藏品编目的传统编制和信息化编制异同初探--以贵州省博物馆藏品编目工作为例.pdf

文博工作299藏品编目的传统编制和信息化编制异同初探以贵州省博物馆藏品编目工作为例李琬祎（贵州省博物馆）摘 要 本文从模式、对象、内容、目的等方面将藏品编目的传统编制模式与信息化编制模式的异同做比较，并初步谈谈看法，以探索今后藏品账目编制的新模式、新思路、新方法。关键词 藏品编目；传统编制；信息化编制；数字化博物馆的藏品是国家宝贵的文化财产，是博物馆开展一切业务活动的物质基础，博物馆的藏品只有不断地被利用，才能体现出自身价值和社会价值。然而频繁的提取使用又会给文物带来损坏，造成“保”和“用”之间的矛盾。而藏品编目卡片作为反映藏品情况的基本材料，既可以使使用者了解藏品的自然特征和使用概况，又解决了文物“保”与“用”之间的矛盾，为藏品与使用者搭建了服务平台，因此，编制好藏品编目卡片具有十分重要的意义。笔者通过多年的工作实践，深知此项工作的重要性。随着计算机网络技术和信息技术日新月异的发展，社会信息化进程不断加速，已渗透到社会生活各个层面，信息技术和网络技术在文化领域的应用，形成了文化传播新的发展趋势。数字博物馆是信息社会的产物，且日益成熟和普及。藏品信息数字化是数字博物馆的重要内容之一，也是数字博物馆的基础。300贵博论丛 第二辑高科技、信息技术在博物馆信息管理工作中的应用，也催生了电子检索手段的出现，提高了效率，也对现有的文物编目工作提出了更高、更严格的要求。如何进一步将计算机技术运用于博物馆文物的管理，提高管理水平，是博物馆从事编目管理人员的一项新课题。笔者于2004年进入贵州省博物馆（以下简称“本馆”），恰逢博物馆信息数字化萌芽阶段，尝试使用单机版文物信息管理软件，进行了部分藏品信息的数据采集工作；2005年参加全国文物科技管理综合系统培训班的学习；2006年开始试用国家文物局下发的馆藏文物信息管理系统；20082009年开始和本馆信息中心一起负责规划、研究馆藏文物信息管理系统的运用、管理等问题，在馆领导的支持下，建立健全该系统的局域网络，并正式启动保管部库房各库文物信息录入工作，帮助藏品管理人员熟悉录入各项信息的方法，及时进行更新、调整，使软件使用更加人性化；20092011年参加由国家文物局、财政部共同主导的文物调查及数据库管理系统建设项目，负责贵州省文物系统国有文物收藏单位一、二、三级珍贵藏品汇总、数据采集、信息录入与报送工作；20102012年，为配合文物调查及数据库管理系统建设项目，开始使用由中国文物信息咨询中心研发的博物馆藏品综合管理信息系统管理软件进行珍贵文物信息数据采集登录，该软件每年都有技术升级，内容涵盖较广，有200余个需要采集的信息指标项，几乎覆盖了绝大部分珍贵文物所涉及的相关数据指标；20132018年参与第一次全国可移动文物普查，负责本馆文物信息提供和数据审核报送等工作，这一阶段使用的是全国可移动文物信息登录平台，进行藏品基础数据采集登录，所涵盖的内容有14项基本指标项，国家文物局也通过技术手段完成了博物馆藏品综合管理信息系统内珍贵文物14项基本指标项数据导入全国可移动文物信息登录平台这一工作，但其余未兼容的详细信息指标项未能完成导入，存在数据遗失不全的弊端。经过十余年的各类信息数字化运行和相关探索，藏品编目编制模式逐渐由传统手工编制向信息数字化编制转变。下面，笔者拟从贵州省博物馆藏品编文博工作301目卡片编制工作及相关问题做一下探讨，将藏品编目的传统编制模式与信息化编制模式做比较，并初步谈谈看法，以探索今后藏品编目编制的新模式、新思路、新方法。一、藏品编目的定义及重要意义藏品编目是博物馆保管部一项专门的、业务性很强的工作。所谓编目，从字面上来讲就是编制目录。“藏品编目是博物馆专业工作者对已登记入藏的文物、标本、实物资料等物件进行最基本的、综合的研究和鉴定，对其外观和实质，以及历史、艺术、科学价值，做出较为科学而详细的记述，编写出目录卡片；并将其单个卡片，进行综合、专题的科学分类，进一步编制成不同形式的目录。”