浅谈垃圾转运站档案管理工作_高艳妮.pdf

2132023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE浅谈垃圾转运站档案管理工作高艳妮（西安市三民村垃圾处理中转站，西安 710077）摘要：档案管理是单位内部管理的重要内容，明确当前档案管理中存在的问题，并能够有针对性制定相关优化策略，是现阶段垃圾转运站档案工作的重要内容。本文通过两个方面的分析，对垃圾转运站档案管理中存在的一些普遍性问题进行了讨论，旨在更好地为相关档案管理工作提供参考和助力。关键词：垃圾转运站档案；档案管理垃圾转运站作为城市重要的环卫单位，其在城市建设发展中发挥着不可取代的作用。随着城市进程的加剧，垃圾转运站档案数量、类型也在不断增多，档案管理面临的形势也更加严峻。档案管理部门以及管理人员要结合垃圾转运站档案特点，积极引入信息化、数字化技术，搭建更加完善、先进的档案管理体系，从整体上提升垃圾转运站档案管理实效，从而为城市垃圾转运站事业制定长足发展规划提供有力支持。一、新时代垃圾转运站档案管理的突出问题（一）垃圾转运站档案数据更新不及时数据更新不及时，是垃圾转运站档案管理中一个比较突出的问题。档案管理讲究时效性，一部分单位在数据信息搜集、更新上存在不及时的问题。由于管理责任不明确，在实际档案数据更新和收集的时候，一部分工作人员态度不积极，数据收集不全面，工作态度不认真等，都会影响档案管理数据的更新。另外，由于多年来档案管理一直得不到单位重视，也导致了档案数据收集整理不及时、更新不及时的问题发生。（二）垃圾转运站档案管理体系不健全档案管理体系不健全是一个比较普遍的问题。档案管理体系的不完善，对档案管理人员工作态度、行为的约束性就会减弱，从而导致档案管理人员工作态度不认真、档案管理规范性不足、缺乏专业管理技能等。档案管理体系中没有明确各环节档案管理细则以及管理权责，导致档案管理工作流于形式，无法更好地适应当前档案管理需求。另外，一部分垃圾转运站没有结合单位实际情况对档案管理体系进行细化和完善，没有及时更新档案管理系统，导致档案管理存在滞后性，不能满足档案档案管理需求，档案管理针对性较差。（三）垃圾转运站档案管理缺乏信息化垃圾转运站在城市建设中一直处于比较边缘的位置，一直得不到社会的广泛关注，在档案管理方面各方面投入都比较薄弱。尤其是在信息化背景下，垃圾转运站档案管理信息化投入不足，信息化建设力度不够，信息化建设流于表面，没有将信息技术与档案管理进行深度整合。垃圾转运站管理没有将信息化技术的优势充分发挥出来，信息更新速度慢、系统升级不及时等，这些都在一定程度上阻碍了垃圾转运站档案管理发展的步伐。（四）垃圾转运站档案管理人员综合素质较低缺乏高素质的档案管理人才，也是当前垃圾转运站档案管理存在的一个比较突出的问题。由于社会对垃圾转运站关注度不够，以及各种历史因素的影响，导致单位档案管理人员对自身工作重要性认识不足，不能够主动进行专业性学习，不积极参加相关培训，不能全面掌握先进的档案管理理念与信息化技术，从而影响了档案管理实效。另外，单位忽视档案管理人才的培养与教育，不能结合档案管理岗位特点为管理人员提供更多的学习机会，从而导致档案管理队伍综合素质得不到提升，影响了单位档案管理工作的实效。二、优化垃圾转运站档案管理的策略（一）加强垃圾转运站档案管理工作流程建设1.垃圾转运站档案原始资料的收集。垃圾转运站档案资料在实际进行收集时，主要包括在道路清2142023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE洁、垃圾中转、处理公共卫生时产生的一系列资料。档案资料在开始收集之前，要做好部门之间的协调，尤其是涉及到产生档案资料的部门，各部门之间应相互配合，保证垃圾转运站档案资料能够全面、完整的收集。2.垃圾转运站档案资料的整理。在垃圾转运站档案原始资料全部收集完毕后，因为原始资料比较复杂、数量较大、内容较多，所以要对原始档案进行科学的整理。