浅谈如何提升社会临时救助档案管理工作质量_叶芫回.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案230实践纵横Best Practice浅谈如何提升社会临时救助档案管理工作质量叶芫回（莱阳市社会救助综合服务中心，山东 莱阳 265200）摘要：社会救助档案归属于民生档案范畴。因此，建立对应的管理制度是极为必要的。发挥社会临时救助作用，与救助对象档案管理工作具有紧密的联系。要了解临时救助档案信息化管理工作内容，其挖掘临时救助档案内在价值优势，提高档案管理工作者责任能力，打破以往档案管理方式，保证临时救助档案管理工作效率的提升。本文探讨了社会临时救助档案管理工作质量的提升路径，希望给予相关人员以借鉴。关键词：社会临时救助；档案管理；质量提升社会临时救助主要是为了给予公民资金与物资帮助，确保基本生活具有保证性，加快保障事业的有效发展。在民生档案中，社会救助档案占有一定地位。要想建设服务型政府，以改善人民生活为主要着眼点，给人们创造良好的生活条件。做好社会临时救助档案管理工作，具有十分重要的意义。一、社会临时救助档案的内涵（一）社会临时救助档案含义及管理从广义角度讲，社会临时救助档案为民政部门主管各类救助工作生成的各类文件材料；从狭义角度讲，民政社会救助档案为救助专业档案，是县级人民政府民政部门与街道办事处给予居民最低生活保证，是特殊困难人员的一种临时救助，具备保存价值的文字与电子数据形式载体的历史记录。对于社会临时救助档案来讲，是一种历史记录，具有一定的保存价值，由乡镇人民政府和特困人员提供救助，生成文字和电子数据形式的记录。（二）社会临时救助档案管理原则1.分类管理。不管是临时救助，还是灾后救助，在得到批准以后，给予救助对象救助金帮助，这样生成的救助档案具有简单性。基于特困群体最低生活保证的一种救助工作，相对于这部分救助群体而言，并不是保持不变的。这个过程具有复杂性，工作形成档案具有繁琐性，确保严谨细致是十分重要的。2.依法管理。对于社会临时救助档案管理来讲，坚持依法管理的原则。在民政部门与档案部门管理下，将调研工作落到实处，制定相关的管理方法，确保与法律法规相吻合。3.分级管理。对于社会临时救助档案管理工作来讲，坚持分级管理原则，依据国家民政部门和档案行政管理规定，明确规划职责范畴，部门间相互合作，做好社会临时救助档案管理工作。在这个过程中，作为市级档案管理部门制定和救助情况相适应的指导性文件，确保有效监督管理救助工作。而县级以下档案管理部门，在不同阶段进行救助档案管理，进而生成救助档案方案。（三）管理体制基于救助档案划分为民政部门档案。民政社会救助档案工作以民政部为主，进行统一化领导。从业务角度讲，国家档案局给予必要的监督指导。省级民政厅以行政区域范围内工作为主，有效指导社会救助档案工作。依据地区具体情况，制定相关管理办法。县级政府部门做好文件材料归档和档案管理工作。而居委会则给予对应的协助，将归属于自身职责范畴内的工作落到实处。（四）管理特征第一，档案管理具有较多的种类。从救助工作性质角度讲，分为临时救助、专项救助和生活保障救助为主。从救助对象特征角度划分，包含居民最低生活保障、灾区农民重建和孤儿救助为主。第二，档案管理具备一定的基础性。对于国家社会救助档案管理是一种文字记录，是救助部门对救助过程进行的一种记录。包含救助对象信息与过程，对实行社会救助具有一定的促进化作用。第三，文件材料具备共性化特征。纵观社会救助档案管理具备着共性特点，主要体现在审批材料、管理材料具有相似性，但不包含流浪人员救助档案。第四，社会救助档案具备实用性特点。在一定程度上，确保社会救2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S231实践纵横Best Practice助档案管理工作落到实处，便于开展民生工作。第五，社会救助档案保存格式具有统一性，做好备案工作是十分重要。基于救助种类进行分别化管理，确保救助档案具备科学化特点。