这就是中国历史博物馆保管部编写组在谈历史文物的编目一文中对藏品编目所下的定义，也是目前文博行业普遍认同的定义。它有两方面的意义：一是对博物馆藏品编制目录卡片，二是通过目录卡片编制综合性藏品目录或专题性藏品目录。早在1986年文化部关于印发博物馆藏品管理办法的通知中第九条就明确规定：“博物馆必须建立藏品编目卡片。”同时，在博物馆藏品管理办法第一章总则第三条中要求保管工作必须做到二十四字方针，即“制度健全、账目清楚、鉴定确切、编目详明、保管妥善、查用方便”。其中也明确提出“编目详明”的要求。藏品编目卡片是反映藏品情况的基本资料，是人们了解藏品自然特征的重要途径。藏品编目卡片也是藏品进行提取、核对、清库时必不可少的使用工具。同时，它也是对外提供研究，进行社会交流的重要依据。因此，做好藏品编目卡片工作具有十分重要的意义。302贵博论丛 第二辑二、两种编制模式的简单介绍藏品编目的传统编制基本是通过手工完成的，从20世纪60年代起，本馆就依据国家文物局要求建立了第一代、第二代藏品编目卡和藏品编目简卡，如图：第一代卡片内容有二十二项：登记号、卡片号、名称、科别、凭证号、年代、数量、质地或属性、来源、尺寸、重量、完残程度、款识或题跋、搜集日期、原号、相关资料号、底片号、拓片号、照片或略图、描述及鉴定意见、编图1、2 第一代藏品编目卡正、反面图3、4 第二代藏品编目卡正、反面文博工作303目日期、制卡人。（图1、2）第二代卡片内容有二十一项：登记号、卡片号、名称、来源、凭证号、质地、数量、重量、尺寸、完残程度、搜集日期、原号、拓片号、底片号、档案号、有关著作、照片或略图、年代、描述及鉴定意见、制卡日期、制卡人。（图3、4）编目简卡内容有十五项：字、号、登记号、品名、时代、数量、来源、完残程度、采集人、原号、照片号、拓片号、有关文物号、存放地点（室、柜、架、屉、格）、临时在地。（图5）这些编目项目的内容反映了博物馆藏品情况的基本信息，是相当详细实用的，其中编目简卡还可以当作藏品库房索引卡使用。藏品编目卡片由编目人员负责填写，编目卡片是反映藏品情况的基本资料，是藏品保管、陈列和研究的基础工作。除填写总登记账的项目外，还必须填写鉴定意见、铭记、题跋、流传经历等。文字必须准确、简明，并附照片、拓片或绘图。所以，编目人员在编制卡片前，必须与总账人员一起认真审查征图5 编目简卡304贵博论丛 第二辑集人员交来的藏品接收凭证、藏品原始记录表的内容，确认没有任何差错，必要时组织相关专家进行藏品鉴定，对其定名、定性、定级；然后由总账人员填写总登记账，对藏品、藏品信息档案、入馆凭证、藏品照片或影像资料进行编号管理（目前本馆藏品信息采集和照片拍摄编号改由数据库负责），再交由编目人员对已编号藏品进行卡片编制工作。藏品编目卡片的编制要依据入馆凭证逐项填写，不能缺漏，不能出差错，要准确、确切、齐全，并且字迹要工整。编目卡编制好后一式两份，一份交由总账人员按藏品号先后顺序排列入柜，称之为藏品顺序卡，和藏品总账本一样不对外查阅，作为永久保存；另一份按照藏品类别或质地或时代或不同专题进行分类排列入柜，称之为分类查阅卡，以便使用者从多角度进行检索查阅。目前，本馆藏品编目的信息化编制主要通过电子文本进行编制，包含数字化卡片和藏品数字化照片档案两类。数字化卡片，如贵州省博物馆藏品登记卡（图6、7）和贵州省博物馆藏品登记简卡（图8、9）为笔者于2006年参照已有的两代纸质编目卡片、各家博物馆编目卡片、博物馆藏品管理系统条目等开始设计制作，历时五年，经过三次修改，于2011年最终确定模板、通过馆领导认可并投入使用。这两种编目卡开启了博物馆编目电子信息管理的时代，并联系印刷厂家定制样卡、打孔空白卡片，用于电子打印纸质版编目卡片，有效避免图6、7 贵州省博物馆藏品登记卡（2011版）正、反面文博工作305手写时代的笔误和不规范用字问题。