浅谈档案资源数字化建设_魏佳珅.pdf

302023 年第 1 期兰台论坛LANTAI BBS浅谈档案资源数字化建设魏佳珅（黑龙江省委办公厅，哈尔滨 150001）摘要：档案服务部门，需要善于将档案资源进行整合，拓展新的服务功能，而档案数字化则提供了良好的平台。将党政部门的档案资料进行汇集，用数字化这种快捷优质的形式为机关工作人员提供档案服务，既可以提高档案利用职校，也可以解决档案“藏”与“用”的矛盾。关键词：档案管理；数字化建设档案是联系过去、现在和未来的信息纽带，具有凭证作用和查备作用，可以还原历史原貌并为日常工作及文书工作提供书面参考。随着社会的快速发展，档案维护历史、传承文明、资政育人的作用已经越来越得到认可，而档案数字化也成为了档案行业发展的趋势。我们应当充分利用先进的技术手段，提供更加优质的数字化服务。一、档案数字化的意义（一）实现信息共享，推动政务公开进程互通有无、共建共享是目前信息领域的研究热点，也是社会发展的必然要求。档案室作为档案服务部门，需要善于将档案资源进行整合，拓展新的服务功能，而档案数字化则提供了良好的平台。将党政部门的档案资料进行汇集，用数字化这种快捷优质的形式为机关工作人员提供档案服务，满足其对档案资料的需求，实现业务知识共享，消除信息孤岛。档案数字化后，也会促进政务信息公开的发展。政务信息公开的首要职能是对机关内部人员开放信息，让其了解公开的国家文件和省内文件，提高业务水平和认知能力，这也是现代政府管理的基本趋势。档案资料不该总是蒙着神秘的面纱，应该行使其公共服务职能。（二）实现异质备份，促进电子公文进程纸质的档案资料由于常年存放和频繁使用，加之其极易受到周围环境的影响，所以使用寿命较短。将档案资料数字化，即可用另一种方式将文件信息进行备份，防止纸质文件受损造成的信息丢失，为档案文件多加一种保护，达到档案归档双轨制。同时，还可以防范火灾、建筑物破坏、自然灾害等情况为档案资料造成的无法挽回的损失。中央和国家机关档案座谈会、我省电子公文处理工作情况汇报会和历年国家实施的电子公文处理条例及电子文件归档与管理规范中，都将电子文件提高到重要位置，而档案作为归档文件对文件电子化进程起到直接影响。电子文件管理和电子档案管理相结合，文档管理一体化，可以实现电子文件的全程管理和自动化管理。（三）提高检索效率，保护档案资源与传统的手工检索相比，计算机检索有明显的优势。档案数字化后，档案室能够为用户提供多种服务方式，如题名检索、模糊检索和全文检索等，读取速度快，改变过去人查手翻的检索模式，提高检索速度，提升服务质量。计算机高密度的信息存储能力改变了档案室过去的库房管理模式，服务模式更加智能化。纸质档案资料使用寿命有限，对其利用的过程其实也是令其受损的过程。档案的“用”必须以藏为基础，档案不仅要为今人所用，更要为后人负责。档案数字化之后，查询、阅读和输出档案都在电脑上完成，能够避免对档案的磨损。三、档案数字化建设的有效措施（一）软件性能要求软件建设需要为普通用户和档案管理人员提供多层面和全方位的操作平台。为用户提供的是简单便捷的“傻瓜式”查询检索界面，而对档案管理人员提供专业全面的整理编辑系统。根据不同的用户操作能力和习惯提供不同界面，大大提高档案数字系统的灵活性和快捷性。将文书立卷与档案管理相结合，形成业务局域网。充分利用文书立卷过程中形成的数据资源，转换到档案管理系统中，避免重复输入数据和重复劳动。建立一个能兼容多种操作系统、可以在不同数据库环境下运行的软件，防止数据库更换造成的信息重复输入。另外，可以建立机关内部网络，可兼容的操作系统方便数据之间的转换，提前的数据库准备工作可以避免到时产生数据混乱。（二）信息采集档案室需建设档案目录数据库和档案电子全文数据库。目前，很多机关档案室接收的文书档案均为纸质版，没有电子文件，所以档案目录数据库需要人工电子录入，电子全文数据库需要对档案进行312023 年第 1 期LANTAI BBS兰台论坛电子扫描形成电子文件。在检索时，输入所需档案资料的关键词，就能查询到所有相关的文件目录。点开目录条目，可以进入档案的详细界面，并有与之相匹配的电子全文。这样使著录项目更加详细和完善，最大程度展现档案内容，也提高了文件检索的查全率、查准率和查找速度。在采集顺序上，由于文件的时效性，可以采用年代由近至远的顺序进行录入扫描，并结合档案利用率及成本角度考虑，对使用较多、使用频率较高的文件进行优先录入、重点建设，保证数字化成果及时提供和利用。