浅析基层档案管理数字化转型_赵凯.pdf

802023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS浅析基层档案管理数字化转型赵凯（庄河市水务事务服务中心，辽宁 庄河 116400）摘要：在信息化背景下，基层档案管理工作面临着更加严峻的挑战。本文论述了基层档案工作想要有一个良好的发展，那么就应该持续做好数字化转型工作，充分发挥先进技术优势，全面构建数字化档案管理平台，从而更好地提升基层档案管理工作的质量和效率。关键词：基层档案工作；数字化转型；相关策略基层档案管理工作想要跟上社会的发展，就必须进行数字化转型。基层档案管理工作数字化转型并不是一项短期工作，它需要各部门的积极配合与共同努力，基层档案部门要加强与各部门之间的联系，引入数字化技术，搭建数字化档案管理平台，从整体上推进基层档案管理的数字化转型与现代化建设。一、基层档案管理数字化概述（一）档案数字化基层档案管理工作需要和各个级别的档案工作保持一致性。所以，要不断引入先进的数字化技术提升工作效率，使得这一工作不再受到时间、地域的限制。基层档案管理数字化转型能有效存储纸质文件和实物档案，提高档案管理的安全性。针对传统的档案进行管理时，可以利用数字化技术来高效管理档案。在传统的档案管理中，基本都是部门产生的档案由各部门自己管理，在档案使用时需要向对应部门提出申请，经过相关领导审批后才能使用档案，这会大大降低档案的利用效率。随着业务的发展，基层单位产生的档案资料越来越多，需要单独建立档案管理室，但是实际并没有设置，尤其是一些时间久的档案资料越积越多，在实际使用时需要较多的时间进行查询，降低了工作效率。基层档案管理数字化转型可以利用数字化的技术和设备，完成档案资料的扫描、整合、存储，这样不仅可以大量节约存储的空间，还能提高档案的利用效率。（二）档案资源的压缩打包技术在基层单位中，引入档案资源的压缩打包技术，可以将档案资源中的信息、数据、图像、文字等转化为电子文档的形式进行存储，借助网络功能在电脑端完成档案资料的整理、分析、存储等工作。利用压缩打包技术可以提高资源的使用效率。使用档案资料前，只需要在计算机端输入相关的词汇，就可以在计算机端查到对应的资源。计算机可以清晰将所有相关档案显示出来，大大节约档案查询的时间以及人力，充分发挥数字化的作用，提高档案管理的质量。二、基层档案管理存在的问题当前，很多基层单位仍然采取传统的方式进行档案管理，不仅需要充足的档案存储空间，还要保证档案存储空间的独立性。然而档案都是以纸质形式存储，会增加档案管理人员的工作量，影响档案的管理效率，同时纸质档案比较脆弱，很容易被损坏。由于档案管理制度的不完善，造成档案资料管理比较混乱，影响档案的利用效率，甚至会造成档案的丢失或泄露。目前，还有很多基层单位采取手工的方式开展档案管理工作，想要使用档案时需要手工进行查询。这种查询方式不仅花费的时间比较长，还会影响档案查询的质量。尤其是针对一些工程类的档案内容，在进行搜索时会受到档案数量多的影响，使得人工检索的难度增加，大大降低档案的管理效率。基层档案管理工作是一项比较复杂且枯燥的工作，所以很多人员都不喜欢从事此项工作。再加上在基层档案管理过程中，涉及到的内容比较多，在管理时存在较大的难度，所以会让很多基层档案管理人员产生畏难情绪。基层单位档案管理人员基本都是雇佣年龄比较大的人员，虽然成本支出比较少，但是会降低档案管理的效率。基层单位由于没有专业的档案管理人员，会造成档案管理工作效果比较差。812023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛三、基层档案管理数字化转型的相关策略（一）积极推进档案管理数字化工作的发展在信息化背景下，基层单位的档案管理工作想要保证成效，应该借助数字化技术，并发挥数字化技术的作用设计出有序的工作流程，便于各项档案管理工作的开展。同时重视新模式的宣传，采取有效的手段推动档案管理数字化转型工作有序开展。