这两种新的编目卡内容更加丰富，分别增加至三十一项（其中部分还含有子项）和二十二项，许多内容和藏品管理系统及“一普”数据平台规范一致，便于对照使用，并且简卡增加了背面的内容填充部分，更加实用全面，也可以当作藏品库房索引卡使用。本馆从20世纪60年代开始建立编目卡片，经过几十年的编目制卡，目前已有各类手工文物卡片三万余号、七万余份。由于长时间翻阅，许多分类查阅卡已出现了不同程度的老化、磨损、破坏和遗失，急需更换和补充，这就需要通过手工誊抄或复印粘贴制作（效果差、易坏、易脱落），耗时、耗力和不方便，而且由于部分字迹不工整、字体各异、难以辨认，且用的是黑白照片和手工绘图，卡片显得不整洁、不规范。而新的数字化卡片，不仅文字规范，彩色图像清晰度高、可以放大，查阅方便，还可随时打印增添内容，节省了时间和人力，提高了工作效率；但需要建立科学规范的管理制度，在促进馆内信息资源共享的同时，避免数据丢失和泄露。图8、9 贵州省博物馆藏品登记简卡（2011版）正、反面306贵博论丛 第二辑三、相同之处1.编制对象相同这两种编制模式的编制对象都是经过筛选而作为国家文化遗产的博物馆藏品。藏品是博物馆各项业务工作的基础，藏品质量和数量是衡量该馆社会利用价值及遗产实力的一个主要条件。卡片编制工作做得好，不仅能记录藏品的完整信息，而且能为文物保护、陈列、研究及社会人士使用藏品提供方便和更好的服务。2.编制内容相同藏品卡片编制模块中各个指标项的内容是以传统纸质卡片和档案中的内容为数据信息资源，并尽可能将珍贵文物数据库和文物普查平台所需的信息完善到卡片的数字化信息中。目前，本馆编目数字化卡片的内容得到了补充和完善。新入藏藏品逐步通过业务流程，从基本信息采集到动态影像拍摄逐渐数字化、规范化，更好地将藏品信息充分提供给各业务部门做查询、研究、展陈、统计使用。3.编制目的相同无论是传统手工编制还是信息化编制，都是藏品编目的一种手段。其目的无非是一方面记录藏品信息，尽可能反映藏品档案完整性、直观性；另一方面做到编目清楚、记录详实，查阅方便，为藏品陈列展览、科学研究提供便利，为藏品工作打好基础。四、不同之处传统手工编制与信息化编制的相异之处主要体现在编制介质、工作程序和工作效率方面。藏品编目卡片的编制工作是一项非常繁琐又费力的工作，目前大多数博物馆的藏品，少则几百件，多则几万件，甚至几十万件、几百万件。一件文物从文博工作307接收、鉴定、登账、定级、建档、分类、编目、入库、排架、提用、注销、统计等，中间需经过无数道手续，且有大量重复性、相似性工作，需要总账人员、编目人员、藏品管理人员一遍遍誊写，既费时又费力，难免有笔误。陈展和研究人员查阅编目卡片时，同样需要花费很多时间和精力。首先他们要在数万件藏品分类查阅卡中人工查找，确定入选展品，然后誊抄下目录及相关号码、基础信息等，这个过程一方面耗时费力、效率低下，容易出现少查和漏查的情况，另一方面也给纸质卡片带来一定的损耗。与之相比，信息化编目是以信息采集文本，可以结合近年来的文物普查数据库软件、数据交换和存储设备、特殊数据采集和加工技术等，使存储和调用方便快捷，实现了编目卡片的智能化管理，大大提高了工作效率。目前，新入藏藏品编目卡片可以直接打印。由于数字化信息的可复制性，如果编目人员和文物普查数据库登录人员将来能配合工作，既可以共同完成藏品信息的采集，又可以根据业务工作的不同需求编辑成不同的电子模板。藏品编目卡片电子模板的内容信息和文物普查数据库采集指标信息相同，故只需将编目电子档案的信息按对应项复制到相应单元格中即可完成文物普查数据登录，这样，普查录入人员不必逐件重新录入，既降低了登录错误率，又提高了工作效率。藏品编目卡片告别了手写模式，与传统手工卡片相比，打印编目卡更为便捷，且卡面干净整洁、字迹清晰、字体标准统一、内容准确。未来还可以设置权限，逐步实现与库房卡片的信息资源共享，避免藏品信息变动不能及时修改、完善的情况。五、藏品编目卡片编制中遇到的问题及思考本馆在20世纪60年代最初使用的传统手工编目卡片，存在编目人员的更换，编目人员书写字体各异、习惯不同等不确定因素，加之刚接触新事物，其308贵博论丛 第二辑