PDCA理论视域下的医院文书档案管理研究.pdf

第 25 卷 第 4 期 衡水学院学报 Vol.25,No.4 2023 年 8 月 Journal of Hengshui University Aug.2023 PDCA 理论视域下的医院文书档案管理研究 秦 鹏，卞 静 （河北省中医院 党政办公室，河北 石家庄 050033）摘 要：文书档案管理是医院行政管理的重要环节，PDCA 理论的引入和运用，在很大程度上推动了医院文书档案管理水平和质量的提升。按照 PDCA 理论，医院文书档案管理计划阶段最为关键的是要优化完善现有的规章制度，通过制度建设将文书档案管理工作规范化、常态化、标准化；执行阶段需要做好组织建设，要狠抓落实，做好人员培训工作，做好文书档案管理的保障工作；在检查阶段，探索运用鱼骨图、检查表等管理工具，采取自查与上级查相结合、定期查与突击查的方式，及时对各项工作推进情况跟踪督；处理阶段是对前三个阶段的总结和升华，对于本轮循环中的有益经验和做法进行提炼升华，上升为制度规范，在常态化机制下实现问题的彻底解决。关键词：PDCA 理论；文书档案；档案管理；医院 DOI：10.3969/j.issn.1673-2065.2023.04.010 作者简介：秦 鹏，男，江西湖口人，助理馆员；卞 静，女，河北石家庄人，助理馆员。中图分类号：R197.323 文献标识码：A 文章编号：1673-2065(2023)04-0058-05 收稿日期：2022-12-01 医院档案管理门类繁多、品目多样，其中包括业务档案、文书档案、财务档案等，文书档案管理作为医院档案管理中的重要组成部分，主要是对党建、宣传、行政、人事、综合等文书资料的管理，是公共卫生服务的重要载体和原始依据，也是领导决策、纠纷化解、临床研究的重要抓手。医院文书档案管理工作专业性强、综合性高，需要管理人员具备相应的专业素养和技术手段，实践中关于医院文书档案管理的理论研究和实践探索从未停息，培养了大批的专业人才。然而，医院文书档案管理工作仍旧存在一些问题和不足，管理理念、管理手段、管理方式都有待进一步提升。PDCA 理论代表着全面质量管理的理念和思维，是推动管理质量持续循环改进的应用模型，PDCA 理论被广泛运用到行政、教育、医疗等领域，并且随着实践的探索运用，理论自身也不断得到完善和充实1。在 PDCA 理论视阈下，医院文书档案管理质量在若干“计划执行检查处理”的小循环中不断提升完善，以量变促进质变，达到医院文书档案管理传承性、开放性和适应性的现实要求，最终实现医院管理运营水平的螺旋式上升。1 PDCA 理论概述 1.1 PDCA 理论内涵 PDCA 循环是管理学中的一种全面质量管理理论，又称戴明环或质量环。PDCA 循环理论最早由统计质量控制（SQC）之父、美国质量管理专家沃特阿曼德休哈特（Walter A.Shewhart）于 20 世纪 30 年代提出；20 世纪 50 年代，美国质量管理专家威廉爱德华兹戴明（William Edwards Deming）又将其做了进一步拓展，并将其推广应用在产品和项目的质量改善过程中，PDCA 循环由此成为有效的质量管理方法之一，并被广泛应用在质量管理活动中2。PDCA 理论共包括四个阶段，即 P（Plan）计划、D（Do）执行、C（Check）检查、A（Action）处理，其中 P（Plan）计划即围绕组织目标，制定全面质量提升的行动方案和计划；D（Do）执行即在计划第 4 期 秦 鹏，等 PDCA 理论视域下的医院文书档案管理研究 59 方案指导下，分解组织目标，具体开展落实行动；C（Check）检查即对照组织目标，按照关键节点，检查分析执行效果；A（Action）处理即对检查阶段发现的问题进行处理，有益做法提炼升华，形成常态化规范化制度加以推广，错误经验作为下一个循环的初始问题并寻求化解路径。PDCA 是一个循环往复，螺旋上升的理论范式，每一次的循环都有其自身的价值和意义，并以小循环拉动大循环，最终达到全面质量提升之目标3。