要针对原始档案资料进行分类，根据档案资料信息的时间、内容归集到不同的项目中。在完成初步的筛选分类后，全部归入垃圾运转档案数据库中，进行档案管理的下一步工作。3.垃圾转运站档案的归档保存工作。所有垃圾转运站档案资料经过上述处理后，还要由档案部门的责任人进行复查，保证档案资料的内容、时间等的真实、完整，使得垃圾转运站档案资料和实际情况一致。完成档案资料的复查工作后，档案管理部门要将档案及时归档存储，同时设置电子档案，所有存储的档案形式要保持一致，便于后期的查询和使用。4.垃圾转运站档案管理工作的监督。垃圾转运站档案管理工作十分重要，所以要保证档案的真实性和准确性。结合以往垃圾转运站档案收集、整理、归档时可能出现的问题建立应急预案，增加档案管理的监督环节，保证档案的存储准确性。针对垃圾转运站档案资料应定期进行检查，同时还要不定期的抽查，通过多种形式的监督检查保证档案的完整性。（二）提高档案意识为了适应城市建设的步伐，减少对城市环境的污染，传统的垃圾清运方式逐渐被替代。现在，很多城市都采取新型环保型垃圾转运的方式，这种垃圾处理方式不仅可以提高垃圾转运站的运转速度，还能减少对环境的污染。在垃圾转运站建设过程中，应该提高垃圾站的档案管理意识，结合垃圾转运量，建立健全完善的档案管理机制。在工程建设过程中，要遵循档案法的标准，确定档案管理的具体内容，明确档案收集、整理、分类、编制过程中的各项操作内容。同时，设置档案的使用、保存、保密机制，确保垃圾转运站所有档案资料可以准确、规范的保存。（三）提高档案管理人员的综合素质垃圾转运站的档案管理人员要具备基本的档案管理能力，同时还要不断持续进行学习，提高自身的业务水平，提高自身的综合素质和工作能力，保持档案管理的荣誉感。档案管理人员要利用信息技术开展档案管理工作，实现档案管理数字化转型目标。在档案管理信息化建设中，档案管理人员应该具备基础的电子档案管理和分析处理能力，同时还要掌握一些先进的科学技术，能够处理档案管理过程中可能出现的问题。档案管理人员还要主动更新自身的知识体系，进而可以适应时代的发展。档案管理部门应该针对档案管理人员定期进行培训，同时还要对优秀的档案管理人员进行专项的培训，培养出一批复合型档案专业管理人才，适应时新代档案信息化建设的发展需求。（四）实现档案管理信息化在信息化时代，档案管理现代化是必然趋势。在垃圾转运站建设过程中，利用信息技术实现档案自动化管理，可以大大提高档案管理的效率，使得档案管理效率更上一层楼。在档案管理现代化过程中，不仅要做好基础的档案收集、存储、加工等工作，还应该利用现代化技术实现档案的检索、网络化建设，实现网络的信息化管理，满足现代档案管理的需求。档案管理人员应该利用现代化手段开展档案管理工作，配齐档案管理过程中所需的各类软件和硬件设备，对档案资料进行有序管理、规范化存储，提升档案存储的安全性。利用信息技术进行档案管理，可以打破传统档案管理的限制，实现档案的共享，有效转变档案管理的职能，科学合理地配置垃圾转运站的档案信息资源，为社会提供更加多元的服务，满足各类用户的档案使用需求。比如，城市针对垃圾转运站进行清点和记录，将垃圾转运站产生的垃圾量进行记录，所有垃圾转运站建立、运行、维护等环节产生的资料全部收集。集中整合之后，存储到全市的垃圾转运站资料数据库中，并利用网络将档案资料进行实时更新。由此，垃圾转运站之间可以相互借鉴经验，提高垃圾转运站的运行效率，发挥档案管理的作用。随着科学技术的不断发展，尤其是缩微技术、扫描技术等在档案管理中的应用，能够扩大档案存储的空间，丰富档案存储的内容和类型，保存各类形式的媒体信息，实现档案的高效管理。（五）加强档案信息化建设垃圾转运站管理处应该及时更新档案管理的观念，在信息化时代背景下，应该结合自身的情况引入先进的档案管理观念，开展档案管理工作，实现2152023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE档案管理信息化，为垃圾转运站的运营提供基础数据，帮助垃圾转运站管理提高工作效率。