2023年秘书接待客人计划范文.docx

秘书接待客人方案 　　办公室秘书或总经理秘书应该如何制定接待客人的工作方案下面办公室小编给大家介绍关于秘书接待客人方案的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书接待工作方案　　(一)接待规格及接待方案的主要内容 　　1.接待规格划分 　　接待规格有3种：(1)高规格接待;(2)对等接待;(3)低规格接待。 　　2.影响接待规格的因素 　　影响接待规格的因素有：(1)对方与我方的关系;(2)一些突然的变化会影响到既定的接待规格;(3)对以前接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。 　　3.接待方案的主要内容 　　接待方案的内容有4项：(1)确定接待规格;(2)日程安排;(3)经费运算;(4)工作人员。 　　(二)制定接待工作方案的程序 　　制定接待方案的程序是：了解背景资料→草拟接待方案→与本单位相关部门沟通情况→与来访者沟通情况→报请上司申批。 　　(三)制定接待工作方案的本卷须知 　　(1)如果本单位有接待方面的规章制度，秘书应严格遵照执行。(2)要注意了解来宾的饮食习惯，特别是与宗教相关的饮食忌讳。(3)在接待过程中，要特别做好保密工作。 　　秘书接待客人本卷须知 　　不浪费客人的时间 　　如果是接待有预约的客人，事情就比较简单，把他带到预先定好的会议室，及时通知预约的部门就行了。如果客人没有事先预约，那么，就要详细地问明客人有什么事，要找谁，马上与有关部门联系。现在经常有这种现象，秘书在没有弄清客人到底找准适宜之前，就把他带到市场部;到市场部后，市场部的人说客人的事是销售部负责，当他们来到销售部时，人家又说这方面的工作已移交给企管部……这种来回往返，让客人感到十分难堪，这实际上是对他的不尊重。因此，在这种没有把握的情况下，最好是请客人稍等一会，先用 与有关部门联系一下：“……天地公司的李强先生有件关于广告的事，是不是请你们接待一下〞这样就可以少碰许多软钉子，客人也会感到你的热情。 　　客人较多的时候 　　在客人较多的时候，秘书要坚持先来后到的接待原那么，有些客人虽然是初次来访，但说不定他就是总经理几十年没见面的老同学。如果秘书在接待客人时不坚持先来后到的接待的原那么，熟人优先，让客人明显感到薄此厚彼，那心里肯定不痛快。因此，即使是总经理的座上客，也得按先后顺序接待。其实，只要你对他们点点头，表示一下歉意：“实在对不起，请您稍等一下。〞他们大多都会理解。 　　现在有许多送水、送饭、文具、快递公司的人上门推销，这多少会影响一些前台的接待工作。即使如此，秘书也不能表现出一副不耐烦的样子，摆出一副高高在上的架势。你无形的优越感会让他们产生自卑感，甚至产生怨气。当他们推销的时候，你只要婉言谢绝，他们一般不会胡搅蛮缠。 　　有时候会出现这样的情况，穿快递服装的客人并不是快递公司的，而是公司某位老总的亲戚，或其他重要单位的客人，如果前台秘书以衣帽取人，那到时候局面可能就无法收拾。 　　另外，接待客人不只是值班秘书一个人的事。客人是公司的客人，但现在有些人在走廊上碰到客人，却视而不见。在一些秘书看来，这只是一件小事，但在客人看来，这是做秘书的缺乏教养的表现，是公司管理不严的表现。不是你值班，不一定要专门停下来打招呼，但是，点个头、问声好的礼貌还是要有的。 　　如何应付各种突然出现的场面 　　如果事前已经约好，那么，上司的客人到了之后，一般都要将客人带到上司的办公室去，除非上司有急事要办临时出去了。不过，如果上司确实不在的话，那么，与其让客人在上司的办公室干等，还不如自己先与客人聊聊。 　　上司突然不在客人按照约好的时间来访，可是上司因为别的急事要办突然出去了。在这时，秘书应向客人说明情况，请求谅解，并征求他的意见：“请再等一会儿好吗〞“等经理回来之后，我再跟您联系行吗〞或者根据具体情况，把他介绍给有关部门：“让市场部的张经理跟您谈谈，您看如何〞总之，不管客人是否愿意等到上司回来再谈，还是愿意跟有关人员谈，都要按照上司事先留下的指示办。 　　不速之客如果是出门办事，事先就应该与对方约好，这是现代社交中的一般规矩。但是，秘书对于那些不速之客，决不能因为没有预约而怠慢他们。首先要弄清来客的姓名、所在的公司、有什么事情。如来客人点名要与某某会谈，就应当立即与当事人联系。但是，在联系好之前，不应给客人以肯定的答复，因为当事人有可能不在，也有可能不愿见这位客人。如果是不愿意见，你就要这样答复客人：“实在对不起，某某现在不在家……〞这样不致于给客人留下一个没有诚意的印象。 　　有时，上司会给秘书来个 或者写张纸条来，说今天某某客人要来，自己不想见他。然而客人到后，秘书总不能以上司不想见他为理由而不给予安排会见。所以，秘书在这时头脑要灵活一点，比方可以这样委婉地拒绝对方：“实在对不起，孙总准备明天下午出差，今天确实抽不出时间。〞这样客人就能给予谅解。不过，在这之前，秘书有一点要弄清楚，那就是上司究竟是不想见客人还是实在抽不出时间，如果是当天抽不出时间，那么，就有一个改期的问题。 　　现在秘书不时要接待一些不请自来的客人。这些并不受人欢迎的客人之中，大多是上门推销;有的干脆就是无理取闹。不管是哪一种人，秘书在接待时都要待之以礼，显示出自己的修养和风度。首先把来各领到接待室，立即让有关部门出面接待，并借送茶的时机，摸清对方来访的意图，及时向上司汇报、请示。当然这些不能做得太显眼了。比方，可以装作接 的样子，把请示的内容写在纸条上递给上司，或者干脆装做很忙的样子，总之要让这种客人知道自己丝毫没有怠慢他的意思，这样让他们尽可能少惹点麻烦。