图 1 PDCA 理论模型 1.2 PDCA 理论特点 1.2.1 环环相扣，互为整体 PDCA 理论中的四个阶段并非独立存在，而是环环相扣，互为整体，前一个阶段是后一个阶段的铺垫，后一个阶段是前一个阶段的延续，四个阶段紧密结合，形成统一整体。PDCA 理论中的四个阶段虽有前后顺序，但最终的处理阶段将本轮循环中的不足作为下一循环的初始问题寻求解决，进而形成首尾相连的逻辑闭环，开启新一轮的 PDCA 循环4。另外，在 PDCA 循环的参与主体上也是密切配合，互相扶持，不同阶段的参与主体按照既定目标和路线，共同推动每个阶段任务的贯彻落实。1.2.2 循环往复，螺旋上升 PDCA 理论是一项长期循环的过程，在“发现问题解决问题反馈处理”的循环往复中，不断有新计划被制定，新问题被发现，新思路被运用，新目标被确立。每一次的循环都意味着旧问题的解决和新问题的发现，在不断循环往复中，组织治理能力和水平得以提升。PDCA 理论使得质量管理避免陷入水平线性发展的窠臼，而是呈现出阶梯式上升发展态势，推动事物向上向前发展，始终保持一种良好的循环态势5。1.2.3 四个阶段，八大步骤 PDCA 理论除了包括四个阶段外，还可以进一步细分为八个步骤，第一步对现状进行分析解构，并从中发现问题，这是 PDCA 循环的第一步也是关键一步，只有准确把握问题才能够为制定计划奠定良好基础；第二步分析问题，查找造成问题的原因，通过对问题原因解析，把握问题产生的内在逻辑和深层根源；第三步要因确定，对于问题产生的原因进行深度分析，并区分其中的主因和次因，把握矛盾的主要方面；第四步制定计划，这是 PDCA 循环中计划阶段的最后一步，也是对前期分析问题和原因成果的提炼总结，针对性地制定计划为问题的解决做好先导；第五步贯彻执行，对照计划采取具体措施，贯彻执行各项行动方案，推动问题解决；第六步验证评估，对计划方案的贯彻执行情况进行检验验证，并评估执行效果，为措施的改进提升提供依据；第七步总结提炼，对于执行过程中的有益经验和做法进行标准化建设，将其上升为制度规范，推动其常态化贯彻执行；第八步再启动，针对上一个 PDCA 循环中未解决的问题，以及在循环中发现的新问题，作为下一个 PDCA 的第一步开启新的循环。2 PDCA 理论在医院文书档案管理中应用可行性分析 医院文书档案管理作为一项基础性工作，在长期的实践摸索中，不断创新管理模式和思维，其中60 衡水学院学报投稿平台:https:/ 25 卷 PDCA 理论的引入和运用，在很大程度上推动了医院文书档案管理水平和质量的提升。并且，随着国内医疗改革的不断深化，改革浪潮席卷了包括文书档案管理在内的医疗卫生事业的方方面面，PDCA 理论的推广与应用有利于推动我国医疗卫生事业的科学发展。表 1 PDCA 循环八大步骤 阶段 步骤 内容 P（Plan）计划 1 查摆问题 2 分析原因 3 确定要因 4 制定计划 D（Do）执行 5 贯彻执行 C（Check）检查 6 验证评估 A（Action）处理 7 总结升华 8 问题再循环 首先，医院文书档案管理对于全面提升质量有着迫切要求。随着医疗行政事业的不断发展，对于文书档案管理的要求越来越高，中华人民共和国档案法三级综合医院评审标准实施细则医疗机构病历管理规定等规范的出台和制定，逐步构建起了医院文书档案管理工作的规范体系，对于管理质量提出了更为严格的规范标准。尤其是对于一些需要等级评审的医院而言，迫切需要提升文书档案管理质量和水平，以满足评审要求。PDCA 理论着眼于全面质量管理，通过一套科学的管理方法，以及有效的管理举措，切实保障文书管理的质量和水平，进而满足医院文书档案管理对于全面提升质量的迫切要求。其次，医院文书档案管理工作具有可分割性。医院文书档案管理工作看似错综复杂，实则具有规律可循、方法可用。一般而言，医院文书档案管理工作由办公室牵头实施，各科室部门配合，办公室和各科室之间可以就文书档案管理工作进行条块化分割，各司其职、各尽其责。