基层单位档案管理可以利用数字化技术转变档案的形式，将数字化形式存储的档案反馈给档案对应部门，提高档案的利用效率，保护档案的安全。（二）推进档案信息化成果共享信息化技术对每个行业都产生了不同程度的影响，档案管理工作也要进行变革。在新时代的背景下，基层档案管理负责人首先要转变观念，树立新的档案管理观念，正确看待信息技术在档案管理中的应用所带来的变化，站在全新的角度来思考基层档案管理，加快档案数字化转型升级，推动档案信息化成果共享。档案数据是重要的凭证，也是不可或缺的一种生产力。在实际工作过程中，对档案资源进行归档处理时，要保证档案资料的真实和完整。另外，在档案数字化处理过程中，要保证基层档案管理的规范化，实现档案资源的共享，提高档案的利用效率。（三）利用档案中介服务机构参与数字化管理档案管理工作随着时间的变化也在变化，档案服务外包行业正逐渐发展壮大。基层档案管理工作主要是完成档案信息的整理、分析和归档，为各个部门提供各类的服务。在档案管理过程中，要保证档案的真实性和可靠性，这样才能作为其他工作开展的有效依据。目前，在办公自动化的模式下，档案形式也变得多元化，基层单位应该全面做好专业的档案管理工作，结合档案服务理念为相关人员进行培训，普及一些法律知识以及档案专业相关的知识。即便如此，基层单位受到条件的限制，在人才培养过程中仍存在较大的难度，这时候应该积极吸纳一些档案中介服务机构，利用档案中介服务机构的优势来依法完成档案数字化管理工作，保证基层档案管理数字化工作的有序开展。基层单位在选择档案中介单位之前，要对中介机构的资质等综合情况进行审核，只有全面审核通过后才能签订合同，以此来保证档案信息的安全。（四）加强对档案数字化管理的认识档案是历史的客观记录，也是各项工作开展的基础。基层档案工作是一项重要的工作，需要领导给予充分的重视和关心，这样档案管理数字化工作才能有序推进。数字化档案管理具有十分重大的意义，基层领导要充分认识到这一点，结合基层单位的实际情况，设计出符合基层管理的方式。首先，不仅要考虑当前的情况，还要考虑未来的发展，设置明确的规章制度。如将档案管理工作内容计入到工资考核系数当中，以此来激发档案管理人员的积极性。另外，在条件允许的前提下，基层单位应购置一些软件和硬件设备，使得档案管理工作能够稳定开展，推动档案数字化转型进程。现阶段，基层单位缺乏先进理念指引，缺乏数字化管理专业能力，所以基层单位应该及时引进档案管理专业技术人才，更好地落实数字化转型工作。（五）构建基层档案管理数字化平台1.整体规划，点面结合地开展纸质档案数字化。基层档案类型比较多，数量也比较大。所以，不同的档案所具有的价值也就不同。因此，想要全面构建数字化管理模式，要做好整体规划，实现点面结合，重要档案进行重点处理，普通档案进行全面整理。针对新形成的档案，要先进行整理，在整理过程中要及时总结经验，保证档案处理的效率。对历史档案进行处理时，要先整理使用效率高、广大群众需要的基本民生档案，为广大群众提供档案查询和使用便利。2.组织协调，高效开展数字档案资源建设。在信息化时代，基层档案数量呈现爆发式增长，档案的载体也比较多元，档案内容相对分散，各个部门之间档案信息资源融通程度较低。所以，组织协调、构建一个数字档案共享平台是档案数字化管理的必然趋势。各个部门之间相互交流，共同进步，有效共享档案信息资源，利用现代信息技术构建数字化管理模式。每个部门要认识到档案管理的重要性，设置专职岗位人员整理本部门的档案工作，结合档案管理部门的要求，利用数字化技术科学合理完成档案管理工作。3.注重质量，确保数字化档案的实际效用。基层单位在开展档案数字化工作时，要保证档案数字化处理的质量。一方面，对所有数字化转化的档案进行检查，保证档案内容完整、文字清晰，和原件保持一致。另一方面，还要保证档案的法律效力。档案数字化转型的同时，要充分考虑数字化档案的效用以及未来的使用规划，利用一些先进的技术来保证档案的安全和法律效力，使得数字化档案可以长久保存，能够和大数据库有效融合。4.加强电子文件的归档工作。在基层单位的档案数字化处理过程中，电子文件是主要存储形式。