在新校区全面推动实验室准入智能化管理,智能门锁通过实验室专网接入平台.平台与校园一卡前沿探索通系统对接,持卡人可根据教学科研工作的需要,参加实验室安全准入考试后自动获得刷卡授权出入实验室.平台对被授权人进出记录进行实时统计跟踪(如图所示),满足管理部门动态监管的需要,也为后续房屋资源配置提供数据支撑.目前,学校已在中国西部科技创新港校区完成 余间实验室智能门锁装配,实现校内所有师生、临时人员安全准入的有效管控.图实验室综合管理服务信息平台资源使用监控页面 结束语信息化建设是高校实验室管理现代化的重要支撑.新时期,人工智能、大数据、物联网技术的迅猛发展为高校创新实验室管理模式,落实“放管服”要求,提升管理服务效能提供了契机.西安交通大学实验室综合管理服务信息平台建设是提升多校区实验室管理水平的有益探索,平台推动各类系统深度融合的实践为兄弟高校提供了经验借鉴.参考文献徐美勇,夏海兰,何雨,等“智能”时代高校实验室信息化建设的实践探索J实验技术与管理,():姜丽,宋建华高校实验室信息化体系的建设研究J实验技术与管理,():陈绍林推进数字政府建设应抓住三个重点J中国管理信息化,():胡国强,杨彦荣智慧教育背景下高校智慧实验室的构建与研究J实验技术与管理,():邓永强基于智慧校园的实验室构建与研究J科技创新导报,():朱臻,窦小刚基于信息化平台建设的高校实验室安全管理体系研究J实验技术与管理,():曹莹方,朱臻,谷文媛加强高校大型仪器设备公共平台建设建立“共建共管共享”新体系J实验技术与管理,():谷文媛,朱臻,曹莹方大型仪器设备共享管理与服务信息化建设的思考与实践J实验室研究与探索,():高校实验室科学技术