按照 PDCA 循环的四个阶段，由办公室统一制定文书档案管理计划，各科室部门按照计划分别贯彻执行，再由办公室按季度或年度进行验收总结，进而将验收成果体现在下一个循环周期内。第三，医院文书档案管理工作标准化与 PDCA 理论相契合。按照相关规范要求，医院文书档案管理工作有着完整的标准规范。首先，立卷标准化。根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令 第 8 号）的相关要求，医院文书档案立卷按照“以我为主”的原则，对涉及自身的业务、行政、财务等相关档案资料进行立卷管理，同时按照档案的时效性要求，将案卷按照 10 年、30年、永久三个标准进行归档管理。其次，流程标准化。在档案分类大纲各类档案保管期限表等规范文件的指导下，医院文书档案的搜集、鉴定、整理、保存、使用等各个环节都有标准加以规范，做到分类科学、组卷合理、流程顺畅。立卷标准化和流程标准化符合 PDCA 理论对于标准化建设的要求，PDCA 循环同样是以标准化的方式推进各项工作的开展，并且通过标准化建设推广应用有益做法和经验，二者存在较高的契合度，具有相互融合的先决条件。3 PDCA 理论在医院文书档案管理中的实践应用 3.1 P（Plan）计划阶段 在计划阶段按照 PDCA 循环的八大步骤首先要对医院文书档案管理的现状进行分析，梳理当前医院文书档案管理的规章制度和标准规范，对其中存在不合理不科学的内容进行修改完善，并针对日常管理中经常出现的问题进行总结提炼，如文书归档范围不够明确、归档标准不统一，缺乏加密、备份等管控机制，档案数据安全难保证等，并分析造成问题的原因，进而优化完善现有的文书档案管理制度体系。计划阶段最为关键的是要优化完善现有的规章制度，通过制度建设将文书档案管理工作规范化、常态化、标准化，一方面提高文书档案管理的质量，另一方面有利于提高文书档案管理的效率。医院文书档案管理制度建设应当包括归档范围、归档流程、档案保存、档案使用、保密制度、质量评估、借阅制度等等，并将其制作成文书档案管理制度汇编分发至各个业务科室，便于各科室遵照执行。通过细化第 4 期 秦 鹏，等 PDCA 理论视域下的医院文书档案管理研究 61 标准规范，提高管理效率和质量，切实发挥计划阶段的作用和价值6。同时，在计划阶段，医院还应结合自身未来发展战略和规划，以及“十四五”全国档案事业发展规划内容，制定医院文书档案管理的中长期规划，将文书档案管理提升到战略高度进行全面系统的规划布局。文书档案管理规划的制定要体现前瞻性，紧跟我国医疗卫生事业改革方向和步伐，制定三年和五年规划，既能够指导文书档案管理工作，又能够服务医疗卫生事业大局，切实做到两手抓两手都要硬。3.2 D（Do）执行阶段 有了完善的规章制度和行动方案后，医院文书档案管理进入 PDCA 循环的第二个阶段D（Do）执行阶段。为了更好地贯彻执行医院文书档案管理制度，首先需要做好组织建设，可以成立专门的工作领导小组，由分管院领导作为小组组长，各业务科室负责人作为小组成员，统筹协调文书档案管理工作。并建立定期汇报制度，就文书档案管理工作的开展进度和成果定期向分管领导汇报。其次要狠抓落实，在领导小组的统筹调度下，督促各业务科室按照文书档案管理制度的要求，依章依规做好文书档案管理工作，做到文书档案应归尽归，避免错归、漏归、重归。再次，做好人员培训工作，文书档案管理专业性和技术性要求较高，并且随着规章制度的不断更新完善，需要具体管理人员及时掌握最新要求和规范标准，由此需要做好管理人员的培训工作。以“学制度、履职责、促规范”为主题，由医院办公室牵头，各业务科室具体负责人员参与培训，培训内容主要围绕年度文书档案管理的新要求、新标准、新思路展开，确保文书档案管理工作的时效性。最后，做好文书档案管理的保障工作，在人、财、物上加大投入，尤其是在信息化建设上要大力推行文书档案的信息化管理，尽量实现文书档案的电子化存储，同时构建医院文书档案管理大数据库，引入“区块链+量子加密”技术，做好文