所以，对电子档案进行管理时，要保证电子档案的归档工作质量。对一些有条件的基层单位，可以构822023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS建电子文件和纸质文件双重归档模式，电子文件档案和档案目录之间利用衔接进行连接，创设出一个档案数据库。所有档案都可以在数据库中进行分类归档，不需要做二次处理，这样不仅可以大大节约时间，还能保证档案的归档质量。5.加强基层档案数字化的安全管理。在档案管理过程中，第一要务就是保证档案的安全。在基层单位档案数字化转型过程中，要做好档案的安全防护工作。首先，要利用先进的信息技术保护档案安全，做到严格盘点、全面检查。其次，保证档案数字化的设备以及存储空间的安全，针对档案存储空间做好三防措施，保证数字化相关设备的安全，指派专人监督维护数字化相关设备。最后，树立档案安全管理意识，保证档案信息的安全。所有档案管理人员都要签订保密协议，不能私自查询、复制、下载档案信息，对于机密型档案由多人进行共同看管。6.创造良好的条件，建立数据处理平台。基层档案数字化转型不仅能够提升工作效率，还能保护档案安全。因此，档案管理部门要充分引入先进技术，发挥技术优势，搭建专门的管理平台。这样不仅可以实现档案管理的一些基础功能，为广大群众提供档案使用和查询的便利，同时还能充分考虑使用人员的需求，结合时代的发展不断更新和优化功能。利用数字网络开展档案管理工作，可以将一些碎片化的档案数据进行整合，充分挖掘档案中的潜在价值。同时通过数字化技术搭建平台实现资源共享。档案数字化处理平台能够提高档案管理的效率，还能不断优化档案管理的流程，保证档案管理工作的有序完整，推动数字化转型进程。7.在数字化背景下构建和落实符合要求的档案管理制度。基层单位想要真正实现发展的目标，就应该结合实际情况，利用信息技术构建数字化档案管理制度。更新管理理念，重视工作成效，发挥数字化技术的功能，设置出科学合理的管理标准，使得档案资源能够进行全面的收集和管理，每个档案管理环节都能相对有序、合理。使用人员在查询和使用档案时，只需要按照标准操作即可，这样不仅可以保证档案查询的效率，还能有效利用档案信息。档案管理人员可以按照制度来执行操作，保证数字化档案管理的效果。（六）定期完善和升级档案管理的操作系统为了提高基层档案管理工作效率，对数字化档案管理软件要进行定期更新，做好软件的维护，保证软件的正常使用。系统更新能够保证档案处理软件的运行速度，使得档案管理工作可以持续稳定推进，避免出现档案上传不及时的问题。同时，数字化档案管理系统还要及时更新硬件设备并定期进行维护，使得所有工序都能保持正常运转。（七）把握档案数字化转化重点在基层档案管理数字化转型过程中，构建数字档案室要坚持“内容为王”的理念，做好纸质档案的数字化处理工作。要转变服务的内容，坚持以服务为核心和主导，将重点档案、民生档案、使用效率高的档案先进行数字化转化，在最短的时间内看到最高的数字化工作价值。在基层档案室中，档案的类型比较多样，要结合广大群众的所需将婚姻登记档案、房产档案、社保档案等作为主体，优先进行数字化转变。另外，土地承包档案、房屋拆迁档案等民生档案也要优先进行数字化处理，真正做到把握重点，民生优先。（八）确保档案信息安全电子档案具有一些特殊的属性。所以，在对数字档案进行管理时，要从档案管理的每一个环节着手，保证数字档案的安全。首先，应该构建档案管理流程以及档案使用流程，明确各项档案处理的内容和机制，有效保护档案信息的安全。其次，不断提升数字档案室的防范化解风险的能力，利用先进的数字化技术，制定出档案安全防护的相关应急预案、处理措施等内容，以此来提升档案安全防护能力。基层档案管理部门应该坚持遵循安全第一的原则，全面整合资源，加大投入力度，稳定开展档案数字化管理工作。采取存量数字化和增量电子化途径，丰富档案数字资源库，提升档案的利用效率，为广大群众提供更好的服务。在新时代背景下，基层档案工作需要进一步优化和创新，数字化转型是基层档案管理工作发展的必然趋势。在实现基层档案