扫描以十年为单位，扫描之后核查扫描效果和利用效果。在权限控制上，为管理员设置不同密级的账号密码，既可以满足用户需求，也可以控制不宜对外公布的信息。可以设置一个公共账户和密码，供本单位工作人员进行文件检索。如果查到的文件是非密级公开件，可以直接阅读，并链接到 PDF 格式的电子全文阅览界面。如需要对文件进行复制，则可直接打印，干净整洁，避免复印造成黑边和歪斜。如果是外单位人员，则需要出具单位介绍信，由档案员输入账号密码。对密级文件，则使用另一套账号密码。只要所查文件带有密级，档案员必须输入相关密码，才能看到文件内容。查阅人员需要提供与文件密级和发放范围相匹配的身份证明材料，并由档案员请示主管领导才可以阅读及复印。这样既保证了工作效率，也维护了档案信息安全。（三）信息录入信息录入是档案数字化工作的重中之重。数据要求“一次录入，共享使用”，也就是要保证数据信息的来源是唯一有效的，防止信息重复发布造成无序和混乱。扫描内容应以归档的二套资料为唯一来源。在人员管理上，分为档案管理人员、档案录入人员和后期维护人员。档案管理人员负责制定工作进度、分配工作任务、核查工作结果，并兼管档案进库、出库登记；档案录入人员负责目录输入和文件扫描上传；后期维护人员负责对电子文件进行必要处理及对数据库进行更新和维护。在录入项目上，除了将必备的文件年代、文号、题名等项目著录齐全，还要标识密级和文件简介，可以看到文件的概要内容，方便用户判断是否继续阅读。同时，根据案卷归档的流水号和放置位置著录文件编号，对文件位置进行定位，快速找到档案。在录入过程中，要注重对录入质量的监管。每个扫描人员只负责一种文号，以件为单位，完成一年的文件录入后才可以进行下一年著录，方便其他录入人员工作。每天需将自己录入的档案起止号及时登记，避免检索重复和遗漏。档案管理人员按照文件的起止号，每天为扫描人员存取档案，及时归档。录入人员要严格按照文件的流水号录入，从小到大进行，不能有跳号和漏掉的情况。同时，还要根据纸张的不同颜色和新旧程度调整扫描仪分辨率，保证电子全文的清晰度。在保存阶段，每个录入人员只能向自己的数据文件夹中上传资料，没有访问和修改其他文件夹的权限。文件目录和电子全文必须完全匹配，不能误串和缺页。完成某一年某一文号的数据录入后，档案员要对每一个文件进行详细核查。后期维护人员对上传的扫描件进行相应的修改，保证规范和美观。最后用光盘、移动硬盘等形式将数据资源进行备份。三、档案数字化安全保护措施（一）增加电子密匙电子密匙是通过 USB 连接的电子产品，可以保护用户数据不被窃取。它是类似 U 盘形式的外置电子保护设施，俗称“钥匙狗”。电子密匙与密码配合使用，保证数据的绝对安全。在查找涉密文件时，除了要输入密码外，还有插入电子密匙，两者缺一不可，这为数据提供了物理保护，加强档案员对数据的安全控制，避免密码篡改和恶意攻击等行为。（二）设置更改权限由于档案的历史性和延续性，档案记载的内容必须保留原貌，不得有任何更改。数字资源的特点是容易删改，且改后不留痕迹。如果有意无意的删改造成了档案资源的丢失或失真，那是十分危险的。所以需要设置更改权限，除了档案员或档案员授权外，任何人都不能对数据资料进行任何更改。建立数字资源对设备的依赖，防止信息被非法篡改。（三）办理阅读手续除了在阅读前提供介绍信等证明材料，查阅人员需在阅读后填写档案查阅登记表，并注明是否有复印情况。如有复印件，由档案管理人员在复印件上每页均加盖档案室公章，防止复印件滥印和外流。档案室数字化建设不是一蹴而就的，需要一个长期的发展过程，并在发展中不断地加以改进和更新，从而更好地适应工作和社会的发展。档案资源数字化对档案室的发展既是机遇，也是挑战。我们必须脚踏实地，开拓思维，珍惜领导的关心和支持，发挥档案在机关工作的查考凭据作用，加快档案数字化步伐，为社会发展提供更加优质和高效的档案服务。参考文献 1 高丽.新形势下文书档案数字化管理的策略分析 J.兰台内外,2021(24).2 张静.数字转型背景下文书档案数字化的有效对策 J.办公室业务,2021(13).3 兰楠楠.文书档案数字化管理现状及策略分析 J.技术与市场,2021(03).4 李卫华.文书档案管理实现数字化的意义及措施 J.办公室业务,2020(13).责编：陈頔