垃圾转运站管理处存储的各项档案信息是对垃圾运转工作信息的记录，如垃圾转运站的建设信息、环保工作等，这些资料对于垃圾转运站管理处具有十分重要的价值，能够为垃圾转运站管理处开展工作提供数据支持，甚至可以为一些项目建设提供参考。垃圾转运站管理处在转变档案管理观念之后，还要结合现代档案管理模式，加强档案管理信息化基础设施建设，针对垃圾转运站的档案信息收集设置软件和硬件设备，及时收集垃圾转运站的各类数据，准确记录垃圾转运站的各项信息，所有档案内容全部采取电子形式进行记录，并且存放到指定的数据库中进行管理。另外，各个垃圾转运站管理处都要针对辖内所有垃圾转运站建立档案数据库，相互之间共享档案信息，充分利用档案数据为管理处的运营提供数据支持。同时，便于相关用户的查询便利，使得用户可以利用网络随时随地访问档案信息。（六）健全垃圾转运站档案管理规章制度垃圾转运站档案管理规章制度是一切工作有序开展的基础。在垃圾转运站档案管理过程中，档案管理部门应该结合自身的实际情况开展工作，建立健全完善的规章制度。规章制度要科学合理，可以落地执行，具有较强的操作性和约束性。通过完善的档案管理机制，约束和规范档案管理人员的档案管理工作行为，使得档案管理工作可以取得良好的效果，实现档案管理的目标。从当前垃圾转运站部门的档案管理情况来看，虽然针对垃圾转运站档案设置了明确的管理机制，但是在实际执行过程中并没有取得良好的效果，有些部门制定的档案管理机制都是复制其他单位，档案管理机制的内容并不适合自身情况，操作性较差，缺乏约束力。所以，在建立健全完善的规章制度之下，还应该保证制度可操作、能操作，这样才能保证档案管理的效果。垃圾转运站档案管理部门应该针对自身的实际，建立针对性的可操作性的档案管理机制。首先，要保证制度符合国家的档案相关法律要求，同时还要具有特殊性，符合自身的情况，从档案管理的各个环节入手，能够覆盖到档案管理的各个方面，确保档案管理机制的完整性和全覆盖性，使得垃圾转运站档案管理工作可以有制度可遵循，从而提高档案管理的质量。（七）加大垃圾转运站档案利用力度档案管理工作不仅是为了将重要的资料进行存储，更是为了后续可以利用档案资料，档案便捷利用是档案管理工作开展的目标。在新时代，想要实现档案快捷利用，就应该实现档案的数字化管理。垃圾转运站档案信息化建设是一项长期坚持的工作，可以有效提升垃圾转运站档案的处理效率，还能为垃圾转运站工作持续有效开展提供助力。所以，垃圾转运站档案信息化建设应该得到充分的重视。应给予充分的资金支持，购置档案信息化建设所需的各项基础设施，使得档案信息化能够和办公自动化系统进行连接，进而实现档案便捷使用的目标。垃圾转运站档案管理部门想要实现档案信息化建设和单位办公自动化的同步，应该构建档案数字化管理体系。首先，相关领导应该给予重视，深入垃圾转运站档案管理信息化建设工作当中，指定专人负责档案信息化建设工作，成立专项工作小组，制定出详细的科学的工作内容。其次，应该给予专项政策支持，加大资金的供给，做好档案信息化基础设施建设工作，使得档案信息化建设过程中所需的各类设备都能配置齐全，优化档案管理的流程，实现档案电子化存储，网络化管理。再次，要加大对档案管理人员的培训力度，定期为其培训一些档案管理的法律法规知识，使得档案管理人员可以掌握知识和技能，可以严格按照档案管理标准开展档案信息化管理工作。最后，应该结合当前的各项资源，吸引专业人才加入到垃圾转运站的档案管理工作中，不断提高档案管理队伍的综合素质，培养出一批综合性的专业化管理精英，满足档案信息化建设的实践需求。同时，还要探索新型的档案管理方法，加大对档案的挖掘开发力度，充分利用档案信息数据，为垃圾转运站工作提供数据资料，进而可以充分实现档案管理的价值。参考文献 1 孙兆霞.环卫档案管理工作中的问题及其对策 J.城建档案,2021(03).2 孙兆霞.强化环境卫生档案管理 提升档案资料有效利用率 J.办公室业务,2021(05).3 郝青.浅议新环卫格局下档案工作存在的问题与对策J.山东档案,2020(04).责编：蒋立民