第六，档案的来源较广。在生活中，民政社会救助档案材料来源具有广泛性，包含县级民政部门与街道办事处与居委会等。二、社会临时救助档案管理面临的现状（一）没有给予档案管理工作足够的关注纵观社会临时档案管理工作，档案管理人员普遍存在“重业务、轻档案”的思想，没有给予档案管理工作足够的关注，一些领导干部存在着单一化思想，认为档案管理工作仅仅是管理人员的事情，进而造成档案管理人员缺乏工作积极性，档案管理具有混乱性的现象，增加了社会临时救助档案管理难度性。（二）档案管理制度缺乏完善性对于社会临时救助工作包含较为广泛的内容，拥有较多的档案资料。近些年来，上级民政部门建立了档案管理工作规章机制，但针对基层民政社会救助档案管理，制度落实性较低，不能充分发挥规章制度作用，基层民政社会救助部门缺乏指导性意见和档案信息化管理，不能顺应民政社会救助档案管理实际需求。基于档案收集与整理出现归档资料不及时的情况，造成档案资料不全的现象，最终对档案资料利用价值造成影响。（三）档案管理人员管理意识有待提升纵观档案管理人员，缺乏一定的专业化知识，档案管理与档案开发建设知识不足。一些档案管理人员对档案管理工作认识具有单一性，认为工作为收集整理业务资料，不能全方位认识到怎样是科学化管理。在一定程度上，档案管理人员素质对民政档案利用情况具有一定影响。（四）档案利用率较低，服务功能较为不理想对于社会临时救助而言，具备一定的专业性，包含部门较多，加之档案种类较多，内容具有复杂性。部分档案主要是为群众服务的，但档案在实际利用中出现利用率较低、没有进行统一化管理的情况。一些不经常利用的档案资料在查找过程中易浪费了大量的时间，造成社会临时救助档案利用效率较为不理想，进而不能有效的服务群众。三、提高社会临时救助档案管理工作质量的有效对策在当前形势，信息化档案管理工作打破了以往人工档案管理，且具有较高的效率，利于档案管理质量的提升。（一）单位管理者给予一定的重视在当前形势背景下，社会临时救助档案管理工作发挥着关键性作用。在一定程度上，社会临时救助档案管理只有顺应时代发展步伐，才能加快自身发展。对于救助单位来讲，档案管理占有一定地位，发挥着关键性作用，是开展相关工作的重要基础。因此，从长远发展角度出发，作为救助单位领导要给予社会临时救助档案管理一定的关注，便于加快档案管理。（二）完善社会临时救助档案管理监督机制要想真正提高社会临时救助档案管理工作，政府和社会监督是必不可少的。完善社会临时救助档案管理监督机制，便于工作具备透明化。从政府部门档案管理角度出发，政府部门要发挥自身监督职能，给予社会临时救助档案管理一定的重视，依法进行审核，做好档案管理工作，建立健全档案管理考核机制，全面检查和审核，给予违法行为严厉性打击。从社会监督角度出发，社会临时救助档案具有极为广泛的管理类范围。作为社会群众，可以对社会临时救助档案管理工作必要化监督，保证档案管理工作的进行，在社会保障事业中充分发挥社会临时救助档案管理工作价值作用，为和谐社会发展奠定良好的基础。（三）加大建设基础设施要给予社会临时救助档案管理设施建设必要的投入。第一，有效建设硬件设施，改进保管方法。库房建设符合“八防”要求，配备相关的消防器材，给予档案资源必要安全保护。第二，配备管理设施。利用科技手段增强档案管理水平，延长社会临时救助档案利用时间。例如，配备电脑和照相机，保证档案存储介质具备多样化特征，利于档案管理条件的改善。第三，社会临时救助档案朝着自动化管理方向发展。打破以往陈旧化模式，给予社会临时救助档案管理工作一定的重视。建立社会临时救助工作信息管理体制，确保社会临时救助档案管理方式更加完善、内容具备细致性、检索具有便利性。此外，不管是数据库管理，还是低保档案管理，都应共同推进，真正提高社会临时救助档案管理科学化。（四）及时更新档案内容对于社会临时救助中的低保户以家庭单位为基准，每个家庭建立对应的存档模式。而五保与优抚对象则是以人为单位，利用一人一档这样的方式。2022 年 第 6 期黑龙江档案232实践纵横Best Practice在档案信息提交过程中，确保保单具备真实性。在存档过程中，保证整齐的装订成册，利用文件盒做好编号处理。此外，全面更新社会临时救助档案资料，主要针对陈旧信息进行更新，如新家庭住址等，了解救助单位具体情况。依据救助单位情况，划分为三种管理类型，一种是每年需要对家庭进行调查，掌握家庭情况，依据具体情况进行调整；另一种则以半年时间为基准，进行家庭调查，做好动态调查表，依据情况完成救助调整；最后一种是依据家庭情况，包含家庭成员身体情况与就业情况，实现动态监测，利于社会临时救助档案资料的更新，提高救助单位救助物资，确保档案资料与信息具有一致性，加快社会临时救助档案管理工作有序进行进行。（五）依法做好社会临时救助档案管理工作对于社会临时救助工作提供的是一种重要服务，以公民为基准，为民众提供了有效的服务，在一定程度上，救助单位具备一定的自主权。基于这样的情况，社会临时救助档案管理应进行依法管理，实现管理方式的创新，增强管理灵活性。（六）加快档案人才队伍建设对于社会临时档案管理工而言，档案管理人员素质对其具有一定影响。因此，增强档案管理人员素质能力是极为必要的。从档案管理人才队伍建设角度出发，确保在岗人员具备较强的综合素质能力，提高在岗人员具备坚定的责任感，这样才能营造出良好的档案管理氛围。在档案管理工作过程中，学习培训工作尤为关键，要定期组织档案人员对法律法规进行学习。此外，对档案管理先进经验进行交流具有一定的现实意义。（七）完善档案管理机制对于社会救助档案管理来讲，由于种类较多、性质具有差异性，在档案管理工作过程中关注分类，依据社会救助主体差异划分为城乡最低生活保障与残疾人生活救助等等。基于这样的情况，管理部门给予分类管理工作一定的重视，确保档案管理工作要具备有序性，利于开展日后工作。完善的管理体系是极为必要的，社会救助档案管理工作是复杂性过程，包含较多的部门，例如省级政府部门，基于社会救助档案管理工作要制定系统化流程，有效监督下级部门档案管理工作，在救助活动中运用政策理念，完善档案管理工作机制。（八）健全社会救助档案管理工作制度完善社会救助档案管理制度，确保档案管理质量的提升。在一定程度上，科学的档案管理制度应遵循档案管理法律基础，将档案信息管理维护工作落到实处，确保现代信息技术和档案管理工作结合开来，完善档案信息管理工作信息化平台。除此之外，增强档案管理人员综合素质能力，强化档案管理人员法律意识理念，提高档案管理水平能力，给予档案管理技术研发一定的关注，针对社会救助档案管理中的问题进行深入分析，提升档案管理工作制度。（九）提升档案利用效率民政社会临时救助档案，不管是收集还是管理，最为主要的目的是为了对其加以利用。在管理民政社会临时救助档案资料过程中，要完善民政社会救助保障对象信息数据库制度，给予档案资料开发利用一定的重视，确保信息资源共享。此外，掌握民政社会救助保障对象增减情况，进行每月更新，实现动态管理。做好民政社会救助档案资料录入工作，确保部门档案资料进行全面化管理，简化档案收集，增强档案利用率。此外，降低档案利用中的不必要步骤，比如民政社会救助档案利用中逐级申请与管理人员重复录入信息等，简化档案管理步骤，确保民政社会救助档案资料具备精准性，提升社会救助档案资料具有良好的利用率，确保档案作用的发挥。随着社会经济的快速化发展，给予了社会临时救助工作一定的关注。在当前社会背景下，对社会临时救助档案管理工作具有严格化要求。在日后发展中，社会临时救助档案管理工作将朝着多元化方向发展。作为政府部门，要给予社会救助档案管理工作一定的重视，健全档案信息化管理工作建设，有效监督社会救助档案管理工作，强化管理流程，确保社会救助档案管理工作朝着现代化方向发展。作为档案管理人员，要进行有效学习，打破以往管理理念，大胆创新，寻求更加科学化方式，保证档案具备精准性，利于日后发展。参考文献 1 王思南.新时期社会临时救助档案管理工作质量提升策略研究 J.兰台内外,2021(27).2 赵丽萍.社会救助保障档案工作改善的建议 J.科技资讯,2017(2